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SFAと名刺管理ソフトの違いとは？連携メリットや機能・役割について
SFAと名刺管理ソフトのうち、どちらを使うべきか悩んでいる方も多いでしょう。実は、SFAと名刺管理ソフトは連携させてこそ効果を発揮します。この記事ではSFAと名刺管理ソフトの違いと役割、機能一覧や連携するメリットと活用法を解説します。
目次
SFAと名刺管理ソフトの違い
まずは、SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)と名刺管理ソフトについて、目的や機能面などから、違いを解説していきます。
(1)SFAと名刺管理ソフトは全く異なるシステム
SFAと名刺管理ソフトは導入目的が異なります。
SFAは、営業活動の効率化を図ることが目的です。無駄な行動を削減するため、顧客情報・案件の詳細・商談の進捗状況など、営業活動全般に関する情報を保存します。
受注見込みが高い案件や競合他社がいない案件など、重要案件を一目で把握でき、行動の優先順位が明確になります。営業担当者へ迷いを与えないため、最適な行動につながります。
また、優れた成績を残す営業担当者の成功事例を共有できるため、売上拡大や部署全体のパフォーマンス向上も期待できます。
一方、名刺管理ソフトは名刺データの情報集約が主な目的で、会社名・担当者・連絡先など、項目ごとに情報を分類して保存します。人事異動や担当者の昇進など、変更点があればソフトが自動で内容を更新します。
営業担当者が細かくメンテナンスをする必要はありません。担当変更があった場合でも、スムーズに引き継ぎ作業を進められます。
(2)相互連携することで営業業務が効率化
SFAと名刺管理ソフトの相互連携によって、見込み顧客への営業活動を効率的に進められます。
展示会やセミナーで得た名刺をソフト上に保存しておけば、情報の検索や商談の打診をスムーズに行えます。
SFAは営業活動での無駄を削減しつつ、受注率向上につなげることが目的です。
通常、名刺交換をしただけの相手や進行中の案件と関連していない担当者の情報などは、SFA上に登録されません。しかし、名刺管理ツールと連携すれば、多くの見込み顧客と接点を持てます。
インサイドセールスで情報発信を続けた後、購買意欲の高い見込み顧客に限定した形で、対面商談へ切り替えられます。営業担当者へ過度な負担を掛けずに、見込み顧客の効果的な育成が実現可能です。
▷国産のおすすめSFA(営業支援システム)8選！各機能や費用など徹底解説
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SFAと名刺管理ソフトの役割
ここではSFAと名刺管理ソフトの役割に着目し、両者の特性やビジネスシーンにおける活用方法などを解説していきます。
(1)SFAの役割は営業効率化
SFAを導入する目的は、営業活動の効率化と売上拡大の両立が見込める点です。
外出先からのSFAへのアクセスが可能で、商談内容をすぐにマネージャーへ報告できます。見積書の作成〜承認もオンライン上で完結でき、隙間時間を有効に活用できます。
書類作成や報告業務のためだけに帰社する必要がなくなるので、ワークライフバランスを改善でき、営業担当者のモチベーションアップも図れます。
また、案件管理を活用すれば、受注見込みの高い案件や規模の大きい案件など、優先して取り組むべき案件をすぐに把握できます。
営業担当者が次に取るべき行動を明確化でき、重要案件へ集中的に取り組める環境を整備できます。
さらに、商談管理機能を活用すると、過去の商談履歴や提案資料など、受注に向けてクリアすべき課題を再確認できます。ニーズを正確に反映した提案を顧客に展開できるでしょう。
▷SFA導入がもたらす効果とは？メリット・デメリットを徹底解説！
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(2)名刺管理ソフトの役割は名刺情報の一元管理
名刺管理ソフトの役割は、名刺情報の一元化です。会社名・担当者氏名・連絡先など、項目ごとにソフトが自動で情報を分類します。
紙書類と異なり、紛失や盗難被害に遭う心配もいりません。
また、名刺管理ソフトにデータを保存しておけば、営業担当者が変わってもスムーズに引き継ぎが進められます。ソフト上で簡単に名刺データを共有できるため、何度も前任者とやりとりを重ねる必要はありません。
