【例文あり】オンライン商談の招待・お礼メールの書き方!成約率UPの秘訣は?

最終更新日時:2023/02/02

オンライン商談ツール

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オンライン商談では必須となるメールでのコミュニケーション。適切なメールを送信するためにも、作成時のポイントを押さえておくことは大切です。本記事では、そんなオンライン商談で重要なメールの書き方について、アポメールからお礼メールまで徹底解説していきます。

オンライン商談においてメールの送信が重要な理由

オンライン商談においてメールの送信が重要な理由は、下記の2つです。

  • スムーズにオンライン商談にのぞめる
  • 信頼関係の構築の意味合いもある

メールはオンライン商談前後の「会社の顔」の役割も果たしており、招待メールは商談の入口ともいえます。

オンライン商談で送るメールは、表情や声が分からないからこそ丁寧な文面を心がけ、相手が分かるような内容にしなければなりません。

それでは、オンライン商談でメールが重要である理由を見ていきましょう。

スムーズにオンライン商談にのぞめる

商談が始まる前に招待メールを送っておくことで、スムーズにオンライン商談を始められます。

事前に相手も製品やサービスへの知識がついたり、オンライン商談に臨むための心構えができるためです。

また、オンラインでの商談はZoomなどの専用ツールが必要なので、事前にURLを送っておくとスムーズにオンライン商談に望めます。

ほかにも、メールにはオンライン商談の必要事項を相手に説明する役割もあり、お互いがスムーズにオンライン商談に臨むためにも、メールは重要なのです。

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信頼関係の構築の意味合いもある

オンライン商談後すぐにお礼のメールを送ることで、相手に誠実さが伝わり信頼関係を築きやすくなります。

オンライン商談で契約に至らなかった場合でも、お礼のメールをすることで契約成立の最後の一押しになることもあるでしょう。

逆に契約成立に至っても、その後の対応が雑では取引を継続してもらえない可能性もあります。

お互いに気持ちの良い取引をおこなうために、丁寧なメールでコミュニケーションを取り、信頼関係を築きましょう。

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オンライン商談のアポ獲得に向けたメールの書き方

オンライン商談のアポ獲得に向けたメールの書き方は、丁寧かつシンプルで分かりやすい文面にしましょう。

書き方が雑であったり、あまりにも熱量が高すぎたりすると、商談アポまでこぎつけられないこともあります。

また、毎日大量にメールが届く企業の方だと、そもそもメール自体を読んでもらえるかも分かりません。

商談アポの獲得のためには、相手のことを思い、分かりやすく丁寧な文章をこころがけましょう。

それでは、以下で解説していきます。

自己紹介を必ず入れる

自己紹介を必ず入れることが大切です。

顔が見えないからといって、いきなり知らない企業から自社製品の説明をされたら、メールを受け取った相手は困惑してしまいます。

たとえば、訪問販売で自己紹介がなく、いきなり商品を説明されたら不信感を抱きますし、購入したいとは思わないはずです。

アポメールの場合は特に、知らない会社から連絡がくるため、相手からしたら自己紹介がないと非常識だと思われます。

そのため、対面で営業するときと同じく、最初に自己紹介と自社の企業内容を説明しましょう。

オンライン商談で使える便利な自己紹介の方法!印象を良くするコツとは?

