バックオフィス業務のDXとは?メリットや推進方法・必須ツールを解説

2022/05/13 2023/04/05

DX

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バックオフィスのDX

バックオフィス業務におけるDX推進は具体的にどのようなことを指すのでしょうか。本記事では、バックオフィス業務のDXが重要視される理由や推進するメリット、適切な進め方について解説します。役立つおすすめのツールと選び方、実際のDX事例についても解説しているのでぜひ参考にしてください。

福本大一

監修者 福本大一 Chatwork株式会社 DXソリューション推進部|マネージャー 大学卒業後、toC領域のWEBメディア事業で起業。事業グロースに向けたSEO戦略から営業・運用広告に従事し、約2年間の経営を経て事業譲渡。2021年3月からChatworkに入社し、カスタマーマーケティングやアライアンスを経験した後、メディア事業・運用広告事業の責任者としてミッションを遂行する。現在は、DXソリューション推進部のマネージャーとして新規事業領域のセールス・マーケティング・アライアンス・メディア事業を統括。

バックオフィス業務のDXとは

バックオフィス業務とは、主に経理や総務など、直接お客様や顧客とのやりとりを行わない業務のことを指します。これらの業務は直接的に利益を生み出す業務ではないのですが、会社経営にあたって非常に重要な業務です。

そして、DX(デジタルトランスフォーメーション)とは、既存の仕組みをデジタル技術を活用することで新しい変革をもたらすことを意味しています。

つまりバックオフィス業務のDXとは、既存業務の課題を洗い出し、最新のシステムやツールを導入し、活用することで、ビジネスや生活そのものを変革させる取り組みのことです。

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バックオフィス業務のDXが重要視される背景

なぜバックオフィス業務のDXが重要視されているのかというと、大きく分けて6つの理由があります。1つ1つ具体的に説明していきます。

(1)少子高齢化による労働人口の減少

1つ目の理由は、政府が推し進めている働き方改革の推進です。

日本の労働力人口は少子高齢化の影響で年々減少しています。総務省の推計によれば、生産年齢人口の比率は、2015年と2060年で、4割以上減少するという発表があります。

そのような日本の背景を踏まえると、人の手から離れて稼働するシステムを導入したり、効率をあげる取り組みを行わなければ、労働力減少により生産性が下がることが懸念されます

またバックオフィス業務のDXは在宅勤務や時短勤務など働き方の多様化を促進していくことに繋がります。これにより女性や高齢者などこれまで労働に参加していなかった人材を掘り起こすことができるため、労働力確保の可能性が広がります。

[参照:総務省 1部 特集 人口減少時代のICTによる持続的成長 1 人口減少時代とその課題]

(2)日本の労働生産性の低さ

日本は諸外国と比較しても生産性が低い国だと言われています。

1つの業務にかける手間も時間も圧倒的に効率が悪く、もっと時間内の生産性をあげることにこだわらない限り、残業時間のカットや人的資本の投入は免れません。

公益財団法人日本生産性本部が公表した「労働生産性の国際比較 2021」では、経済協力開発機構(OECD)データに基づく2020年における日本の時間あたりの労働生産性は、49.5ドル(5,086円)でOECD加盟38カ国中23位でした

また、同調査における日本の一人当たり労働生産性では78,655ドル(809 万円)となっています。こちらもOECD加盟38カ国中28位と低い順位となっており、どちらの順位もデータが取得可能な1970年以降、最も低い順位になっております。バックオフィス業務のDXが進めば、業務の効率化が上がり、生産性を上げることに寄与します。

[参照:公益財団法人 日本生産性本部]

(3)2025年の崖を克服するため

次の理由として、2025年の崖という問題があります。こちらは経済産業省が発表した「DXレポート」にて指摘されている課題です。DXの推進が今後も進まなければ、2025年以降、最大で年間12兆円もの経済損失が生じる可能性があると試算されています。このタイミングで企業は既存システムの見直しや新しい締結が求められます。