所属部署の変更や役職に就くなど、保存したデータに変更があった場合は、自動で情報が更新されます。担当者との接点を維持できるため、商品や企画の提案を継続的に行えます。
そして、ソフトが自動で生成した顧客の組織図を確認すれば、キーマンの再認識や人間関係の整理など、今後の営業戦略を見直す際に活用できます。
▷国産のおすすめSFA(営業支援システム)8選！各機能や費用など徹底解説
SFAと名刺管理ソフトの機能一覧
SFAと名刺管理ソフトに搭載されている機能を下記に紹介します。SFAには、営業活動の効率化と受注率向上を両立するための機能が搭載されています。
一方、名刺管理ソフトには、名刺から得られた顧客情報を正確に管理するための機能が搭載されています。
(1)SFAの機能一覧
SFAが搭載している機能は、以下9つに分類できます。
- 1: 顧客管理
- 2: 案件管理
- 3: 商談管理
- 4: 営業の業務・行動管理
- 5: 予算管理
- 6: スケジュール管理
- 7: タスク管理
- 8: 日報
- 9: 見積作成・承認
▷SFAの機能一覧！営業支援システム導入によってできることとは？
顧客(取引先)管理
顧客管理は担当者氏名や連絡先など、顧客に関する情報全般を管理する機能です。
名刺管理ソフトに登録した顧客情報の取り込みも可能です。顧客に関する情報を多く獲得できると、顧客が抱えている課題やニーズを正確に把握できます。
また、顧客管理を小まめに更新していると、担当変更の際もスムーズに業務を引き継げます。業務の属人化や対応漏れを回避でき、顧客と良好な関係を保てるでしょう。
【顧客管理で保存する主な情報】
- 会社名
- 担当者氏名や所属部署
- 決裁者
- 過去の接触履歴
案件管理
案件管理は現在進行中の案件を顧客別に可視化する機能です。案件の進捗状況・受注見込み・受注金額などを入力します。優先度の高い案件を可視化し、効率的な営業活動と受注率向上を実現するのが目的です。
営業担当者一人ひとりがどのような案件を抱えているか、部署全体で共有できる点もメリットです。
マネージャーが部下に具体的な指示を送れるだけでなく、成功事例を部署内で共有できます。成功事例の共有によって、部署全体のパフォーマンスアップが期待できます。
【案件管理で保存する情報】
- 営業先の企業名
- 進捗状況
- 受注金額
- 受注見込み(確率)
- 受注予定日
▷SFAで案件管理を行うメリットとは？エクセルでは厳しい理由も解説
商談管理
商談管理は案件の進捗状況や提案商材など、現在進行中の案件に関する詳細な情報を管理する機能です。
金額が大きい案件や見込みのある案件の受注確率を高め、1件でも多く売上に結び付けることが目的です。
過去の商談履歴・提案資料・競合他社の有無なども保存し、受注に向けての課題整理や提案力向上につなげられます。
【商談管理で保存する主な情報】
- 案件の進捗状況
- 提案商材
- 見積書や提案資料
- 受注金額
- 受注見込み
- 受注予定日
- クリアすべき課題
- 競合他社の存在
営業の業務・行動管理
営業の行動管理は訪問企業数や商談件数など、営業担当者の活動状況を可視化する機能です。普段の活動状況を数値化し、課題抽出やスキルアップにつなげるのが狙いです。
たとえば、優れた成績を残す営業担当者と成績が伸び悩む担当者を比較してみましょう。
優秀な営業担当者と比べて、どの項目の数値が不足しているかを把握し、改善に努めます。商談件数が足りなければ、アポイントの獲得方法を見直す必要があります。
一方、受注率が伸び悩んでいる場合は顧客ニーズを正確に把握し、提案の質を高めないといけません。
【行動管理で保存する情報】
- 訪問企業数
- 新規顧客訪問件数
- 商談件数
- 提案商材数
- 受注確率
▷SFAによる営業の行動管理とは？営業プロセスを可視化・改善する方法
予算管理
予算管理は過去の売上実績や案件情報を基にした売上予測を比較しつつ、予算を管理する機能です。
部署全体・営業担当者別・商材別など、様々な角度から今後の動向を予測できるため、精度の高い売上予測と予算管理を実現できます。
スケジュール管理
スケジュール管理は、営業担当者のスケジュールを可視化する機能です。
今後の予定が明確になり、会議日程のスムーズな調整やマネジメント強化を図れます。
外部のカレンダーツールと連携していると、部署全体のスケジュール管理を効率化できます。
