オンライン商談でZoomが選ばれる理由とは?メリットや便利な機能を解説

記事更新日:2022/07/29

オンライン商談ツール

Zoomによるオンライン商談のイメージ

現在、日本でナンバーワンのシェアを誇るWeb会議システムの「Zoom」。Zoomはパソコンやスマートフォンを使ったオンラインでのセミナーや商談など、幅広いシーンで活用されています。なぜ、Zoomはここまで選ばれるようになったのでしょうか。本記事では、Zoomが選ばれる理由や機能などに焦点を当て、解説していきます。

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オンライン商談で利用される「Zoom」とは?

「Zoom」は、クラウドサービスを利用したWeb会議システムで、オンラインでの会議などを実施するために開発されたアプリケーションです。

パソコンやスマートフォンなどの画面を介して会議やセミナーを行うことを可能とするZoom。提供者は株式会社ブイキューブで、現在日本のWeb会議システムにおいてナンバーワンのシェアを誇っています。

また、Zoomには無料版と有料版があり、利用可能な時間などが異なりますが、無料版でもほとんどの機能を利用することができます。例えば100人まで会議に招集できたり商談を録画保存できるなど、便利な機能が搭載されている点もZoomの魅力です。

ここからは、Zoomを使うメリットや選ばれる理由、そして便利な機能などについて解説していきます。

Zoomでオンライン商談を実施するメリット

以前は、人と会ったり会議やセミナーに参加するためには、人が会場に足を運ばなければなりませんでした。テレビ電話の会議システムもありましたが、専用の機器を自分と相手の両者が持たなければならず、セミナーのように不特定多数を相手に展開できるツールではありませんでした。

しかしこのテレビ会議システムが、パソコンのアプリケーションになると状況は一変しました。器材は誰もが持っているパソコンやスマートフォン、タブレットなどで対応できるため、汎用性が広がったのです。Zoomは誰もが使えるwebミーティングツールとして、以下のようなメリットがあります。

移動時間・交通費の削減

まず、わざわざ特定のミーティング会場を設定しなくてよくなりました。世界中のどこに住む人も、自宅にいながら会合に参加できるようになったため、時間や交通費を費やして移動する必要がなくなったのです。

新型コロナウイルス感染症の対策

人と物理的に接触しなくてよくなったことから、新型コロナウイルス感染症対策として使えるメリットもあります。感染症の影響で対面での面談を行いにくくなった状況においても、顧客とのコミュニケーションを継続できるようになりました。

画面録画で新人教育に利用できる

Zoomの場合、ミーティングを録画し、シェアをすることが可能です。以前は同行することでしか見ることのできなかったベテラン社員の商談なども、録画して何度でも見直すことができるようになりました。

また、商談現場の動画は新人研修などに活用できます。資料作成の手間をかけずに、それまで難しかったベテラン社員の営業技術が見える化され、研修に応用されるようになりました。

オンライン商談でZoomが選ばれる5つの理由

MM総研の2021年のレポートによると、調査対象となった2,604社中、何らかのweb会議システムを導入している1,329社のうち、Zoomの有料版を利用している企業は実に60.1%にも上ったとされています。

2020年の同社レポートによると、Zoomの利用シェアは35%であったと報告されているので、この1年で利用社数は大きく伸びたことが推測されます。ビジネスの現場でZoomが選ばれている理由としては、以下の5点が挙げられます。

[出典:株式会社MM総研「Web会議システムの利用シェアはトップの「Zoom」が35%」(2020年5月22日)]
[出典:株式会社MM総研「Web会議システムを使う企業の6割がZoomを利用」(2021年10月22日)]

知名度が高く安全に利用できる

「たくさんの人に使われているのは、たくさんの人に使われているからだ」という論理はおかしな話ですが、ある程度多くのユーザーを獲得した時点から加速度的にユーザー数が伸びることはあり得ると考えられます。

Zoomの強みは、専用回線や専用機器がなくても、また相手がどのようなネット環境であってもつながりやすいというところにあります。新型コロナウイルス感染症拡大に伴いテレワーク需要が急速に高まったものの、専用回線などの備えは必ずしもどの会社もが行っていたことではありませんでした。

