経費精算をキャッシュレス化するメリットと進め方!小口現金を廃止しよう!

記事更新日:2022/03/28

経費精算システム

キャッシュレス決済をするビジネスパーソン

電子帳簿保存法の改正により、クレジットカードやモバイル決済といったキャッシュレス決済を利用した際の経費精算が、より簡単に行えるようになりました。しかし、実際に経費の支払いにキャッシュレス決済を導入するとなると、どう進めればいいのか困っている方も多いと思います。本記事では、経費の支払いをキャッシュレス化するメリットや進め方を解説していきます。

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キャッシュレスで経費精算が楽に!

電子帳簿保存法とは、国税に関する帳簿や書類を電子データで保存することが認められた法律です。

電子帳簿保存法は、デジタル化が急速に進む社会背景の影響もあり、創設以降に度々法改正が行われています。2020年10月に施行された改正法では、キャッシュレス決済を利用した際、利用明細のデジタルデータを要件を満たす形で保存しておくことで、領収書の受領が不要となる旨が定められました。

これにより、領収書のデータ化が不要となり、電子マネーやクレジットカードなどのキャッシュレス決済を利用した際の経費精算の手間が大きく軽減されるようになったのです。

領収書などのデータ保存も可能

そもそも電子帳簿保存法は、法人税や所得税などの国税に関する帳簿や書類、また、電子取引における書類のペーパーレス化についての要件を定めた法律です。

電子帳簿保存法の創設は、デジタル化社会への対応だけが目的ではありません。これまで紙での保存を義務付けていた国税関係書類に関しては、その保管が納税者の負担となっていたため、これら書類のペーパーレス化を認めることにより、納税者の負担軽減を目的としています。

さらに現在は、国内のみならず世界的なパンデミックの影響によりテレワークを導入する企業が増加したことで、各企業において、紙媒体を必要とする経費精算が円滑に行えない状況にあります。

このような現状も追い風となったのか、2022年1月には再度、電子帳簿保存法の改正法が施行され、一定の条件を満たすことで認められていた領収書のデータ化や保存する際の要件の緩和も実施されています。

▼詳しく知りたい方はこちらをチェック▼
電子帳簿保存法の経費精算に対する影響は?対応要件やシステム選定のポイント

経費をキャッシュレス化するメリット

法改正により、ペーパーレス化がしやすくなった経費精算ですが、経費の支払い自体をキャッシュレス化することで、さらなるメリットを得ることができます。

ここでは、特に現金の取り扱いがなくなることで得られるメリットについて、以下の3点を詳しく見ていきましょう。

  1. 現金受け渡しのミスを防止
  2. 現金管理の手間を省ける
  3. 現金を持ち歩く必要がない

1.現金受け渡しのミスを防止

経費の支払いを、法人向けクレジットカードや法人プリペイドカードといった法人カードによるキャッシュレス決済に統一することで、現金の受け渡し自体がなくなり、ミスを防止することができます

さらに、法人カードを利用することで、「前払い」や「仮払い」といった、一般的には小口現金を利用することの多い経理業務を完全になくすことも可能です。

会計処理を行う際も、一定の条件を満たしていれば、利用明細が領収書の代用として認められるため、領収書の受領や保管が不要となります。経理業務における多くの工程を削減できるため、大幅な業務効率化が期待できるでしょう。

経費精算で間違いのミスが多すぎる!差し戻しを最小限に抑える方法とは?

2.現金管理の手間を省ける

先にお伝えした通り、キャッシュレス決済を導入することで、経費精算時の現金の受け渡しがなくなるため、小口現金などの現金管理の手間も同様になくなることになります。

この小口現金は、当然ですが、セキュリティ対策として保管場所や扱うことのできる社員を制限するなど、厳重に管理しなくてはなりません。また、経費精算に対応できるよう、常に紙幣や小銭を潤沢に用意しておく必要もあり、管理には相応の手間がかかります。

