経費精算でクレジットカード明細は利用可能?領収書の要否や注意点を解説

2022/3/5 2022/03/09

経費精算システム

出張でクレジットカードを使うビジネスマン

クレジットカードの利用明細は、経費精算に利用できるのか?結論、記載事項が税法上の規定を満たせば、基本的に利用明細は領収書として代用できます。この記事では利用できる明細書の要件や法人カードのメリット、注意点、クレジットカード対応の経費精算システムを紹介します。

経費精算にクレジットカードの明細書は使用できる

一般的に社内で経費精算をするには、申請書に領収書を添付しなくてはなりません。それは、この領収書が、「いつ」「誰が」「何に(どこに)」「いくら」支払ったかを証明する書類だからです。

しかし、クレジットカードで支払いをした場合に発行されるのは、領収書ではなく利用明細書です。そのため、経費の精算ができないのではと不安になる人も少なくありません。しかし、クレジットカードの明細書でも経費精算は可能です。この理由について、法律の観点から確認していきましょう。

(1)消費税法上で規定されている記載事項を満たせば領収書の代わりに利用できる

仕入税額控除を受けるための領収書に記載すべき事項は、「消費税法」第30条9項1号によって下記のように定められています。

  • 発行者名(店舗・企業など領収書を発行した者)
  • 取引年月日
  • 取引内容(但し書き)
  • 金額(本体価格、消費税の金額、税込金額など)
  • 宛名(支払い者)

上記の項目が記載されていれば、領収書以外の書類を領収書の代用とすることが可能です。クレジットカードの利用明細書には、これらの記載事項が書かれているため、経費精算にも利用できるのです。

ただし、これらはあくまで法令上のルールです。経費精算は、企業によって独自の社内ルールを定めている場合も多いでしょう。社内規定において、クレジットカードの利用明細書では、経費精算できないとしている場合もあるので、その点は事前に確認が必要です。

(2)領収書の代わりに経費精算に使える書類一覧

領収書と同じ事項が記載されていれば、クレジットカードの利用明細書以外にも、経費精算に利用できる書類があります。ここでは、領収書の代わりになる書類を詳しく見ていきましょう

#1: クレジットカードの利用明細書

先ほどもお伝えしたように、クレジットカードの利用明細書は、領収書の代わりとして経費精算に使えます。

ここで、クレジットカード決済を行った際の注意点が1点あります。クレジットカードで支払いをした場合、一般的に、購入した商品の詳細が記載された「レシート」と、決済にクレジットカードを使用した旨が書かれた「クレジット売上票(買上票)」といった、2つの書類が発行されるかと思います。

クレジットカードを利用した時に発行される、このレシートは、税法上「領収書」としては認められず、たとえ、そのレシートに「領収書」と書かれていても、この基準は変わりません。

クレジットカードでの決済で、税法上、領収書の代用書類として認められているのは、カード会社から発行される利用明細書となりますので、気をつけましょう。

#2: レシート

クレジットカード決済とは違い、現金決済を行った場合の「レシート」には、領収書と同様の事項が記載されているので、代わりの書類として経費精算に利用できます。

クレジットカード決済とは、後にカード会社から代金が支払われることを前提とした信用取引のため、決済時点では、相手側はお金の受け取りが済んでいないことになります。それに対し、現金決済は、決済時点で相手側に金銭の受け渡しが済んでいるため、レシートも金銭が支払われたことを証明する書類となります。

ただし、レシートは時間が経過すると文字が見えにくくなるので、保管の際には注意しておきましょう。また、古いレジを使っている店舗のレシートには、金額と日付の記載しかない場合があります。そのときは、領収書をもらうようにしてください。

#3: 店舗で発行してもらった領収書

当然ですが、こちらは、決済の方法を問わず、税法上の証明書類として認められています。

ただし、クレジットカード決済の場合、先にお伝えしたように、カード会社を通して代金が支払われることを前提とした信用取引のため、決済時に店舗側(販売側)が領収書を発行する義務はありません。

しかし、現実には、サービスの一環として領収書を発行してくれるケースがほとんどであり、この方法で発行される領収書は、経費精算に利用可能です。

とはいえ、ここでも必要な記載項目である、金額や宛名が正しく明記されているかの確認はしっかりとしておきましょう。また、二重計上を防ぐために、領収書に「クレジットカード払い」と明記されているかの確認も必要です。

