社内DXとは?進まない理由は?推進する方法とおすすめツール10選

記事更新日:2022/08/06

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社内DXとデジタル化

働き方改革の推進や業務の効率化のために、多くの企業が社内DXに取り組んでいます。しかし、うまく進んでいない企業も多いというのが現状です。本記事では、社内DXについて、進まない理由や推進するためのポイントを解説し、具体的なITツール10選も紹介していきます。

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社内DXとは?

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、デジタルツールを活用して、ビジネスモデルや業務プロセスなどを抜本的に改革することを指します。DXの実現により、競合優位性を確立させることが目的です。

一方、社内DXとは、新たなデジタル技術を導入して業務効率を向上させたりコスト削減を図ることで、働き方や組織体制を変革させることを意味します。

DXが企業全体の構造的な変革であるのに対して、社内DXは組織や部門ごとが取り組む業務変革と言えます。

デジタルトランスフォーメーションはなぜDXと略される?”X”が指す意味とは

社内DXを推進する重要性

ではなぜ、社内DXを推進していく必要があるのでしょうか。日本が置かれている状況を踏まえて3つの観点から説明していきます。

働き方改革の推進

1つ目の理由は、政府が推し進めている働き方改革の推進です。

日本の労働力人口は少子高齢化の影響で年々減少しています。総務省の推計によれば、2060年時点の生産年齢人口の比率は2015年と比べて、5割以上減少するとしています。(出典:総務省「情報通信白書(平成29年版)」

こうした背景を踏まえると、システムの導入による自動化や業務効率を改善する取り組みを行わなければ、労働力減少により生産性が下がることが懸念されます。

また、社内DXはITツールなどを活用することで在宅勤務や時短勤務などの多様な働き方も可能にします。女性やシニア人材など、これまで労働に参加していなかった人材を掘り起こすことができるため、労働力確保の可能性が広がります。

「2025年の崖」と呼ばれる問題

2つ目の理由は、「2025年の崖」と呼ばれる問題があります。

現在日常的に稼働している多くのITシステムやメーカーのサポートが、2025年前後に終了するといわれています。サポートが切れたツールを使い続けるのはリスクを伴うため、切り替えや見直しが必要になります。

また、人材不足も深刻です。現在のITシステムを開発し、支えてきた人材の多くが2025年までに定年を迎えます。そのため、技術継承が円滑に進まない場合、複雑化・老朽化・ブラックボックス化されたシステムのトラブル発生率があがることが懸念されています。

こうした理由から、2025年以降に最大で12兆円もの経済損失が生じる可能性があるというレポートも発表されています。(出典:経済産業省「DXレポート」

BCP対策

3つ目の理由は、BCP対策です。BCP対策とは、自然災害やテロ、不測の事態が発生した時に事業をきちんと継続していくための対策です。BCPとは事業継続計画のことで、Business Continuity Planの略語です。

日本のように自然災害が多い国では特に、災害対策について強化しておく必要があります。また、サイバー攻撃やテロへの対策も重要です。BCPの対策が不十分な場合、有事の際に事業が停滞し、一企業だけでなく産業界や日本経済全体に影響を及ぼすことになりかねません。

データ保護やコミュニケーションツールの導入、クラウドサービスの活用などをはじめ、社内DXを強化することは、BCP対策を強化することにもつながります。

社内DXの推進が進まない5つの理由

日本企業は社内DXの推進に課題が残る企業が多いのが実情です。社内DXが進まない理由について、5つに分けて解説していきます。

DXへの理解不足

まずはそもそもDXに対して経営層に十分な理解が足りていないケースです。

経営者の理解がなければ、企業のDXはいつまでたっても進みません。他の企業がまだだから、コストがかかるから、他の課題の優先度が高いから、とさまざまな理由で手を付けられていない企業が多いのが現状です。

結果的にDXによるメリットを定量で測定できず、さらに導入が遅れるという悪循環が起こっています。

DX人材の不足

次に、DX人材の不足も課題です。現状、DXについての知識を持つ人材が不足している上に、優秀な人材への需要が供給を大きく上回っているため、人材確保が難しくなっています。今後新しい人材を育てる力がなければ、少ない人材を競合他社で取り合うことが予測されます。

社内への浸透が困難

1つ目の課題に紐づいていますが、経営者の理解が足りないと社内に浸透するまでに時間を要します。社内の理解や対応の優先順位をあげるためにはトップダウンの指令が一番効果的です。

