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テレワークは業務の見える化が不可欠！可視化する理由や生産性アップのコツ
テレワークでは業務の見える化を行い、お互いの業務内容や量、進捗を把握することが重要です。本記事では、テレワークにおける業務の見える化を実現した場合のメリットや、見える化すべき業務項目を紹介します。具体的にどのように進めていくのか、その方法も解説しているので参考にしてください。
目次
▷テレワークとはどんな働き方？日本の現状や導入メリットをわかりやすく解説
テレワーク時の業務の見える化とは
テレワーク時の「見える化」とは、リモートワーク中の業務態度や業務の進捗状況を、リモートで詳細に把握できる環境づくりのことです。
リモートワークは、社員同士が直接会って勤務している様子を把握することができず、企業が社員の勤務状況や問題点を把握しにくいという特徴があります。
そのため、ビジネスチャットやタスク管理ツールを効果的に活用して、実態がわかりにくいリモートワーク中の仕事を見える化していくことが重要です。
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テレワーク時に業務を見える化した方が良い理由
テレワーク時は、可能な限り業務を見える化できる環境を目指すべきです。
仕事内容や進捗状況をチーム内で可視化することで、社員の不当な長時間労働を避けられ、作業効率が上がる可能性もあります。
この章では、リモートワークを見える化するべき3つの理由について解説します。
(1)仕事内容を把握できるから
テレワークの業務を見える化することで、社員一人ひとりの仕事内容を会社側が把握し、管理できます。
スケジュールやタスクを共有して、社員が仕事の進捗状況について上司に報告し、必要があれば質問ができる環境を作りましょう。
その結果、社員がきちんと仕事をこなしているのかを確認できるのと同時に、業務上のトラブルを未然に防げます。
(2)長時間労働やサービス残業等の問題を減らせるから
テレワークの業務の見える化は、社員の労働時間に関する問題の対策にもなります。
勤務時間を見える化して、社員一人ひとりに公平性のある仕事の割り振りをすれば、一部の社員だけが残業で辛い思いをするケースを減らせるでしょう。
(3)仕事量や質の適正化ができるから
テレワーク業務の見える化によって、公平性がある仕事の割り振りができると、社員一人ひとりの負担が減り、仕事の質の向上が見込めます。
結果的に、社員間における労働量の不平等を是正して、業務量や質の適正化が会社全体で実現できることで、従業員同時の不公平感がなくなり、健全な組織体制へとアップデートされていきます。
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テレワーク時に業務を見える化するメリット
テレワークで業務を見える化すると、以下のような4つのメリットが考えられます。
- 適正な評価を行える
- 業務効率化ができる
- 共有の工数を減らせる
- 仕事量を把握し、割り振りを適切に行える
テレワークにおける業務見える化は、社員の適切な評価と業務効率化に結びついています。メリットについて、詳しくみていきましょう。
(1)適正な評価を行える
企業がテレワークの見える化を実現することで、テレワーク中の社員の業務内容や勤務態度について、より詳細に把握することができます。
従業員それぞれがどのようなプロセスを経て結果を出しているのかをデジタルツールを駆使してマネージャーが明確に把握することができれば、テレワーク下で離れていても、より適切な評価を実現することが可能になります。
▷テレワーク中の適切な人事評価の方法とは？よくある課題や対策方法を解説
(2)業務効率化ができる
テレワークの業務を見える化すると、無駄な仕事をデータ上で把握して、社員一人ひとりに適正な量の仕事を割り振れるため、業務フローの改善や業務効率化につながります。
その結果、企業全体としての生産性アップが期待でき、さらに企業の利益を生み出すコアとなる業務に集中できるようになるのです。
(3)共有の工数を減らせる
テレワークの業務をデジタルツールを駆使して見える化することで、メンバー同士・マネージャーと常に持っている業務量やタスクの進捗などが共有される状態になります。
そのため、都度報告したり、ミーティングを開いたりしなくても、システムにアクセスするだけで情報を把握できるので、非常にスピーディーです。また、必要なタイミングに応じて緊急の対応や他メンバーのヘルプにも対応しやすくなります。
(4)仕事量を把握し、割り振りを適切に行える
テレワークの大きな問題は、社員一人ひとりの仕事量を把握しにくく、一部の社員に業務が集中してしまうリスクの存在です。
テレワークでタスク管理ツールを駆使して見える化すれば、一人ひとりに適切な量の仕事を割り振れるので、従業員同士の間の業務量の偏りは解消できるでしょう。
また、社員の会社に対する不満そのものを解消することにもつながり、従業員満足度の向上や離職率の低下といったメリットも期待できます。
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テレワーク時に見える化すべき項目
テレワークで見える化を実施すべきなのは、具体的にどの項目なのでしょうか。
この章では、テレワークで実際に見える化すべき項目について詳しく解説していきます。
(1)タスク
テレワークの見える化として重要な項目に、タスク管理が挙げられます。
タスク管理の状況を見える化することで、社員一人ひとりが受け持つ業務の進捗状況、適切なスピードで業務が進められているのかのチェックが可能です。また、一部の社員にだけ、過剰なタスクが割り振られていないかも確認できます。
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(2)プロセスと成果
従業員がどのような業務を進めたのか、そしてどのような成果を挙げたのかも見える化することが重要です。
適切な人事評価や組織改善を実現するためには、やはり適切な目標設計と、それに対する成果の進捗を把握することが不可欠です。