経費のキャッシュレス化を実現することで、このような現金管理の手間を省くことができ、安全かつ確実なお金の管理が可能になります

3.現金を持ち歩く必要がない

電子マネーや法人カードによる経費の支払いが可能になれば、従業員が現金を持ち歩く必要もなくなります。

長期の出張に出向く際など、立て替え金額が大きくなる場合は、従業員の負担を軽減するために、前払いや仮払いといった方法を取り入れている企業は少なくありません。

しかし、多くの従業員が「会社のお金」を、日常的に持ち歩くことには盗難や紛失といったリスクも伴います。

このようなケースでも、キャッシュレス決済を取り入れることで、従業員の負担軽減とリスク回避の両方を実現することができます

経費精算で小口現金を扱う問題点

経費精算をする際、小口現金を扱うことには以下の問題点があります。

  • 現金を毎日計算して確認しなければならない
  • 手元の現金と記帳の金額が合わない可能性がある
  • 月末の集計に時間がかかる
  • 小口現金で経費精算をするたびに小口現金出納帳へ記帳する必要がある

経費精算で小口現金を扱うと集計と確認に大きな手間と時間を要します。さらに、記帳上の金額と実際の金額が合わない場合、より多くの時間が必要となり、通常業務に支障をきたすこともあるでしょう。

経費精算で小口現金を扱うことには多くの問題点があることを理解しておくことが大切です。

代表的なキャッシュレス精算の方法

キャッシュレス決済にはいくつかの方法がありますが、ここでは以下の代表的な5つの方法についてご紹介します。

  • クレジットカード
  • デビットカード
  • 電子マネー
  • スマートフォン決済
  • QR/バーコード決済

クレジットカード

クレジットカードはキャッシュレス決済の最も一般的な方法と言えるでしょう。さまざまなシーンで利用することができ、公共料金や国民健康保険、国民年金の支払いが可能な地域もあります。

さまざまな付帯サービスの中でも、利用者への金銭的なメリットが高い「ポイント還元」に関しては、カード会社によって還元率が異なり、クレジットカードのグレードによっても異なってきます。

グレードが高くなるにつれて、年会費も高くなることが一般的ですが、利用額によっては、ポイント還元率の高さを選択した方がお得なケースもあるため、選ぶ際には注意しましょう。

近年はタッチ決済やスマホ決済が可能なクレジットカードもあります。クレジットカードはキャッシュレス決済を導入する際は、まず最初に検討したい方法といえるでしょう。

デビットカード

デビットカードはクレジットカードと同様に、店舗で端末に差し込んで決済したり、ネットで番号を打ち込んで、決済ができるカードです。

使用方法はクレジットカードと大きく変わりませんが、デビットカードの最大の特徴は、利用した金額が支払いと同時に銀行口座から引き落とされる点にあります。

購入と同時に引き落とされるため、銀行口座の残高以上にお金を使ってしまうといった事態を防ぎ、経費の使いすぎを予防できます。

電子マネー

電子マネーには、SuicaやPASMOなどの交通系と、WAONやnanacoなどの流通系の2種類があります。交通系の場合、公共交通機関の運賃の支払いはもちろんのこと、現在は、さまざまな店舗をはじめ、自動販売機などでも利用できます。乗車する際に利用できます。

このような電子マネーは、必要な金額をあらかじめチャージするタイプの他、クレジットカード機能と連携して、不足時に、決められた金額が自動でチャージされるオートチャージ機能が搭載されているタイプがあります。

スマートフォン決済

近年はスマートフォン決済を導入している店舗が増えています。

スマートフォン決済には、購入した商品代金などを電話利用料金と合算して支払うキャリア決済、Apple PayやGoogle Payにクレジットカードや電子マネーのアカウント情報を登録する非接触IC決済などがあります。

さらには、この後ご紹介するQRコード決済なども、スマートフォンで行えるキャッシュレス決済のひとつです。

QR/バーコード決済

近年、多くのユーザーが利用するキャッシュレス決済の方法です。代表的なサービスとしては、PayPayやLINE Pay、楽天ペイなどが挙げられるでしょう。

同じスマートフォンを介したキャッシュレス決済である非接触IC決済との違いは、使用するOSが関係しないため、アプリと銀行口座さえあれば、ほとんどの機種において利用が可能な点にあります。

