タイムレコーダーで勤怠管理!失敗しない選び方とおすすめ商品10選

2022/2/23 2022/02/23

勤怠管理システム

タイムレコーダーで打刻をする人

タイムレコーダーで勤怠管理を行いたいとお考えであれば、打刻機能だけでなく集計機能や認証機能が付いたタイムレコーダーがおすすめです。本記事では、正確な労働時間の管理だけでなく、勤怠管理の業務の総合的な効率化が期待できる、タイムレコーダーを10選ピックアップしました。ぜひ選ぶ際の参考にしてください。

勤怠管理で使えるタイムレコーダーとは?

はじめに、勤怠管理に使えるタイムレコーダーとはどのようなものかを詳しく見ていきましょう。

出退勤の時刻を記録できる製品

タイムレコーダーは、従業員の出退勤時刻を打刻して記録する製品です。労働関連法に則した勤怠管理を行うためには、従業員の労働時間は、客観的な方法で記録し、確認する必要があります。そのため、タイムレコーダーは、勤怠管理には欠かせない製品なのです。

タイムレコーダーには、従来の専用の機械に、紙のタイムカードを差し込んで印字するアナログタイプのほか、専用の端末で打刻する、オフラインでも使用可能なタイプ、また、パソコンやスマートフォンから打刻できるクラウド型のシステムもあります。そのため、導入時には、自社の就業規則や勤務形態、企業規模などに合わせて最適なものを選ばなければなりません

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タイムレコーダーの種類

タイムレコーダーの種類について、ここでは6つの特徴に分けて、さらに詳しく解説していきます。

1. PC接続型

PC接続型タイムレコーダーは、USBや専用ソフトを使って出退勤の打刻記録をパソコンに取り込んで集計ができます。勤務情報を手作業で入力する必要がないため、手間が削減でき、人為的なミスの防止も可能です。

製品によっては、1台で100人まで集計でき、時間外労働の割増賃金の計算など、複雑な集計に対応しているものもあるので便利です。

ただし、打刻自体は、紙のタイムカードへの印字となるため消耗品として紙代のコストが発生します。また、集計を確認するには、データを抽出する必要があるため、勤怠管理をリアルタイムでは行えない点などがデメリットです。

2. タブレット型

タブレット型のタイムレコーダーとは、タブレットのアプリによって出退勤の打刻を行うものです。iPadをはじめとするタブレット端末にアプリをインストールすれば、そのままタイムレコーダーとして使用できます。

自社独自のルールに合わせて自動集計できる機能や、打刻データを給与計算ソフトにそのまま取り込む機能などが搭載されたものもあります。タイムカードのような消耗品も必要ないことから、コスト面も抑えることが可能です。

3. ICカード型

現在、多くの企業で導入されているのがICカード型タイムレコーダーです。主に、交通系ICカード、小売店系ICカード、社員証ICカードなどを使って、専用端末にて打刻します。ICカードをかざすだけで出退勤が記録できる手軽さが最大の魅力です。

また、従業員それぞれの情報が認識されるため、不正打刻が防止できます。さらに、すでに従業員が所持しているICカードが活用できるため、会社が新たに用意する必要がありません。費用や運用開始までの時間を抑えられることも、導入ハードルを下げる要因になっています。

4. 生体認証型

生体認証型のタイムレコーダーは、従業員の指紋や顔認証などで出退勤を管理します。打刻の際に物を必要としないため、タイムカードやICカードのように、紛失や盗難リスクがありません

また、本人しか打刻できないため、不正のリスクは限りなくゼロになり、安心で確実な管理が可能です。ただし、認証に時間がかかることがある場合や、不具合によって認証できないなどのトラブルが起こることもあります。導入費用は、システムの性能により大きく異なるのも特徴です。

5. クラウド型

クラウド型は、パソコンやスマートフォン、タブレットなどから打刻ができるタイムレコーダーです。専用の端末がなければ打刻できないタイムカード型やICカード型と異なり、場所を選ばず打刻ができるようになるため、直行・直帰の業務、テレワークなど、さまざまな勤務形態に対応できます