タスク管理
タスク管理は、期限までに終わらせなければならない業務を管理する機能です。
見積書提出・問い合わせへの回答・システムへの入力など、顧客によってこなすべきタスクは異なります。
タスク管理に期限とアラート通知を設定しておくと、対応漏れによるトラブルを防げます。
日報
日々の営業活動に関する内容を記録する機能です。
外出先からでも日報を作成できるため、重要事項を素早くマネージャーに報告できます。
隙間時間の有効活用にもつながり、コスト削減やワークライフバランス改善も図れます。
▷SFAで日報管理する方法は？メリットや運用時の注意点を解説
見積作成・承認
見積書の作成〜承認まで、一連の作業をSFA上で完結できる機能です。
フォーマットをSFAに登録しておけば、外出先からでも簡単に見積書を作成できます。
ワークフロー機能も搭載されており、内容確認や承認もスムーズに進められます。
隙間時間を有効に活用でき、見積書を作成するために帰社する必要はありません。また、顧客に対して迅速に見積書を提出することで、購買意欲向上や他社との差別化を図れます。
(2)名刺管理ソフトの機能一覧
名刺管理ソフトが搭載している機能は、以下8つに分類されます。
- 1: 名刺のデータ化
- 2: QRコード・URLでの名刺交換
- 3: OCRの情報の修正
- 4: 情報の分類
- 5: 名寄せ
- 6: 名刺情報の共有
- 7: 組織ツリーの自動作成
- 8: DM・メルマガの配信
名刺のデータ化
スキャナーやスマートフォンのカメラで撮影した名刺画像をテキストデータに変換し、ソフトに取り込む機能です。
名刺をデータ化する機能はOCRとも呼ばれ、テキストに変換したデータはソフト上で検索ができるため、必要なデータへの迅速なアクセスが可能になります。
また名刺のデータ化は、個人情報の紛失・盗難対策としても有効です。
QRコード・URLでの名刺交換
QRコードやURLを相手に送付し、読み込んでもらうと非対面で名刺交換ができる機能です。
オンライン上で名刺交換ができるため、遠方の顧客や取引先の名刺データを簡単に入手できます。
また、オンラインで商談を行う流れも作りやすく、コストや移動時間を削減できます。
OCRの情報の修正
OCRで読み込んだデータをオペレーターがソフト上で修正する機能です。
OCRは高精度でデータを読み取れる機能ですが、誤認識する可能性が0%とは言い切れません。オペレーターがデータを修正することで、正確性が担保されます。
情報の分類
取り込んだ名刺データから、企業名・担当者氏名・連絡先など、各項目ごとに情報を分類する機能です。
名刺管理ソフトが自動で情報を分類してくれるため、情報整理の手間を省けます。
名寄せ
名寄せは、メールアドレス・住所・電話番号などを手がかりに、同じ企業や人物に関するデータを1つに自動集約する機能です。
セミナーやイベントの案内をメールで配信する際、複数回送信する事態を避けられます。
名刺情報の共有
社内のメンバーと名刺に関する情報を共有できる機能で、担当者変更をする際に引き継ぎ作業の工数増大やタスク漏れのリスクを防げます。
また、商品企画やマーケティング担当者と見込み顧客に関する情報をスムーズに共有できます。
組織ツリーの自動作成
組織ツリーとは、企業の組織図をツリー型で表現することです。
SFAを導入すると名刺交換をした企業の組織ツリーを自動で作成でき、キーマンの明確化や人脈拡大を望める点が組織ツリーを作成するメリットです。
また、営業担当者の変更の際も後任がすぐに顧客の組織図を把握でき、業務の属人化を防げます。
DM・メルマガの配信
名刺管理ソフトに登録されている連絡先にDMやメールマガジンを一斉に配信できる機能です。
見込み顧客の育成やマーケティング活動の効率化を実現できます。
SFAと名刺管理ソフトは連携すべき？連携するメリット
SFAと名刺管理ソフトの連携によって得られるメリットは、以下の3点です。
- 収集した名刺情報をリードとして管理できる
- 顧客情報の入力業務が効率化する
- 全社に顧客情報を共有・問い合わせ等に活用できる
(1)収集した名刺情報をリードとして管理できる
SFAと名刺管理ソフトを連携するメリットは、展示会やセミナーで得た名刺情報を有効に活用できる点です。名刺交換をした相手の情報をソフトに保存しておけば、後日商談を打診できます。