サービスによっては、クレジットカードのポイント還元率を上回るポイント還元キャンペーンを実施しているケースもあるため、法人カードなどと比べてお得に利用できることもあります。

経費をキャッシュレス化する進め方

経費精算をキャッシュレス化する際の進め方を紹介します。キャッシュレス化の進め方は大きく分けて以下の2つがあります。

  • 交通系電子マネーを利用する
  • 法人向けクレジットカードをつくる

1.交通系電子マネーを利用する

1つ目のキャッシュレス化の進め方は、経費の支払いの際に交通系電子マネーを利用することです。今や、このような電子マネーは、公共交通機関に限らず、さまざまな店舗で利用が可能となっています。

さらに、電子マネーの利用履歴は、経費精算システムや会計システムと連携することも可能です。連携することで、利用履歴の確認から仕訳までの一連の工程がシステム上で管理できるようになるため、正確な経費管理とスピーディーな経費処理の両立が実現するでしょう。

2.法人向けクレジットカードをつくる

2つ目のキャッシュレス化の進め方は、すでにお伝えしたように、法人向けクレジットカードや法人プリペイドカードでの支払いに統一する方法です。法人カードの利用には、年会費がかかる場合がありますが、以下のメリットもあります。

  • 多額の支払いに便利
  • 複数枚発行できる
  • 自動引き落としにより手数料を抑えられる
  • ポイント還元などの付帯サービスが受けられる

上記の他にも、キャッシュフローが明確になるため、経費の計上漏れといったトラブルも予防できるでしょう。さらに、多くのクレジットカードは、翌月払いであることが多いため、キャッシュフローにもゆとりが生まれます。

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キャッシュレス決済のポイント管理方法

キャッシュレス決済をした場合、サービスによってはポイントが付与される場合があります。これらのポイントは、ポイント数に応じた商品に交換できたり、購入する際の値引きとして利用できたりするため、多くの場合で、経費の削減に大いに役立つはずです。

ここでは、ぜひ活用したいキャッシュレス決済のポイント管理方法について紹介します。

1.ポイント還元率

法人向けクレジットカードを契約する際には、利用額に対するポイント還元率にも着目しましょう。クレジットカードのポイント還元率の目安は、概ね0.5〜1%ほどです。そのため、ポイント還元率が0.5%であれば、100万円利用した場合に付与されるポイントは5,000ポイントとなります。

法人向けクレジットカードでは、年間の利用額が大きな金額となるケースも多いため、ポイント還元率の0.5%の差は、ゆくゆく還元されるポイントの大きな差となってしまいます。法人向けクレジットカードをつくる際は、ポイント還元率にも着目することでよりお得に利用できるようになります。

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2.雑収入で仕訳

法人向けクレジットカードに付与されたポイントを利用した場合は、ポイント分を「雑収入」の勘定科目にて計上します。ただし、あくまでポイント使用時点での仕訳となります。付与時には、会計上の処理は発生しませんのでご注意ください。

3.ポイント交換できる商品の種類

法人向けクレジットカードを利用して付与されたポイントは、以下の商品やサービスと交換できる場合があります。

  • オフィス用品や日用品
  • マイルや通販サイトのポイントに移行
  • 商品券などの金券
  • キャッシュバック

普段使用しているオフィス用品に交換すれば、経費削減につながりますし、社員全員で利用できる商品であれば、社員の福利厚生にもつながるでしょう。また、マイルに移行し、出張費などに充てることで交通費の削減も可能になります。

その他にも、キャッシュバックといったサービスが受けられるケースもあり、ポイントの利用方法については、カード会社によってさまざまです。もし利用したいサービスが事前に決まっているのであれば、カード会社に事前に確認しておくようにしましょう。

ポイント利用は経費精算できる?値引きがあった時の仕訳方法も解説

経費精算システムを導入すべき理由について

これまでクレジットカードや交通系ICカードなどのキャッシュレス決済と経費精算システムを連携することで得られるメリットなどをお伝えしてきましたが、経費精算にシステムを導入するべき理由は他にもあります。

