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勤怠管理システムを導入する目的と効率化によるメリット8選
働き方改革関連法の施行やフレックスタイム制などの働き方の多様化により、勤怠管理が、これまで以上に重要視される一方で、その管理は複雑になっています。 勤怠管理の正確性や効率を上げるには、もはやシステムの導入は必須ともいえるでしょう。 そこで、この記事では勤怠管理システム導入の目的、メリット、デメリット、選び方からおすすめシステムまでを紹介します。
目次
勤怠管理システムを導入する目的とは？
勤怠管理システムを導入するにあたり、目的をしっかり定めておくことは重要です。ここでは、勤怠管理システムを導入する3つの目的を確認していきます。
法令の遵守のために必要である
企業には従業員の労働時間を把握する義務があります（労働安全衛生法第66条の8の3）。また、労働基準法で定められた労働時間、時間外労働や深夜・休日の割増賃金なども遵守しなくてはなりません。
また、労働基準法に違反した場合、企業は罰則などの制裁を受けることがあります。そのような事態に発展してしまうと、企業側は、社会的な信用をも失いかねません。
勤怠管理システムによって、従業員の勤怠管理を適切に行うことは、法令を遵守するために重要なことなのです。
従業員の適正な労働時間を保つため
従業員の労働時間は、労働基準法第32条により以下の通りに定められています。第三十二条 使用者は、労働者に、休憩時間を除き一週間について四十時間を超えて、労働させてはならない。
② 使用者は、一週間の各日については、労働者に、休憩時間を除き一日について八時間を超えて、労働させてはならない。
[出典：労働基準法 第三十二条]
労使協定を締結した場合は、上記の法定労働時間を超えた労働をさせることができますが（労働基準法第36条）、いずれにせよ従業員の心身の健康を保てる範囲内での労働時間、労働環境でなくてはなりません。
過重労働などを防ぐためにも、従業員の労働時間を正確に把握しておく必要があるのです。
人事・労務管理の効率化のため
勤怠管理は法令遵守のためにも、従業員の心身の健康管理のためにも重要ですが、管理に関わる人的・時間的リソースも、その分必要になってきます。
特にテレワークやフレックスタイム制を導入している企業では、労働時間の管理が煩雑化しています。勤怠管理ツールの導入は、人事・労務管理の効率化にもつながるのです。
勤怠管理システムによる効率化のメリット8選
勤怠管理システムで業務を効率化すると、以下の8つのメリットが考えられます。
1.法改正があった場合の対応が楽である
勤怠管理システムは、法改正時にシステム側でアップデートなどの対応をしてくれます。そのため、各企業側が逐一対応する必要がないケースがほとんどです。
ただし、法改正に伴うシステム変更が保守契約内で提供されるか、無償で自動的に反映されるかはサービスによるので事前に確認しておきましょう。
2.作業効率化で労働時間短縮につながる
紙ベースの出勤表やエクセルなどによる勤怠管理は、勤務開始時間・終了時間の入力・集計といった作業に膨大な時間を要することになります。さらに集計作業は、毎月一定の期間内に集中することが多いため、担当者は長時間労働を強いられるなど、大きな負担となっていました。
勤怠管理システムを導入することで、これらの集計をはじめ、代休や有給休暇の管理も正確かつ簡単に行えるようになるのです。
3.申請・承認フローの簡易化ができる
勤怠管理システムなら、モバイル端末やパソコンから、直行・直帰や有給休暇の申請・承認が可能です。書類による申請や承認といった手間がかからないため、そういった書類を保管することもなくなるのです。フローが簡易化されるので、申請する側も、承認する側も業務の効率化が図れます。
4.労働時間の実態からリソースを最適化できる
勤怠管理システムを導入すると、個人の労働時間だけでなく、部署ごとの労働時間なども把握しやすくなります。
企業側は、このようなデータの活用により、長時間労働が発生している部署は、増員や人員配置を見直すなど、いち早くリソースの最適化を図ることができます。その結果、生産性をより向上させることができるのです。
5.事務所外からでも打刻できる
勤怠管理システムを導入すれば、スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末からの打刻もできるようになります。そのため、現場に直行する業務やテレワーク時など、オフィス外勤務でも、従業員自身による始業・終業時刻の打刻が可能です。
これにより担当が別途入力したり、転記したりする作業がなくなるだけでなく、労働安全衛生法によって定められた「労働時間の客観的な把握」もできるようになります。