バックオフィスの早急なDXに対応できていない企業は大きく混乱する可能性が高く、損失を被る可能性があります。

[参照:経済産業省 『DXレポート~ITシステム「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~』]

(4)働き方の変化に対応するため

4つ目の理由として、多様な働き方に対応するためです。コロナをきっかけに日本企業も最大で5割がテレワークの導入を進めており、自宅やホテル、地方など様々な場所で出社せずに働けるような状況整備が必要になりました。

従業員がどこで仕事をしても同じようにパフォーマンスを出せるような労働環境を整えるために、バックオフィス業務のDXの導入が急がれています。

[参照:新型コロナウイルス感染症流行下でのテレワークの実態に関する調査動向「4.1 テレワークの導入率と実施率」|INSS JOURNAL Vol. 27 2020 R-4]

(5)1つのミスが会社の信頼を失う可能性があるため

バックオフィスの業務は直接業績に関わらない部分なだけに軽く見られがちです。ですが、バックオフィス業務が正確だからこそ、最前線の仕事が出来るということを忘れてはいけません。

事務作業を1つ間違えるだけで大きな過ちに繋がることもあります。数字の桁が1つ間違えていた・清算処理が出来ていなかった・確認を怠っていたなど、1つ1つの業務が細かいからこそミスが起きる可能性も十分あります。

1つのミスが大きな波紋を呼び、大きなトラブルになってしまう前に、正確性の高いDXに切り替えていくことが必要です。

(6)会社経営において必要な業務が集まっているため

バックオフィスには経営に必要な業務が多く集まっています。従業員の出退勤管理や人事評価、経費精算やスマホ・PCなどの備品管理などどれもこれも欠かすことができない重要な業務です。

バックオフィスの人材が不足すると、快適な労働環境を従業員に提供できなくなってしまい経営が傾きかねません。DXを推進することでこういった業務をITに巻き取ってもらうことが求められます。

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バックオフィス業務のDXを行うメリット

バックオフィスの業務をDX化していくと、以下のメリットがあります。

  • 業務効率化につながる
  • リモートワーク等の様々な働き方に対応できる
  • ケアレスミスを防止できる
  • コスト削減ができる

以下の4つのメリットについてポイントを説明します。

(1)業務効率化につながる

バックオフィス業務をDX化することで飛躍的に業務効率をあげることができます。バックオフィスの業務はクリエイティブな仕事は非常に少ないです。考えて生み出すというよりも正確に早く時間内に終わらせる業務の方が多く、完璧であることが評価されます。

人の手を介して業務を行うよりもずっと正確に早く処理することが出来るため、結果的に効率UPに繋がります。

(2)リモートワークの様々な働き方に対応できる

DXを推進していくことで、在宅やホテル・レンタルオフィスなど様々な場所で従業員が働けるようになります。遠隔にいても、出社している状態と同じように勤怠を管理し、データを共有し、会議を行うことができます。

コロナ禍で、多様な働き方が求められている今、DXはそのような従業員の希望に寄り添う手段となりえます。

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(3)ケアレスミスを防止できる

3つ目のメリットとしてはケアレスミスの防止に繋がるという点です。入力や確認業務は高い集中力を必要としますので、どうしてもミスが起きてしまいます。ケアレスミスを改善しようにも、更に時間がかかってしまい、完全になくすことは難しいです。

システムの導入することにより、ケアレスミスを防止しながら業務をサポートしてくれるため、完全にケアレスミスをなくすことが可能になります。

(4)コスト削減ができる

最後にコストカットに繋がるというメリットがあります。ツールやシステムの導入は初期費用こそかかりますが、継続的に使用していくためその分人的コストを削減することができます。

