【簡単】メール配信システムとは？仕組みやできること・導入メリットを解説

メール配信システムとは？

メール配信システムとは、大量のメールを一斉に送信できるシステムです。手作業で大量のメールを送信するには、コストも時間もかかります。システムを利用すれば、あらかじめリスト化したユーザーに向けて大量のメールを一斉に送れるため、メール配信の効率化が図れるでしょう。

また、メールを送信するだけではなく、受信端末に最適なサイズにカスタマイズしたり、配信を予約したりなどもできます。さらに、リストの管理や効果測定もできるため、メールを使ったマーケティングに欠かせないシステムになっているのです。

メール配信システムの仕組み

ここでは、メール配信システムの仕組みについて、4つの視点からくわしく解説します。

(1)メールサーバとDNSサーバで送受信を行う

システムのメールサーバは、「SMTPサーバ」と「POP3サーバ」で構築されます。SMTPサーバは送信用のサーバで、POP3サーバは受信用のサーバです。SMTPサーバとPOP3サーバに加えて、IPアドレスを割り出せるDNSサーバも必要になります。

メール配信を行う際に、ドメインだけでは送信できません。DNSサーバはドメインからIPアドレスを割り出すことができるので、メールの送信先の特定が可能になります。

(2)IPアドレスを複数持つことで迷惑メール判定の対策になる

メールを配信をしても、迷惑メールのフォルダーに振り分けられてしまっては意味がありません。また再送するにしても、効率が非常に悪くなります。

一度に大量のメールを送信したり、無効なメールアドレスに何度も送信したりすると、迷惑メールと判定されてしまう可能性が高まるため注意が必要です。

メール配信システムは、スパム判定を回避するためにIPアドレスを複数持ち、分散配信が行えます。迷惑メールと判定されないための仕組みも、メール配信サービスの特徴です。

(3)MTAで大量のメールを高速に送る

メール配信システムには、MTAというプログラムがあります。MTA(Mail Transfer Agent)とはメール転送エージェントのことで、SMTPサーバ内のプログラムの1つです。

MTAは、メール配信システムの大量配信・高速配信を実現できるプログラムで、送信元から転送されたメールを、正しい宛先に仕分ける役目を持ちます。メールの配信数の調整・エラーメールアドレスの管理などを行うことも可能です。

(4)オンプレミス型とクラウド型の2種類がある

メール配信システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれの特徴は以下のとおりです。

費用面を比較すると、買い切りタイプのオンプレミス型の方が高価で、初期費用・導入費用がかかります。クラウド型は導入までの期間が短く、低コストで運用の開始が可能です。ランニングコストや自社の状況を把握し、どちらが適しているのかを検討しましょう。

メール配信システムでできること

メール配信システムを導入すると、具体的にどのようなことが可能になるのでしょうか。ここからは、メール配信システムでできることについて解説します。

(1)メールを個別にカスタマイズ

メール配信システムでは、メールのカスタマイズを簡単に行えます。

通常、メールをカスタマイズするためにはプログラミングの知識が必要になるため、スキルや経験がない場合には難易度が高くなります。

しかし、メール配信システムのテンプレートやエディター機能を利用することで、メールのカスタマイズが簡単に行えます。また、メールの宛名にユーザー名などの固有名詞をつけられるため、誕生日の特別配信やポイントの通知などの際にも、一斉配信と感じさせないことも可能です。

(2)効果測定

メール配信システムでは、開封率・クリック率・コンバージョン率などを計測して可視化できます。メール配信の効率を上げるためには、PDCAサイクルを回すことが必要です。

Check(評価)・Action(改善)の部分では、実際に送信したメールに関する効果測定が必須となります。メール配信システムでは、目的に合った配信ができているかどうか、配信結果を分析し、見直しや改善を行うための測定ができるのです。

▷メルマガ配信の正しい効果測定とは？指標となるKPIと分析方法を解説！

(3)セグメント配信

セグメント配信とは、マーケティング手法の1つで、メール配信のリストを一定の条件で絞り込み、対象ユーザーに合わせたメールを配信することです。メール配信システムにはセグメント配信の機能があり、ターゲットメール配信と呼ばれることもあります。