社内の一部の人間が課題感を抱いていても、全社で共有していないと、浸透させるのには余計な時間や労力がかかってしまいます。

投資を社内業務に充てられない

社内DXの推進では、ツールやシステムの導入・見直しにより大きなコストがかかります。ツールやシステムの初期コストやランニングコストはもちろん、優秀な人材の確保費用、外部委託費用、教育のための研修費用などさまざまなコストが発生します。

社内DXの必要性を認識していれば上記のコストは必要な投資としてとらえられます。しかし、社内業務の改善に大きな投資資金を使うことを嫌がる企業が多いのも事実です。

結果的に、現状でまかなえるものはそのままにしておこうと、先送りにされてしまうことが社内DXの推進を遅らせる要因になります。

エンジニア不足

5つ目の課題としてエンジニア不足があげられます。エンジニアの人口は減少しており、2030年には最大で約79万人もの不足が試算されています。(出典:みずほ情報総研株式会社「IT 人材需給に関する調査」

人材不足の原因は、エンジニアの高齢化のほか、IT技術の進化のスピードが早すぎて人材育成が追いついていない、労働環境が良くない、などさまざまです。

いずれにしても、IT市場が急拡大しているのに対して、人材の需給バランスが崩れている状態が続いています。

エンジニアが不足していくと社内DXの推進に取り組む際に、現場のマンパワーが足りなくなり、結果的にDXが停滞してしまいます。

なぜ多くの企業はDX推進に失敗するのか?その理由や成功の秘訣とは

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社内DXを推進する方法・企業が取り組むべきアクション

社内DXを推進していくには、企業はどのような方法を取るべきでしょうか。取り組むべき具体的なアクションについて、5つの側面から解説します。

コミュニケーションツールの導入

まずはコミュニケーションツールを導入しましょう。DXを推進していくにあたり、最初に手を付けるべき施策です。

DXを推進していくと、対面での会話は少しずつ減っていきます。そのせいで発生する不和や認識のズレなどを解消するためには、オンライン上でコミュニケーションがスムーズにとれる環境を作るべきです。

具体的には、電話やメールのやりとりをビジネスチャットに切り替える、オンライン会議ができるシステムを導入するなどです。上手に活用すれば、対面の時以上に密度が濃く、スピーディーなコミュニケーションが可能になり、業務効率化も進みます。

業務環境のオンライン化

次に業務環境をオンライン化していきましょう。少しずつリモートワークを導入したり、オンライン会議を増やしていくことで業務環境そのもののオンライン化が浸透していきます。

業務内容によりますが、オンライン化できない理由を並べるのではなく、どうやったら切り替えていけるのかという点にフォーカスしてツールの導入を検討しましょう。

課題を解決することで、生産性向上が期待できたり、多様な働き方が実現するのであれば、すぐにでも取り組むことを推奨します。

DXとテレワークの関係性とは?よくある課題や推進ポイントを解説

業務プロセスのデジタル化

テレワークの普及に伴い、業務プロセスのデジタル化の重要性が増しています。

紙の書類を電子化するツールや、オンライン上で申請・承認作業ができるシステムの導入などによって、確認や捺印のために出社するような状態から脱却することができます。

単調な作業をシステムによって自動化したり、経費精算などの経理業務を代替してくれるツールもたくさんあります。デジタル化によって、労働力不足の問題を解決したり、生産性UPが期待できます。

自社の社内体制や業務フローを「見える化」して、状況に合わせた適切なデジタル化を進めて行きましょう。

人材管理のデジタル化

人材管理をデジタル化することも重要なポイントです。人事・労務情報に関わる情報はもちろん、スキルや経験、キャリアなど多様な情報のデータ管理は強い組織を作る上で必須となっています。

また、健康情報に関するデータの管理・活用も重要です。センサーを搭載したIoTデバイスを活用した健康管理や、アプリで簡単に体調報告ができるフローを整えるなど、従業員に長く健康的に働いてもらうためにDXの導入が求められています。

産業医との面談をオンラインで行うなど、スモールスタートからはじめることで社内DXを進める方法も効果的です。

顧客接点のデジタル化

デジタル化の進展に伴い、顧客の消費行動も変容しています。これによって実店舗やコールセンターなどに加えて、ECサイトやSNS、ブログなど、顧客接点も多様化しています。

デジタル化に対応するためには、24時間対応可能なチャットボットを導入したサイト構成にしたり、SNSマーケティングを活用したり、MA・SFA・CRMなど営業やマーケティングに関するデジタルツールの導入が有効です。