人件費や教育にかかる研修費、備品の用意や採用コストなどを踏まえると人材を雇用するよりもシステムやツールを導入した方がコストカットになります。

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バックオフィス業務のDX推進方法

実際にバックオフィス業務をDXに移行していくにはどのような方法をとれば良いのでしょうか。具体的な推進方法について解説します。

(1)紙を使わず電子化する

最初に取り組んでいただきたいのはペーパーレス化です。規定上どうしても紙面で管理しないといけないもの以外は全て電子化するようにしましょう。書類を電子化にシフトするだけで検索・共有作業がPC上で出来るようになり時短に繋がります。

電子帳簿保存法などの法律により、契約書や請求書のデータ化・ペーパーレス化での保存が可能となりました。電子契約システムを導入することで従来、対面での書類確認や捺印を貰う作業が必要なくなり、さらに業務効率化が期待できます。電子契約システムなどのバックオフィス業務に役立つシステムやツールは、積極的に導入していきましょう。

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(2)RPAを利用する

バックオフィス業務を代行してくれるRPAシステムの移行もおすすめです。

ルーチン化することが出来る入力や調整・分析作業をシステムが代わりに行ってくれ、正確かつスピーディに処理してくれます。複数の事務スタッフの仕事を1つで巻き取ってくれるため、大きく人的コストを削減することが可能になります。

【2023年最新】おすすめのRPAツール比較20選|機能や失敗しない選び方

(3)クラウドサービスを用いる

クラウドサービスへ移行することも非常に重要なポイントです。クラウドサービスを導入することで場所を問わず、簡単に作業が出来るようになります。

経費精算システムなどのバックオフィスで使用するシステムやツールを利用すれば、今まで出社しなければできなかった作業が自宅でも可能となります。社内ネットワークでしか出来ない業務がなくなれば、リモートワークを導入していく促進にも繋がります。

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(4)AI・チャットボットを使用する

24時間対応ができるチャットボットの利用は、対応時間の大きなカットになります。それまで問い合わせ対応をコールセンターやカスタマーサポートが行っていたとしたら、AIやチャットボットへシフトするだけで人的コストのカット、業務効率UP、生産性UPとなります。

比較的すぐに解決する質問や相談はチャットボットが対応し、それ以外の対応に専念できるため、時間をかけるべき顧客に十分な対応ができるようになります。

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バックオフィス業務のDX推進に役立つツール

バックオフィス業務のDXを進めるためにおすすめしたいツールについて紹介します。自社の課題や予算感に合わせて、機能に優れたITシステム・ツールを選びましょう。

(1)勤怠管理ツール

1つ目がクラウドサービスを用いた勤怠管理ツールです。オンライン上で出退勤や残業時間の確認が出来たり、リアルタイムで有給を確認出来たり、人事機能をサポートしてくれます。

#1: TeamSpirit

チームスピリットは導入企業1500社を超える勤怠管理システムです。勤怠管理はもちろんシフトの作成や、工数管理、経費精算などを一括で行えます。

また、個社特有のルールにあわせてカスタマイズすることが出来るため、データを集約・分析していきながら課題を改善していくことが出来る機能に優れています。

提供元株式会社チームスピリット TeamSpirit Inc.
初期費用150000円~
料金プランTeam spilit     従業員1人 600円/月

TeamSpirit HR   従業員1人 900円/月 人事担当1人 900円/月

TeamSpirit Leaders 従業員1人 600円/月 リーダー1人 6,000円/月

TeamSpirit EX    要見積もり

導入実績導入社数1500社以上、契約ライセンス数32万以上
機能・特徴シフト管理、勤怠管理、経費精算、工数管理など
URL公式サイト

#2: ジョブカン勤怠管理

業界No1の勤怠管理システムです。15万社以上が利用しており、操作がシンプルで簡単なのでリテラシーが高くない従業員でもスムーズに使えると好評です。

勤務実態を見える化したいという企業にぴったりのシステムです。

提供元株式会社 DONUTS
初期費用0円
料金プランプラン1 1人 200円/月

プラン2 1人 300円/月

プラン3 1人 400円/月

プラン4 1人 500円/月

導入実績15万社
機能・特徴出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理などが一括で管理出来る
URL公式サイト

