勤怠管理システムで改善できる5つの課題とは?スムーズな導入方法も解説

2022/2/17 2022/11/25

勤怠管理システム

システム化で課題を解決するビジネスマン

勤怠管理システム導入を検討する際は、具体的にどういった課題を解決できるのか、気になる方も多いのではないでしょうか?また、導入方法について、あらかじめ知っておきたいこともあるでしょう。この記事では、勤怠管理の重要性やシステムで解決できる問題・課題について、またスムーズな導入方法やおすすめシステムを紹介しています。

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「ジンジャー勤怠」は労働時間の集計や各種申請、承認業務から有休や残業時間の管理まで、リアルタイムで一括管理します。簡単に導入ができ、サーバーが不要なのでコスト削減にも貢献します。

勤怠管理システムの重要性とは?

はじめに、勤怠管理システムが重要だと考えられる理由について詳しく確認していきます。

(1)国が決めた基準の遵守

2019年4月から順次施行された働き方改革関連法では、労働基準法や労働安全衛生法などの労働に関わる法律の大幅な改正が行われました。

この法改正によって「時間外労働の上限規制」や「有給休暇の取得義務化」などが定められ、違反した企業には「6か月以下の懲役又は30万円以下の罰金」の刑事罰が科されることがあります。

国が定めたこれらの法律を遵守するためには、残業時間や有給休暇の管理を正確に行わなくてはなりません。

手書きのタイムカードといったアナログな方法は、人的コストがかかる上に、正確性に欠けるといったリスクを抱えることになります。

そのため、効率的に正確な管理が行える、勤怠管理システムの重要性が高くなっているのです。

(2)勤怠管理は使用者の義務

従業員の勤怠管理は、労働安全衛生法第66条8の3により、使用者である企業にとっての義務とされています。そして、たとえ意図していなかった過失であったとしても、その義務が果たされていなければ、罰則の対象となり得ます。

しかし、勤怠管理においては、労働時間や残業時間、有給休暇など厳密に管理すべき項目が多く、適正な管理が容易であるとはいえません

そのため、従来のアナログ式のタイムカードや出勤簿を使った勤怠管理では、労働時間の把握の義務を十分に果たすことが難しいのです。

企業の義務を果たすためにも、正確な勤怠管理が行えるシステムが重要視されています。

(3)テレワークなど勤務形態が多様化している

多様化する勤務形態への対応は、勤怠管理の大きな課題です。事業所内での勤務のみを想定したアナログ式の勤怠管理を、テレワークの従業員に当てはめ、法が求めるところの「客観的な労働時間の把握」を適正に行うのは、至難の業といえます。

勤怠管理システムは、スマホやタブレットなどのモバイルデバイスからの打刻が可能なため、テレワークの従業員であっても客観的に労働時間を把握できます

働き方の多様化が進む現代において、勤怠管理システムは欠かせないものになりつつあるのです。

勤怠管理システムで改善できる5つの課題

タイムカードや出勤簿での勤怠管理には、多くの課題があります。ここでは、勤怠管理システムの導入によって改善できる5つの課題について確認していきます。

(1)長時間労働が把握できず是正できない

タイムカードや出勤簿での勤怠管理では、管理者がリアルタイムで労働時間を把握することができません。月末や月初に労働時間の集計をしてはじめて、残業時間の確認ができるケースがほとんどでしょう。

そのため、長時間労働をしている従業員がいてもリアルタイムでは把握できず、時間外労働の上限を超えてしまいそうな従業員への注意喚起など、事前の対応ができないのです。

(2)有給取得率の低さ

厚生労働省が実施した「令和2年就労条件総合調査」では、令和元年の有給休暇取得率は56.3%と、政府が目標とする70%には届いていません。「年5日の年次有給休暇の取得」を義務化した働き方改革関連法が施行された後でも、有給取得率は相変わらず低いのが現状です。

有給休暇の取得率をあげるには、会社からの積極的な働きかけが重要になります。これを行うには、各従業員の有給休暇の取得数だけでなく、休暇の付与日から取得時期までも把握していなけれななりません。

しかし、従来の勤怠管理の方法では、すべての従業員の有給休暇を正確に把握することは難しいのです。

[参考:厚生労働省「令和2年就労条件総合調査 結果の概要」、「年次有給休暇取得促進特設サイト」]

[参考:東京海上日動リスクコンサルティング株式会社「令和2年度 「仕事と生活の調和」の実現及び 特別な休暇制度の普及促進に関する意識調査 報告書」]

(3)集計に時間がかかりミスが起こる

主に給与計算を目的としていたタイムカードや出勤簿では、月の締め日に労働時間の集計作業を行うことがほとんどです。従業員の人数によって異なりますが、手作業になるためかなりの時間が必要です。

また、どうしても短期間に業務が集中する上、人が行う作業のため、ミスが起こる可能性はゼロにできません。集計作業におけるコストとミスのリスクは、勤怠管理の大きな課題の1つです。