6.他システムと連携して一元管理できる
勤怠管理システムの多くは、給与計算を含む労務管理や人事管理など、勤怠管理に関連する業務のシステムと連携できることがほとんどです。こうした関連する事務作業を一元管理できれば、人事・労務管理がさらに効率化しやすくなるでしょう。
7.従業員による不正ができなくなる
勤怠管理システムの中には、静脈・指紋認証や顔認証などの生体認証システムによって、本人以外による打刻はできない方法を選ぶこともできます。そのため、誤った打刻を防ぐだけでなく、本人以外の従業員が代わりに打刻するなどの不正を防止することができます。
また、クラウド型の勤怠管理システムの中には、GPSによる打刻機能があるものもあります。時間の記録とともに、打刻した位置情報も記録されるため、外回りの多い営業職や在宅ワークを行う従業員の位置確認ができ、不正打刻の防止が期待できます。
8.人的ミスを防止できる
紙ベースの出勤簿やエクセルなどの管理表での勤怠管理では、手入力や転記、集計作業など、手作業で行う業務がどうしても発生してしまいます。そのため、ヒューマンエラーが起こりやすい状況といえるでしょう。
有給休暇の取得状況の把握なども、目視のみで行っていると、抜けや漏れといったミスを完全に防ぐのは困難です。
勤怠管理システムなら、休暇管理、労働時間の打刻から集計、給与計算までデジタル管理が行えるため、人的ミスの防止に役立ちます。
勤怠管理システムによる効率化のデメリット2選
勤怠管理システムによる業務効率化には、2つのデメリットも考えられます。システムの導入前に確認しておきましょう。
1.システム導入費用がかかる
勤怠管理システムの種類、企業規模、使用する機能などにより価格は異なりますが、初期費用として3〜50万円、そのほか、ランニングコストとして、従業員一人当たり100〜500円の月額費用が発生します。これはクラウド型の場合であり、自社でシステムを開発・運用するオンプレミス型は、より大きなコストがかかるので注意しておきましょう。
2.新規システムのレクチャーの手間・時間がかかる
新規システムを導入後、社内で定着させるには、マニュアルを作ったり説明会を開催したりと、従業員に操作方法やルールを周知する必要があります。拠点や従業員数が多いほど手間や時間がかかりますし、場合によっては個別対応も必要になることを考慮しておきましょう。
勤怠管理システムを選ぶ上で確認が必要な機能
勤怠管理システムを選ぶときには、どんな機能を中心に確認すれば良いのでしょうか。ここでは、特に必要な5つの機能を紹介します。
打刻方法
オフィスワークが中心ならICカード、指紋認証など、テレワークや外勤が多いならスマートフォンやタブレットなど個別の端末を使った打刻方法が良いでしょう。
スマートフォンやタブレットなど従業員の端末を使って打刻する場合は、時間とともに位置情報も記録してくれる、GPS打刻機能があるシステムもあります。不正防止や勤怠状況をより詳細に把握したい場合などに役立つでしょう。
有給や残業・振替休暇などの各種申請・承認機能
有給や残業、振替休暇などの申請や承認がシステム上でできれば、対面で書類を提出する必要がなく、速やかな承認と勤怠情報としての記録が可能です。そのため、月末や月初の集計作業がぐっとラクになります。
また、システム上で手軽に休暇申請および承認ができるようになれば、働き方改革による有給休暇取得義務の遵守にも役立つでしょう。
シフト作成機能
シフト作成機能は、勤怠管理システムの多くが備えている機能です。飲食店や製造業などシフト制の勤務形態を導入している場合、時間帯で必要な人数を登録しておき、人数の過不足がすぐわかるような機能を搭載している勤怠管理システムを使うと便利です。
雇用形態を問わない勤怠情報の集計機能
勤怠管理は、正社員に限らず、契約社員、パートタイマー、アルバイトなど、雇用形態に関係なく、全従業員において行わなければなりません。
勤怠システムの多くは、雇用形態を問わず、個人の労働時間の集計はもちろん、週間、月間など特定の期間の出勤状況の集計ができるようになっています。さらに細かい集計項目を設定できるシステムもあるため、用途や目的に合ったものを選ぶようにしましょう。
残業時間・有給取得についての確認機能
残業時間や有給取得状況をリアルタイムで確認できる機能が搭載されている勤怠管理システムなら、過度の残業や取得期限が迫っている有給のチェックも簡単です。アラートで該当する従業員へ直接知らせるシステムなどもあるため、より勤怠管理が効率化できるでしょう。
勤怠管理システムの選び方
次は、勤怠管理システム選びを失敗しないために、チェックすべきポイントを5つ紹介します。
管理できる勤務形態が多様か
