オフィスDXとは?推進メリットや最新事例・おすすめシステムを紹介

2022/5/27 2022/06/06

DX

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オフィスのDX化

オフィスDXとは、バックオフィス業務のデジタルフォーメーションのことです。今回はオフィスDXの意味や得られるメリット、なぜ今オフィスDXが求められているのかを解説します。さらに、オフィスDXを導入した具体的な事例と、おすすめシステムもジャンル別に16個紹介します。

オフィスDXとは何か

コロナ禍によって働き方が大きく変わっている今、DXというワードを頻繁に聞くようになった人は多いのではないでしょうか。まずは、そもそもオフィスDXとは何か、DXの必要性について説明します。

デジタルトランスフォーメーションについて

DXとはデジタルフォーメーション(Digital Transformation)の通称で、デジタル化に移行することで既存の業務やビジネスモデルを抜本的に変革することを指します。

また、オフィスDXとは、ITシステムやツールを導入することで、経理・人事・総務などのバックオフィスで抱えていた課題を解決し、業務効率化や生産性向上を実現することです。

デジタルトランスフォーメーションはなぜDXと略される?”X”が指す意味とは

経済産業省が推奨する業務のデジタル化

経済産業省は2019年(令和元年)7月に「『DX 推進指標』とそのガイダンス」というレポートを公開しています。そこではDXを下記のように定義しています。

企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること

[出典:経済産業省「『DX 推進指標』とそのガイダンス」]

レポートの中で経済産業省は、DXの推進が急がれるものの、経営者の理解不足やビジョンの不透明さゆえに、日本企業の浸透率は依然低いままと指摘しています。

同レポートでは「何を生み出すためのDXなのか」という目標の策定と、目標に向けて動き出し変革していくこと、トライ&エラーを繰り返して推進することの重要性を述べています。

これからますます進展していくIT技術を駆使して、グローバル競争に後れを取らないようにアクションを起こすことが不可欠としています。

オフィスDXが推進される背景とは

企業においてオフィスDXの推進が求められている背景には、日本企業や日本社会が直面している次の3つの課題があります。

(1)日本のデジタル化の遅さ

まずは日本のデジタル化の遅さが要因の1つです。海外と比較しても日本企業のDX推進は後れていると言われています。

総務省の『情報通信白書(令和3年版)』によると、2020年のデジタル競争力ランキングで、日本は63国中27番目となっています(国際経営開発研究所調べ)。前年より4つ順位を落とすなど、ここ数年競争力の低下が続いています。特に「技術」や「将来への備え」の項目で評価を落としています。

[出典:総務省「情報通信白書(令和3年版)」]

日本企業では、DXやデジタル化に対する重要性について経営層の理解が追いついていないため、対応が進んでいないという現状があります。海外企業との競争で優位に立つためにも、オフィスDXをはじめ企業活動全体のDX化が求められています。

日本のデジタル化はなぜ遅れてる?根本的な原因や今後の課題と対策について

(2)労働人口の減少による雇用確保の困難さ

次に労働人口そのものの減少により、DXを推進せざるをえないという状況があります。これからますます労働人口が減ると予想されていく中で、人材の確保はより一層困難になっていきます。

国立社会保障・人口問題研究所の将来推計によると、生産年齢人口は、2015年が7,728万人であったのに対して、2029年が7,000万人、2040年が6,000万人と、段階的に減少するとしています。

[出典:国立社会保障・人口問題研究所「日本の将来推計人口(平成29年推計)」]

人手不足という課題に対応するためには、ツールやシステムの導入による生産性向上や、業務プロセスの変革が必要になります。

(3)コロナ禍の影響

オフィスDXが推進される3つ目の背景は、コロナ禍の影響が挙げられます。コロナの蔓延は人々の生活を大きく変えました。外出規制などによる行動様式の変更が余儀なくされ、企業活動も制限されるようになりました。

企業は、テレワークの推進により、在宅やコワーキングスペースなどでも仕事ができる環境を作らざるをえなくなりました。バックオフィス業務に関しても、これまでの業務量を維持もしくはさらに高めるためにはDXを推進していく必要があるのです。

