勤怠管理と労務管理の違いとは?正しい定義やシステム連携のメリットも解説

2022/01/28 2023/04/19

勤怠管理システム

勤怠管理と労務管理の違い

勤怠管理と労務管理の違いをご存じですか?今回は、混同されがちな勤怠管理と労務管理の違いと正確な定義、さらにそれぞれの業務を連携して管理するメリットについて解説します。また、2つのシステムを連携できるサービスもご紹介します。

天野 美由紀

監修者 天野 美由紀 天野社会保険労務士事務所 代表 会計事務所、中小企業の総務経理部門の総責任者を経て、在職中に社会保険労務士資格を取得し独立開業に至る。 会社員時代にメンタル不調で退職せざるを得ない事象を幾度か経験し、職場環境がいかに重要であるか痛感する。1日の大半を過ごす場所でもあるため、人材の定着を重視し、働く環境を整えるサポートに注力している。また実務の経験を活かし、会計や税務を含めた多角度からの役員及び従業員の退職金制度設計や賃金制度設計、社会保険料最適化のプランを提供している。

勤怠管理と労務管理の違いとは?

労務管理と勤怠管理は似て非なるものであり、厳密には違いがあります。ここでは、勤怠管理と労務管理の違いについて確認していきます。

勤怠管理は労務管理に含まれる業務の1つ

勤怠管理と労務管理は、同じような意味で使われることがありますが、実際には、勤怠管理は、従業員の勤怠の把握・管理を目的とした労務管理に含まれる業務のひとつです。

勤怠管理によって、従業員の業務状況を把握し、それを元に給与計算を含む労務管理が行われます。従業員の給与に直結する業務のため、企業にとっても従業員にとっても非常に重要な仕事とされています。

1:勤怠管理とは従業員の勤務状態の管理

勤怠管理とは、前述のとおり、企業が従業員の勤務状態を管理することです。具体的には、出退勤時間、時間外労働や有給休暇の取得状況などを記録して確認する業務を行っています。

これらの勤務状態を企業が記録し、確認する目的は、正確な給与計算を行うためだけではありません。過剰労働の早期発見および防止など、従業員の心身を健康に保つためにも、勤怠管理による勤務状態の確認は怠ることのできない業務なのです。

労働時間管理とは?従業員の正しい勤怠情報を把握するためのポイント

2:労務管理とは労働条件・環境の包括的な管理

労務管理とは、従業員の労働条件・環境、福利厚生などを法律や規制に則って適切に整える業務です。

具体的には、給与計算、社会保険や健康診断といった福利厚生など、労働条件および労働環境の包括的な管理を行います。労働条件や労働環境は、従業員にとって働く意欲につながる最も重要な要素ともいえます。そのため、企業にとって労務管理は、経営資源の1つである、人材を確保するうえで大切な業務であることがお分かりいただけるかと思います。

3:働き方改革に向けた勤怠・労務管理の在り方とは

2019年4月より順次施行された働き方改革関連法によって、時間外労働の上限や年次有給休暇取得の義務などが定められ、2023年4月にも、新たに中小企業の割増賃金率の引き上げ(適用猶予の廃止)が施行されます。

これらの法令には、雇用する側と雇用される側の立場の違いを鑑み、雇用される側の保護を図る目的であったり、以前より問題になっている長時間労働による過労死や自殺を防ぐ、といった従業員の心身の健康と安全を保つ目的が含まれます。

違反すると罰則が科されることもあり、企業側は労働条件や職場環境などの労務管理に関して、大きな責任を持つことになります。また企業は、働き方改革関連法について、法令に定められた規則を守ることだけを目的にするのではなく、あくまで「働き方をよりよく改善するため」のものであると認識する必要があります。

労働人口が減少している日本にとって、無理な働き方で有能な人材を失うのは大きな損失です。従業員が健全な環境で能力を十分に発揮するためにも、今後ますます勤怠・労務管理の重要性が増すことは間違いありません。

さらには、従業員自身も働き方をきちんと意識し改善していけるよう、勤怠管理の見える化を促進していくことが大切です

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勤怠管理をしていない会社は違法なのか?リスクや問題点・対処法を解説