そのような状況の中で、「Zoomは設備投資不要で、つなぎやすくて使いやすい」というクチコミと経験者の増加から、ユーザー数は拡大していったと考えられます。

安定した通信で利用可能

ではどうやって「どんなネット環境の相手ともつながりやすい安定した通信」を実現したのでしょうか?Zoomは、独自のデータ圧縮技術で高画質・高音質でありながら安定的な通信を可能にしました。

web会議では参加者が顔を見せ合い、資料を示しながら会話をします。通常、こうした画像は音声に比べてデータ量が格段に大きくなり、通信が乱れる原因となります。しかしZoomはWebex、Google Meet、Microsoft Teams等と比べ、データ量が低く抑えられています。

そのため通信が安定しており、ストレスなくミーティングできることがシェアの拡大につながったと考えられます。

URLで簡単に接続可能

Zoomは、参加者側にアプリをインストールする必要がなく、招待メールに記載されたURLをクリックするだけで会議室に入れます。パスワードやIDも設定されていますが、通常、入力の必要はありません。

新型コロナウイルス感染症拡大によってweb会議システムが使われ始めた当時、会議室への接続はまさに最初の関門であり、本当に社外の相手が会議室に入ってこられるだろうかと不安に感じた方は多いと思います。

簡単に入室できるようなシステム設計は、その利用の浸透に必要な要素であったと考えられます。また、招待メールがGmailやOutlookのカレンダーと連携できることも、会議の失念を予防できるという点で、痒いところに手の届く設計といえるでしょう。

画面共有で説明しやすい

大抵のweb会議システムに画面共有ツールがあるように、Zoomにもこの機能が備わっています。画面共有は相手と同じ資料を見ながら会議を進めるにあたって重要なツールですが、この方法が分からずweb会議の進行をもたつかせる原因にもなります。

Zoomの画面では、どこを触れば画面共有できるか直感的に分かるようにデザインされており、この点でマイナス要素がないのもシェアが高い理由のひとつと考えられます。

録画機能で内容を共有できる

Zoomには録画機能が付いています。Google Meetなど、無料版には録画機能がない場合がありますが、無料版でも録画可能なのはZoomの魅力のひとつです。

ホストと進行役が同一人物であると、進行に気を取られて録画するのを忘れてしまうというアクシデントも起こりがちですが、会議時間になったら自動的に録画を開始するよう設定することもできます。

録画したファイルは、無料版であれば使用したパソコンに保管、有料版であればパソコンとクラウド上のどちらに保管するか選択することが可能です。クラウドで保管した場合は、社内メンバーにURLを送ることで動画を共有できます。

録画した動画は研修などに活用できる利便性があります。以上のように、専用回線不要で高品質、充実した機能があり、無料で体験できるという要素が、Zoomのシェア拡大につながっていると考えられます。

Zoomで利用できる便利な機能一覧

Zoomは様々な機能を持っていることも魅力のひとつです。Zoomで利用できる便利な機能としては、以下のものが挙げられます。

ミーティングの開催と参加

まずは基本的なミーティング機能が挙げられます。この機能により、遠隔地にいる相手とも直接会うことなく面談することができるようになりました。

パスワード設定

web会議で懸念されるのは、会議に招かざる者が乱入することです。セキュリティ強化方法として、会議室にパスワードを設定することができます。パスワードは、会議設定時に自動的に作られますが、任意の文字列に変更することが可能です。

秘密情報を扱う会議や、事前登録者以外立入禁止のセミナーなど、クローズドな環境を作りたいときに便利な機能です。

録画・録音

Zoomは無料版でも録画・録音が可能です。今まではセミナー会場にビデオカメラを持ち込み、スタッフの一人が録画したものでした。

そして録画したものは顧客へのサービスや新人の勉強用等に使えるよう、データをパソコンにコピーしDVDに何枚も焼くなど、手間をかけていた方も多いのではないでしょうか。