働き方の多様化により、従業員によって勤務場所や勤務時間が異なるケースは珍しくありません。
そのため、勤怠管理においては、テレワークやフレックスタイム制など、多様な勤務形態に対応できるシステムを選ぶ必要があります。オフィスに出社しなければ打刻できないなどのシステムでは、結果として、担当者の負担軽減ができなかったり、管理の効率化が叶わなくなるので注意しましょう。
自社の既存システムと連携できるか
業務の効率化を図るには、自社の既存システムとの連携についても確認しなくてはなりません。連携ができないとこれまでのデータを読み取ることができず、大きな手間がかかってしまいます。
給与計算システムやシフト管理システムなど、勤怠管理との関わりが深い業務のシステムをすでに導入している場合は、既存システムとの連携ができるかを必ずチェックしましょう。
操作は簡単か
勤怠管理システムは、勤怠管理の担当者だけでなく、出退勤を打刻するすべての従業員が利用します。そのため、管理者側の機能の利便性だけでなく、管理者、従業員の双方にとって操作が簡単であるかも確認しておく必要があります。
操作が複雑なシステムを選ぶと、ミスが起こりやすく修正業務が増えてしまいますし、打刻方法が、勤務形態に合っていない場合は、打刻漏れも頻発してしまいます。効率化を図るためにも、操作が簡単でシンプルなシステムを選びましょう。
導入後のサポートはあるか
導入後、何かあったときのサポートの手厚さ、迅速さも選ぶポイントのひとつです。勤怠管理システムを導入しても、すぐに効率よく運用できるとは限りません。担当者自身が操作に迷うこともあるでしょう。
導入後のサポートが手厚いサービスであれば、運用方法のアドバイスもしてくれます。また、チャットやメールで気軽に相談もできるため、操作で困ることもありません。
コストが適切か
デメリットでもお伝えしたように、勤怠管理システムには導入コスト、ランニングコストがかかります。業務の効率化のためとはいえ、効果と費用が見合っていなければ、企業にとってのメリットになるとはいえません。
初期費用やランニングコストも含め、コストが適切かどうかよく検討しましょう。
勤怠管理システムの種類
勤怠管理システムは、大きく3つの種類に分けられます。それぞれの特徴を確認していきましょう。
クラウド型
クラウド型は、インターネットを経由して使う勤怠管理システムです。入力されたデータは社内ではなく、サービスを提供する企業のサーバーに管理されるため、自社にシステムを構築する必要がありません。
ネット環境があればすぐ導入でき、コストも抑えられるため、多くの企業で採用されています。また、労務管理に関わる法改正があった際には、対応できるよう順次、自動でアップデートがされる点は大きなポイントといえます。ただし、情報漏洩のリスクがオンプレミス型と比べて高くなりやすいという特徴も理解しておきましょう。
タイムレコーダー型
タイムレコーダー型は、出退勤の時間だけを記録する、シンプルな勤怠管理システムです。出退勤時にタイムカードやICカードを使って打刻するだけなので扱いやすく、システムの導入や運用にかかるコストも安いのがメリットです。
しかし一方で、給与計算の自動化には対応していない、不正打刻を防止しにくいなどのデメリットがあります。小規模の事業所であれば問題はないですが、規模が大きい事業所では、給与計算や時間外労働の管理といった労務業務全般の効率化を図るのは難しいでしょう。
オンプレミス型
オンプロミス型は、自社にサーバーを構築し、管理するタイプの勤怠管理システムです。自社だけで使うため、企業ごとのルールに合わせて独自に機能をカスタマイズできます。また、オフラインでも運用可能なため、情報漏洩の心配をぐっと減らせます。
一方で、導入に時間・金銭的コストがかかる、機能の拡張やサーバーの運用管理には専門の技術者が必要というデメリットもあります。大企業など、社内ネットワークが整備されている場合におすすめの勤怠管理システムです。
作業を効率化できる勤怠管理システムを紹介
ここからは、上記でお伝えした種類ごとに、勤怠管理システムを紹介します。自社の規模や業種、勤務形態に合わせて作業の効率化ができる勤怠管理システムを選びましょう。
クラウド型
データをネットワーク経由で保存するクラウド型の勤怠管理システムとして、「Touch On Time」「ジョブカン勤怠管理」「jinjer」の3つを紹介します。
ジンジャー勤怠
勤怠管理から人事、経費精算、電子契約、WEB会議までバックオフィス業務を一元化できるサービスがジンジャーです。
なかでも、ジンジャー勤怠は、誰でも使えるシンプルな打刻画面、月次の勤務実績や有休日数の残りを簡単に確認できる機能が搭載され、管理側だけでなく従業員側にも使いやすく設計された勤怠管理システムです。
