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メール配信システムの導入メリット・デメリットは？必要な理由も解説
メール配信システムは大量のメールを一斉に配信できるため、メールマーケティングに欠かせないツールの一つです。しかし、多種多様のメール配信システムから、どのように自社に適したものを選べばよいのかお困りの方もいらっしゃるでしょう。本記事では、メール配信システムを導入するメリットや選び方についてご紹介します。
目次
メール配信システムとは？
大量の顧客に一斉にメール送付できるシステムのことを、メール配信システムといいます。メールの送付は有効的なマーケティングの手法の一つで、顧客一人ひとりに向けて素早く情報を届けることが可能です。
また、メール配信システムを活用すれば、各企業が所有している顧客リストに基づきユーザーへ自動的にメールを送付できるので、配信効率が格段にアップします。
メール配信システムが必要とされている理由
現代の営業活動において、メール配信システムが必要とされている理由はどこにあるのでしょうか。主な理由として、以下の3点が挙げられます。
1.メールの作成・配信などの課題を解決できるシステム
ターゲットが多くなると、メール作成や送付の手間も比例して大きくなります。すると、一つひとつ手作業で行うには担当者の負担が大きくなり過ぎ、効率的な営業活動は実現できません。
また、通常のメールソフトで一斉送信を行っても、迷惑メールと判断されて営業活動につながらない可能性も否定できません。そこで活用したいのがメール配信システム。メール営業におけるさまざまな課題を解決してくれる、画期的なツールなのです。
2.多彩な機能が搭載されているため多くの機会で活用できる
メール配信システムには、ターゲットへの一斉送付だけでなく、顧客に見てもらえるHTMLメールのテンプレートを作る支援機能や、メールの効果測定といった機能が搭載されています。
そのため、メール営業に必要なさまざまな工程をサポートしてもらえるため、活用の機会も多いのです。
3.メールマーケティングの効率化による販売促進に繋がる
ツールに搭載されているさまざまな機能を活用すると、効果的な広報活動や販売促進が可能となり、売上アップにつながる可能性が高くなります。また、既存の顧客との関係を向上させ、新規顧客の獲得も期待できるでしょう。
配信だけでなく営業活動もサポートしてくれるのが、メール配信システム導入の大きなメリットです。
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メール配信システムの基本機能
マーケティングに効果が期待できるツールですが、具体的に何ができるのでしょうか。ここでは、メール配信システムの基本的な機能について解説します。
1.メール作成機能
メール配信システムは、ただメールを送付するだけでなく、メールを作るためのサポートをしてくれます。そのため、専門知識がなくても簡単にメール作成が可能です。
受信端末によって表示方法が異なってきますが、表示環境に合わせた内容に自動調整してくれます。
2.効果検証機能
開封率やクリック率などを自動的に測定し、わかりやすいようにグラフ化や数値化して表示してくれます。
メールマーケティングにおいては、単に配信するだけでなく数値の結果をもとにABテストを繰り返し、検証を回しながら配信の効果を上げていくことが重要なので、数値測定が楽に可能にする機能は非常に重要です。
3.配信機能
一通ずつメールを送付するのではかなりの手間と時間がかかりますが、配信支援機能を使うことで、大量のメールを一斉送付できます。メール配信システムは大量送付を前提として作られているので、大量送付に耐えられるシステムが標準搭載されているからです。
また、配信予約機能が搭載されているメール配信システムを活用すれば、時間を指定してメール配信も自動化できます。
メール配信システムの種類
メール配信システムには、大きく分けてオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれのメリットとデメリットを比較検討し、自社に適した製品を見つけていきましょう。
1.オンプレミス型
自社内にメールサーバーを設置して送付する方法を「オンプレミス型」といいます。カスタマイズができるので、自社でオリジナルシステムの構築が可能です。実現したいシステムを取り入れれば、柔軟に対応できるでしょう。