テレワーク時には、成果だけで人事評価を実施してしまいがちですが、妥当性に欠けるケースも非常に多く、従業員の反発につながるケースも多いので、必ずプロセスと成果による人事評価を実施することが重要です。
(3)スケジュール
テレワークでは、業務やリモート会議、定例報告などのスケジュールを見える化しておく必要があるでしょう。テレワーク下だからこそ、業務のスケジュールを明確にメンバーが把握しておくことで、期限切れなどの大きなミスを未然に防ぐことが可能です。
ビジネスチャットやタスク管理ツール、カレンダーツールを活用して、社員同士でスケジュールを共有することで、スケジュールの見える化を実施していくべきでしょう。
(4)勤怠状況
テレワークにおいては、社員が実際にどのような状態で勤務しているのかを確認することは現実的に困難です。今までタイムカードや口頭報告で勤怠管理をしていた会社は、早急にオンラインによる勤怠管理の体制を構築しないといけません。
勤怠管理システムを有効活用して、パソコンのログイン・ログアウトの時間を参照する、あるいはビジネスチャットによる報告で勤務時間を確認するなど、勤怠状況を確認するための会社のルールを制定する必要があります。
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(5)不正行為や業務外PC使用
業務時間帯に適切な目的でパソコンが使用されているのか、正しい姿勢で業務に臨んでいるのかをチェックすることは非常に重要です。
定期的なオンラインミーティングやデバイス管理ツールを使用することで、勤務時間内におけるパソコン不正利用の防止に役立つでしょう。
ただし、過度な監視や注意勧告は従業員の不満や不信感を招いてしまうため、会社としての方針やルールの明確化など工夫が必要なので注意しましょう。
(6)ナレッジ
テレワーク中に得られた成功のコツや業務効率化に向けたノウハウといった「ナレッジ」をマニュアル化して、社員全体に見える化を実現し、共有・活用することは会社にとって非常に重要です。
蓄積されたナレッジが、テレワークにおける業務の効率を向上させる、業務上のエラー発生を抑制する、あるいはさらなる成果の向上につながるなどさまざまなメリットが期待できるでしょう。
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テレワーク時に業務を見える化する方法
テレワークの業務を見える化するためには、具体的にどのような方法をとればいいのでしょうか。この章では、テレワークにおいて業務の見える化を実現するための、具体的な方法を解説します。
(1)報告を徹底する
テレワークの業務を見える化するためには、業務報告に関するルールをきちんと定め、必ずメンバーに報告を徹底させることが重要です。
実際に顔を合わせて仕事する場合と異なり、テレワーク中は、お互いの業務進捗やトラブルについてリアルタイムで把握しづらい状況です。
そのため、お互いの業務の進捗状況、1日の稼働内容についてデイリーで報告し、問題点の早急な発見や、コミュニケーションが活性化された組織を構築していくことが重要です。
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(2)PCログ管理を行う
テレワーク時にはPCの使用が必須です。テレワークにおける勤務状況を見える化するためには、PCのログイン・ログアウトの状況を把握できるログ管理ツールを導入して、社員一人ひとりの勤怠状況を管理できる状況が望ましいです。
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(3)タスク管理ツールやビジネスチャットを導入する
テレワークを見える化するためには、社員に割り振った仕事のスケジュール管理・進捗管理が実現できる「タスク管理ツール」を利用すべきです。
また、チーム内での報告・連絡・相談ができる「ビジネスチャットツール」を利用することで、テレワーク下でもスピード感を落とさないコミュニケーションの実現と、チームワークの維持・促進に効果が期待できます。
(4)バーチャルオフィスを使う
チームでのテレワークの見える化を実施するためには、オンライン上でチームが集まって作業をすることができる「バーチャルオフィス」のサービスを活用するのもおすすめです。
バーチャルオフィスでは、インターネット上のオフィスの中で、まるでオフラインかのような状況を作り出し、勤務環境を構築できます。その結果、少しでも以前までのオフラインの働き方に近いような状況で業務を行うことができるようになります。
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テレワークを見える化する上でのポイント
ここからはテレワークを見える化するうえでのポイントについて紹介していきます。
見える化する上でのゴールを定める
テレワークを見える化する上で重要なのが、見える化してどうなりたいかゴール地点を決めておくことです。
ゴールを定めずに進めてしまうと、管理が疎かになってしまい見える化しても成功したのか・失敗したのか判断がつきにくくなるためです。
抽象的なゴールを定めても判断がしにくくなるため、数字を用いてできるだけ具体的に設定するようにしましょう。
具体的なゴール設定は従業員にとって目指しやすく、モチベーションアップの効果も得られます。
明確なルールを定める
業務を見える化する上では、ルールの明確化と周知を徹底しておこなうようにしましょう。
ルールを定めることによって、困った時の指標にもなりますし、従業員の悩みや不満の解決にもつながります。
テレワークだからこそ業務の見える化が肝になる
この記事では、テレワークの見える化をするべき理由やメリット、加えて、見える化すべき業務項目や具体的な実現するための方法について紹介しました。
テレワークにおいては、社員の勤務態度や業務の進捗状況が見えにくいことが多くの企業における課題です。その結果、生産効率が下がったり、予期せぬトラブルに追われてしまったりするリスクもまだまだ拭いきれていません。
社員同士の報告・連絡・相談を定期的に実施し、勤務態度や業務の進捗状況を管理するデジタルツールも適切に活用しながら、会社全体で業務を適切に見える化していきましょう。
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