(4)法改正があった際に対応が遅れる

2019年4月に施行された働き方改革関連法は、勤怠管理に大きく関わるものでした。勤怠管理方法の見直しや体制の整備などの対応に追われた企業も少なくないはずです。

今後も勤怠管理に関わる法律の改正は十分に考えられます。もちろん新たな法律が施行される際には、準備期間が設けられるものと考えられますが、企業側は、担当者への勉強会の実施から始まり、各種書式や業務フローの変更、従業員への周知など、一気に対応に迫られることになります。そのため、場合によっては、どうしても対応に遅れが出てしまうのです。

(5)多様な働き方が増えて計算が困難になる

テレワークやフレックス制度など、働き方の多様化が進んでいます。労働者の働きやすさが実現する一方で、勤怠管理が煩雑化しているのも事実でしょう。

特に、フレックスタイム制の場合は、従業員によって始業・終業時間が異なるだけでなく、中抜けも多く発生しがちです。そのため、労働時間の計算が、非常に困難になっています。

これまで以上に集計作業や給与計算に時間がかかり、担当者の負担が大きくなってしまうのです。

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勤怠管理システムを導入するメリット6つ

アナログ式の勤怠管理による課題について確認してきました。次に、その課題の改善につながる勤怠管理システム導入のメリットを6つ紹介します。

(1)自動集計作業が可能で業務が効率化できる

前述の通り、従来のタイムカードや出勤簿による労働時間の管理では、集計作業に多くの時間と労力を費やしていました。

その点、勤怠管理システムを導入すれば、従業員が打刻した出退勤時間から労働時間が自動で集計されるようになります。集計作業が不要になり、勤怠管理に関わる業務の効率化ができるのです。

(2)勤務形態を問わず出退勤管理ができる

テレワークを採用している企業では、従業員によって勤務形態が異なります。タイムカードで打刻する従業員や、メールや日報で出退勤時間を報告する従業員などが混在すると、勤怠管理が複雑化するだけでなく、記録や確認の漏れにもつながるでしょう。

勤怠管理システムは、スマホやタブレットなどからも打刻が可能なため、勤務形態を問わず、労働時間の一括管理が行えます。

(3)改ざんができないので不正を防止できる

手書きや印字打刻式のタイムカードによる勤怠管理では、改ざんや、遅刻や欠勤を誤魔化すために、同僚が代わりに打刻する代理打刻などが容易にできてしまい、常に不正のリスクがあります。

勤怠管理システムには、本人の社員証やICカードによる打刻、または生体認証を使った打刻など、代理打刻を防止できる機能があります。データの修正も上長による承認制にできるため、不正が防げるのです。

(4)各種申請・承認作業が楽になる

残業や有給休暇の申請・承認作業を、会社指定の申請書に記入して提出し、上長の承認を得るという方法で行う企業は多いのではないでしょうか。

この方法だと、申請書を上長へ提出、その後関連部署へ送るなど、申請から承認までに手間や時間がかかってしまいます。

勤怠管理システムでは、このような申請・承認業務もシステム上で行えます。出先などでも、申請・承認が可能になるため、例えば上長の出張により承認が遅れてしまうといったこともありません。業務が滞ることなく、スムーズに行えるのです。

(5)法改正への対応がスムーズである

勤怠管理システムの多くは、勤怠管理に関わる法改正に合わせてアップデートが行われます。例えば、2019年4月の法改正により、「時間外労働の上限規制」「有給休暇の取得義務化」が定められました。

このとき勤怠管理システムは、残業時間の超過を警告するアラートや、従業員の有給休暇取得状況がひと目でわかる管理表など、法律に則した機能を追加するアップデートが行われました。

今後、法改正があった際にも、都度アップデートが行われることが予想されるため、企業はスムーズな対応が可能になるのです。

(6)勤怠データを業務指導や人事戦略に活用できる

勤怠管理システムでは、従業員の勤怠情報がデータ化されます。算出されたデータをグラフや表にすれば、各従業員や部署ごとの勤務実態の可視化が可能です。

残業が多い従業員が確認できれば、業務指導を行うなどの対応ができます。また、業務負荷がかかっている従業員や、人手が不足している部署が把握できるので、適正な人材配置の見直しも可能です。

人事戦略に活用できるのも勤怠管理システムのメリットといえるでしょう。

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様々な勤怠管理ツールの中でも、特におすすめなのがクラウド上で勤怠管理ができるジンジャー勤怠です。

スマートフォンのアプリに完全対応しているので、打刻漏れがなく、管理する側も画面上で把握ができます。

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勤怠管理システムをスムーズに導入する方法

会社が新しいシステムを導入する際には、さまざまなハードルがあるのも事実です。そこでここでは、勤怠管理システムをスムーズに導入する5つの方法を解説します。

(1)勤怠管理の課題から必要な機能をリストアップ

勤怠管理システムをスムーズに導入するには、事前に必要な機能をリストアップしておく必要があります。そのためには、自社が抱える勤怠管理の問題点を洗い出さなくてはなりません。