オフィスDXを推進して得られるメリット

DXの中でもバックオフィス業務に変革を起こす「オフィスDX」。オフィスDXを推進するとどのようなメリットが得られるのでしょうか。

ここで5つのメリットについて、解説していきます。

(1)業務効率化

1つ目は業務の効率化につながるということです。ITツールの導入で、これまで人の手を介して行っていた業務を代替することができれば業務の効率化が実現します。

とくにバックオフィスでルーチン化している業務は、ITツールを使うことでより正確かつスピーディーに処理できます。自動化が期待できる業務には、例えば経費計算、給与計算、請求書発行、採用活動などがあります。

オフィスDXの実現により、業務の無駄を削り、時間や人的リソースを生み出すことができるという大きなメリットが期待できます。

(2)生産性の向上

2つ目は、生産性が向上することです。業務を正確に処理するオフィスDXツールを導入することで、今までよりも多くの業務を時間内にさばいていくことが可能になります。

アイデアを必要とするものや、人が行ったほうが成果があがりやすいコア業務に十分な時間や人的リソースを費やすことができるため、結果として生産性の向上につながります。

(3)長時間労働の是正・労働環境向上

1つ目の業務効率化とも関連する部分になりますが、3つ目のメリットは長時間労働が是正され、労働環境が改善されることです。業務効率が上がることで、これまで残業で対応していた業務を時間内に終わらせることができるようになります。

さらに人的コストの削減にもつながります。チャットボットのようなシステムを導入すれば24時間受付のコールセンターは必要なくなり、無人受付ツールを使えば受付対応する人材を置く必要もなくなります。

(4)テレワークの推進

4つ目は、テレワークの推進につながるというメリットです。「1億総活躍社会の実現」を目指す日本は、女性やシニアなどの労働力もフルに活かしていく必要があります。

子育てで社会復帰ができない、キャリアを積めないと諦めていた女性や、体力的な問題で通勤が難しいシニアもテレワークという働き方で、労働の可能性の幅は広がってきています。

オフィスDXを取り入れて、オンラインで業務を進めることができるようになれば、テレワークの導入にもつながり、時間や場所の制限をなくすことができます。

テレワークで生産性は向上するのか?低いと感じる原因や改善策を解説

(5)業務・情報の一元管理と共有

5つ目のメリットは、社内の情報共有がスムーズになるという点です。情報の一元管理で、必要な情報へのアクセスがしやすくなり、データ活用が進みます。

例えば、社内で引継ぎを行う時も、口頭での引継ぎや技術そのものを見て覚えるなど、属人的な方法でしか行っていなかったものが、オンライン上で電子書類やマニュアルを共有することで、だれがみても理解しやすくなり、教育コストも押し下げます。

同時に、技術・スキルを会社の資産として積み上げていくことが可能になります。他にも、顧客情報を共有することで部署間連携もしやすくなるため、業務をスムーズに進めることができます。

オフィスDXを導入した具体的な8つの事例

オフィスDXは、バックオフィス業務におけるさまざまなシーンで活用できます。ここでは具体的な導入事例を8つ紹介します。

(1)チャットbotの自動応答

問い合わせの対応業務に追われる担当者の負担を減らせるのがチャットbotの導入です。

チャットbotにはAI(人工知能)が搭載されており、サイトを閲覧したユーザーが問い合わせたい内容についてチャット形式で質問をすると、内容に応じてもともと組み込まれているプログラムの通り一次対応をしてくれるというものです。

一次対応の段階で解決しない場合、もしくはイレギュラー対応に関してはコールセンターに接続するなどの連携もとれるので、担当者の業務効率が上がり、負担軽減にもつながります。

(2)書類の電子保管・電子契約

紙ベースで書類管理をしている企業は、電子保管・電子契約が行えるツールを導入することでDXを進められます。

電子契約システムとは、紙面に署名・捺印してもらう手間を省き、代わりにWeb上で確認・署名を行ってもらうことで契約を締結することができるサービスです。

契約関係の書類をクラウド上に保管することができるため、紛失のリスクが軽減したり、印刷費用や保管スペースの削減ができたりするなど、書類管理に関するさまざまな課題が解消されます。