天野 美由紀監修者天野 美由紀

「労務管理」の中に位置する「勤怠管理」はあくまでも従業員の労働時間や休日の管理という部分になります。主に給与計算に使用される目的ですが、働きやすさやモチベーションに直結しますので、従業員の定着を考える際にも重要といえます。そしてさらにその他の働きやすさを広く整えていく業務が「労務管理」であり、人材の定着と成長を考えるうえで企業にとってどちらも非常に重要な業務です。

勤怠管理と労務管理システムを連携するメリット

ここでは、勤怠管理と労務管理をシステム化して連携し、従業員情報を一括で管理するメリットを5つ紹介します。

メリット1 | 作業効率の向上・人件費削減

勤怠管理と労務管理をシステムで連携させることは、作業効率の向上や人件費削減につながります。

特に、給与計算においては、勤怠情報と労務情報を別々に管理していると、給与計算のたびに、労務管理情報である、正社員、契約社員、アルバイトなど雇用形態や給与などの労働条件を、1人ずつ確認することになります。

勤怠管理と労務管理をシステムで連携すれば、勤怠管理から給与計算までを一括で自動化できるため、作業効率が格段に向上することが予想されます。その結果、人件費の削減にもつながるのです。

メリット2 | ミスの削減

ミスの削減ができるのも、システム上で連携するメリットです。

アナログなタイムカードによる勤怠管理は、転記する際にミスが起きたり、集計や計算の間違いなど、ヒューマンエラーがどうしても起こりやすくなります。他にも、有給休暇の取得状況や時間外労働の状態などは、従業員が多ければ多いほど人的な確認方法だけで管理を徹底するのは難しいでしょう。

勤怠情報をシステム化し、労務管理情報と連携させることで、担当者の膨大な作業量を軽減させ、ミスのない迅速な処理が可能になるのです。

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メリット3 | 作業レベルの個人差の平均化

システムの活用は、作業レベルの格差をなくすメリットもあります。

同じ業務を行う場合でも、担当者のスキルや経験によって作業効率やクオリティーには大きな差が出てしまいます。例えば作業に慣れた前任者から、作業に不慣れな新しい後任者が業務を引き継いだ場合は、効率の低下はもちろんのことミスも起こりがちです。

労務管理と勤怠管理を一元化したシステムを導入することで、誰が担当しても一定レベルのクオリティーが保たれるようになり、作業レベルの均一化が図れます。

メリット4 | 給与変更時の対応が簡易に

給与の変更対応が簡易化するのも、勤怠管理と労務管理をシステム化して連携するメリットです。

例えば、給与を構成する要素は、基本給はもちろんのこと役職手当や勤続手当、扶養手当なども含まれるため、従業員ごとに内容が異なるでしょう。そのため、管理業務も煩雑になりがちです。

その点、勤怠管理と労務管理が連携されていると、労務管理における労働条件の変更内容を給与計算等の作業に簡単に反映することができます。同じシステムの中でデータが一括管理されているので簡易的に行えるのです。

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メリット5 | 従業員の勤務状況の把握の簡易化

システムの導入により、勤務時間や時間外労働、遅刻・早退の回数などの勤怠がひと目でわかるようになり、勤務状況の把握が簡易化できます。

もちろん、体調不良などで年に数日休むといったことはよくあることです。しかし、あまりにも遅刻や早退が多い、休みが連続しているなどは、勤怠不良だけでなく、従業員が体調面に不安を抱えていたり、職場環境に不満があるといった原因も考えられます。

勤怠状況をひと目でわかるようにすることにより、このような勤怠の変化に、いち早く気づくことができ、対応することができるようになるのです。

また、会社全体としても、勤怠の統計データによって、残業が多い部署を増員する、作業の見直しを図るなど、現在の労働環境の分析・改善に役立てることができます。

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天野 美由紀監修者天野 美由紀

システム化することにより、デメリットよりメリットの方が遥かに上回ります。従業員の勤務状況が可視化され、規定の数値を超える前に対策を立てることができ、現在の労働環境の問題点や改善策に役立てることが可能になります。

勤怠管理・労務管理をシステム化するデメリット

労務管理と勤怠管理のシステム化には、メリットだけでなくデメリットもあります。システムの効率的な運用のためにも、考えられるデメリットは、事前に確認しておきましょう。

デメリット1 | 管理側と従業員側の使い勝手への認識に差が出やすい

管理者側にとって使い勝手のいいシステムが、従業員側にとっても使いやすいとは限りません。システム導入後に従業員側から、入力画面が分かりにくい、選択項目を選びづらいなど、使い勝手への不満が出ることも考えられます。