Touch On Time
Touch On Timeは、市場シェアNo.1（※）を誇るクラウド型勤怠管理システムです。生体認証やICカード、GPSを使って不正防止ができる打刻システム、勤怠や残業の集計はもちろん、勤務状況の確認やスケジュール・シフト管理もこれ1つで行えます。
有給休暇や休暇の取得管理、法令遵守のための通知・アラート機能も備えています。
※2021年 富士キメラ総研調べ 勤怠管理SaaS市場 利用ID数
ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理は、勤怠管理に必要な基本機能はもちろん、さまざまな勤務形態に対応し、万全なサポート体制を持った手厚さが魅力の勤怠管理システムです。
さらには、必要な機能だけを自由に組み合わせてカスタマイズできるため、不要な機能は省くなどコストを抑えた運用もできます。
タイムレコーダー型
打刻管理をメインに行うタイムレコーダー型の勤怠管理システムとして、「バイバイタイムカード」「タブレット タイムレコーダー」「Taskal Time-Card」の3つを紹介します。
バイバイタイムカード
バイバイタイムカードは、スマートフォン・タブレット・パソコン・QRコード・ICカード・生体認証（指静脈）など、さまざまな打刻方法に対応した勤怠管理システムです。
出退勤時刻の記録と集計を自動化する機能に特化しており、企業ごとに異なる集計ルール、就業規則などのニーズに応じてカスタマイズもできます。
タブレット タイムレコーダー
タブレットタイムレコーダーは、iPadをタイムレコーダーとして活用するアプリです。出退勤の時刻を記録したり自動集計できたりするだけでなく、打刻時の顔写真撮影のほか、指定したアドレスに打刻を知らせるメール通知機能なども搭載。また、相手を選んでビデオメッセージを送ることもでき、勤怠管理だけでなく社内のコミュニケーションツールとしても役立ちます。
月額費用がかからず、初期費用も3人までは無料という圧倒的なコストパフォーマンスの高さも魅力といえるでしょう。
Taskal Time-Card
顔認証による打刻という操作性のシンプルさが特徴の勤怠管理システムTaskal Time-Card。
スマートフォン、タブレット、PCから利用でき、いずれもカメラに顔を向けるだけで打刻・認証が可能なため、デジタル端末やクラウドシステムの利用が苦手な従業員にもストレスになりません。また、GPS記録も搭載しているため、打刻時の位置情報の記録も可能です。
勤怠情報の記録・集計は、クラウド上でリアルタイムで行われるため、いつでもCSVファイルをダウンロードできます。
オンプレミス型
自社にサーバー環境を構築するオンプレミス型の勤怠管理システムとして、「皆伝！勤怠管理」「BizWork+」「Tomasオンプレミス」の3つを紹介します。
皆伝！勤務管理
皆伝！勤務管理は、働き方関連法案など法改正に対応した管理システム。過剰な残業や有休取得期限などをアラート機能で知らせるなど、法令遵守のための勤怠管理機能が充実しています。
さらには、複雑な勤務形態にも対応しているため、さまざまな業種や業態での利用が可能です。出退勤の打刻や集計はもちろん、プロジェクトごとの作業実績が入力できる点は、タスク管理とともに原価管理などにも役立てられるでしょう。
BizWork+
BizWork+は、オフィスワークのかゆいところに手が届く機能が満載。ICカードやスマートフォン・パソコン、顔認証、静脈認証などの打刻方法に加え、シフト表の取り込みや、ちょっと変わった弁当注文機能まで備わっています。
PCモニタリング機能を搭載しているため、在宅ワークの勤怠管理や打刻時間外に労働があった場合の把握なども正確に管理できるようになるでしょう。
Tomasオンプレミス
Tomasオンプレミスは、従業員の勤務形態や勤務時間の違い、変形労働制による残業時間の再計算などに対応した勤怠管理システムです。
複数のグループ会社や拠点のデータを一元管理でき、本社にいながらすべての拠点やグループの勤務状況をリアルタイムに把握できます。
勤怠管理システムの導入で業務効率化しましょう
勤怠管理システムは、法令を遵守した勤怠管理の実現、人事・労務の業務効率化などのメリットがある有用なシステムです。
ここで紹介したように勤怠管理システムには、タイムレコーダー型・オンプレミス型・クラウド型の3つの種類があります。また、同じ種類で合ってもサービスによって機能や費用が異なります。自社の規模や業態などに合う、適切な勤怠管理システムを導入して業務の効率化を図りましょう。
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