集計機能も優れており、残業や休日出勤なども自動で集計が可能です。また、有給休暇残数や残業時間の上限警告通知などの機能を備えているサービスもあります。

6. タイムカード型

タイムカード型は出退勤の時刻を紙のタイムカードに印字して記録する、最もシンプルなアナログタイプのタイムレコーダーです。

月末など、設定した締め日に労働時間を自動集計してくれるタイプもありますが、タイムカードへの打刻のみの機能だけでよければ、専用端末も比較的安価なため、導入コストを抑えることができます。そのため、現在も使用している企業は少なくありません。

ただし、給与計算や他のシステムに入力する際は、多くの場合、手作業になります。作業コストがかかり、ミスが起こりやすいことが大きな欠点です。

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タイムレコーダーで勤怠管理するメリット

ここからは、タイムレコーダーで勤怠管理する主な3つのメリットを確認していきます。

(1)操作が簡単である

タイムレコーダーは操作が簡単なものが多いです。特にタイムカード型は、カードをタイムレコーダーに挿入するだけで出退勤時刻が打刻されます。ほかにも、ICカード型は、カードを読み取り機にかざすだけ、生体認証であれば、手や顔を端末に認証させるだけで、それぞれ打刻が可能です。システムの操作に苦手意識がある従業員であっても安心して利用できます。

クラウド型に関しては、機能が多彩だったり、打刻するにはログインが必要なケースが多いため、操作が面倒なのでは?と思われることも少なくありません。

しかし、クラウド型も打刻の操作自体は、シンプルなサービスがほとんどです。クラウド型の多機能さは、実際に運用してみると、管理側、従業員側、双方にとってのメリットが大きいので、無料プランなどで実際に試してみるのもおすすめです。

(2)比較的コストが安い

どのタイムレコーダーを選ぶかによってコストは異なりますが、なかには初期費用がかからないものもあるなど、比較的低コストで導入できます。タイムカードの場合は、1台のタイムレコーダーを用意すれば、あとは従業員の人数分のタイムカードを準備するだけで運用が可能です。

また、ICカード型の場合は、すでに従業員が所持している交通系ICカードを活用するのであれば、初期費用は読み取り機の購入費のみで済みます。アプリを利用するタブレット型も、少人数であれば無料で使えるなど、コストを最小限に抑えた運用が可能です。

(3)レコーダーによっては集計・給与計算も自動でできる

勤怠情報の集計や給与計算が自動でできるタイムレコーダーなら、勤怠管理だけでなく、労務業務の大幅な効率化が図れます。クラウド型のタイムレコーダーは特に機能に優れており、始業・終業の打刻だけでなく、法定労働時間と時間外労働に分けた自動集計や有給休暇の管理なども可能です。

給与計算システムとの連携可能なサービスも多く、勤怠情報を転記する手間もありません。打刻をシステム化することで、このような労務管理が一気に効率化できるのも大きなメリットです。

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勤怠管理しやすいタイムレコーダーの選び方

次に勤怠管理がしやすいタイムレコーダーを選ぶ3つのポイントを紹介します。

(1)法に則って正しく勤怠管理できるか

2019年4月より順次施行された労働関連法の改正に伴い、労働時間の客観的な把握、年次有給休暇の確実な取得などが企業に対して義務付けられました。また、時間外労働の上限も定められ、より正確で適切な勤怠管理が求められるようになったのです。

これらの労働関連の法令に則した勤怠管理を行うには、企業は、労働時間だけでなく、有給休暇の取得情報や残業時間の詳細を把握しておく必要があります。

しかし、従業員数が多い企業においては、一人ひとりの従業員の有給休暇の取得や残業の状況を、担当者が逐一確認する方法は、あまり現実的とはいえません。休暇の取得期限や残業時間の上限を知らせるアラート機能を効果的に使える勤怠管理システムを選ぶといいでしょう

また、従業員の勤務記録については、5年間の保存が企業に対して義務付けられています。保管場所や整理する手間の削減を考えて、電子データ保存できる方法を選ぶのもポイントです。

