ビジネスフォンが高い理由は？料金の内訳や安く導入する方法を解説！

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ビジネスフォンとは

ビジネスフォンとは、主にオフィスで利用される業務用の電話システムです。一般の家庭用電話機とは異なり、離れた席同士で通話できる内線や保留転送、自動応答など多岐にわたる機能が備わっています。

幅広いビジネスシーンでビジネスフォンが活躍しており、効率的なコミュニケーションを実現しています。

▷ビジネスフォンとは？機能や企業が導入する理由は？わかりやすく解説

ビジネスフォンの費用が高い理由

ビジネスフォンの費用が高い理由は、主に以下の二つがあげられます。

• 主装置を設置する必要があるため
• 設置・配線工事をする必要があるため

主装置を設置する必要があるため

ビジネスフォンの導入には、外線と内線を制御する「主装置」の設置が必要です。主装置には、運用に必要なさまざまな機能が集約されていて、機器自体の費用が高いうえに設置費用もかかります。

さらに、主装置は企業の規模やニーズに応じて3タイプに別れており、性能が高くなるほど費用も高くなります。

主装置の種類:Sタイプ

Sタイプは、小規模な組織やオフィス向けに設計されたモデルです。電話回線の収容可能数は4チャンネル(ISDN2回線、アナログ回線4回線)、接続できる電話機台数は10台までです。

新品で購入する場合の費用相場は、およそ20万円〜となります。3タイプの中で、最も安価で導入できます。

主装置の種類:Mタイプ

Mタイプの主装置は、中規模の組織やオフィスに適したモデルです。電話回線の収容可能数は12チャンネル(ISDN6回線、アナログ回線12回線)、接続できる電話機台数は30台までとなります。

初期費用は高めとなることがあるものの、スペックが高いため中長期的な運用においては業務効率の大幅な向上が期待できるなど、大きなメリットをもたらします。

主装置の種類:Lタイプ

Lタイプは、大規模な組織やオフィスに特化したモデルです。電話回線の収容可能数は24チャンネル(ISDN12回線、アナログ回線24回線)、接続できる電話機台数は80台までと、大幅にスペックが向上します。

初期費用は高額となることが多いですが、大規模な運用を前提とした際の性能と効率性は、非常に高いといえます。

▷ビジネスフォンの主装置とは？価格は？役割や耐用年数・選び方

設置・配線工事をする必要があるため

ビジネスフォンの導入には、機器の設置や配線工事が必要です。特に、大規模なオフィスや複数フロアにわたる施設では、専門的な技術やノウハウが求められるため、費用が高くなる傾向があります。

設置工事の一般的な費用相場は、電話機1台あたり10,000円～20,000円程度といわれています。さらに、​作業員派遣費用約10,000円～/人も必要です。​

▷ビジネスフォンの設置工事とは？種類・費用相場や業者の選び方を解説

導入後の通信費が高額になるケースもあるので注意

ビジネスフォンは、導入後も回線費用や保守費用などがかかります。特に、外線の利用頻度が高い場合や、国際通話を利用する場合には、通信料が高額になる可能性があるため注意しましょう。また、追加機能やサービスを利用することで、月額の基本料金以外にオプション費用が発生することがあります。導入後のトラブルを避けるために、契約内容や利用プランをしっかり確認することが重要です。

適切なプラン選びや管理を行うことで、通信費の無駄を削減し、コストパフォーマンスの最適化が期待できます。

▷ビジネスフォンの選び方ガイド！おすすめメーカー7社と失敗しない選び方

ビジネスフォンを安く導入する方法

ここからは、ビジネスフォンを安く導入する方法を五つ紹介します。

中古ビジネスフォンを購入する

中古ビジネスフォンを購入することで、新品よりも3分の1〜10分の1程度まで導入費用を抑えられることが多いです。中古市場には多くの機種やブランドが出回っており、通常では入手しづらいモデルを見つけられることもあります。

中古品を選択する際は、機器の動作チェックや保証の有無などを確認することが大切です。正確な情報と信頼性のある業者を選ぶことで、長期的に安定してサービスを利用できます。

業者のキャンペーンなどを利用する

多くの業者は、新規顧客の獲得や長期利用を促す目的で、導入費用の割引や追加機能の無償提供などのキャンペーンを実施していることがあります。これらのキャンペーンを利用することで、初期費用の軽減だけではなく、有料の機能やサービスを特別価格で利用することも可能です。

ただし、キャンペーン内容や適用条件を十分に確認し、長期的な運用コストやサービス内容と合わせて総合的な判断を行うようにしましょう。

リース契約をする

リース契約は、ビジネスフォンを安く導入するための有効な手段です。

リース契約では、業者がビジネスフォンの各設備を一括購入して、利用者が月々のリース料金を支払います。これにより、初期費用を抑えつつ、通信環境の最新化や機能拡張を図ることができます。

また、リース期間終了後には新しい機種への更新や再リースも選べるため、常に最適な通信環境を維持することが可能です。契約前に、契約内容やリース料金、サポート体制を事前にしっかりと確認しましょう。