#4: 出金伝票やメモ

取引先の冠婚葬祭など祝儀・不祝儀には領収書が発行されません。また、交通費も多くの場合領収書がありません。こうした場合には出金伝票を起こして、領収書に代わる「支払いの事実を証明する書類」とします。

出金伝票には次の4項目の記載が必要です。

  1. 支払い日付
  2. 支払い相手の名称
  3. 支払った金額
  4. 支払いの目的(冠婚葬祭、物品、サービスの内容など)

出金伝票は単独では支払いの裏付けにならないため、複数の証憑(しょうひょう)を保存しておく必要があります。冠婚葬祭の場合であれば、式の案内状などが最適です。また、業務日報に記録を残しておくのも良いでしょう。

交通費の場合は、出金伝票と共に「乗車した日付」「交通機関」「移動した目的」などを記載したメモも保管しておいてください。

経費精算は領収書なしでも可能?領収書がない場合の具体的な対処法

経費精算にクレジットカードを利用する場合は法人カードがおすすめ

経費精算を効率化するには、法人カードの利用がおすすめです。ここでは、経費の支払いを法人カードで一本化するメリットについて紹介します。

(1)経費申請の必要がなくなる

出張旅費、接待交際費など、仕事に関連する支払いをすべて法人カードで済ませるようにすれば、経費精算のフローが効率化できます。従業員は出張や接待の際に、仮払いや立替払いをしなくてはなりません。さらに、その経費を精算するために申請書の作成が必要です。

経費の支払いを法人カードに統一すれば、クレジットカード の利用明細書で毎月の経費が確認できます。従業員による仮払いや立替払いが不要になることはもちろん、経費の申請も不要になるのです。

(2)利用明細との連携で経理処理が効率化する

経費精算システムには、クレジットカードの利用明細を取り込む機能を搭載しているものもあります。経理の担当者が明細を確認して、一件一件、手入力で処理する必要がないため、経費精算業務が効率化します。また、転記ミスや計算ミス、不正のリスクも軽減できるでしょう。

(3)領収書が不要なので従業員によるもらい忘れ等のミスが減る

法人カードを経費の支払いに利用すれば、これまで申請書に添付していた領収書が不要になります。そのため、従業員による、領収書のもらい忘れや紛失が起こりません

ただし、会社の会計処理規定で支払いの証拠となる書類が必要という場合には、売上票や利用明細書を提出するルールを作っておく必要があります。

(4)ポイントを貯めることができる

個人用のクレジットカードと同様に、法人カードも利用額によってポイントが貯まります。貯まったポイントは品物との交換や、マイルに移して航空券の購入などに使用可能です。

ポイントを仕事で必要な物や出張で利用する航空券に交換すれば、経費削減にもつながります。

(5)クレジットカードの特典やサービスが利用できる

クレジットカードには、空港のラウンジ利用、海外旅行傷害保険サービスなどさまざまな特典があります。

さらに、レストランの予約や旅行・交通機関・ホテルの相談ができるコンシェルジュサービスが受けられることもあります。経費精算を効率化するのはもちろんですが、出張や接待などに活用できる特典やサービスは、賢く利用するのが得策です。

経費精算で間違いのミスが多すぎる!差し戻しを最小限に抑える方法とは?

経費精算をクレジットカードの明細で代用する時の3つの注意点

経費精算を領収書ではなくクレジットカードの明細書で行う際には、次の注意点があります。

(1)利用明細書が税法上の”領収書”にならない場合がある

領収書は税法上、「発行者名」「取引年月日」「金額」「取引内容」「宛名」が記載されていなくてはなりません。クレジットカードの明細書にも、この5項目が記載されていれば、領収書の代用として認められる書類になります。

しかし、利用する店舗やサービスによっては明細書に「取引内容」が記載されないケースもあるのです。この場合、税法上では領収書と同等の書類にはならないので注意が必要です。

