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メルマガで誤送信した場合の対処法は？お詫びの方法やミスを防ぐ方法
メルマガの誤送信は、どの企業にも起こり得るリスクの1つです。万が一ミスが起きたら、速やかに原因の特定とお詫びをしなければなりません。この記事では、メルマガ誤送信時のお詫びの方法やミスの防止法、お詫びの例文やミス防止ツールについてご紹介します。
目次
メール誤送信の事例
メールを送信する際、チェックを重ねミスを減らすことは非常に重要です。万が一誤送信してしまった場合は、企業の信頼が損なわれる危険性があります。
顧客との信頼関係を築くためにも、少しでも多く誤送信のリスクを取り除かなければなりません。まずは、起こりやすいメール誤送信の事例についてご紹介します。
(1)一斉送信時の設定ミスで個人情報が漏洩した
メールマガジンは、自社の製品やサービスに登録した不特定多数の顧客に対して発信するメールです。不特定多数の顧客に一斉送信するため、メールの宛先をBCCにして自分以外の誰に送信したのかわからないようにして送信します。
しかし、メールの宛先をBCCではなくCCで送ってしまった場合、配信した顧客全員の個人情報も送信先として一緒に届いてしまいます。送信相手の個人情報が流出してしまう原因は、このような誤送信で発生するケースも考えられるのです。
場合によっては、一斉送信したことで個人情報だけでなく、顧客同士のトラブルに発展するケースも少なくありません。必ずBCCで送るよう設定を見直したり、誤送信を防止するツールの導入を検討したりすることが大切です。
(2)取引先との機密情報が載っているファイルを無関係の顧客に送信した
機密情報が載ったファイルの管理がずさんで誤って無関係な顧客にファイルを送ってしまうミスがあります。取引先との機密情報は、自社だけでなく取引先との信頼関係にもつながります。外部への情報漏洩は顧客との関係性を悪化させる原因なので、十分にご注意ください。
(3)誤った情報を配信してしまった
全く関係のない情報を誤って配信することも少なくありません。コピー＆ペーストなどを使って送信する場合に、不注意によって内容と合わない本文を送信してしまう可能性があります。
内容によっては情報漏洩に該当する可能性があるため、しっかりと確認してミスがないよう注意しなければなりません。
▷【完全版】メルマガ施策の改善ガイド！担当者必見のチェックポイントとは？
メルマガを誤送信した場合の対処法
注意していても、ミスが発生する可能性はゼロとはいえません。万が一誤送信してしまった場合は、どのように対処すべきなのでしょうか。ここからは、メルマガを誤送信した場合の対処法についてご紹介します。
(1)誤送信の原因を特定する
メルマガで誤送信した場合、送信後すぐに対応できるとは限りません。場合によっては、顧客や読者から連絡を受けて初めて気づくこともあります。報告を受けたら、まずは何が原因だったのか冷静に探ることが大切です。
配信メールサービスを導入している場合はサーバーに連絡を取ったり、個人で送信している場合は、原因がないか履歴を確認する必要があります。受信設定をはじめ、細かな部分まで徹底的に調査して、原因を特定してください。
(2)お詫びメールを送信する
不特定多数に誤送信した場合、メールに気づいた読者によっては不信感や不快感を抱くことも少なくありません。その場合は、早急にお詫びメールを送信しましょう。誤送信のせいで不快な思いをさせてしまったお詫びはもちろん、経緯や今後の対応策など慎重に内容と文言を選んで送信することが大切です。
また、送る前に誤送信の理由や原因を突き止め、早急に理由を説明することが求められます。下記の内容だった場合は特に、細心の注意を払って対応しなければなりません。
#1:個人情報漏洩の場合
個人情報が漏洩した場合は、速やかな原因究明が求められます。誰の個人情報が流出してしまったのか、原因を特定するためにスタッフを増員したり履歴等を細かくチェックしたりするなどして対応しなければなりません。
原因がわかったら速やかに連絡をし、解決のためのサポートや案内を行うことが大切です。その際は、情報漏洩をさせてしまった本人に直接連絡を取ることが必要です。
#2:機密情報の漏洩の場合
機密情報を誤って流出させてしまった場合は、漏洩してしまった取引先に連絡しなければなりません。誤送信した取引先にはファイルの削除を依頼して、漏洩した取引先には誠心誠意の対応が必要です。また、取引先から指示を仰ぐ必要もあるので、迅速かつ丁寧に対応しましょう。
▷メルマガの最適な配信頻度は？平均的な回数や意識すべきポイントを解説
(3)原因に応じて再発防止対策をする
誤送信の原因はさまざまです。送信までの時間が短かったり、一人でメルマガ配信を担当してチェックを怠ったりした場合などに誤送信は発生しやすくなります。チェックするのが大変な場合は、配信時に使える誤送信防止ツールを導入するのも1つの方法です。おすすめの誤送信防止ツールについては、後述します。
メルマガを誤送信した時のお詫びメールの例文
メルマガを誤送信した場合は、原因究明と合わせて誤って送信した相手にお詫びのメールを送信することが大切です。ここからは、状況に応じたお詫びメールの例文をご紹介しますので、送信する際の参考にしてください。
(1)個人情報を漏洩した場合の例文
| 件名 | 【お詫び】個人情報漏洩のお詫びと流出について |
