勤怠管理の課題とは？改善に向けたおすすめのシステムや導入方法を紹介

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• 一人ひとりの働き方に沿った勤怠管理が実現
• 手作業でのミスをなくし作業工数を大幅削減
• Chatwork連携で打刻・申請がどこでも簡単に

• 自動集計で勤務実績を簡単に可視化
• 法令違反を防ぎ、労務リスクをゼロに
• 毎月の締め作業の工数を大幅削減

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勤怠管理の重要性について

従業員の勤怠管理は、法律によって義務付けられています。また、従業員の健康を守り給与を正確に管理するためにも勤怠管理は重要です。ここからは、勤怠管理の重要性について詳しく解説します。

働き方改革へ対応するため

近年では働き方改革が推進され、労働に関するさまざまな法律が改正されています。2019年4月には労働安全衛生法が改正され、客観的な記録を残して勤怠管理を行うことが事業主の義務となりました。

具体的には、タイムカードやICカードなどで客観的に把握できる記録を残す必要があります。このような働き方改革への対応のために、勤怠管理の重要性が高まっています。

従業員の健康を守るため

勤怠管理は、従業員の健康を守ることにもつながります。

例えば、長時間の残業や休日出勤などは、従業員の健康状態に悪影響を与える可能性が高いです。時間外労働の上限などは法律で定められているため、勤怠管理で従業員の労働時間を把握して健康に悪影響を与えないよう管理することが大切です。

勤怠管理によって、従業員が大きく体調を崩す前に労働時間の調整や業務内容の変更などの対策が行えるようになります。

給与を正確に管理するため

従業員に支払う給与は、労働基準法によって1分単位で支払うことが義務付けられています。1分単位で正確に給与を支払うには、労働時間を正しく把握する必要があります。

勤怠管理では従業員の労働時間を客観的に細かく記録するため、1分単位で正確に給与を管理することが可能です。特に、時間外労働が多い企業や変形労働時間制の企業などは労働時間の把握が難しいため、勤怠管理で正確に記録しましょう。

勤務形態が多様化しているため

近年では、テレワークやフレックスタイム制、時差出勤などさまざまな勤務形態があります。

しかし、多様化する勤務形態に合わせて全従業員の労働時間を把握するのは難しいといえます。そこで、勤怠管理で出退勤の時間や残業時間などを管理することで、さまざまな雇用形態の従業員の健康を守り、正確な給与の支払いが可能です。

特に、勤怠管理システムを活用すればより効率的に勤怠管理が行えるようになります。

勤怠管理の課題

勤怠管理には、ヒューマンエラーのリスクや従業員による不正など、さまざまな課題があります。ここからは、勤怠管理の主な課題を5つ紹介します。

ヒューマンエラーのリスクがある

タイムカードなどで勤怠管理を行う場合、勤務時間の集計や給与の計算を行う際にヒューマンエラーが発生するリスクがあります。

例えば、タイムカードの印字が薄かったり、手書きで文字が読みづらかったりすると誤って集計・計算を行ってしまう場合が多いでしょう。ミスがあると給与の額にも影響が出てしまい、従業員とのトラブルに発展する恐れもあります。

手作業の場合は、どれだけ気をつけていてもヒューマンエラーが発生するリスクがあるといえます。

集計作業に時間がかかってしまう

主に給与計算を目的としていたタイムカードや出勤簿では、月の締め日に労働時間の集計作業を行うことがほとんどです。従業員の人数によって異なりますが、手作業になるためかなりの時間が必要です。

また、どうしても短期間に業務が集中するうえに人が行う作業のため、ミスが起こる可能性はゼロにできません。集計作業におけるコストとミスのリスクは、勤怠管理の大きな課題の1つです。

従業員による不正が起きる

タイムカードや紙の出勤簿で勤怠管理を行っている場合、基本的には従業員が打刻や記入を行います。その際に従業員が細工をして、不正を起こす可能性はゼロではありません。

特に管理者が不在の場合や、その場での承認が不要な場合などは不正が起こるリスクが高いといえるでしょう。

▷勤怠の改ざん・不正打刻は違法！勤怠管理での防止法や対処法まで解説

法改正への対応が遅れてしまう

2019年4月に施行された働き方改革関連法は、勤怠管理に大きく関わるものでした。勤怠管理方法の見直しや体制の整備などの対応に追われた企業も少なくないはずです。

今後も勤怠管理に関わる法律の改正は十分に考えられます。もちろん、新たな法律が施行される際には準備期間が設けられるものと考えられますが、企業側は担当者への勉強会の実施から始まり、各種書式や業務フローの変更、従業員への周知など、一気に対応に迫られることになります。

