メール配信の開封確認機能とは？設定方法や注意すべきマナーについて解説

メールの確認機能について

メールの確認機能とは、相手がメールを確認したかどうかを送信元が知ることができる機能のことです。ここでは、メール確認機能についてご紹介します。

開封確認は相手が受信したメールを開封したか通知する機能

開封確認とは、相手が受信したメールを開封したかどうか、送信元に通知してくれる機能です。

開封確認を行うと、相手にポップアップが表示されます。送信した人が開封確認するためには、メールの受信相手が確認通知を送るようにリアクションをする必要があります。

配信確認は相手にメールが配信されたかを通知する機能

配信確認は、相手のメールボックスにメールが配信されたかどうか通知する機能です。

相手のセキュリティブロックやアドレスの入力ミスというケアレスミスなどにより、メールが届かないという状況はおこりえることです。

しかし、メールがきちんと届いていないことで、業務に多大な被害が出ることは往々にしてあるのです。そんなときには、配信確認機能を活用してみましょう。メール未着によるトラブルを軽減するのに役立ちます。

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開封確認と配信確認のメリット・デメリット

開封確認や配信確認を利用するメリットは、相手にメールが届いたかどうか確認できる点です。

メールによるやりとりに支障をきたした場合、メールがそもそも届いていなかったのか、もしくは相手がメールを開封していなかったのかが確認できるのはとても役に立ちます。

デメリットとしては、配信通知だけだと相手がメールを開封したかどうか確認できないことです。

また、開封通知の場合だと、相手側へのリアクションを求める点がネックになりえます。この作業に煩わしさや不快を感じる人がいることを、念頭に置いておきましょう。

メール配信確認や開封確認の設定について

メールの配信確認や開封確認は、メールサーバーで初期設定されていないことが多く、利用したい場合は自身で設定する必要があります。

ここでは一般的に利用者が多いと想定される、OutlookとGmailでの設定方法をご紹介します。

1.Gmail

Gmailでメールの配信確認や開封確認を設定する場合、「Google Appsアカウント」が必要になります。これは職場などで利用する組織用のアカウントで、個人用の「Googleアカウント」とは異なるものです。

設定に進む前に、まずは自分のアカウントの種類を自社の情シスなどに確認しましょう。

設定方法は以下の4ステップです。

• STEP1:Gmailを開き新規メールを作成
• STEP2:宛先､件名､メッセージを通常通り入力
• STEP3:その他アイコンから「開封確認をリクエスト」を選択
• STEP4:メール送信

2.Outlook

Outlookでメールの配信確認や開封確認を設定する方法は、以下の手順となります。

• STEP1:新規メッセージの中の「オプション」から「追跡」を選択
• STEP2: 「追跡」から「配信確認を要求する」または「開封確認を要求する」のチェックボックスをマーク
• STEP3: メールを作成
• STEP4: 送信

送信済みのメッセージを選択して、メッセージタブの中の表示から追跡を選べば、相手がそのメールに応答したかどうかも調べられます。

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メールの開封確認機能を利用する際の注意点

ビジネスシーンで役立つメールの開封確認機能ですが、利用する場合には注意する点があります。

メールの開封確認においては、相手側にもメール開封通知にリアクションしてもらうという作業を要求することになります。この作業は人によっては煩わしさを感じることがあるので、頻繁に使用するのは避けたほうがよいでしょう。

メールの開封確認は、重要なメールや急ぎの案件などで、開封確認の必要性が高い場合にのみ使用することをおすすめします。

逆に、メールの開封確認を要求された場合にも注意が必要です。特に、開封メッセージを自動送信するような設定をすると、セキュリティ上のリスクが生じるおそれがあります。

また、開封通知は自動で相手に送られるので、実際の自分のメールの返信との間に時差ができると、先方に不快感を抱かせることもあります。

開封確認を要求されたら、必要に応じて確認を送信することをおすすめします。礼儀としても、メールを受信したことを返信するというリアクションが望ましいでしょう。

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【メールの種類別】送信時のマナー

ビジネスシーンでは、メールに関するさまざまな守るべきマナーがあります。開封確認・配信確認機能に関するもの以外で、身につけておくべき基本的なビジネスマナーをご紹介します。

1.件名なしのメールの場合

件名のついていないメールはマナー違反と見なされます。件名がないメールはタイトル欄が空白で表示されるので、受信ボックスの中で浮いてしまいます。

そのため、相手に概要がわからないメールを開封させることになり、人によっては不快を感じるでしょう。

また、ビジネスシーンで件名がないメールは、優先度や重要度も不明で開封のリスクすら感じさせてしまう可能性があります。先方からの信頼度も低下しかねないので、気をつけましょう。

2.電子名刺の添付メールの場合

電子名刺の添付については、相手が電子名刺を認知していない場合や、初対面の人への営業メールなどの場合はマナー違反ととられるでしょう。

電子名刺は一般的にまだ認知度が低く、先方が認知していない場合には必要がないものと見なされます。また、電子名刺といえども個人情報が掲載されているので、初対面の人や誰かわからない人に突然送るのもおすすめできません。

3.HTML形式のメールの場合

HTMLとはウェブサイトで使用される言語のひとつです。

文字を装飾する機能が使えて、メールシステムによってはエディタ機能が備わっているものもあります。ただし、HTML形式のメールも、マナー違反だと感じる人がいるので注意が必要です。

メールをHTML形式にすると、データ容量が増えます。そのため先方のメールの受信容量を圧迫してしまうことになります。また、華美な装飾のメールはビジネス上では不適切と考える人も少なくありません。使用するときは、相手との関係性などをしっかり考えてからにしましょう。

メール配信で相手を不快にさせない方法

メール配信では思わぬことで相手を不快にしてしまう可能性があります。ここでは、リスクを回避するための具体策について解説します。

メール配信システムの導入

ビジネスなどで、メール配信の効果測定を効果的に行いたい場合は、メール配信システムを導入することをおすすめします。

メール配信システムの機能を利用すれば、相手にリアクションを求めることなく未着メールの状況がわかります。さらに、到達率をはじめクリック率やコンバージョンなども計測できるので便利です。

また大量のメルマガなどを送るケースでも、担当者の負担軽減に貢献するなど多くのメリットが期待できるでしょう。

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メールの開封確認には最善の注意とマナーに気をつけよう

今回は、メールの確認機能についてご紹介しました。メールの開封確認などの機能を利用するときには、相手先を不快にさせないための最善の注意とマナーが必要です。

メールも人と人とのコミュニケーション方法のひとつです。送る側の必要性だけではなく、送られる相手の立場も理解しながら上手に活用するようにしましょう。

また、大量のメールで開封や配信の確認が必要な場合は、メール配信システムの導入を検討するのもよいでしょう。メール配信や開封確認だけでなく、効果測定などほかにも使える機能が備わっているのでおすすめです。