| 文面 | お客様各位 この度、弊社が配信しているメールマガジンにて、個人情報が漏洩・流出しているとのご指摘を受けました。事実関係を調査した結果、社員の不手際によりお客様へのメールマガジンで誤送信を行ってしまったことが判明いたしました。 流出した情報は、氏名、住所、電話番号のほかに、メールアドレスも含まれておりましたことから、お詫びと説明をさせていただきます。個人情報漏洩の対象になった皆様におかれましては、ご迷惑をおかけしてしまい、心よりお詫び申し上げます。 弊社では、今後個人情報の管理をより一層厳重に行ってまいりますとともに、このようなことが二度と起こらないよう徹底してまいります。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。 |
(2)機密情報を漏洩した場合の例文
| 件名 | 【お詫び】機密情報漏洩のお詫びについて |
| 文面 | いつもご利用いただきありがとうございます。先日〇月〇日に送信いたしました内容につきいて、誤って別の情報を添付してしまい、ご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。 今後は社内でダブルチェックを行い情報の漏洩がないよう徹底いたします。この度は本当に申し訳ございませんでした。 株式会社〇〇 担当〇〇 |
(3)誤った情報を送信した場合の例文
| 件名 | 【お詫び】誤情報の送信について |
| 文面 | 株式会社〇〇 営業担当〇〇様 いつもお世話になっております。〇〇と申します。 先程お送りいたしました「件名：▼▼」に添付したファイル「〇〇」につきまして、誤った資料を添付いたしました。誠に申し訳ございません。 正しい内容は「××」となっておりますので、上記ファイルは削除していただけますと幸いです。今後同じミスがないよう、送信前にはチェックを徹底していく所存です。今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 |
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メルマガの誤送信を防ぐ方法
ここからは、メルマガの誤送信を防ぐために行うチェックの方法についてご紹介します。
(1)アドレス帳から宛先を選択するように徹底する
メールアドレスを手打ちするのではなく、アドレス帳から宛先を選択することで誤送信を防ぐことができます。どうしても手動で行う場合は、宛先のチェックを厳重にしてください。
メール配信ツールを活用した場合は、オートコンプリート機能をオフにすることで対策が可能です。
(2)社内と社外のアドレス帳を分ける
社内と社外のアドレス帳を一緒に管理している場合は、アドレス帳を分けて管理することをおすすめします。手間はかかりますが、機密情報漏洩のリスクを減らすことが可能です。
(3)送信取り消し機能を活用する
一部のメールには、送信取り消し機能がついています。例えばGmailの場合、送信直後から最大30秒までであれば送信したメールの送信取り消しが可能です。
現在使っているメールに、送信取り消し機能がないか確認して活用しましょう。
▷メルマガの最適な配信時間とは？読者が開封する曜日や時間帯を徹底解剖！
(4)メール送信時に宛先のWチェックを行う
メルマガ配信はチームで行うことも少なくありません。メール送信時は、必ず1人ではなく2人以上でチェックをして配信してください。席が隣の人に確認してもらうなど、チェックをするフローを作成しておくと便利です。
(5)下書きに保存・上長承認で送信するというフローを作る
メルマガを送信する前に下書きで保存し、上長などが確認・承認してから先方に送付する方法もあります。上長に確認してもらうことで、ミスや漏れを無くし承認してもらうことで二重チェックにもなります。
(6)誤配信防止ツールを使用する
手動でミスのチェックを行う場合、多くの手間と時間がかかってしまいます。ミスを極力減らすには、誤送信防止ツールの導入がおすすめです。誤送信防止ツールを導入することで、ミスを未然に防ぐことができます。
▷メール配信システムの選び方は？必要な機能やメリット・注意点を解説
メルマガ配信ミス防止ツール7選
ここからは、メルマガの配信ミスを防ぐためにおすすめしたい防止ツールをご紹介します。
(1)safeAttachクラウドサービス
safeAttachクラウドサービスは、メールを送信する前に一旦保留されるシステムが導入されています。一旦保留されることで改めてチェックできるので、情報漏洩や誤送信のリスクを回避することが可能です。また、送信時はBCC化して送信してもらえるため、メールアドレスなど個人情報の流出リスクも防げます。
| 提供元 | リコージャパン株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 要問合せ |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
(2)CipherCraft/Mail7
CipherCraft/Mail7は、メールの誤送信を防止するために暗号化を行い、チェックを自動で行ってくれるツールです。メールのセキュリティレベルを強化し、誤送信や情報漏洩のリスクを低減させます。