現在はこの録画機能により、カメラで撮影する必要はなくなりました。データはクラウドもしくはパソコン内に保存され、手軽に社内メンバー間で共有することができます。また、YouTubeなどを通して、社外の人に公表することが手軽にできるようになりました。

画面共有

参加者がお互いのパソコン画面を共有し合えるという機能もあります。主にプレゼンテーションや同じものを見て議論を深めることに使う機能です。以前はプレゼンテーションと言えば、会議室で、集まった参加者にハンドアウトを渡し、プロジェクターでスライドを映しながら行っていました。

現在は、事前にPDFファイルなどを送っておけば印刷も不要であり、印刷部数の不足や古いプロジェクターの電球の寿命、画像端子の規格違いを気にすることなくプレゼンテーションを行うことが可能です。

チャット機能

web会議には、複数の人が同時に発言することや特定の人に話しかけたりすることができないという欠点があるのですが、それを補う機能としてチャット機能があります。

この機能により、誰でも好きなタイミングでメッセージを発信することができ、ホストも適切なタイミングでそれを流さずに拾い上げるといったことが可能です。

チャットでは、特定の人にだけ向けてメッセージを発信することも可能です。この機能のために、会議中に好きなだけ私語ができるというデメリットにもつながりかねませんが、常識の範疇で利用することを前提にすれば非常に便利な機能です。

また、チャットボックス上に資料のファイルを送り、参加者とその場で共有するといった使い方をすることも可能です。

ホワイトボード

Zoomには、ホワイトボードの機能があります。いわゆる、どの会議室にも置いてあるようなホワイトボードそのものと考えればわかりやすいでしょう。

この機能は、全員が自由に書き込めるホワイトボードであり、ブレインストーミングなどもweb会議中に実施可能です。このホワイトボードは、参加者が書いたものをホストが編集(書き換え、移動、削除等)でき、参加者は自分が書いたもののみ編集できる仕様になっています。

また、タッチペンを使用すれば、本物のホワイトボードに近いイメージで使用することができます。また、ホワイトボードに記入したものを保存し、共有することも可能です。

バーチャル背景機能

web会議でカメラをオンにした際、自室内が映ってしまってはビジネスの場としてふさわしくない場合もあります。カフェなどで行う場合も、他の利用客などが映りこまないようにした方がよいでしょう。

このような場合には、バーチャル背景にして、状況に合った雰囲気を作り出すことができます。バーチャル背景では、ぼかし機能のほかオリジナルの絵柄を適用することも可能です。

バーチャル背景を使う際、部屋の背景を緑一色のクロマキーにしておくと、人物とバーチャル背景とがより綺麗に合成されます。逆に自分の服が単色だと、自分の体が消えたように写る場合もあるので意識しておきましょう。

ブレイクアウトルーム

参加人数が多い大型の会議、研修、セミナーなどでは、小グループに分けてディスカッションを行う場合があります。この時に役立つのがブレイクアウトルーム機能です。これは参加者を数人ずつの小グループに分け、それぞれ独立した部屋に入れ込むような機能です。

このブレイクアウトルームは、メンバー構成を自動で決めることもホストが決めることも可能です。また、タイマー機能も付いており、所定の時間が来たら自動的にブレイクアウトルームを終了することができます。

リアルに対面しての研修などでは、グループワークは所定の時間より長くかかってしまうこともあるでしょうが、web会議では強制終了できるので、タイムキープしやすいというメリットがあります。

リモートコントロール

遠隔地の相手に自分のパソコンを動かしてもらいたい場合があります。例えば、あるアプリの使い方を教わりたい場合や、自分では分かりにくいパソコンの設定を代行してもらいたいとき、あるいは逆に教えたい時などです。

この場合は、Zoomのリモートコントロール機能が役立ちます。Zoomで相手とつながったら、リモートコントロールを受けたい側が、操作してほしい画面を共有します。

リモートコントロールする側が、画面共有のオプション画面から「リモート制御のリクエスト」を送り、受けたい側がそれを許可すると、リモートコントロールが可能となります。