電子契約の仕組みと導入方法とは?サービスを選ぶポイントも簡単に解説

(3)クラウドでの勤怠管理

社員の業務効率化、労務管理の負担軽減、多様な働き方の推進などを目的として、クラウドでの勤怠管理システムを導入している企業も増えてきました。

システムを通して有給の残日数を従業員が簡単に確認でき、自動でアラートを入れてくれたり、残業時間をリアルタイムで管理してくれることによって労働環境を改善できるようになります。

人事も従業員の勤怠状況を都度確認したり、入力に時間を割く必要がなくなるので業務負担が軽減します。勤怠システムと給与計算システムなど、各システムを連携させることでさらなる業務効率化も実現します。

また、勤怠管理システムの導入によって、従業員の多様な働き方の推進が可能になります。特にコロナの影響でテレワークへ移行しつつある企業の場合、労務管理をアナログな方法で正確に行うのはほぼ不可能です。

勤怠管理システムを導入することで、テレワーク時の勤務時間の管理や作業時間のチェックなども行えるようになります。

DX推進に欠かせないクラウド化とは?活用メリットやシステム移行について

(4)社外電話転送システム

社外電話の転送システムを導入したことで、在宅でもスマホやPCで会社宛ての電話を受け取れるようになり、テレワークへの移行が進んだ企業もあります。

従来は社内に備え付けられている電話機からでなければ、会社名義の発着信というのができないというのが一般的でしたが、社外電話転送システムを使えば在宅時にも会社の固定番号の使用が可能になります。

これによりテレワークで社内に1人も社員がいない場合でも、在宅で電話対応が可能になります。「電話番のために出社している」というスタッフがいる企業にとって、負担軽減とテレワークの導入促進につながるシステムです。

(5)書類の電子化

紙ベースの書類を電子化することもオフィスDXの一つです。ペーパーレス化を進めることで、書類保管スペースの削減や管理が容易になります。

また、電子化した書類は検索・共有も簡単にできるようになります。テレワークなどオフィス以外で業務を行っている場合でも、クラウド上からデータにアクセスできるので業務効率化が期待できます。

データ化すれば紙に比べて紛失リスクが減ったり、データアクセスに制限をかければ閲覧者を限定することも可能です。

(6)キャッシュレス決済の導入

社内にある自販機やコンビニなどでキャッシュレス決済を導入する動きも少しずつ増えています。

社員証と決済システムを紐づけて給与から天引きしていく方法や、無人店舗を構えて、すべてカードや電子決済で会計を行う店舗を導入することで、マンパワーを割くことなくスムーズな買い物ができるようになります。

コロナ禍で、従業員が出社しても密にならないような体制をとるために、こうした時短や効率化をUPさせるような取り組みを導入していく必要があります。

(7)AIによる在庫管理の効率化

今や在庫管理もAIが行う時代です。人の手で行っていた在庫管理をすべてシステムに代替することが可能になります。在庫管理はアナログな方法で行うと時間や労力がかかる一方で、ミスが起こりやすく業績に響くリスクもあります。

データを一括管理して、AIが無駄のない需要予測と発注を行うことで、過剰在庫や欠品が起こらない最適な在庫管理が可能になります。

DXとAIの関係について!AI導入がDX推進に重要?活用事例も紹介

(8)IPネットワーク対応のインターホンの導入

IPネットワーク対応のインターホンとは、LANケーブルとIPネットワークをつないだインターフォンのことで、オフィスはもちろん、大きな工場や商業施設などで活躍します。

大量の端末数であっても接続でき、距離も関係ないため敷地面積の広い企業でもデータをやりとりできるようになります。通信も安定しており、コストも低いことが魅力の機能性に優れたシステムです。

オフィスDXにおすすめのシステム16選

ここからは、オフィスDXを加速させる、具体的なおすすめシステムを16個紹介します。自社の状況を踏まえて最適なツールを選んでいきましょう。

(1)チャットbotシステム

人手不足への対応や、業務負担を軽減させるチャットbotシステムについて、具体的なサービスを2つ紹介します。

#1: チャットプラス

チャットプラスは10,000社以上の導入実績を誇るチャットbotシステムで、導入コストやランニングコストに優れ、最安で月1,500円(税抜)から利用可能です。ケースごとにシナリオを簡単に設定できるので、ITに関する専門知識も不要です。SlackやSalesforce、LINEなど外部サービスとの連携も可能です。