経費精算システムでは、経費申請・承認といった経費精算の一連の業務が、オンライン上で行えるようになるだけでなく、クレジットカードや電子マネーの利用履歴は、システムに自動連携されるため、手入力の作業を省くことができるでしょう

また、交通費の精算においては、交通系ICカードの情報から自動で利用した区間や金額が算出され、あらかじめ定期区間を登録しておくことで、定期区間を控除した交通費の算出も可能になります。そのため、経路や運賃確認の手間が大幅に削減できるのです。

さらに、仕訳作業も自動化できるなど、経理全体の作業の効率化が実現ができます。

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経費のキャッシュレスにおすすめの法人カード3選

経費支払いのキャッシュレス化におすすめの法人カード3選を紹介します。カード会社によってポイント還元率や利用限度額、年会費、サービスなどが異なります。それぞれの特徴を把握して、自社に合った法人カードを選びましょう。

1.三井住友カード ビジネスオーナーズ

三井住友カード ビジネスオーナーズの基本的な情報は以下の通りです。

  • 年会費:永年無料(一般カードの場合)
  • ポイント還元率:0.5〜1.5%
  • 利用限度額:〜300万円

カード本体にナンバーが記載されておらず、セキュリティ面も配慮されているのが、三井住友カード ビジネスオーナーズのカードです。一般カードとゴールドカードの2種類があり、一般カードは年会費が永年無料、ゴールドカードでも年間100万円以上利用で、年会費5,500円(税込)が翌年以降永年無料となっています。そのため、年会費などの負担なく法人カードを導入したい企業におすすめです。

また、三井住友カード ビジネスオーナーズは、三井住友カードを2枚持ちするとポイントが最大1.5%還元される点も大きな特徴です。この1.5%という還元率は他のクレジットカードと比べても高い還元率といえるでしょう。

公式HP

2.アメリカン・エキスプレス・ビジネス・カード

アメリカン・エキスプレス・ビジネス・カードの基本的な情報は以下の通りです。

  • 年会費:13,200円(税込)
  • ポイント還元率:0.5%
  • 利用限度額:カード会員の利用状況に応じた範囲内で設定可能

出張が多いビジネスマンを支えるサービスを取り揃えている「アメリカン・エキスプレス・ビジネス・カード」では、国内線を利用する際の予約や予約の変更、キャンセルをオンラインですることができます。また、旅行傷害保険は最高5,000万円まで補償されるため、出張機会が多く発生する企業におすすめのカードです。

さらに貯まったポイントは500以上のアイテムの中から交換することが可能です。利用明細は、クラウド会計service freee会計との連携もできるため、経理業務の効率化が叶います。

公式HP

3.Airカード

Airカードの基本的な情報は以下の通りです。

  • 年会費:本会員5,500円(税込)、使用者3,300円(税込)
  • ポイント還元率:1.5%
  • 利用限度額:10万〜100万円

リクルートが提供する「Airカード」の特徴は、1.5%という高いポイント還元率にあります。さらに、リクルートが運営するじゃらんやHOT PEPPERグルメなどのサービス利用時には、さらにポイントを貯めることも可能です。貯めたポイントは、dポイントやPnotaポイントに交換することで、さまざまな店舗やシーンにおいて、実用的に活用することができます。

また、会計ソフトと連携することができるため、経費精算の一連作業の効率化も実現できるでしょう。利用限度額が100万円と、他の法人カードと比べて低めに設定されていますが、高いポイント還元率は、利用金額によっては、年会費を考慮したとしても大きなメリットとなります。そのため、法人カードで決済する毎月の経費の支払いが50万円〜60万円前後と予想される企業や、個人事業主におすすめのカードといえるでしょう。

公式HP

キャッシュレスで経費精算・現金管理の手間を削減

本記事では経費精算をキャッシュレス化することのメリットや進め方などをご紹介しました。

経費精算をキャッシュレス化することで、これまで行っていた現金管理の手間と時間を省くことができ、さらには経費精算の正確性を高めることも可能になります。

経費精算の効率化を検討されている企業は、キャッシュレス決済と経費精算システムを導入して、一気に業務の生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。

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