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メールが届かないのはなぜ？原因と解決策を解説！再発防止策も！
メールを配信しても一定のメールアドレスに届かない場合、受信側・送信側・サーバー側のいずれかに原因があります。原因を解消せずに配信を継続すると、企業イメージを傷つけることもあるので早めの原因究明が重要です。本記事ではそれらの原因と解決策、再発防止策を解説します。
目次
メール配信が届かない原因は？
企業がメール配信をしても、必ずしもメールが読者に届くとは限りません。
たとえば、データ容量が大きすぎるメールやメールアドレスに誤りがある場合は、いくらメール内容が魅力的でも、読者にメールが届かない可能性もあります。
また、迷惑メールをブロックする目的で、URL付のメールを受信しないように読者側・サーバー側で設定しているケースもあるのです。
送信側と受信側、サーバー側にそれぞれメールが届かない原因が考えられ、具体的な原因を特定して、適切な対策をとっていく必要があります。
受信側の原因と再発防止策
メールが届かない受信側の原因は、以下の4点にまとめられます。
- 容量オーバー
- 特定メールアドレスの受信拒否
- URL付メール拒否
- 登録メールアドレス以外受信拒否
それぞれの原因と対応策を知って、メールが届かない問題を解決していきましょう。
1.容量オーバー
受信側のメールサービスで、受信容量がオーバーしているケースです。
原因
メールボックスには、受信できるデータ容量に上限があります。たとえば、メーリングシステムとして大きなシェアをもつ「Gmail」の場合、個人の無料アカウントで使える容量は15GBまでです。これを超えると、新規メールの受信ができません。
解決策
受信側のメールボックスの容量が問題の場合には、ユーザーに対処してもらう必要があります。具体的には、不要なメールを削除してもらう、有料プランに加入して受信容量を増やしてもらうなどの方法が考えられます。
2.特定メールアドレスの受信拒否
メールアドレスを指定して、受信者側でメールが届かないように設定しているケースも考えられます。
原因
なりすましメールや迷惑メール、スパムメールと判断され、受信拒否されている場合があります。これはユーザー自身が設定しているケースと、メーラー側で自動的に迷惑メールフォルダなどに振り分けているケースがあります。解決策
受信側で、「なりすましメールの受信拒否」「迷惑メール指定」などの設定をしている場合、読者に内容を説明し、設定を変更してもらいましょう。
3.URL付メール拒否
本文にURLが記載されたメールをスパムとして、迷惑メールフォルダに振り分ける人もいます。その場合、URL付メールは読者の手元に届かないケースもあります。
原因
URL付メールが拒否されて届かない原因は、フィッシング詐欺や迷惑メールの疑いがある信頼性の低いURLが本文に記載されているせいで、自動的にスパムメールと判断されてしまうためです。
解決策
URL付メールが届かない状況を改善するためには、ユーザーにあらかじめ配信に使用するメールアドレスの受信を許可してもらうように案内しましょう。
メーラーの機能によって、自動的に受信拒否になっている場合もあります。そうしたケースでは、ユーザーの意図とは別にメールが迷惑ボックスに振り分けられている可能性もあります。まずはメールが迷惑メールに入っていないか、ユーザーにチェックしてもらいましょう。
4.登録メールアドレス以外受信拒否
読者が許可していないメールアドレスからのメールは受信拒否するという設定になっている可能性も考えられます。
原因
不要なメールを受信したくない仕事用のメールアドレスなどで、このような設定になっているケースもあります。登録している関係者や知人からのメール以外は、迷惑メールに選別されてしまうことになります。
解決策
この問題も前述のとおり、受信側での設定変更が必要になります。あらかじめ、送信元のメールアドレスの受信を受け入れるように案内し、設定確認と変更対応を促しましょう。▷メルマガが迷惑メールに判定される原因は？今すぐできる対策17選！
送信側の原因と再発防止策
送信側にもメールが届かない原因はいくつかあります。主な原因は、次の2つです。
- メールアドレスが間違っている