メールを送付した理由を伝える

メールを送付した理由を伝えることが大切です。

相手は「なぜうちの会社に送ってきたのか?」「どういった内容のメールなのか」を知りたいと考えているはずです。

そのため、相手と商談をしたい理由をしっかりと伝えることで相手に好印象を与え、メールの内容全てに目を通してもらえる確率も上がります。

また、メールの内容を考える際は、相手企業の事業内容や特徴を捉えて理由を伝えることにより、他社とは違うと印象づけることができるでしょう。

件名は簡潔にわかりやすく書く

件名は簡潔にわかりやすく書くことが重要であり、商談アポのメールを開いてもらえるかの第一関門です。

普段の生活のなかでも、知らない差出人のメールを開封せずにそのままスルーする、ということもありますよね。

相手の企業の方も一緒です。

日々大量のメールを受け取っている企業では、必ず開封してくれるとは限りません。

そのため、大量のメールの中で相手にメールを開封してもらえるように、件名には必要事項だけを盛り込み、一目でどういった内容のメールか分かるようにしましょう。

相手にとってのメリットを伝える

相手にとってのメリットを伝えることも大切です。

相手が全く興味のない製品やサービスの紹介をするだけのメールを送っても、商談まで持ち込めません。

特にアポメールの場合、面識がない相手にメールを送るケースが多いため、相手にとってのメリットを早めに伝える必要があります。

「自社のプラスになりそう。話を聞いてみたい」と感じてもらうことが重要であるため、自社製品やサービスの利用で相手の企業にもたらすメリットを簡潔に書きましょう。

メールの文は短く簡潔にまとめる

メールの文は短く簡潔にまとめることも重要です。

自社商品をアピールするための文字だらけの文面は、読み手からするとものすごく読みづらいと感じるでしょう。

どういう内容で何を意図したメールなのかなどを分かりやすく書くことで、相手のメールへの理解度が高まります。

内容を考える際は、箇条書きや適度な改行を入れるなどして、文章全体を見たときの詰まりも解消することで、さらに文書が読みやすくなるでしょう。

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オンライン商談前に送る招待メールの作成ポイント

オンライン商談前に送る招待メールの作成ポイントが4つあります。

  • 件名だけで内容がわかるようにする
  • 箇条書きで簡潔にわかりやすく書く
  • 資料も一緒にあらかじめ送付しておく
  • メールは前日午後か当日朝に送る

件名だけで内容がわかるようにする

件名だけで内容がわかるようにすることが大切です。相手の企業が1日に何十通ものメールを受信している場合、招待メールを見逃してしまう可能性もあります。

そのため、件名を見ただけで、オンライン商談の招待メールと分かるようにすると開封しやすくなります。日にち・自社名・用件の3点は必ず入れて、どの企業からの何についてのメールなのか分かるような件名にしましょう。