せっかく便利なシステムを採用しても、従業員がきちんと使いこなせなければ意味がありません。システムの導入前には必ず検証テストを行い、機能が自社のルールや働き方に合っているか、管理側と従業員双方にとって使いやすいのかをチェックしましょう。

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デメリット2 | 導入のコスト

システムの導入にはコストがかかります。不要な機能まで搭載された高性能のシステムの導入はコストの無駄になってしまいます。反対にコストを抑えようとするあまり、必要な機能がないシステムを導入しても意味がありません。

また、コスト面だけでなく、システムの安全性や不具合が起きた際のサポート体制なども確認しておくべきポイントです。自社の規模や就業形態などを踏まえ、費用対効果を考慮してシステム導入を検討しましょう。

勤怠管理・労務管理を連携できるおすすめシステム5選

ここでは勤怠管理・労務管理をシステム化し、さらに連携して管理できるおすすめのシステム5選をご紹介します。システムの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

(1)ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠は勤怠管理業務に関連するさまざまな業務に対応した機能が搭載されている勤怠管理システムです。操作しやすい画面・簡単な操作性を兼ね備えており、初めてソフトを利用する人でも簡単に利用できるのがポイントと言えます。

なお、ジンジャーは勤怠でだけではなく多数のバックオフィスと連携したシステムもリリースしているので、シリーズごとで簡単に連携できるのが特徴です。

特徴440円/1名から使える従量課金制、簡単操作と充実のサポート、労働時間の集計や各種申請・承認業務から有休や残業時間の管理までリアルタイムで一括で可能
主な機能打刻、勤怠データの自動集計、ワークフロー、シフト管理、有休管理、予実管理、アラート機能

※英語のほか、タイ語、ベトナム語、インドネシア語などに対応

料金月額440円/1名~、年額5280円/1名〜

※+300円で労務機能の追加が可能

導入方式クラウド/ SaaS /ASP
使用可能デバイスPC、スマートフォン、タブレット

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(2)freee人事労務

freee人事労務は複雑な労務作業を一気通貫でまとめて管理できるおすすめの勤怠・労務システムです。管理は全てWeb上で完結し、紙でのやり取りがなくなるのでペーパーレス化が実現します。

また、アラート機能が搭載されておりやるべきことを可視化できるので、抜け漏れをゼロにできるという点も魅力の一つです。

特徴労務管理・勤怠管理を一括管理できるクラウド型サービス、他社の勤怠管理システムとの連携が可能、充実のサポート体制。初期費用なしのため導入しやすい。
主な機能給与計算、給与明細の発行・Web共有、勤怠打刻・集計、ペーパーレス年末調整、従業員管理、有給休暇管理、毎月の給与事務、法定三帳簿、マイナンバー管理、入退社管理、打刻
料金ベーシック(従業員5名以上向け)…年払い:3,980円(税抜)/

月、月払い:4,480円(税抜)/月

導入方式クラウド/SaaS
使用可能デバイスPC、スマートフォン、タブレット

(3)Team Spirit

Team Spiritは勤怠労務の管理はもちろん、経費精算や稟議フローなどまで幅広いバックオフィス業務を管理できるクラウド型のシステムです。

法改正や社会ニーズの変化に柔軟に対応することができ、逐一設定を変更するフローがなくなり、業務の負担やヒューマンエラーを未然に防げます。

特徴勤怠、経費、工数、稟議、社内SNS機能などを一元化、圧倒的に使いやすいインターフェースで勤務状況をリアルタイムに可視化、シンプルな料金体系
主な機能勤怠・就業管理、工数管理、経費精算、オンライン稟議、各種レポート、ダッシュボード、タイムレポート、社員情報管理、シフト管理、プロジェクト原価管理、マイナンバー管理
料金基本料金:初期費用150,000円~+月額費用30,000円~

※ライセンス数に応じて変動 ※料金はすべて税抜

導入方式クラウド/SaaS
使用可能デバイスPC、スマートフォン、タブレット

(4)タッチオンタイム

タッチオンタイムは働き方改革に対応している勤怠管理システムであり、市場シェアやサービス継続率などで高い実績を誇っているのが魅力です。

勤怠状況はリアルタイムで集計することができ、タイムカードなどで集計する手間がかかりません。また、他社の給与管理ツールなどとの連携にも対応しておりバックオフィス業務の効率化が見込めます。