スポットライトビデオ

スポットライトビデオとは、ある特定の人を中心に据えたまま、他の人を映す機能です。通常Zoomでは、3人以上参加している場合、最後に発言した人が大きく中央に表示されます。しかしセミナーの講師など、会議の種類によっては特定の人を終始中心に置いた方がよい場合があります。

そのような設定を行うための機能が「スポットライトビデオ」です。なお、「ピン留め」という似たようなことができる機能もあるのですが、この2つには違いがあります。

「スポットライトビデオ」は誰を不動にするかホストが決め、参加者全員の画面に反映される設定です。一方、「ピン留め」は、参加者の誰もが設定できますが、設定者自身の画面にしか反映されません。

外見補正機能

web会議での対面はカメラ越しに行われるので、どうしてもカメラの性能や光の当たり方などの影響を受けてしまいます。見た目はビジネスの結果に影響を及ぼすこともあります。暗い顔よりもぱっと目に明るく飛び込む顔色のほうが印象がよく、商談がスムーズに進むかもしれません。

そのような見た目の印象をよりよくする機能として、美肌機能などと呼ばれる外見の補正を行えます。目や顔の大きさを変化させる機能ではなく、化粧したように明るくつやのある肌に見せる効果などもあります。

ビデオフィルター機能

ビデオフィルター機能は自分の映像にデコレーションを施す機能であり、どちらかと言えばお楽しみ系です。例えば、自分の映像のフレームを華やかに楽しげに飾ったり、自分の顔に動物の鼻や耳をつけたり、覆面をつけたりと、様々な変装を楽しむことができます。

この自分の顔画像に貼り付けるタイプのビデオフィルターは、自分がどの角度を向いてもそれに合わせてグラフィックが立体的に変化するものです。まじめなビジネスの現場では使いにくいですが、上手く使えばアイスブレイキングや話題作りができるかもしれません。

また、化粧を簡略化したりイメージチェンジを行いたいという場合の機能として「スタジオ効果」があります。この機能を使うと、自分の顔の画像に映る眉毛や唇・その周辺をピンポイントで認識し、色や形の補正を加えることができます。違和感があるかどうかは個人の感覚に左右されると思いますので、是非実験してみてください。

ファイル共有

Box、Google Drive、Microsoft OneDriveなどのファイル共有アプリとも連動可能です。チャットボックスの右側にあるコピー用紙のようなアイコンをクリックすると、Google Driveなどのファイルの参照元を選ぶことができます。

そこにアクセスして任意のファイルをクリックすると、チャットボックス内にそのファイルが投稿され、参加者に共有されるという仕組みです。チャットボックス内にファイルをドロップして共有することも可能です。

他ツールとの連携

Zoomの画面右下あたりに「アプリ」という表示があり、そこからさまざまなZoom連携アプリを選ぶことができます。この中には、タイマー、背景追加、ブレインストーミングなどに便利な付箋、ファイル共有等、様々なカスタマイズができるアプリがあります。

これらのツールと連携することで、よりリアルに近い、あるいはそれ以上に便利な会議をデザインすることができるでしょう。

Zoomでオンライン商談を行う手順

Zoomでのオンライン商談の設定は、以下のような手順で行われます。

ここでは、スケジュールの調整から相手を招待し、ミーティングを開催するまでの流れを追っていきましょう。

1.スケジュールを調整する

まずは商談相手と面談日時を決めましょう。相手がどこにいてもミーティングを設定できるのがweb会議の長所ですが、海外にいる相手とスケジュールを調整する場合は、時差を考えながら交渉しましょう。

2.相手を招待する

Zoomのサイトにログインし、マイアカウントをクリックします。すると「今後のミーティング」というタグの中に「+ミーティングをスケジューリング」というボタンがあるのでクリックします。

すると会議日時や会議名を設定できる画面に進むので、それらを設定します。その画面の「時刻」の項でGoogleと連携できます。任意のアプリをクリックするとそのアプリ画面に移行します。それらのアプリから商談相手に招待メールを送ることができます。