SFAに期待されている役割は、営業活動の効率性と有効性を高めることです。営業活動での無駄を排除するため、名刺交換をしただけの相手や関連性の薄い見込み顧客は、SFA上に情報を掲載しません。
しかし、名刺管理ソフトと連携すれば、見込み顧客(リード)の情報を一元管理できます。必要な情報を簡単に検索できるため、他の営業担当者と個別にやりとりを重ねる必要もありません。
インサイドセールスで相手との接点を維持しつつ、購買意欲が高まったタイミングで対面商談へ切り替えられます。そのため、無駄な行動の削減と見込み顧客の購買意欲向上を実現できるでしょう。
(2)顧客情報の入力業務が効率化する
顧客情報の入力業務を効率化できる点も、SFAと名刺管理ソフトの連携によって得られるメリットの一つです。
スマートフォンのカメラで名刺を撮影すれば、すぐにソフトへ情報を取り込めます。
会社名・担当者氏名・連絡先など、取り込んだ情報は項目ごとに自動分類されるため、改めて入力する必要はありません。組織ツリーもソフトが自動で作成するため、入力の手間を最小限に抑えられます。
(3)全社に顧客情報を共有・問い合わせ等に活用できる
名刺管理ソフトと連携すれば、顧客情報を組織全体で簡単に共有できます。
取り込んだ情報は全てデータベースに保存されており、ソフト上で簡単に検索できます。マーケティング部や商品企画部など、他部署と連携する場合もスムーズに情報を共有できるでしょう。
また、選定した見込み顧客へDMやメールマガジンを一斉送信できます。キャンペーン・イベント・新商品販売の告知を効率的に発信しつつ、関心や購買意欲を高めます。
他にも、請求書などの不明点について経理部から顧客に問い合わせたい場合、システム上で情報が共有されていれば営業担当者に対面でヒアリングする必要がなくなるので、業務効率化につながります。
▷SFAの導入って本当に必要？それぞれの立場別に重要なポイントを解説！
SFAと名刺管理ソフトを連携して業務効率化させるポイント
SFAや名刺管理ソフトを選定する際に意識すべきポイントは、以下の2点です。
- 名刺管理ソフトのデータをSFAにそのまま移行できるシステムを選ぶ
- 外出先から入力可能なSFA・名刺管理ソフトを選ぶ
(1)名刺管理ソフトのデータをSFAにそのまま移行できるシステムを選ぶ
連携性に優れたSFAを選択しましょう。名刺管理ソフトと連携できれば、既存の名刺管理ソフトで保存したデータをSFAへそのまま移行できます。
データ移行の手間を省けるだけでなく、すぐに見込み顧客との関係を強化できます。
SFAを新たに導入する際は、名刺管理ソフトとの連携性を確認しましょう。また、名刺管理ソフトを導入していない場合、名刺管理機能を搭載したSFAを導入するのがおすすめです。新たに名刺管理ソフトを探す手間やコストを削減できます。
(2)外出先から入力可能なSFA・名刺管理ソフトを選ぶ
マルチデバイス対応のSFAや名刺管理ソフトを選択しましょう。
外出先で商談の報告や名刺データの取り込みが行えるため、リアルタイムで情報を共有できます。隙間時間を有効に活用でき、報告や名刺データの取り込みをするために帰社する必要もありません。
選定の際には、スマートフォンやタブレットでアクセスできるかを必ず確認しておきましょう。
▷SFAの平均費用はどれぐらい？主な営業支援システムの価格を徹底比較！
SFAと名刺管理ソフトの連携で顧客管理を効率化！
今回は以下の4点について解説してきました。
- SFAと名刺管理ソフトの役割
- SFAと名刺管理ソフトの機能
- 相互連携によって得られるメリット
- 業務効率化に向けたポイント
SFAと名刺管理ソフトは導入目的が異なるシステムです。SFAは営業プロセスでの無駄を可視化し、効率性を高めることが目的です。重要案件に集中して取り組む環境を整備するため、売上拡大も期待できます。
一方、名刺管理ソフトは、名刺データの一元管理が目的です。ソフト上で必要な顧客情報を簡単に探し出せる状態を作り、管理コストを削減できます。保存したデータは社内全体で共有できるため、複数の部署との連携をスムーズに図れます。
また、SFAと名刺管理ソフトを相互連携することで、見込み顧客の効果的な育成が可能です。新たにSFAを導入する場合は、連携性に優れているか、マルチデバイス対応かといった点を確認し、選定作業に臨みましょう。
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