社内DXを成功に導くための4つのポイント

社内DXを成功させるためには、次の4つのポイントを押さえておきましょう。

1.目的を明確にする

まずは目的を明確にしましょう。何のために社内DXを推進していくのか、どんな姿を目指すのかを経営層が中心となって明確にしていくことが必要です。

現状の社内で、何が「不便」なのか、何が生産性・効率性を下げているのか、ということを洗い出し、より良くするもしくは抜本的に改善していくためには何が必要なのかをはっきりさせましょう。

2.全体像を把握する

目的が明確になったら、目的を達成するためにはどのようなプロセスを踏んでいけば良いのか全体像を描いていきましょう。

完成した全体像は社内で共有し、全員が同じ目線で社内DXを実現できるような状態を目指しましょう。推進する課程で、個人や部門によって、優先順位や熱量に違いが生まれるケースもあるでしょう。

その際には、全体像を全員で共有し、意見を出し合うことで少しでも差を埋めていくことが大切です。

3.DX人材を確保する

プロセスが描けたら、実行する人材を確保していきます。社内にいる人材の適性をみながら配置していくこととあわせて、社外から有力な人材を確保することも選択肢に入れましょう。

社内DXは個人で行える施策ではないので、複数の人材をバランスよく集め、相乗効果が生まれるようなプロジェクトチームを作ることが重要です。

4.社内システムを刷新する

最後のポイントは、思い切って社内のシステムを見直していくことです。老朽化したシステムが業務改革を妨げている可能性や、維持管理コストを押し上げているケースもあります。

新しいシステムに移行することで社内の無駄がカットされ、大きく生産性をあげることにつながります。

コストをかけるという考え方ではなく将来の投資という捉え方で、システムの刷新を行うことが社内のDX化を推進していくカギとなります。

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社内DXに役立つおすすめのツール10選

ここまでの内容をもとに、社内DXを推進していく上でおすすめのツールを紹介していきます。自社の状況や課題にあわせて導入を検討していきましょう。

1.オンライン会議システム

いつでもどこからでも会議に参加できるオンラインシステムです。テレワークなどを導入している企業や、支店や営業所が全国にある企業にとって、特に導入効果が高いでしょう。

複数名参加の社内会議はもちろん、商談や打ち合わせにも使えます。多くのツールでは画面共有機能や録画機能も付いているので、効率的なコミュニケーション促進が図れます。

2.ビジネスチャット

ビジネスチャットは、テレワークなどでコミュニケーションに課題を感じている企業にはぜひ取り入れてほしいツールです。口頭の会話に近い軽いタッチのやり取りを行うことができ、メールよりもスピード感があります。

チームやグループを作って会話を進めることもできるため、仕事の進捗などが共有しやすくなります。

3.タスク管理ツール

タスク管理ツールは、業務を効率良く進めるのに役立ちます。メモ機能、リマインド機能、共有機能などを上手く活用することで、漏れなく業務を管理することができる上に、メンバーのタスクを確認することで業務の進捗を把握できるようにもなります。

仕事を進めていく上で、業務ごとのタスク出し、1日のタスク出し、優先順位付けは重要なプロセスです。タスク管理ツールを導入することで、それらを一括で管理することができるようになります。

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1~4名まで無料に利用できるので、まずは気軽にチェック・ご利用してみてはいかがでしょうか?

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4.ナレッジマネジメントシステム

ナレッジマネジメントシステムとは、個人のノウハウや知識を社内で共有し、いつでも利用したい時に活用できるシステムのことです。

人材不足は多くの企業にとって課題となっているので、一人ひとりの業務効率化はもちろん、組織全体の効率化を進めることも大切です。そのためには知識やノウハウの共有・蓄積と活用がより一層重要になります。

ナレッジマネジメントシステムの導入によって、属人化の解消や教育コストの低減も期待できます。

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5.RPAツール

単純な事務作業を、動作ごと読み込ませてシステムに代替させるのがRPAツールです。

RPAを導入すると、ルーチン化した作業がシステムによって自動化されます。シフト作成や給与計算、レポート作成やデータを分析して資料に落とし込む作業まで、定義が決まっている業務をシステムに任せることができます。

生産性の低いバックヤード業務に人を割きたくない、という企業は積極的に導入していきましょう。人件費の削減やミスの軽減、単純作業を行っていた人材を他の仕事に振り分けることができるようになります。

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6.経費精算システム

経費精算システムとは、経費を精算するときに発生する「申請・確認・承認」といった工程を効率的に行ってくれるシステムです。紙ベースで行っていた作業がデジタルに置き換わるので、業務フローも簡潔になり時短につながります。

領収書からスキャンして読み込んでくれる機能がついていたり、ビジネスクレジットやICカードから自動読み込みが可能な機能がついていたりと、システムによって作業可能な範囲が異なるので、最適なシステムを選んで導入しましょう。