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(2)自社の勤務形態で使いやすいか

2つ目のポイントは、自社の勤務形態に合っているかがあげられます。外回りの営業や現場作業など、直行・直帰の頻度が高い従業員が多い企業やテレワークを採用している場合は、打刻に専用端末が必要なタイムカードやICカードでの管理は不向きです。

また、シフト制やフレックスタイム制を導入している企業であれば、それらに対応した集計機能をもつタイムレコーダーを選ぶことで、より導入のメリットを得ることができます。

このように、従業員の勤務形態によって最適なタイムレコーダーは異なります。また、同じ勤務形態であっても、会社の規模により使いやすさも変わってくるはずです。自社の勤務形態や従業員数を十分に考慮して選ぶようにしましょう

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(3)求める機能が搭載されているか

自社で行う勤怠管理に必要な機能が搭載されているかも、タイムレコーダーを選ぶ大切なポイントです。例えば、社外での業務が多い勤務形態の場合、GPS打刻機能が搭載されたものなら、不正防止になり正確な勤務状況の把握ができます。

また、労務部門の負担軽減や人手不足解消を求めている企業なら、労働時間の集計機能だけでなく、給与計算機能も搭載されている、もしくは、各種バックオフィス業務システムとの連携が充実しているシステムを選ぶと効果的です。

まずは、タイムレコーダーを導入する目的を明確にして、自社が求める機能を整理しましょう。

徹底比較!使いやすいおすすめタイムレコーダー10選!

ここでは、おすすめのタイムレコーダー10選を紹介します。タイプごとに2種類のタイムレコーダーを厳選して、5つのポイントで徹底比較しました。

タイムレコーダーおすすめ商品の比較表

タイプ 商品名 コスト 導入の
手軽さ
不正防止 機能性 他システム
との連携
PC接続型 Time P@ck
Calcolo100
タブレット型 Taskal Time-Card
タブレットタイムレコーダー
ICカード型 SmileWork
ネクストICカード
生体認証型 ShiftMAX
タッチオンタイムレコーダー
クラウド型 マネーフォワード勤怠
楽々勤怠

ここからは、それぞれのタイムレコーダーについて詳しく紹介していきます。

(1)PC接続型

はじめに、PC接続型タイムレコーダーのおすすめを紹介します。

1. Time P@ck

Time P@CK(タイムパック)は、印字式のタイムカードの使いやすさと、勤怠管理ソフトの性能をあわせたタイムレコーダーです。従来の打刻機能のみのタイムカード型とは違い、タイムカードに打刻した勤怠情報のデータ化ができます。さらに、ICカードによる打刻も可能なため、消耗品のコストを削減したい場合は、こちらを選ぶと良いでしょう。

必要なものはすべてパッケージされているので、パソコン一台あればすぐに導入できます。

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2. Calcolo100

Calcolo100(カルコロ100)は、従業員100人までの勤怠情報の集計が可能です。バックライト付きで暗い場所でも見やすく、メロディチャイムによる時刻のお知らせ機能もあります。

また、最大4打刻まで可能なので、途中外出や休憩時間の管理記録にも対応が可能です。「徹夜キー」により、日付をまたいだ勤務も正確に記録できるため、シフト制の勤怠管理にも向いているでしょう。CSV出力も可能で、さまざまなソフトやツールで使用できる点もポイントです。

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(2)タブレット型

次に、iPadなどのタブレットで利用できるタブレット型のタイムレコーダーを紹介します。

3. Taskal Time-Card

Taskal Time-Card(タスカルタイムカード)は、高速で正確な顔認証打刻が可能なシステムです。カメラに顔を向けるだけで、瞬時に打刻が完了するのでストレスが一切ありません。導入コストは不要で、打刻プランは1人月額100円と低コストで利用可能です。勤怠管理がセットになったプランでも1人月額250円で利用できます。

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4. タブレットタイムレコーダー

タブレットタイムレコーダーは、iPadをタイムレコーダーにできるアプリです。自分の名前を選んでタッチするだけで簡単に打刻が完了。打刻の際には、顔写真が撮影されるため、不正打刻も防げます。3人までの利用なら、初期費用も月額費も完全無料。すべての機能が利用できるので、実際に試してから導入を検討できます。