#3: kincone

株式会社ソウルウェアが運営しているkinconeは、勤怠管理だけではなくカードタッチで交通費清算まで一緒に出来るなど、ユーザーの目線にたって開発されているシステムです。

1人200円でフルサービスが利用できるのもコストパフォーマンスが良いです。自社の外部サービスなどとの相性がよいのも使いやすさの1つです。

提供元株式会社ソウルウェア
初期費用0円~
料金プラン1人 200円/月
導入実績ITreview Grid Awardにて「Leader」を連続受賞しており、4,000件を超えるITツールの中から選出される年間TOP50に入賞。BOXIL SaaS AWARD人事・給与部門においても入賞している。
機能・特徴勤怠管理、ICカード読み取りによる交通費精算、外部サービス連携
URL公式サイト

勤怠管理システムを導入する目的と効率化によるメリット8選

(2)会計ソフト

2つ目は会計ツールを紹介します。会計ソフトとシステムを連携することにより、銀行窓口に並ぶ必要がなくなり、オンライン上で処理を行うことができるようになります。

#1: PCA会計DX

PCA会計DXは、中小企業向けに開発された会計ツールです。決算書の作成や自動仕訳の登録などをシンプルな操作で使うことができます。セキュリティ対策も万全のサポートがついているので、安心して長く使っていけます。

提供元ピー・シー・エー株式会社
初期費用0円
料金プランシステムA 187,000円 (税込)

システムB 297,000円 (税込) 他

導入実績19000法人以上
機能・特徴元帳・試算表・決算書の作成や、自動仕訳の登録、承認権レベルの設定、経営分析、各種管理帳票の出力
URL公式サイト

#2: クラウド発展会計

クラウド発展会計は、2004年にスタートしたクラウド型の会計システムです。さまざまなタイプの法人に適用しており、経営分析にも使える多角方面の資料作成にも適しています。サーバーメンテナンスも必要ないので、長く使い続けられるシステムです。

提供元日本ビズアップ株式会社
初期費用0円~
料金プラン1ライセンス 5000円/月
導入実績30000社以上(2015年)
機能・特徴経理合理化機能、財務資料作成、決算機能、業績管理機能など
URL公式サイト

#3: クラウド会計ソフト freee

決算書がボタン1つで作成出来たり、非常にシンプルで簡単な操作が多かったり、会計初心者という企業や担当者にも使いやすいソフトです。

複雑なシステムは苦手、自社に詳しい人材が少ないという場合にはおまかせパックを選べば、プロが代行してくれるサービスもあります。

提供元freee株式会社
初期費用0円
料金プランミニマム 1980円/月

ベーシック 3980円/月

おまかせパック 29800円/月

導入実績導入シェアNo. 1
機能・特徴会計処理、決算処理、入金・出勤管理など
URL公式サイト

(3)電子契約ツール

書面での契約を電子化することが出来る契約ツールを3つ紹介します。ペーパーレスが可能になり、時短・保管・検索に優れた機能を持っています。

#1: GMOサイン

GMOサインは、国内導入企業数No1の電子契約ツールです。

年間約80%のコスト削減に繋がったり、最短1分で契約を締結することができたりと、他社より安価で効率よく業務が進められると好評です。

提供元GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
初期費用0円
料金プラン9,680円/月
導入実績50万社以上
機能・特徴電子契約書作成・締結/実印型・契約印型やマイナンバー実印など様々
URL公式サイト