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7.会計ソフト

会計ソフトも社内DXに大きく寄与します。クラウド型のものを選べば、あらゆる場所からアクセスすることができるため、テレワークの推進にもつながります。

会計ソフトの導入によって、口座情報や取引明細を自動で仕分けしたり、財務情報をリアルタイムで把握できるようになります。また、マンパワーをかけずに自動化することが可能なので、人件費のカットや業務効率をあげたい企業は新規導入もしくは見直しをはかりましょう。

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8.BIツール

BIツールとは「ビジネスインテリジェンスツール」の省略で、ビジネスにおける重要な決定に関与するデータを作り出すツールです。

機能としては、大元のデータをBIツールに読み込むことで、レポートの作成、データ加工、ダッシュボードへの変換などが可能になります。作成されたデータをもとに営業活動に活かしたり、新たなビジネスチャンスに活用できます。

業務効率を上げるために事務作業を巻き取るという点ではRPAと同じですが、BIツールのゴールは「事業促進」「販売促進」である点が異なります。BIツールの導入によって、営業活動における迅速な意思決定が可能になります。

9.人事管理システム

人事評価が定性的な評価に偏っている企業には、人事管理システムがおすすめです。

人事評価は、従業員の満足度につながる非常に重要な評価ですが、導入率が低かったり、公正な評価制度が採用されていないケースもあります。

営業職のように明確な目標やインセンティブが発生すれば、定量評価ができますが、バックヤードを支える事務職などは、どこまで業務遂行すれば評価が得られるのか不透明なことも多いです。

定量的な人事評価システムを導入すれば、公平性・納得感・透明性などが担保されます。明確な評価ハードルを設定することで、従業員のモチベーションアップや離職率低下につなげることができます。

人事管理システム導入のメリット・デメリットとは?わかりやすく解説!

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10.オンラインストレージ

オンラインストレージとは、クラウドに情報を保管し、共有することができるシステムです。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットからもアクセスできます。

これまで個人のデバイスにデータを保存して、共有するときはメールで添付ファイルを送信していたものが、ボタン1つで簡単に共有することができるようになります。

有料ツールであれば、クラウド上に大容量のデータを保存でき、セキュリティ対策も強化されるので、情報漏洩を防いだり、アクセスに細かな制限をかけることができるようになります。

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社内DXの具体的な実践事例3選

社内DXの取り組みによる具体的な成功事例を3つお伝えします。

人事管理システムによる従業員情報の一元管理

人事管理システムを導入して従業員のデータを一括管理することで、社内リソースの有効活用が可能になります。

管理するデータには、従業員の属性のほかに、スキルや能力、これまでの業務実績などがあります。社内DXを推進するためには、IT人材の登用はもちろん、業務プロセスや経営戦略についての知識を有する人材の活用も重要になります。

同時に、ITの知識がなくても、業務効率化のアイデアを出せたり、新規ビジネスを創出できるような人材の確保・育成も大切です。

システムによって一元管理された従業員データを有効活用できれば、適材適所の人材配置が可能になり、社内DXが加速します。

ビジネスチャットによる業務効率化

ビジネスチャットを導入したことによりコミュニケーションがスムーズにとれるようになった事例もあります。

テレワークはどうしても会話量が減少してしまうのが課題になります。ある企業では新しくチャットツールを導入したところ、業務の進捗が把握しやすくなったり、上司が誰にどれだけサポートすれば良いのか明確になったことで、結果的に業務効率がUPしました。

さらに、業務に関する会話に加えて、気軽な雑談ベースのコミュニケーションも活性化し、自然と褒める機会やアドバイスをしあう機会が増えたため、モチベーションや生産性も上がりました。

オンラインストレージによるペーパーレス化

オンラインストレージの活用によるペーパーレス化が、働き方改革につながった事例もあります。

オンラインストレージの活用とペーパーレス化によって会議資料やマニュアル、営業資料などのデータに外部からアクセスできるようになりました。

これにより出社の必要性がなくなり、テレワークでの業務が可能になったため、業務時間に制限のある子育て中の従業員や、時短勤務を希望する従業員も労働力として活用できるようになりました。

社内DXを推進して業務全体の改善を成功させよう

社内DXを推進していくことで、業務効率は大きく改善します。従業員の負担を減らすことにつながり、多様な働き方が可能になります。

デジタル化による業務改革に加え、社員が心身共に健康的で長く働き続けられる企業づくりのためにも、社内DXを推進していきましょう。

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