提供元 チャットプラス株式会社
初期費用 0円
料金プラン (プラン:月契約:年契約)

ミニマム:1,500円/月:1,980円/月
ビジネスライト:9,800円/月:10,800円/月
ビジネス:15,800円/月:16,800円/月
プレミアム:28,000円/月:30,000円/月
オートAI:71,500円〜/月:78,000円〜/月
AIチャットボット:150,000円/月:170,000円/月

※税抜価格

導入実績 10,000社以上
機能・特徴 AI会話機能、シナリオ設定、Q&A予測回答機能 など
URL 公式サイト

#2: Zendesk

Zendeskは、世界10万社以上の企業に利用されているカスタマーサービスプラットフォームです。チャット機能はもちろん、電話やメールなどさまざまなチャネルからの問い合わせ情報を集約し、サービス向上に役立てる機能も搭載しています。

提供元 Zendesk
初期費用 0円(無料トライアル有り)
料金プラン Suite Team    $49
Suite Growth   $79
Suite Professional $99
導入実績 世界10万社以上
機能・特徴 AIによるチャット対応ツール、顧客情報の共有・集約、メールサポートなど
URL 公式サイト

(2)書類の電子保管・電子契約システム

テレワークの普及により重要度が増している書類の電子保管や電子契約システムについて、おすすめのサービスを2つ紹介します。

#1: クラウドサイン

官公庁や金融機関も導入している、セキュリティ面での評価が高い電子契約システムです。電子署名法が定める法令に準拠したクラウドシステムとして、130万を超える企業で導入されています。利用者数、認知度ともに国内トップレベルで、契約作業のオンライン化を促進するツールとして注目されています。

提供元 弁護士ドットコム株式会社
初期費用 無料
料金プラン ライトプラン      1万円/月
コーポレートプラン   2万8,000円/月
エンタープライズプラン 問い合わせ※税抜価格
導入実績 130万社
機能・特徴 締結済書類のメール送付、オンラインで契約締結、その他セキュリティ機能搭載
URL 公式サイト

#2: ジンジャーサイン

ジンジャーサインは、タイムスタンプ、契約管理、テンプレート、電子帳簿保存法対応など、電子契約システムに求められる機能をすべて完備しています。利用の簡便さに特徴があり、テンプレートの選択、送信者の選択、送信という簡単なステップで電子契約書を送ることができます。

提供元 jinjer株式会社
初期費用 50,000円~
※税抜価格
料金プラン ライトプラン   8,700円/月
ベーシックプラン 30,000円/月
アドバンスプラン 50,000円/月※税抜価格
導入実績 不明
機能・特徴 電子契約、タイムスタンプ、契約ステータス管理、電子帳簿保存法対応など
URL 公式サイト

(3)クラウド勤怠管理システム

テレワークの促進や人事担当者の負担軽減に役立つ、クラウド勤怠管理システムについて、おすすめのシステムを2つ紹介します。

#1: マネーフォワード クラウド勤怠

家計簿アプリや会計ソフトなどのサービスを展開しているマネーフォワード社の勤怠管理システムです。シフト制、フレックス制、裁量労働制など、さまざまな勤務形態の労務管理が可能で、適正な残業時間、有給休暇の利用状況など、従業員の働き方改革を推進する機能も備えています。

提供元 株式会社マネーフォワード
初期費用 無料
料金プラン 個人の方
年額 800円/月~、9,600円/年~
月額 980円/月・小規模・中小企業
年額2,980円/月~、35,760円/年~
月額3,980円/月・上場企業・IPO準備企業
個別見積
※税抜価格
導入実績 国内従業員規模上位100会計事務所のうち66%が導入
機能・特徴 確定申告、経理、電子帳簿保存法などのデジタル化
URL 公式サイト