#2: クラウドサイン

クラウドサインは日本の法律に特化した弁護士監修の電子契約サービスです。安全性に優れており多くの企業や自治体にも活用されています。

提供元弁護士ドットコム株式会社
初期費用無料
料金プランライトプラン      1万円/月

コーポレートプラン   2万8000円/月

エンタープライズプラン 問い合わせ

導入実績30万社導入済み
機能・特徴メールにて契約書送付、オンラインで契約締結、その他セキュリティ機能搭載
URL公式サイト

#3: Adobe Sign

Adobe SignはPDF編集ソフトが代表的なAdobeだからこそできるPDFの電子署名・共有・検索編集が可能になった電子契約ツールです。

提供元アドビ株式会社
初期費用0円
料金プランAcrobat Pro DC    1,738 円/月~

Acrobat Sign Solutions 要見積もり

導入実績30万人以上
機能・特徴PDFの電子契約書作成、編集、共有、契約締結など
URL公式サイト

電子契約のメリット・デメリットとは?導入前に知っておくべき注意点も解説

DXに役立つツールを選ぶ際のポイント

DXに役立つツールですが、むやみやたらに導入すれば良いというわけではありません。いくつもあるサービスの中からどんな観点で選べば良いのかについてポイントを紹介します。

(1)既存システムとの相性を確認する

意外と失敗しがちなポイントは、もともと使っているツールとの相性の良さです。システムのなかには外部ツールとの連携について相性が良いものとそうでないものがあります。導入する前に、既存システムとの連携方法や対応方法について確認してから導入を検討しましょう。

(2)効率化すべき業務を明確にする

まずは自社における業務負担の割合をチェックしましょう。どこにどれだけ負荷がかかっているのか、負担の重いものからシステムに切り替えていくことで、コストや人的資本のカットに繋がります。頻度と業務に要する時間、難易度を整理し、優先順位をつけていくことが重要です。

(3)使いやすいツールを選ぶ

使いやすさも非常に大切なポイントです。従業員のITリテラシーが高くない企業に、機能性に優れているものの複雑なシステムを導入したところで使いこなせない可能性があります。目的はシステムを通して、スムーズなバックオフィス業務の軽減を行うことなので、従業員へ浸透しやすいかについても考慮しましょう。

(4)組織体制や企業内のレギュレーションを確認する

組織体制や自社ならではのルールなどをきちんと確認した上で導入を検討しましょう。バックオフィス業務は、人事・総務・労務・経理など様々な部署と連携して行うケースが非常に多いため、他の部署の課題や意見も取り入れていくことが重要です。

更に、企業にはそれぞれに規則があります。規則や決まり事を守りながら多角的な観点を持ってDXを進めていきましょう。

(5)コストは総合的に判断する

コストについても目先の初期費用や、月額費用だけで判断するのは危険です。少々初期費用がかかったとしても、システムが馴染んできたころには大きく生産性をあげることができたり、人的コストをカットすることができる可能性があります。

短期目線だけではなく、長期的な目線で考えてどのくらい費用をかけるのが妥当なのか考えていきましょう。

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バックオフィス業務のDXを進める上での注意点

バックオフィス業務を進める上ではあらかじめ注意しておきたいポイントがいくつかあります。事前に理解しておかないと進めていく中でつまづいてしまうリスクがあるので、チェックしておいてください。

自社が抱えているバックオフィスの課題を明確にする

バックオフィス業務のDXを推進する上では課題がどこにあるのか明確にしましょう。明確な目的がない状態でDX化を進めても思ったような効果が得られないリスクがあります。

実際に働いている社員との乖離がある可能性もあるので、どの業務にどの程度時間が掛かっているのか事前にヒアリングしておくのも良いでしょう。

課題が複数ある場合には、全ての課題を解決しにいくのではなく、優先順位をつけた上でどこから改善していくべきなのか生理してみてください。

バックオフィス業務のDX化は時間がかかる

バックオフィス業務のDXを進める上では、社内理解を得る・ツールを導入する・運用・定着と、かなりの工数がかかるため時間がかかります。

工程ごとに計画的に進めていかないと、遅延や思ったように定着しないなどのリスクが生じるケースがあるので注意が必要です。まとまった時間がかかることを理解した上でDX化を進めていくようにしましょう。

まとまった費用が発生する

DX化を進める上で導入するツールやサービスには、初期費用や月額料金がかかります。規模が大きくなるほどコストも比例して多額になるのであらかじめ理解しておきましょう。