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(3)ICカード型

ICカード型のタイムレコーダーのおすすめは次の2種類です。

5. SmileWork

SmileWork(スマイルワーク)は、出退勤時、ICカードを読み取り機にかざすだけのワンタッチ打刻です。コンパクトな読み取り機は設置場所を選ばず、持ち運びにも適しています。

勤怠集計データは自動集計され、日勤・準夜勤・深夜勤などさまざまな勤務パターンも個別に設定可能。また、複数の支店・支社、現場単位でも、インターネットを使って確認できます。1ユーザー月額300円と低コストも魅力です。

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6. ネクストICカード

ネクストICカードには、勤怠管理、交通費精算、経費精算の3つの機能があります。ICカードで簡単に打刻でき、遠隔地からでも勤怠情報データの閲覧が可能です。

従業員の交通系ICカードを活用すれば、交通費精算も可能になるため、定期区間の控除や運賃の記入ミスを防ぐことができます。また、導入や運用に際しては、専用コンサルタントが無料でサポートしてくれるので安心です。

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GPS打刻で勤怠管理ができる?導入のメリットやおすすめシステムを紹介

(4)生体認証型

続いて、生体認証で打刻が可能なおすすめシステムを見ていきましょう。

7. ShiftMAX

ShiftMAX(シフトマックス)は、ユーザー企業ごとに専用クラウドを構築します。打刻機は指静脈認証をはじめ、多彩な方法を組み合わせて同時利用も可能です。

通常の事務所や店舗ならICカード、直行直帰が多いならスマホ打刻、本人を厳格に特定したいなら指静脈認証と、業務形態に合わせられます。導入に伴う細かな設定は担当エンジニアが訪問するので安心です。

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8. タッチオンタイムレコーダー

タッチオンタイムレコーダーは、1台の打刻機で、指紋認証・ICカード認証・パスワード認証の3通りの打刻方法を組み合わせて利用できます。どれかひとつでも、組み合わせてもよく、また、ユーザーごとで異なる打刻方法の設定もできるため、自社や従業員の勤務形態に合わせた打刻方法の選択が可能です。

また、パソコンに接続する必要がなく、設置場所や環境を選びません。打刻データは最大6万件が本体に記録されます。データはUSBで取り出してインターネットを通じて勤怠管理システム「タッチオンタイム」に送信され管理・保存できます。

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(5)クラウド型

最後に、クラウド型のおすすめを2つ紹介します。

9. マネーフォワードクラウド勤怠

マネーフォワードクラウド勤怠は、ICカード打刻はもちろん、クラウド型のため、パソコンやタブレットを使って、いつでもどこでも打刻が可能です。そのため、工場や店舗など、勤務場所が複数ある場合でも、従業員の勤怠を、スマートに一元管理できるようになるでしょう。

また、法改正時には、無料でアップデートされる点も安心して利用できるポイント。勤怠集計は自動で、かつ給与計算までできるので、業務の効率化が図れます。

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10. 楽楽勤怠

楽楽勤怠は、各種デバイスからのブラウザ打刻と、ICカード打刻に対応しており、併用も可能です。出退勤や休暇取得などの勤怠情報を一元管理し、給与計算に必要なデータは1クリックで出力できます。

迷わず使えるシンプルな画面設計でマニュアルがなくてもスムーズな運用が可能。システム導入が初めてでも安心してスタートできます。

▼ サービスの公式サイト ▼

高性能なタイムレコーダーで勤怠管理を楽にしましょう

労働関連の法令が改正されたことで、企業には、より正確な勤怠管理が求められるようになりました。そのため、従業員の勤怠情報を正しく記録できる、高性能なタイムレコーダーの利用は欠かせません。

ここで、お伝えしたタイプ別の特徴や選び方、そしておすすめタイムレコーダー10選を参考にして、自社に合ったものを検討してください。高性能で最適なタイムレコーダーを導入すれば、正確な勤怠管理が楽に行えます。

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