(2)税務調査のため関連書類はすべて保管しておく

前述のとおり、クレジットカードの利用明細書であれば、無条件で領収書の代用として認められるわけではありません。

あくまで、領収書に記載すべき項目が、利用明細書に記載されていることが条件となります。そのため、記載項目に不備があれば、税務調査の際に、明細書だけでは不十分だと指摘される可能性もあります。

クレジットカードで経費の支払いをする場合は明細書だけでなく、納品書、請求書、商品・サービスの内訳明細書など、関連する書類はすべて保管しておきましょう。そうすれば、税務調査の際にも、経費であることが証明できるはずです。

(3)二重計上に注意する

先にお伝えしたように、法人カードで支払いをした後、店舗側から領収書が発行された場合は、利用明細書と領収書の2つの証憑書類が存在することになります。

経費の重複申告は、不正にあたるため、会社が罰則を受ける可能性もあります。経費精算に関わる書類の扱いや管理は慎重に行い、店舗で発行した領収書には、「クレジットカード払い」と明記するなど、重複計上が起こらないように注意しましょう。

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クレジットの明細が連携できる経費精算システム7選

最後に、クレジットカードの利用明細が連携できる経費精算システムを7つ紹介します。

(1)マネーフォワードクラウド経費

マネーフォワードクラウド経費は、従業員30名以下の中小企業から1万人以上の大企業まで、会社の規模を問わずに活用できる経費精算システムです。

法人クレジットカードからスマホ決済、電子マネーなどさまざまな決済方法に対応し、申請から従業員への送金まで、すべて自動化できます。経費申請や認証は、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどでも可能です。

提供元 株式会社マネーフォワード
初期費用 無料
料金プラン 基本料金
スモールビジネス:2,980円/月
ビジネス:4,980円/月
上記に月額500円/名の従量課金制
※課金条件は6名以上
※30名以上の企業は要問い合わせ
導入企業 イオン株式会社、丸紅新電力株式会社、ライク株式会社等
機能・特徴 経費明細を自動取得、領収書画像データの自動取得、オペレーター入力・OCR入力、ICカードから交通費入力、領収書オンラインチェック、不備入力防止、振込API・総合振込対応、会計システム連携等
URL 公式サイト

(2)eKeihi

eKeihiは、2,600社以上の導入実績がある経費精算システムです。クレジットカードの利用明細は自動連携されるため、取り込み作業は不要。データが自動連携した際は、メールで通知してくれる便利な機能もあります。

入力作業が最小限なので、申請者の入力ミスや不正が防止できます。クレジットカードのほかICカード読み込み機能があり、プリペイドカードやAmazonビジネス(事業者向けEコマースサイト)も連携可能です。

提供元 イージーソフト株式会社
初期費用 クラウド型:無料
オンプレミス型:650,000円〜
料金プラン クラウド型:月額29,000円〜
オンプレミス型:72,000円〜
導入企業 富士製薬工業株式会社、東芝ITコントロール株式会社、富士フイルム株式会社等
機能・特徴 会計ソフト・各種連携、送金システム連携、電子帳簿保存法対応、交通費精算、経費申請・経費精算、出張申請・出張精算、支払依頼(請求書)、AI-OCR機能、ICカード読込、クレジットカード連携等
URL 公式サイト

(3)楽楽精算

楽楽精算は、累計導入社数9,000社、100万人の利用者を誇る経費精算システムです。電子帳簿保存法に対応し、紙やエクセルによる煩雑な経費精算におけるよくある課題を解決してくれます。

小口現金の管理、手入力での工数やミス、ミスによる差し戻しのストレス、紙書類の運用管理など煩雑な悩みを一気に解決。作業時間もコストも大幅に削減できます。

提供元 株式会社ラクス
初期費用 100,000円
料金プラン 月額30,000円〜
導入企業 伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社、株式会社毎日新聞社、帝人フロンティア株式会社等
機能・特徴 領収書読み取り、交通費精算、規定違反チェック、承認ルート設定、自動仕訳、振込データ自動作成、交通系ICカード取り込み、乗換案内ソフト内蔵、定期区間の自動控除等
URL 公式サイト

(4)freee会計

freee会計は、個人事業主から中規模法人まで対応するクラウド会計ソフトです。銀行、クレジットカード、レジアプリをはじめ、交通マネー系ICカードなど、4000種以上のサービスと連携。取引内容の転記作業、仕訳はすべて自動化なので入力漏れやミスを防止できます。