価格帯を理解しておかないと、運用していく中で予算を圧迫してしまうこともあります。月額料金以外にもオプション費用や今後どの程度の人が利用するのかを踏まえた上で予算を策定するようにしましょう。

バックオフィス業務のDX化に成功した企業事例

最後にバックオフィス業務のDX化に成功した企業を5つ紹介します。自社の課題に近しいものがあれば、ぜひ参考にしてみてください。

(1)神奈川中央住宅株式会社

神奈川中央住宅株式会社は、3つの課題を抱えていました。

  • 人手不足によりバックオフィス業務のデジタル化が急務
  • 2重業務により請求書の処理業務に時間がかかる
  • 銀行システムと会計システムで二重に手入力

この課題を解決するために、クラウド型のAI帳票認識OCRソリューションを導入したところ、下記の結果が生まれました。

  • 請求書の入力作業を約74%削減
  • 請求書のとりまとめがスムーズになった
  • 手入力削減により、支払いと会計処理速度が大幅UP

ペーパーレスの促進にも繋がり、大幅にコストをカットすることも出来た事例です。

(2)有限会社エクサス

有限会社エクサスは、もともとexcelへの手入力を中心とした会計処理を行っていましたが、下記の3つの課題を抱えていました。

  • 社内の情報連携不足で、月末の残業や請求書の発行漏れが発生
  • テレワーク・在宅勤務で、請求書の発行業務が不可能に
  • 取引先からの入金状況(入金済・未入金)を即座に把握できる状態になかった

そこで、請求業務のクラウドサービスを導入したところ、

  • 請求データの一元管理・可視化により、月末の残業が削減され、請求書の発行漏れもなくなった
  • テレワーク・在宅でも業務が行える体制作り
  • 入金データの一元管理・可視化により、売掛金の回収状況を即座に把握できるように

テレワークにスムーズに移行することができ、前よりも情報の連携がリアルタイムで出来るようになりました。

(3)株式会社mediba

auスマートパスをはじめとしたau関連サービス運営を手がける株式会社medibaでは、様々なDX推進を積極的に導入しています。その中でも、人事管理システムの導入は大きく現場の工数削減に成功しています。

バリュー制度を取り入れることになった際に、かなり工数のかかる手作業を積み上げていたことに課題を感じていた同社は、ITツール開発企業と連携してバリュー評価の機能を作り上げるところから携わっています。

従業員にとっても正しい評価を詳細にフィードバックしてもらえるようになり、キャリアアップのイメージも抱きやすくなったと好評です。

(4)株式会社わかさ生活

株式会社わかさ生活の取り組みは、労務管理のペーパーレス化でした。

会社全体で業務の見直しをしよう!と決めて洗い出しをした時に、思った以上に紙の書類が非常に多く、処理に時間を要していることに気が付きました。煩雑で無駄な作業も多いためフローの見直しも一緒に行った際に、DXを導入していきました。

社内書類の処理を一括で行えるサービスを探し導入したところ、テレワークにもシフトでき、年末調整などの煩雑で多大な時間をかけていた作業は140時間も削減に至っています。

(5)株式会社ノリタケカンパニーリミテド

セラミックスの技術を核として様々な事業を展開している株式会社ノリタケカンパニーリミテドは、月末になると請求書処理業務に追われ、残業する従業員も多くバックオフィスを大きく圧迫していました。

そこでAIを搭載したRPAを導入し、請求書処理業務をシステムに移行したところ経理処理の80%を削減することができ、2回もあった入力作業がゼロになりました。

シンプルで操作性も高かったため、従業員もすぐに慣れることができ、大きく工数削減・時間短縮に繋がった事例です。

ツールを用いてバックオフィス業務のDX推進へ

ここまで、バックオフィスのDXについての重要性やポイントについて解説してきました。適切なDX化は従業員の負担を削減し、効率化・生産性の向上に繋がります。多様な働き方に順応していくためにも積極的に推進していきましょう。

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