セグメント配信を行うことで、開封率・コンバージョン率・クリック率が上がり、メール配信解除率が下がることが期待できます。セグメント配信を行うことで、ユーザーに合った内容を適切な頻度で配信できるシステムが構築できるでしょう。

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(4)ステップメール

ステップメールとは、ユーザーに合わせて準備したメールを、順番に配信する仕組みのことです。

一斉配信されるメルマガとは異なり、問い合わせ・資料請求・登録・購入といったアクションを起こした日を起点として、作成したシナリオに沿ったメールが配信されます。商品購入後のお礼やアフターフォローなどを、自動で配信できる機能です。

(5)HTMLメール

HTMLメールは、文字だけのテキストメールとは異なり、画像や文字の装飾などを使って、訴求力の高い内容にできるメリットがあります。

通常、HTMLメールの作成はHTMLやCSSの知識が必要なため、初心者にはハードルが高いとされています。一方、メール配信システムではHTMLメールのエディタやテンプレートが搭載されているので、比較的簡単に作成できます。

(6)メールアドレス・リスト管理

メール配信システムでは、メールアドレスやリストの管理を行えます。ただ管理するだけではなく、効果測定の結果や属性に則ったリストとして管理できるので、エラーアドレスや重複アドレスの整理も可能です。

登録されているメールアドレスが多ければ多いほど、管理は煩雑になります。より有効なメール配信を行うためにも、メールアドレスやリストの管理は重要なポイントです。

(7)配信予約

メール配信システムには、指定した時間・日付にメールを配信できる機能も搭載されています。配信予約は、深夜や早朝に作業をしても決まった時間に配信でき、一度にさまざまなメールを予約できることがメリットです。

あらかじめ検証した、開封率・クリック率・コンバージョン率の高い時間を指定して送信が可能なため、メール配信の効率化が図れます。

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(8)登録フォームの作成

多くのメール配信システムには、登録フォームを作成できる機能があります。登録フォームの作成には通常専門的な知識が必要ですが、メール配信システムを利用すれば初心者でも簡単に作成可能です。

また、高度なメールマーケティングの実施は、ユーザーの流入経路を把握する必要があります。配信システムによって、複数の登録フォームを作成しておくことで、流入経路の判別が容易にできるメリットもあるのです。

▷メルマガ登録フォームの設置方法！登録者数を最大化するコツやツールを紹介

メール配信システムの導入メリット

次に、メール配信システムの導入で得られるメリットを5つご紹介します。

(1)HTMLメールがコード要らずで作成できる

メール配信システムのメリットとして、HTMLメールがコード要らずで作成できることがあげられます。HTMLメールは、テキストメールと比べて文字の装飾や画像の添付を行うことができるため、メルマガでは主流です。

本来、HTMLメールの作成には専門的な知識が必要となりますが、メール配信システムの機能を活用すればコード要らずでHTMLメールが作成できるため、新たにIT人材を雇わなくても対応可能です。

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(2)配信履歴を蓄積し、結果を見ながらPDCAサイクルを回せる

配信履歴が蓄積できるのもメリットの1つです。開封率やクリック率などの情報を蓄積することで、精度の高いターゲティング配信が可能になります。

そして、その結果を見ながらPDCAサイクルを回せるため、より効果の高いメールマーケティングが行えるのです。

(3)セキュリティ対策が簡単にできる

メール配信システムでは、セキュリティ対策が簡単に行えるのもメリットです。多くのメール配信システムは、外部からのサイバー攻撃に備えたセキュリティ対策を行っています。

また、手作業でのメール配信では操作ミスでの情報漏洩リスクが高まりますが、メール配信システムならリスト管理も安心して行えます。

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(4)メールの到達率が上がる

メールの到達率が上がることは、システム導入の大きなメリットです。大量に配信したメールは、スパムメールと判定されてユーザーの元に届かないことがあります。しかし、メール配信システムは複数のIPアドレスを保有し、分散して配信することが可能です。