- 迷惑メール・スパム判定を受けている
1.メールアドレスが間違っている
使われていないメールアドレスや間違ったメールアドレスにメール配信をすると、「User Unknown」という返信メールが送信元に返ってきます。
これはエラー内容を知らせるメールで、間違ったメールアドレスにメール配信をして、想定していたメールアドレスにメールが送れなかったことを意味しています。
原因
メールが届かない原因は、使われていないメールアドレスにメール配信をしてしまったことです。エラーメールが重なると、メーリングサービス側からブラックリスト認定をされてしまうリスクが高まります。その結果、送り続けているメールがスパム認定されてしまうのです。
解決策
有効ではないメールアドレスにメールを送信しないためには、「ダブルオプトイン」などのシステムを導入するのがおすすめです。
このシステムを導入すれば、仮登録・本登録の二段階でメール配信の承諾を得ることで、メールアドレスの有効性を確認できます。▷オプトイン・オプトアウトとは？メルマガ配信で知っておくべき注意点や法律
2.迷惑メール・スパム判定を受けている
ユーザーに快適なサービス環境を提供するため、メーリングシステムのサーバーは、スパムメールの自動検知機能を強化しています。このシステムに引っ掛かることで、迷惑メールに振り分けられてしまったり、スパム判定されてしまうのです。
原因
スパムメールに振り分けられてしまうメールは、送信元アドレスの有効性が低い場合や、文面にスパム認定されやすいフレーズがたくさん入っているケースなどが考えられます。
また、無効なメールアドレスに大量のメールを送信しているIPアドレスも、受信側のシステムに検知されやすくなり、迷惑メールなどとして処理されてしまうのです。
解決策
スパムメールに振り分けられないためには、タイトルに空白を入れない・過剰なあおり文句を入れない・信頼性の低いURLを添付しない、などの対策が必要です。スパム認定されるような怪しい文言(「必ず儲かる！」や飾り文字など)は避けることが重要です。
また、無効なメールアドレスを定期的に削除していくことで、スパム認定される原因になるエラーメールの数を減らせます。▷メルマガが迷惑メール扱いに？原因と回避するための13項目をチェック！▷メルマガで誤送信した場合の対処法は？お詫びの方法やミスを防ぐ方法
サーバー側の原因と再発防止策
サーバー側の原因で、メールが届かないケースもあります。原因と防止策を解説していきましょう。
1.メールサーバー側の自動検知
メールサーバー側がメール内容をチェックして、自動的にスパムメールを検知しているケースがあります。受信者がメールを受け取れる設定にしていても、システムがはじいてしまっている状態です。
原因
配信側のIPアドレスのセキュリティ性が低い場合や先述のとおり、件名や文面にスパム認定されやすい文言があるケースでは、スパムメールとして自動的に処理されてしまう可能性があります。
解決策
送信側は、配信環境を整備して配信速度を改善したり、セキュリティ面での安全性を確保することが重要です。また、件名やメール本文を空欄にせずに、読者にアピールしたい内容を効果的に組み入れてみましょう。さらに、アフィリエイトリンクをたくさん貼ったり、安全性を確認できないURLを貼るのはNGです。
エラーメールを連続して送り続けると迷惑メールと認識されるので、定期的にメールリストの整備を行うなど、顧客リストの管理にも注力しましょう。
2.サーバーダウン
システムが大容量のメールを受信できないケースもあります。メーリングシステムは、携帯キャリア各社が提供するものの他に、GoogleやYahoo!が提供するものなどさまざまです。ユーザーが使用しているサービスによって、受信できるメール容量には差があります。
原因
サーバーダウンしてしまいメールが届かない原因は、送信元がデータ容量の大きいメールを配信をしてしまうことです。
解決策
メーリングシステムで定められた、メールの送受信が可能な「最大容量」を確認して、上限値を超えないようなメール配信を考える必要があります。
スパム扱いされて届かない場合の解決策
スパム扱いされてメールが届かないケースを避けるためには、具体的にどのような点に気をつければいいのでしょうか。