#2: Touch On Time

Touch On Timeはサービス継続率99.7%(同社HPより)を誇る、クラウド型勤怠管理システムです。初期費用無料、一人当たりの月額料金300円という利用しやすい価格設定と、手厚い導入サポートなどが特徴となっています。

モバイルやパソコンはもちろん、専用のレコーダーなど、自社にあった打刻方法が選べます。

提供元 株式会社デジジャパン
初期費用 無料
料金プラン 1人 300円/月
導入実績 40,000社以上
機能・特徴 勤務管理の自動集約化、出退勤打刻のオンライン化など
URL 公式サイト

勤怠管理システムを導入する目的と効率化によるメリット8選

(4)社外電話転送システム

テレワークの際に役立つ、社外電話転送システムの具体的なサービスについて紹介します。

#1: MOT/TEL

MOT/TEL(モッテル)は、スマートフォンやパソコンを利用して、会社の電話番号で発信・受信ができるクラウド型のビジネスフォンです。

社内での利用はもちろん、テレワーク中の自宅や出張中などでの利用に役立ちます。サブスクリプションサービスなので、契約と解約が柔軟に行えるのもメリットです。

提供元 株式会社バルテック
初期費用 29,800円~
※税抜価格
料金プラン スタンダード 3,980円/月
ミドル    8,500円/月
プレミアムA 15,000円/月※税抜価格
導入実績 累計導入実績は27,000社以上/利用内線数は65,000以上
機能・特徴 スマートフォン内線化、パソコン電話機能、ブラウザ電話機能、ビジネスチャットやインターネットFAX、複数拠点内線化 など
URL 公式サイト

#2: Good Line

Good Lineは工事や保守が不要で簡単に導入できるクラウド型のビジネスフォンです。専用アプリをインストールすれば、スマートフォンをそのまま会社の電話として利用可能です。

すべてをWebで一括管理でき、クラウド電話帳での情報共有もできるので、管理者の手間軽減や業務効率化の促進も期待できます。

提供元 株式会社Good Relations
初期費用 10,000円〜/内線
料金プラン 月額費用 1,000円
基本料金 5,000円/月
導入実績 4,500社以上
機能・特徴 会社電話をWeb上で一括管理、スマートフォン内線化、SIP電話機の導入、着信グループの設定、発信番号の切り替えなど
URL 公式サイト

(5)書類の電子化システム

ペーパーレス化を進めるために役立つシステムを2つ紹介します。

#1: 伝匠

伝匠は、リコーの独自技術を活用した高精度のOCRソフトウェアです。手書き文字、活字、QRコードなども正確に識別してデータ化が可能なので、さまざまな定型書類のデータ入力業務を効率化できます。

入力業務の自動化によるコスト削減や作業時間の短縮に効果を発揮します。

提供元 株式会社リコー
初期費用 要見積もり
料金プラン 要見積もり
導入実績 不明
機能・特徴 定型帳票に記載された文字・数字の電子化
URL 公式サイト

#2: DX Suite

DX SuiteはAIを活用した高精度のOCRツールです。手書き、活字、FAX、写真などあらゆる書類のデータ化を可能にし、読み込んだデータを種類ごとに分類する機能も備わっています。

オンラインセミナーを開催し、他社の活用事例や他システムの連携事例なども発信しています。

提供元 AI inside 株式会社
初期費用 0円~
料金プラン DX Suite Lite 30,000円〜/月
DX Suite Standard 100,000円〜/月
DX Suite Pro 200,000円〜/月※税抜価格
導入実績 AI-OCR 市場シェア 64%で国内No1
機能・特徴 手書き、活字、FAX、写真で撮影したものなどすべての書類の電子化
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(6)キャッシュレス決済システム

社内の社食や売店、自動販売機の決済をキャッシュレスにすることで人件費の削減に役立ちます。ここでは、オフィスなどのビジネスシーンで使えるキャッシュレス決済のシステムを2つ紹介します。

#1: オフィスペイ

オフィスペイは、オフィスや工場、病院などの自販機、コンビニ、コーヒーマシーンに取り付けられるキャッシュレス決済システムです。社員証などに組み込むことができ、部署単位での利用金額の管理なども可能です。来客用の専用カードも発行できます。