特徴リアルタイム集計、勤怠管理に特化したクラウド型サービス、初期費用0円、300円/人の従量課金制で導入しやすい。
主な機能打刻、勤怠集計・残業集計、勤務状況の確認、日程・シフト管理、休暇管理、アラート機能、ワークフロー、外部サービス連携
料金初期設定費用0円、1人あたり月額費用300円のみで、すべての機能を利用可能(利用した人数だけの従量課金制)
導入方式クラウド/ SaaS /ASP
使用可能デバイスPC、スマートフォン、タブレット

(5)KING OF TIME

KING OF TIMEは顔認証・生体認証・指紋認証など、豊富な打刻手段を搭載している勤怠管理システムです。オフィスはもちろん、自宅や外出先などでの打刻にも対応しています。

また、自社の就業規則に沿って勤怠管理をすることができ、休暇管理・給与連携・各種申請の承認など多岐に渡る機能が搭載されているのも大きな特徴です。

特徴300円/1名から使える従量課金制、各種給与ソフトと連携可能、勤怠管理に特化したクラウド型サービス
主な機能申請承認機能、休暇管理機能、アラート機能、シフト管理(スケジュール)、様々な就業ルールに対応、勤務状況確認、英語対応、データ分析
料金初期費用0円、月額300円/1名~
導入方式クラウド/ SaaS /ASP
使用可能デバイスPC、スマートフォン、タブレット

勤怠管理・労務管理をシステム連携する際の注意点

多くのメリットがある、労務管理・勤怠管理のシステム連携ですが、注意点もあります。

システム導入を検討している方は、事前にチェックしておきましょう。

ポイント1|人事担当・現場の双方でフローをテストする

せっかくコストをかけて導入したシステムに対して、従業員サイドから「操作が複雑で面倒」、「管理画面が見にくい」、「必要な項目の入力欄がない」など、運用後に様々な不満が出るケースがあります。

システムを本格的に導入する前に、人事担当と現場の双方でフローをテストし、実際に業務にあたる現場の意見を取り入れたうえで、運用を開始しましょう。

ポイント2|既存データの取り込み・連携が可能か

既存のデータ取り込みや、すでに利用しているシステムとの連携が可能かどうかの確認も事前に必要です。

例えば、エクセルでデータ管理をしている場合は、csvに変換して新たなシステムに取り込めるかを事前に確認しておかなくてはなりません。

また、すでに一部の業務でシステムやソフトを活用している場合は、導入を検討している勤怠管理システムと連携が可能かを調べておきましょう。

先ほど紹介したシステムの中から、既存データやシステムと相性が良いものがあるか、チェックしてください。

ポイント3|導入形式が自社の目的と合っているか

導入形式には、システムの構築から運用までを自社で行い、社内ネットワークを利用するオンプレミス型と、インターネット上のサーバーで動作するシステムを利用するクラウド型があります。

外回りが多く直行直帰することが多い営業マンや出張の多い社員は、出先からもスマートフォンなどで操作できるクラウド型が便利です。

多数の職種が混在し、部署や担当業務によって、従業員の労働条件が大きく異なる会社では、独自の就業ルールに対応できるフレキシブルでカスタマイズしやすいオンプレミス型が向いています。

オンプレミス型は自社内で運用するため、情報漏洩のリスクは低いものの、サーバーの整備などが必要です。コストが高く、導入までにも時間がかかるでしょう。

一方クラウド型は、コストが低く短期間で導入できるものの、運営会社がサービスを停止すると利用できなくなる恐れがあります。

勤怠管理システムで改善できる5つの課題とは?スムーズな導入方法も解説

勤怠管理・労務管理の違いを理解して管理しよう

ご説明したとおり勤怠管理と労務管理には、明確な違いがあります。ふたつの違いを理解することは、会社の労働環境を整える上で欠かせません。

また、労務管理・勤怠管理の効率化として、それぞれをシステム化し、連携して一括で管理する方法が注目されています。注意点などもありますが、システムの導入は、管理する側と管理される側の双方にとって、とても多くのメリットがあります。

紹介したシステムの導入を検討して、労務管理・勤怠管理の効率的な改善を目指しましょう。

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ビズクロ編集部
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