| 提供元 | NTTテクノクロス株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | CipherCraft/Mail 7(年間サブスクリプション)：88,000円(税込)/50ユーザ CipherCraft/Mail 7 for Microsoft 365(年間サブスクリプション)：88,000円(税込)/50ユーザ CipherCraft/Mail 7 Server(年間サブスクリプション)
※G・A・J型から選択して契約 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
(3)MailDefender
MailDefenderは、誤送信防止だけでなく、侵入防止や証拠保全など3つの機能が集約されたツールです。1台で3役を担うので、企業のメール配信に関わるセキュリティ体制を向上させることが可能です。
チェックやセキュリティ面にかかる人員や手間を減らし、メルマガ配信のミスを解消できるのもメリットといえます。
| 提供元 | 株式会社プロット |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 要問合せ |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
(4)WISE Alert
WISE Alertは、パソコンだけでなくスマートフォンからもチェックできるメルマガ送信ミス防止ツールです。クラウドサービスで、分析と数値化を行いながらさまざまな角度から誤送信防止をサポートしてくれます。
| 提供元 | 株式会社エアー |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 【一般企業向け】 ■エンタープライズ版
■スタンダード版
【教育機関、官公庁、医療機関向け】 ■エンタープライズ版
■スタンダード版
※ユーザ数は、「利用者数」「メールアカウント数」「クライアントデバイス数」から最も多いものでカウントする ※1,001ユーザ以上の場合は、別途 問い合わせ |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
(5)メール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能
サテライトオフィスが展開するメール誤送信防止/標的型攻撃メール対策機能は、誤送信を防ぐために一旦保留にして送信できたり、メールの内容を細かくチェックして問題ないか判断する機能がついています。
多機能なので、誤送信だけでなくメルマガを通して機密情報が漏洩するなどのリスク回避もサポートしてくれるので便利です。
| 提供元 | 株式会社サテライトオフィス |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン |
|
| 導入実績 | 1,830社/578,087アカウント(2022年8月1日現在) |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
(6)メールZipper
メールZipperは、ファイルの暗号化を自動で行ってくれるツールです。一時保留などのセルフチェックや送信前に自分のメールをチェックできる自己承認機能もついています。クラウド型なので、初期費用が比較的安いのも嬉しいポイントです。
| 提供元 | LRM株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン |
※年間一括支払い ※最低契約期間：1年間 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
(7)IIJセキュアMXサービス
メルマガを配信する上で避けたいリスクやミスを防ぐために、さまざまな角度からサポートしてくれるメルマガ配信防止ツールです。脅威となるメール対策はもちろん、セキュリティ強化を図ることで情報漏洩を防ぎ、誤った内容のメールを送信する可能性を排除するためのサポートをしてくれます。
メルマガを実際に配信するまでの間、情報はクラウド上に保存されます。IIJセキュアを利用することで、クラウド上でさまざまなセキュリティ対策が可能です。人件費やコストを押さえながら、自動ツールによってミスを未然に防げるのは大きなメリットといえるでしょう。
| 提供元 | 株式会社インターネットイニシアティブ |
|---|---|
| 初期費用 | 要問合せ |
| 料金プラン | 要問合せ |
| 導入実績 | 1,400社以上 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
メルマガ誤送信を防ぐ対策を万全にしましょう！
メルマガを配信していると、さまざまな状況下でミスが発生する可能性があります。その場合は、迅速にミスの原因を究明し、素早く謝罪を行うことが大切です。
本記事では、誤送信を防ぐ場合に知っておきたいポイントについて解説しました。間違いのリスクを少しでも下げるためにも、メルマガ配信ミス防止ツールを導入することをおすすめします。
クラウド上で自動管理してくれる場合が多いので、人件費や手間を省きながら効率よく誤送信の対策を行っていきましょう。
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