また、自社内のネットワークを利用するためセキュリティレベルが高く、安心して利用できるのも大きなメリットです。ただし、メールサーバー設置のコストがかかり、稼働までに時間と手間を要します。
カスタマイズする場合は専門的な知識が必要なので、導入する際には自社内に対応できる人材がいるかの確認も必要です。
2.クラウド型
一方、「クラウド型」はすでにシステムが構築されており、自社内にメールサーバーを設置しなくても利用することが可能です。インターネット環境が整っていればどこでも利用できるというメリットがあります。
導入コストが低く、最低限の手間と時間で利用できますが、配信数によっては月額のコストが高くなる場合があるので、大量のメールを送付する場合は注意が必要です。
メール配信システムを導入するメリット
メール配信システムを導入することにより、以下のようなメリットが得られます。
メール配信前のメリット
メール配信システムの導入には、実際に配信する前段階でもメリットがあります。稼働する場合にスムーズに業務ができる機能が搭載されているので、フル活用すればより効果的・効率的な営業活動が可能です。
1.独自のメルマガ登録フォームを作成できる
顧客へメールを送る際には、送付先のリストが不可欠となります。そこで、リストを作る方法として有効なのが、独自のメルマガ登録フォーム作成です。
必要な情報を記載できるメルマガフォームを自社でカスタマイズして作成すれば、効率的に情報収集ができます。また、メール配信システムで作成したフォームは自動的に配信リストに更新されるので、非常に便利です。
2.送信リストの管理が容易にできる
登録フォームを使って集めた顧客のアドレスは、厳重に管理しなければなりません。メール配信システムには高いセキュリティ環境が標準搭載されているので、管理が容易で安全です。
メール配信時のメリット
メール配信システム最大のメリットは、配信時にさまざまな恩恵を受けられることです。従来なら手作業で行っていた作業も、メール配信システムを導入すれば時間と手間を最小限にできます。
また、単にメールを送付するだけでなく、営業効果が高いメールを送付することも可能です。
1.複数の宛先に素早く一斉に送信できる
通常のサーバーは、一斉送付に対応していません。そのため、送信できる数には限度がありますが、メール配信システムは複数の宛先に素早く一斉送信することが可能です。
タイムラグなく顧客全員へ素早く情報を伝達することができるため、マーケティング業務の効率アップが期待できるでしょう。
2.簡単にHTMLメールを作成して送信できる
文章のみのメールでは、顧客の興味を惹くことは難しいかもしれません。その点、HTMLで適宜装飾したメールは、情報量が多く、かつ見やすいのが特徴です。
専門知識がなくてもHTMLを簡単に作成して送付できるのは、大きなメリットといえるでしょう。
3.効果的なセグメント配信ができる
セグメント配信とは、条件別に分類した顧客に対し、ニーズに合わせた情報をメールで配信することです。メール配信システムに登録されているデータをもとにすれば、コンテンツを分けてニーズに合わせた最適な配信が可能です。
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4.セキュリティ対策が施されているため安心して配信できる
メール配信システムは、通常のソフトより高度なセキュリティ対策が施されています。大量の顧客のアドレスを厳重に管理できるシステムなので配信する際も安心です。
メール配信後のメリット
メール配信システムの導入により、メール配信後もメリットが得られます。継続的な運用を前提とした場合、配信後のメリットは重要な要素ですので、導入前に詳しくチェックしておきましょう。
1.効果的なマーケティングができる
マーケティングにおいては、不特定多数の見込み顧客に対して同じようにアプローチするのではなく、顧客一人ひとりに合わせたアプローチを行うことが理想です。
システムで配信したメールの内容に合わせて、営業のアプローチ方法を変えるなどメール配信後のアクションも最適化することが可能です。
2.効果検証を行える
メールは配信して終わりではありません。送付後にどのような効果が得られたか検証し、次に活かすことが重要です。メール配信システムは、開封率やリンクのクリック率、実際に購入に至ったかどうかを数値化し、分析することができます。
3.配信データを蓄積できる
配信データの蓄積は、メール配信システムの大きな強みです。クリック率や開封率、誰がいつ見てくれたのか、こうしたデータを蓄積していくと、効果が高い顧客のピックアップができます。