そのため、場合によってはどうしても対応に遅れが出てしまう点が大きな課題です。

働き方が多様化しており勤怠管理が複雑化している

テレワークやフレックスタイム制度など、働き方の多様化が進んでいます。労働者の働きやすさが実現する一方で、勤怠管理が煩雑化しているのも事実でしょう。

特に、フレックスタイム制の場合は従業員によって始業・終業時間が異なるだけでなく、中抜けも多く発生しがちです。そのため、労働時間の計算が非常に困難になっています。

これまで以上に集計作業や給与計算に時間がかかり、担当者の負担が大きくなってしまうのです。

▷フレックスタイム制における正しい勤怠管理とは？重要性や注意点も解説

課題を改善するには勤怠管理システムの導入がおすすめ

勤怠管理のさまざまな課題を改善するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

どのような勤務形態にも対応するほか、不正を防止する機能も備わっているためトラブルに発展する可能性もありません。また、集計や計算は自動で行われるため、ヒューマンエラーが発生するリスクも抑えられます。

ここからは、勤怠管理システムを導入するメリットを5つ紹介します。

リアルタイムで勤務状況を把握できる

勤怠管理システムを導入すると、各従業員の勤務状況をリアルタイムで把握することが可能です。

これにより、従業員ごとの残業時間の状況や、有給休暇の取得状況などを正確に管理できます。社内の状況に応じて、労働環境の改善など適切な勤怠管理が行えるようになります。

特に長時間労働や休日出勤などが慢性化している企業では、正確な状況を把握して労働環境の改善に取り組めるでしょう。

多様な働き方に柔軟に対応できる

近年では働き方が多様化しており、テレワークやフレックスタイム制などを採用している企業では、従業員によって勤務形態が異なります。

タイムカードで打刻する従業員や、メールや日報で出退勤時間を報告する従業員などが混在すると、勤怠管理が複雑化するだけでなく、記録や確認の漏れにもつながるでしょう。

勤怠管理システムを導入することで、スマホやタブレットなどからも打刻が可能になるため、勤務形態を問わず労働時間の一括管理が行えます。

改ざんや不正打刻を防止できる

手書きや印字打刻式のタイムカードによる勤怠管理では、改ざんや遅刻・欠勤を誤魔化すために、同僚が代わりに打刻する代理打刻などが容易にできてしまい、常に不正のリスクがあります。

勤怠管理システムには、本人の社員証やICカードによる打刻、または生体認証を使った打刻など、代理打刻を防止できる機能があります。データの修正も上長による承認制にできるため、不正が防ぐことが可能です。

各種申請・承認作業にスムーズに対応できる

残業や有給休暇の申請・承認作業を、会社指定の申請書に記入して提出し、上長の承認を得るという方法で行う企業は多いのではないでしょうか。

この方法は、申請書を上長へ提出し、その後関連部署へ送るなど、申請から承認までに手間や時間がかかってしまいます。

勤怠管理システムでは、このような申請・承認業務もシステム上で簡単に行えます。出先などでも申請・承認が可能になるため、上長の出張により承認が遅れてしまうといったこともありません。

業務が滞ることなく、スムーズに各種申請や承認が行える点がメリットです。

法改正に対してスムーズに対応できる

勤怠管理システムの多くは、勤怠管理に関わる法改正に合わせて随時アップデートが行われます。例えば、2019年4月の法改正により「時間外労働の上限規制」「有給休暇の取得義務化」が定められました。

これにより、勤怠管理システムでは残業時間の超過を警告するアラートや、従業員の有給休暇取得状況が一目でわかる管理表など、法律に則した機能を追加するアップデートが行われました。

今後、法改正があった際にも都度アップデートが行われることが予想されるため、企業はスムーズな対応が可能です。

▷【無料プラン・トライアルあり】おすすめの勤怠管理システム12選！選び方やメリットを紹介

▷【2024年最新】おすすめ勤怠管理システム15選を比較！失敗しない選び方も解説！

課題を改善できるおすすめの勤怠管理システム

ここからは、勤怠管理の課題を改善できるおすすめの勤怠管理システムを4つ紹介します。

機能や特徴、料金などを比較しながら、自社に合ったシステムを選んでみてください。

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、18,000社以上に導入されている勤怠管理システムです。

打刻画面は誰でも直感的に操作できるようシンプルな画面構成になっており、ITツールの操作に慣れていない方でも安心して利用できます。打刻もパソコンやスマホ、タブレットやICカードなどさまざまな方法に対応しています。

また、スマホアプリから各種申請や承認も行えるため、従業員と上長のどちらかが外出中でもスムーズな申請・承認が可能です。

飲食業界や建設業界、学校業界などさまざまな業界で導入されているほか、テレワークやフレックスタイム制など勤務形態は従業員ごとに設定でき、企業ごとに合った運用が行える点が大きなメリットです。