打刻漏れや不正打刻が多い、勤務形態に対応できていない、長時間労働が把握できていないなど、抱える問題によって必要な機能が異なります。まずは自社の問題を洗い出し、必要な機能をリストアップしてください。

(2)トライアル版があるシステムを選ぶ

勤怠管理システムは、実際に運用をしてみて分かることもあります。機能がうまく活用できなかったり、管理者だけでなく従業員側の操作がしにくかったりなど、想定外の問題が起こる可能性があります。

そのため、本格導入前に無料で試せるシステムを選んでください。トライアル期間で実際に運用をすれば、自社にマッチするシステムかが確認できます。

(3)既存データ管理からの移行準備をする

これまでExcelや専用ソフトで管理していた既存データを、導入する勤怠管理システムへ移行できるかの確認が必要です。

移行ができないと、これまでのデータを手入力する必要があるため、かなりの手間と時間を要します。移行できる場合は導入までに、データを整理するなどの移行準備を済ませておきましょう。

(4)従業員に対する説明会を行う

勤怠管理システムを実際に現場で使用するのは従業員です。そのため、スムーズな導入には従業員の理解が不可欠です。

システムの導入時期や使用方法だけを機械的にアナウンスするのではなく、導入の目的やメリットなども丁寧に伝えるようにしましょう。説明会を開催し、従業員の疑問や不安を解消することが大切です。

(5)実際に現場でテストを行う

システム導入後、すぐに運用を切り替えてしまうのではなく、現場でのテスト期間を設けましょう。

従業員にとってどの打刻方法が便利か、他に必要な機能、または不要な機能はないかなど、最終的に確認を行います。

少々面倒でも、現行の管理方法とシステムでの勤怠管理を併用するテスト期間を設けることで、勤怠管理システムをより会社に合った方法で活用できるようになります。

初めての導入におすすめ!勤怠管理システム5選

最後に、勤怠管理システムの導入を検討している企業におすすめのシステムを5つ紹介します。

(1)ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は、ヘルプセンターが完備され、インターネット上で初期設定の手順やマニュアルが確認できます。

管理者用、従業員用のヘルプの画面があり、基本的な操作について、自社でマニュアルを作成する必要がありません。無料トライアルの利用も可能です。

◆料金

月額400円/人 ※最小利用人数10名

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(2)KING OF TIME

KING OF TIMEは、シンプルで使いやすい画面構成が特徴です。勤怠システム自体、初めて導入する会社でも30日無料体験があるため安心でしょう。

また、業界唯一のショールームがあり、無料で対面デモンストレーションの体験も可能です。

◆料金

月額300円/人 初期費用無料

(3)ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理は、テレワークや時差を設けた出勤などにも対応しています。打刻方法もLINEやslackを利用できるなど豊富。

勤怠管理だけでなく、業務フローや経費精算などの他のシステムも充実しています。30日の無料トライアルでは気になるシステムすべてを試すことが可能です。

◆料金

プラン 利用機能数 料金(1ユーザー)
無料プラン 1〜4つ
(機能制限あり)
無料
有料プラン プラン1 1つ 月額200円
プラン2 2つ 月額300円
プラン3 3つ 月額400円
プラン4 4つ 月額500円

※月額最低利用料金2,000円

(4)CLOUZA

CLOUZAは、シンプルでありながら多彩な機能が搭載されたシステムです。在宅勤務管理の項目があるなど、多様な勤務形態に対応。従業員の勤務状況がひと目で確認可能です。

機能や使い方を説明してくれるオンラインセミナーを開催しているので、導入前に不安が解消できます。

◆料金

月額200円/人 初期費用無料

(5)freee人事労務

freee人事労務は、従業員が入力した出退勤の情報を、給与計算のフローに自動転記してくれます。給与計算から給与振込までを自動化することができるため、計算の誤りなど人為的ミスの予防が可能です。

チャットやメール、電話によるサポート体制も充実しているので、はじめての導入でも安心です。

▼料金プラン

ミニマム ベーシック プロフェッショナル エンタープライズ
基本料金1,980円〜/月
(3名まで利用可)
+
4名以上は1人追加ごとに300円/月
基本料金3,980円〜/月
+
1人 500円/月
基本料金8,080円〜/月
+
1人 700円/月
要問い合わせ

経営の課題も解決!勤怠管理システムを導入しましょう

働き方改革関連法の施行により、勤怠管理は、企業に取ってより重要性が高くなりました。違反した企業には罰則もあり、社会的にも重要視されている課題の1つとなっています。

勤怠管理システムの導入は、従来の勤怠管理で生じていたさまざまな問題を解決できるメリットがあります。さらには、勤怠管理と親和性の高い、労務業務の効率化も期待できるでしょう。

今回ご紹介した内容を参考に、ぜひ勤怠管理システムの導入を検討してみましょう。






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