箇条書きで簡潔にわかりやすく書く

箇条書きで簡潔にわかりやすく書くことが大切です。世間話など商談に関係のないことを長々と書いたメールは、どこに必要な情報があるかがわかりません。

そのため、必要な情報を箇条書きにすることにより、相手がひと目で把握できるようになるでしょう。

その際は、5W1Hを用いると分かりやすく伝えられます。

記載例は以下の通りです。

  • 日時
  • 参加者
  • 主旨や目的
  • 商談の内容
  • ZoomなどのURL
  • オンラインの推奨環境
  • 連絡先

通信環境が悪く、途中で商談がストップする可能性もあるため、相手の連絡先をなるべく事前に入手しておきましょう。

連絡先を知っておくとこちらから連絡できるので、万が一のトラブルがあっても相手の「次はどうしたらいいのだろう」という不安を解消できます。

資料も一緒にあらかじめ送付しておく

資料も一緒にあらかじめ送付しておくことが大切です。

資料を前もって送っておくことで、相手の企業もオンライン商談の流れを把握でき、スムーズに商談をしやすくなります。

また、自社の商品について事前に理解が得られ、商品に対する興味が失われないようにするメリットもあります。

さらに、相手はオンライン商談に慣れているとは限らないため、Zoomなどの操作手順のマニュアルも添付しておくと、スムーズに商談が進められるでしょう。

メールは前日午後か当日朝に送付する

メールは前日午後か当日朝に送付することをおすすめします。商談のアポを取ったのが数週間前だと、相手の企業様は忘れていることもあるでしょう。

そのため、「商談の予定がありますよ」というお知らせのために、前日の午後または当日の朝にリマインドメールを送りましょう。

その際は、商談を午前中におこなう場合は前日の午後に、午後からの場合は当日の朝に送付するのがベストです。

また、開封が遅い・返事が遅い企業も少なくありません。

事前に開封が遅い等の情報が分かっているのなら、メール送付後に電話で招待メールを送った旨の連絡をすると良いでしょう。

オンライン商談後に送るお礼メールの作成ポイント

オンライン商談後に送るお礼メールの作成ポイントは、下記の3つです。

オンライン商談後に送るお礼メールの作成ポイントとしては、下記の3つです。

  • 商談中に使用した資料や補足資料を送付する
  • 解決できなかった質問や疑問点に対する回答を伝える
  • 次の商談に向けた今後の流れについて説明する

オンライン商談が終了したら、当日中に速やかにお礼メールを送りましょう。

オンライン商談に参加してもらったことのお礼を伝えることで、より親近感を持ってもらえるためです。

商談中に使用した資料や補足資料を送付する

商談中に使用した資料や補足資料を送付するといいでしょう。

相手が全ての内容を覚えているとは限らず、内容を忘れたり誤って記憶したりしている可能性もあるためです。

また、オンライン商談で提案した内容やポイントを議事録にして送ると、相手が商談内容を思い出しやすくなります。

社内で検討してもらう際にも追加資料や議事録があると便利なため、使った資料は送付しておくことをおすすめします。

解決できなかった質問や疑問点に対する回答を伝える

解決できなかった質問や疑問点に対する回答を伝えることが大切です。

迅速に対応することで相手に誠意を表すことができ、相手が疑問を抱いているような箇所があれば、お礼メールで回答すると好印象を与えられます。

もしお礼メールを送るまでに回答できない場合は、いつ頃までに回答できるのかを記載しておきましょう。

相手の「忘れているのではないか」という不安を無くすためにも、すぐに回答できるものはお礼メール、できないものは期日を伝えるようにします。

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次の商談に向けた今後の流れについて説明する

次の商談に向けた今後の流れについて説明することも忘れずに行いましょう。その際は、「ありがとうございました」で終わってはいけません。

自社の製品やサービスに興味を持たない限り、その後のアクションがなければ契約に至らないからです。

こちら側がリードしていくことで成約につながりやすくなるので、次回の商談の日程の相談や、信頼関係を築くために必ず次回の商談日程や今後の流れを説明する内容を記載しましょう。

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オンライン商談で使えるタイミング別メール例文

オンライン商談で使えるタイミング別メール例文を3つ紹介します。

例文をもとに、商談相手に送るメールを実際に書いて見てください。

アポメールの例文

件名:
自社製品のご案内と面談のお願い

本文:
〇〇様

お世話になります。
株式会社〇〇の〇〇です。

弊社は、~を中心に事業をおこなっている会社で、従来より性能が上がり、価格が下がった製品を今年〇月より販売を開始いたします。

〜業界においては、~という課題を抱えている企業様が増えており、弊社にも多くの企業様からご相談のご依頼があります。

貴社におかれましては、同じような課題や悩みをお持ちではないかと思い、弊社製品をご紹介する機会をいただけますでしょうか。

もしご興味がございましたら、以下のURLよりご都合のよい日程をお選びいただけますと幸いです。

▢日程調整はこちらからご登録お願いいたします。
https://www.〜〜〜〜

何かご不明の点がございましたら、その際にお問い合わせください。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

【署名】

招待メールの例文

件名:
自社製品のご案内と面談のお願い

本文:
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

この度は、弊社の新商品を紹介させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

日程を調整いただいていたオンライン商談ですが、以下の通り詳細が決まりましたので、お知らせいたします。

日程:~月~日(曜日) 〇:〇〇~〇:〇〇
訪問者:〇〇

日程の変更はこのメールに返信いただくか、電話にてご連絡いただけると幸いです。

当日は何卒よろしくお願いいたします。

【署名】

お礼メールの例文

件名:
本日の面談のお礼

本文:
〇〇様

お世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

本日はご多忙中にもかかわらず、お時間をいただき誠にありがとうございました。

本日ご依頼いただきました御見積書につきましては、今週中にはお送りいたしますので、今しばらくお待ちくださいませ。

その間、ご不明な点などございましたらお気軽にご連絡ください。

今後とも何卒よろしくお願いいたします。

オンライン商談で重要なメールの書き方を押さえておこう

この記事では、オンライン商談でメールを送る際の書き方やポイントを紹介しました。

メールの書き方次第で相手に誠心誠意を伝えられたり、逆に不安にさせたりすることもあります。

そのため、顔や声が分からないメールだからこそ、読みやすさやこまやかな配慮が、信頼関係の構築や商談成立の鍵となります。

また、オンライン商談を始めるには、まずアポイントを獲得しなければなりません。

件名は端的かつ分かりやすく記載し、自己紹介やメールの内容によるメリットを必ず相手に伝えましょう。

メールの書き方を押さえて、オンライン商談のアポから成約につなげてください。

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