また、過去配信したメールとの数値比較も可能なので、顧客に刺さりやすい文面や件名などを効率的にブラッシュアップすることができ、きちんと運用できれば、大きな数値向上のメリットを受けられるでしょう。
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メール配信システムを導入するデメリット
メール配信システムの導入にはさまざまなメリットがありますが、同時にデメリットも存在します。メリットが多いからといって漫然と導入しても、活用できなければ思うような効果は得られません。メリットとデメリット双方を理解して、導入するか検討・決定することが大切です。
ここでは、メール配信システム導入のデメリットをご紹介します。
1.メール配信数の上限がある
メール配信システムを使えば、通常のサーバーより大量のメールが送れます。しかし、無制限に送れるというわけではありません。中には、最小限のサーバー負担で稼働するため、配信数の制限を施しているシステムもあります。
そこで、配信数の上限を事前にチェックし、自社の配信数とマッチするか必ず確認しなければなりません。
2.必ずしも読まれるとは限らない
無料で使える通信アプリも多くなっている現代において、メールの利用率は昔と比べて低下しています。ニーズに合わせたメールを頑張って作成しても、必ずしも読まれるとは限りません。中には、一切見ずに削除する方もいるでしょう。
優れた機能を持つメール配信システムですが、読まれなければ効果的なマーケティングにはつながらないという点に注意が必要です。
3.迷惑メール対象になる可能性がある
顧客側が迷惑メール設定をしている場合、配信したメールが自動的に迷惑メールに振り分けられてしまう可能性があります。また、メールのタイトルや配信量、文面の内容によって迷惑メールに振り分けられてしまうケースもあるので、配信設定に注意が必要です。
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4.コストがかかる
メール配信システムの導入には、コストがかかります。手作業で行う部分が少なく、さまざまな機能が搭載されていますが、その分初期費用・ランニングコストがかかるという点はデメリットです。
また、メールの配信数によって料金が変わるシステムもあります。後々コストが大きな負担にならないよう、導入する前に料金形態をきちんと確認しておく必要があります。
メール配信システムを選ぶ際の注意点
メール配信システムはさまざまな形態のものがあります。導入前に製品の特徴を把握しておくことが大切です。
ここでは、メール配信システムを選ぶ際の注意点をご紹介します。
1.自社に合った機能が備わっているか
メール配信システムによって搭載されている機能は異なります。自社に必要な機能が搭載されているかの確認も必要ですが、使いこなせない機能や無駄な機能が搭載されていないかどうか確認することも大切です。
2.費用対効果の合うシステムか
メール配信システムの導入にはコストがかかります。そのため、システムを選ぶ際には費用対効果の検証にも注意が必要です。
メール配信システムの導入によってどのような恩恵が受けられるか、自社の課題と導入のメリットがマッチしているか、事前に照らし合わせて検証しなければなりません。
3.セキュリティの安全性は高いか
多くのメール配信システムでは、高いセキュリティが施されていますが、安全性のレベルはシステムによって異なります。顧客の個人情報が流出してしまう事態を避けるためにも、セキュリティの安全性が高いシステムを選ぶことが大切です。
4.サポート体制は整っているか
メール配信システムは便利なツールですが、利用中に思わぬトラブルに見舞われる場合もあるので注意しなければなりません。トラブルが起こった際、サポート体制が整っていれば安心して利用できます。
そこで、問い合わせ窓口の使いやすさ、対応の仕方、対応時間などは事前にしっかり確認しておきましょう。また、休日にメール配信をする場合は、休日対応している窓口を選ぶことをおすすめします。
メール配信システムを活用してマーケティングに役立てよう
メール配信システムには、マーケティングに効果的なさまざまな機能が備わっています。うまく活用できれば、マーケティングの効果や効率がアップし、売上向上も期待できるでしょう。
ただし、メール配信システムといっても、さまざまな形態の製品が存在します。自社のニーズや課題に合ったシステムを導入して、マーケティングに役立ててみてはいかがでしょうか。
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