また、Zoom上のミーティング設定画面で「招待リンク」という項があり、その中に「招待状のコピー」と書かれた部分があります。ここに表示される会議室のURLやパスワードなどの情報をメールにコピー&ペーストし、それを送るという方法もあります。

カレンダーアプリとZoomを連携させておくと手間がかからず、便利です。

3.ミーティングを開催

所定の時間になったら、設定したweb会議室に入りましょう。Zoomにログインすると、「今後のミーティング」の項の中に、スケジュールされたミーティングが記載されています。

これから行うミーティングをクリックすると「開始」ボタンが表示されるので、それをクリックすれば入室することができます。もしくは、連携しているカレンダーに表示されているスケジュールを開く、あるいは参加者に送った招待メールを開くと、会議室のURLが表示されているので、それをクリックします。

この流れで入室できるので、至ってシンプルです。とはいえ、web会議にはどうしてもトラブルがつきものなので、相手の状況が分かるよう、携帯番号など緊急連絡先を事前に共有しておくと良いでしょう。

Zoomを利用する際の注意点について

最後に、Zoomを利用する際の注意点です。Zoomは機能が充実しており便利ですが、インターネット上のやりとりなので、リアルでの対面以上に気を付けなければならないこともあります。

リアクションはオフラインより大きくする

画面越しのコミュニケーションなので、どうしても意志が伝わりにくい場合があります。一般的にコミュニケーションは、言語だけでなく表情やジェスチャーといった非言語が重要であると言われています。

しかしweb会議ではそれらの非言語表現は部分的にしか見えません。そのため、思わぬすれ違いが生じてしまうこともありうると考えておくべきでしょう。

そこで、web上では意識してやや大きめなジェスチャーを入れてみましょう。例えば、大きくうなずく、手を振るなどです。手の平を見せると明るい気持ちを伝える効果があり、逆に手の甲を見せると陰のある印象となります。

画面共有で使用する営業用資料を用意しておく

その会議で使用する予定、あるいは使用しそうな関連資料は、タイミングよく使えるよう、全て立ち上げておきましょう。

必要に迫られてから「ちょっと待ってください」と言ってファイルを探しているようでは、タイミングを逃すだけでなく、他社との取引をほのめかす名前の付いたフォルダやファイルなどネガティブな情報を与えてしまう危険性も生じます。

会議の中で複数のファイルの使用が想定される場合は、デスクトップを共有するようにしておくと、Altキー+Tabキーでファイルを素早く変更できます。また、印刷された資料を手元に用意しておくと、どの部分を使うか、どう説明するかといったことが分かりやすくなります。

その上、資料に関する相手の発言や反応をメモしやすくなるメリットもあります。相手にも渡せる資料がある場合は、事前に参加者に送っておきましょう。参加者もじっくりと資料に目を通すことができ、会議を有意義な時間にすることができます。

通信環境を事前に整えておく

ネットワーク障害などで会議が中断しないよう、通信環境を整えておきましょう。少なくとも自分側の都合でミーティングが中断してしまうことがないようにしなければなりません。

自室の通信機器や携帯電話などで問題なく接続できるか、できない場合はどうするか、事前に検討しておきましょう。

無料プランだと接続制限がある

Zoomでは無料プランの場合、会議室を40分間しか設定できないので、注意を要します。数時間のミーティングは設定できませんので、ご注意ください。

また逆に、後からその部屋で別の会議が行われる、などといったことは通常起こりえないので、つい予定時間を超えて会議を行ってしまいがちです。商談では、相手は忙しいにもかかわらず、時間を作ってくれているということを認識しましょう。

Zoomはオンライン商談で役立つ便利ツール

web会議システムの登場により、今やどんなに遠隔の相手とも気軽にミーティングを行うことができるようになりました。Zoomは数あるweb会議システムの中でもトップのシェアをもつ便利なツールです。

接続しやすいだけでなく、打ち解けた雰囲気を作るための遊び心のある機能も充実しており、様々な場面で使えるでしょう。たとえ対面した面談の機会を持てなくても、相手との良好な関係を築き、商談をまとめるにあたって、Zoomは心強い味方になってくれるでしょう。

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