Chatwork 勤怠管理

Chatwork 勤怠管理は、打刻や労働時間の集計、各種申請が一元管理できる勤怠管理システムです。

独自の就業ルールがある場合や、勤怠管理システムを導入して失敗した場合など、どのような課題を抱えていても導入できる点が魅力です。打刻方法はパソコンやスマホのほか、ICカードやログオン/ログオフ打刻に対応しています。

残業状態を可視化する36チェッカー機能も備わっており、適切な勤怠管理が可能です。打刻改ざん防止機能もあるため、従業員による不正も防止してトラブルを未然に防げます。

KING OF TIME

KING OF TIMEは、349万人以上に利用されている勤怠管理システムです。パソコンやスマホ、ICカードなど幅広い打刻方法に対応するほか、自社の就業規則に沿った勤怠管理を柔軟に実現できる機能が備わっています。

各画面の構成はシンプルで分かりやすく、誰でも簡単に操作することが可能です。初期費用は無料で、一人あたり月額330円(税込)とリーズナブルな価格で利用できる点が魅力です。30日間の無料体験が利用できるため、使用感を試してから本格導入が行えます。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、25万社以上に導入されている勤怠管理システムです。創業期から成熟期まで、あらゆるステージの企業で利用できます。

所属・雇用形態ごとに各従業員の細かな設定が可能で、自社の独自のルールや規則に則った勤怠管理が行えます。シフト管理の機能も優れており、シフトの自動作成やスタッフからの希望シフトの自動反映が可能です。

サポート体制も充実しており、分からないことがあれば電話・メール・チャットを使って無料で対応してもらえます。有料の初期設定代行サポートもあり、ITツールの導入に慣れていない企業でもスムーズに導入できます。

勤怠管理システムを導入するための手順

最後に、勤怠管理システムを導入するための手順を詳しく解説します。導入を失敗しないためにも、必ず手順を確認して丁寧に進めていきましょう。

自社の課題解決に必要な機能を洗い出す

勤怠管理システムをスムーズに導入するには、事前に必要な機能をリストアップしておく必要があります。そのためには、自社が抱える勤怠管理の課題を洗い出さなくてはなりません。

打刻漏れや不正打刻が多い、勤務形態に対応できていない、長時間労働が把握できていないなど、抱える課題によって必要な機能が異なります。

まずは自社の課題を基に必要な機能を洗い出して、その機能が搭載されている勤怠管理システムを選びましょう。

無料プラン・トライアルがある勤怠管理システムを選定する

勤怠管理システムは、実際に運用をしてみて分かることもあります。機能がうまく活用できなかったり、管理者だけでなく従業員側の操作がしにくかったりなど、想定外の問題が起こる可能性があります。

いきなり有料プランを選ぶとミスマッチにつながる恐れがあるため、まずは無料トライアルや無料プランがある勤怠管理システムを選びましょう。トライアル期間を活用して実際に運用することで、自社にマッチするシステムかを確認できます。

従業員にシステム導入の周知する

勤怠管理システムを実際に現場で使用するのは従業員です。そのため、スムーズな導入には従業員の理解が不可欠です。

システムの導入時期や使用方法だけを機械的にアナウンスするのではなく、導入の目的やメリットなども丁寧に伝えるようにしましょう。利用マニュアルを作成するほか、必要に応じて使い方の説明会を開催して、従業員の疑問や不安を解消することが大切です。

なお、いきなり全社的に導入するのではなく、まずは小さな規模でスモールスタートするようにしましょう。初めから全社的に導入すると、従業員一人ひとりの疑問や問い合わせへの対応に時間がかかってしまううえに、現場が混乱する可能性があります。

そのため、まずはスモールスタートで従業員に慣れてもらい、少しずつ導入規模を広げていきましょう。

本格的に導入を進める

無料トライアルや無料プランで使用感を試し、自社とマッチすると判断できたら有料プランに切り替えて全社的に導入を進めましょう。

本格的な導入直後は、従業員からシステムに関する相談や問い合わせが多くなると予想されるため、しっかりとサポートできる体制を整えておくことがおすすめです。

勤怠管理の課題解決に向けてシステムの導入を検討しよう

働き方改革関連法の施行により、勤怠管理は企業に取ってより重要性が高くなりました。違反した企業には罰則もあり、社会的にも重要視されている課題の1つとなっています。

勤怠管理システムの導入は、従来の勤怠管理で生じていたさまざまな問題を解決できるメリットがあり、勤怠管理と親和性の高い労務業務の効率化も期待できるでしょう。今回ご紹介した内容を参考に、勤怠管理システムの導入を進めてみてください。