提供元 GMOフィナンシャルゲート株式会社
初期費用 無料
料金プラン 無料
導入実績 不明
機能・特徴 社内自販機、社内コンビニ等のマイクロマーケットを対象とした決済システム
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#2: Avanti Markets

Avanti Marketsは導入費用無料で利用できる無人コンビニです。店舗運営に必要な什器や棚、セルフレジなどの設備をすべてネオスが準備してくれるので、手間なくサービスの利用を開始できます。

300種類以上の商品ラインナップをそろえ、希望に応じてリクエストも可能です。キャッシュレス決済によって、いつでも簡単に買い物ができ、社内コミュニケーションの促進にも役立ちます。

提供元 ネオス株式会社
初期費用 無料
料金プラン 無料
導入実績 不明
機能・特徴 無人決済型店舗、自販機の導入
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(7)AIによる在庫管理システム

AI活用によって、最適な在庫管理を可能にするシステムについて紹介します。

#1: SmartMat Cloud

SmartMat Cloudは、商品などの重さを自動検知することで在庫管理ができる仕組みになっています。商品や備品の重さの増減によって、在庫状況を自動的に感知し、発注をかけます。

それにより、在庫管理業務の無人化を実現します。倉庫はもちろん、医療現場やオフィス、ホテルや飲食店などさまざまなシーンで活用されています。

提供元 株式会社スマートショッピング
初期費用 要見積もり
料金プラン 要見積もり
導入実績 1,100件以上
機能・特徴 AIによる在庫管理の自動化システム
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#2: 在庫スイートクラウド

在庫スイートクラウドは帳簿ベースではなく、現品ベースで実在庫が管理できるシステムです。クラウドサービスのため、複数人/複数拠点ですぐに導入でき、ユーザー数に応じて料金がかわります。

棚卸し、在庫管理、入出庫管理など、用途に応じて3つのプランから選択できます。

提供元 株式会社インフュージョン
初期費用 15万円~
※税抜価格
料金プラン 在庫スイートクラウド棚卸 25,000円/月~
在庫スイートクラウドLite  30,000円/月~
在庫スイートクラウドPro  350,00円/月~
導入実績 導入拠点 490か所以上
機能・特徴 現品ベースの実在庫管理、クラウド/SaaSで、複数での共通管理が可能
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(8)IPネットワーク対応システム

最後に、オフィスや商業施設、医療施設、工場などの大規模施設での活用に適している、IPネットワーク対応システムを2つご紹介します。

#1: アイホン

業務用のインターホンでは、接続制限なしで、より遠くまで接続でき、他社製品との連携も可能な商品を展開しています。オフィス利用や受付対応、トイレ呼び出し機能など、さまざまな用途で導入可能です。映像を活用した非対面でのコミュニケーションツールとしても利用できます。

提供元 アイホン株式会社
初期費用 要見積もり
料金プラン 要見積もり
導入実績 不明
機能・特徴 オフィスや商業施設用のネットワークインターフォン機能、会話・録画・接続などが可能
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#2: STENTOFON

STENTOFONは工場、飛行場、高速道路など屋外での利用に適した耐環境性能の高い業務用インターホンです。サーバー一台につき500以上の端末を接続でき、VPN構築によって遠距離の通話もストレスなく行えます。

提供元 株式会社シーネット
初期費用 要見積もり
料金プラン 要見積もり
導入実績 不明
機能・特徴 IPネットワーク内で他機器・システムとの連携が可能なインターフォン
URL 公式サイト

オフィスDXで生産性を高めて業務改革の実現を

オフィスDXの推進によって、バックオフィス業務の効率化や生産性向上が期待できます。バックオフィスは企業活動に必要不可欠な業務のため、DXを進めることは会社全体の業務改革と業績向上につながります。

海外企業に比べてDXが進んでいないと言われている日本企業は、競争優位性を確立するためにも、今後さらなるDX推進が求められています。

業務効率を上げ、多様な働き方を普及させていくためにも、自社の課題をもう一度洗い直し、積極的な企業変革を進めていきましょう。

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