▷ビジネスフォンのリース契約とは？費用相場やメリット・デメリットを解説

ビジネスフォンをレンタルする

ビジネスフォンのレンタルは、短期間の使用や初期費用を抑えたい企業に最適です。

レンタル契約の場合、低コストでビジネスフォンの導入が可能となり、特定のプロジェクトやイベント向けの一時的な使用に便利です。また、機器の故障やトラブルが発生した際のサポートやメンテナンスも、レンタル業者が担当するケースが多いため、安心して利用できます。

しかし、長期使用が前提の場合、総コストやサービス内容を確認し、購入やリース契約と比較したうえでの検討が必要です。レンタルはリース契約とは違い、契約期間中の途中解約が可能ですが、その分費用が高くなりがちです。

レンタル契約の内容や期間、費用などを明確に理解することで、低コストでの導入が実現できます。

クラウドPBXを導入する

クラウドPBXは、物理的な主装置を設置せずに、クラウド上でビジネスフォンの機能を提供するサービスです。主装置の購入と設置が不要なため初期費用を大幅に削減でき、安価に導入できます。特に、新規事業の立ち上げや中小企業などの低予算の企業に向いているでしょう。

インターネット接続があれば、どこからでも電話サービスを利用できる柔軟性が魅力です。さらに、システムのアップデートやメンテナンスは提供業者が行うため、ITリソースの節約や管理の手間が軽減されます。

しかし、通信の品質やセキュリティについては、提供業者のサービスレベルや信頼性を十分に確認する必要があります。クラウドPBXを選択する際は、業務の規模やニーズに合わせて最適なサービスを選びましょう。

▷クラウドPBXとは？仕組みや機能・導入メリットを徹底解説！

▷【2023年最新】おすすめクラウドPBX18選！機能や費用を徹底比較！

ビジネスフォンを導入するメリット

ここからは、ビジネスフォンを導入するメリットを二つ紹介します。

一つの番号で複数の電話機から通話できる

ビジネスフォンの最大のメリットは、一つの番号で複数の電話機からの同時通話ができることです。そのため、従業員が多い企業や、取引先や顧客の電話応対が多い企業でも問題なく使用できます。

取引先や顧客からの電話が一つの番号に集約されるため、煩雑な内線操作や不在時の連絡手続きが軽減され、応対の効率が大幅にアップします。また、複数の電話が同時にかかってきても「通話中」になることはなく、機会損失を防ぐことも可能です。

これにより、電話対応のスピードが向上し、ビジネスの信頼性を高めることができます。

内線機能が搭載されており電話応対業務を効率化できる

ビジネスフォンには、通話を会社内の別の電話機へ転送する「内線機能」が標準で搭載されています。これにより、特定の部署や担当者への電話を迅速につなぐことができ、顧客や取引先とのコミュニケーションの効率化を図ることが可能です。

また、不在時の転送先設定やグループ内線、別内線への取り次ぎなど、幅広いシーンに対応する機能が揃っています。これにより、企業内の情報共有や連携がスムーズに行え、電話応対業務の効率と質を向上できます。

▷【必見】ビジネスフォンの使い方ガイド！基本機能や便利な使い方とは？

ビジネスフォンを導入するデメリット

ここからは、ビジネスフォンを導入するデメリットを二つ紹介します。

初期費用が高い傾向がある

ビジネスフォン導入の初期費用は、主装置の購入費用や設置工事費、電話機の購入費用など、多くの要素が含まれます。特に高度な機能や大規模なシステムを求める企業では、これらの費用が一気に高額となる傾向があります。

そのため、導入前に一定額の予算を確保し、必ず複数社の見積もりを比較して選ぶようにしましょう。

導入・増設する度に工事が必要となる

ビジネスフォンの導入や増設には、専用の配線工事や設備の設置工事が必須です。工事中は、業務の中断やオフィスのレイアウト変更が必要になることもあるため、スケジュールに余裕を持って工事日程を決めましょう。

また、増設や変更の度に追加の工事費用が発生し、システム全体の運用コストが高まる要因となることもあります。企業の成長や組織変更に伴って、頻繁にビジネスフォンの増設や変更が必要となる場合は、これらのデメリットを慎重に考慮する必要があるでしょう。

安いビジネスフォンを導入してスムーズな業務を実現しよう

ビジネスフォンは、企業のコミュニケーションを効率化し、業務をスムーズに進行させるための重要なツールです。しかし、高額な初期費用や運用コストがハードルとなって、導入を躊躇している企業も少なくありません。

近年では、安価なビジネスフォンの選択肢も増えてきました。中古機器の利用やリース・レンタル契約、そしてクラウドPBXのような新しい形態のサービスが登場し、低コストでの導入が可能です。

これにより、初期費用を抑えつつ、質の高い通信環境を構築できます。安価なビジネスフォンを適切に選択・導入することで、コストを削減しながら業務効率の向上を実現しましょう。