また、スパムメールと判定される要因に、無効なアドレスに複数回送信することもあげられます。メール配信システムでは、重複リストや送信エラーのアドレス管理も可能です。そのため、スパムメールと判定される可能性を下げて、到達率を上げられます。

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(5)手間を減らせる

メール配信にかかる多大な工程を減らすことも可能です。システムを利用しない場合、メールの作成や送信作業だけではなく、コンテンツ作成やリストの管理など、メール配信には非常に多くの手間がかかります。

メール配信システムを導入すれば手間が省けるため、人件費などのコスト削減も可能です。

メール配信システムの選び方

自社に最適な配信システムを選ぶには、どのような点に着目すれば良いのでしょうか。ここからは、メール配信システムの選び方をご紹介します。

クラウド型かオンプレミス型か

メール配信システムには、クラウド型とオンプレミス型の2種類があります。先ほどお伝えしたように、それぞれに特徴があり、メリット・デメリットを理解しなければいけません。

予算・使い方・セキュリティ面はもちろん、自社に専門的知識を持つ担当者がいるかどうかという点も重要です。

自社の目的に沿った機能や費用感か

自社の目的に沿った機能が搭載されているサービスであるかの確認は重要です。それを確認するためには、まずは導入目的を明確にしておく必要があります。目的を明確にすれば、必要な機能の把握が可能です。

必要な機能が把握できれば、費用感も見えてきます。予算に合った費用感のものを比較して導入するサービスを検討しましょう。

導入実績は豊富か

導入実績はシステムを選ぶ際の大きなポイントです。実績数が多いということは、それだけ多くの企業から評価されていると考えられます。サービスのホームページで、「導入実績数〇〇社」などと明記されている場合があるので参考にしましょう。

また、導入数だけではなく、どのような企業や団体が導入しているかの確認も大切です。情報漏洩に万全の対策を行う大企業や官公庁が導入しているのであれば、セキュリティ面が評価されていることがわかります。

導入・運用サポート体制はあるか

システムの導入時、運用に関するサポート体制も確認が必要です。初めてシステムを導入する企業の場合、サポートなしでは時間がかかってしまう可能性があります。また、運用開始後も不明点や疑問点が多く出てくるでしょう。

そのため、サポートの有無や対応可能な時間帯はもちろん、具体的なサポート内容についての確認も重要です。メールや電話、チャット、専任の担当者がついてくれるかなどをチェックしておきましょう。

▷メール配信システムの選び方は？必要な機能やメリット・注意点を解説

メール配信システムを導入する際の注意点

最後に、メール配信システムを導入する際の注意点をお伝えします。導入後の運用がスムーズにできるように、確認しておきましょう。

配信数の上限はいくらか

メール配信システムはサービスによって、メール送信数の上限を設けています。自社で配信するメールの数を確認した上で、システムを選択しましょう。

また、メールの配信数によって月額料金が変動するサービスも多いです。上限数と合わせて、費用感も確認しておきましょう。

信頼できるシステムで到達率は問題ないか

システムのメール到達率は、導入前に注意して確認しておきましょう。どれだけ多機能であっても、到達率が低ければ意味がありません。

「複数のIPアドレスを保持している」「エラーの出たメールアドレスを自動で削除する」などの機能が備わったシステムは、メールの到達率が高い傾向にあります。

MAツールによるメール配信も合わせて検討

マーケティングを自動化・効率化できるMAツールにも、メール配信機能が搭載されています。見込み顧客の管理やニーズに合わせた自動配信など、より精度の高いマーケティングをしたい場合にはMAツールの導入を検討しましょう。

ただし、MAツールを運用するにはスキルや知識が必要です。自社に適任者がいるかを事前に確認しておいてください。

メール配信システムで効率的なメールマーケティングを！

メール配信システムを導入すれば、業務の効率化はもちろん、より精度の高いマーケティングが実現します。しかし、自社に合ったシステムを選ばないと、上手く活用できずに思うような効果が得られません。

導入前には、それぞれのサービスの機能や特徴、メリットやデメリットを理解した上で比較検討しましょう。自社に最適なシステムを導入できれば、成果につながる効率的なマーケティングが行えるはずです。