ここでは、内容・配信方法・環境の3つの観点から、具体的な改善点についてみていきましょう。
内容の改善点
メールが届かないケースを避けるためには、以下の内容を改善しましょう。
- 信頼性の低いURL(フィッシングサイトや詐欺サイト)を入れない
- 件名や本文内容に要点を入れてわかりやすくする
- スパム認定されやすい文言を減らす
メールが届かないのは、受信側に受信制限されたり、サーバーによるスパム検知に引っかかったりするのが主な原因です。
読者からみて「明らかに怪しい内容のメールだな」と判断されないように、記載するURLや件名・本文内容を吟味することが重要だといえます。
配信方法の改善点
メールを読者に確実に届けるためには、以下の配信方法を改善しましょう。
- 無差別に大量のメール配信をしない
- メール配信のルールを遵守する
無効なメールアドレスを整理しないで、大量のメールを配信し続けることは、スパムメールとして認定されてしまうリスクが高まるので避けましょう。
また、メールの送受信に使うメーリングサービスやサーバーの規定を遵守することも、メールの到達率を高めるために重要です。
環境の改善点
メールが届かないという事態を回避するためには、以下の環境面での改善点も意識しましょう。
- IPアドレスを正しく設定するとともに分散して配信する
- ドメインを正しく設定する
- DNSを正しく設定する
メールサーバーはスパムメールを配信するIPアドレスを特定し、同一のIPアドレスから配信されるメールを自動検知してブロックしています。
そのため、スパム配信が疑われるIPアドレスの使用を回避して、いくつかのIPアドレスを活用するのがおすすめです。
ブラックリストに登録されてしまった場合の対処法
企業が配信するメールが「ブラックリスト」に登録されてしまった場合には、どのように対策をすればいいのでしょうか。
ブラックリストとは
ブラックリストとは、悪質な迷惑メールを大量に送信しているとみなされたドメインを登録するリストのことです。
一度ブラックリストに登録されてしまうと、送信したメールがユーザーの元に届かないという状況になってしまいます。
ブラックリストに登録される理由
利益を著しく損なう可能性のあるメールから利用者を守るために、悪質なメールを送信した業者などのドメインはブラックリストに登録されてしまいます。
企業が配信するメールでも、内容に明らかな間違いや信ぴょう性の低い情報、セキュリティの低いURLが含まれていると、ブラックリストに入ってしまう可能性もあるでしょう。
また、読者から承認を得ていないメール配信は「特定電子メール法」によって、規制されています。そのため、違法なメール配信を規制する目的で、ブラックリストに登録されてしまうケースもあるのです。▷特定電子メール法とは？メルマガを安全に配信するためにポイントを解説
登録されないための対策
ブラックリストに登録されないための対策としては、信ぴょう性の高い情報やURLを添付して、無差別に大量のメール配信をしないことが重要です。
また、無効なアドレスにメールを送り続けることもブラックリスト入りの原因になります。そのため定期的なリストの修正や更新は不可欠です。古くなったユーザーのアドレスを削除するためにも、受信受け入れの再確認メールを送信するなど、リストの正確性を担保するための施策を講じましょう。
登録されてしまった場合の解除方法
仮にブラックリストに登録されてしまったら、利用しているメーリングサービスのISPやDNSBLに連絡をして、ブラックリスト入りを解除してもらう必要があります。
場合によっては、企業名や解除理由などを求められることもあるでしょう。
メールが届かない原因を把握して早急な改善へ
メールが届かないのには、さまざまな原因が考えられます。受信側や送信側、サーバー側のいずれに原因があるか特定し、適切に対処する必要があります。
メール内容に怪しい点がないかを確認するのはもちろん、メールのデータ容量やエラーメールの数なども、メールの到達率に影響を及ぼす要素です。
メールの到達率を上げるために、配信システムを導入することも効果的です。メール配信の効率化を目指すためにも、自社に適した改善策を考えて実行していきましょう。
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