パソコンやスマホがあれば、いつでも、どこでも経理作業が可能です。クラウド上で管理できるので、経費精算に必要な書類の紛失リスクもありません。

提供元 freee株式会社
初期費用 無料※「おまかせパック」は別途20,000円
料金プラン ミニマム:月額1,980円
ベーシック:月額3,980円
おまかせパック:月額29,800円
※従業員21名以上向けプランは要問い合わせ
導入企業 株式会社代々木アニメーション学院、GMOペパボ株式会社、ウォンテッドリー株式会社等
機能・特徴 取引入力、同期 & 明細自動取込、帳簿の作成、見積書/請求書/納品書の発行、入金確認や消込、帳簿への反映、支払管理や振込ファイルの自動作成、証憑管理(電子帳簿保存対応)等
URL 公式サイト

(5)RECEIPT POST

RECEIPT POSTは、クレジットカード明細をはじめ、suica、PASMOの明細もすべて自動連携で精算できます。自動仕訳された経費データは、ほとんどの会計ソフトと連携できるため、作業の効率化が可能です。

導入の際の支援や運用開始後のサポートが充実しているので、経費精算システムの導入がはじめての企業も安心です。

提供元 株式会社BEARTAIL
初期費用 300,000円
料金プラン 月額30,000円〜
導入企業 日本テレビ放送網株式会社、京急不動産株式会社、吉本興業ホールディングス株式会社等
機能・特徴 スマホ撮影で領収書をデータ化、クレジットカード明細Suica・PASMOを自動連携、スマホにICカードをかざすだけ交通費精算が完了、ほとんどの会計ソフトと連携可能、電子帳簿保存法完全対応等
URL 公式サイト

(6)Concur Expense

Concur Expenseは、法人クレジットカード支払いやQRコード支払い、ホテル・タクシー手配などさまざまなサービスと連携できるシステムです。経費支出は自動で取り込まれるので入力不要で可視化できます。

経費・交通費・交際費の申請・承認は、スマホで完結できるため移動の合間などの時間にも作業できます。ペーパーレス、キャッシュレス、承認レス、管理業務レスが実現できるでしょう。

提供元 株式会社コンカー
初期費用 無料
料金プラン 月額29,000円
導入企業 日本郵船株式会社、東急株式会社、株式会社ADKホールディングス等
機能・特徴 さまざまな決済手段と連携、OCR、経路検索・定期代控除、会計ソフト連携、振込(FB)データ作成、電子帳簿保存法対応、経費規程の自動チェック、仮払金管理
URL 公式サイト

(7)J’s NAVI NEO

J’s NAVI NEOは、多数の会計システムと連携できる経費精算システムです。法人クレジットカードの利用明細データは、精算書に自動で取り込めます。

領収書はスマホで撮影し、データ化された画像を精算書へ紐付けするだけなので簡単。経費精算・出張管理に必要な機能を、自社の規定やルールに合わせて自由にカスタマイズできます。

提供元 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ
初期費用 無料
料金プラン ベーシック:月額30,000円、1~50ユーザーまで600円/
スイート:35,000円、1~50ユーザーまで700円/人
※50ユーザー以上は、要問い合わせ
導入企業 株式会社商工組合中央金庫、株式会社JTB、日本製紙株式会社等
機能・特徴 経費ワークフロー、仕訳データ出力、IPアドレス制限、チケット手配、カスタムレポート、領収書のスマホ取り込み、スマホ承認、クレジットカード利用実績データ連携、勘定科目の自動仕訳、交通系ICカードデータ連携等
URL 公式サイト

法人クレジットカードの利用で経費精算を効率化しましょう!

経費の支払いを法人クレジットカードに一本化すれば、各従業員が申請する必要がなくなります。経理の負担も大幅に削減できるため、経費精算の効率化が図れるでしょう。また、領収書も不要になるため、もらい忘れや紛失などのミスが起こることもありません。

そして、クレジットカードの明細書が連携できる経費精算システムを導入すれば、さらなる効率化が期待できます。ここで紹介した7つのシステムを比較して、自社に合ったサービスの導入を検討してみてください。

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