オンライン商談(Web商談)とは？基本知識やメリット・人気ツールを紹介

オンライン商談とはICTツールを活用した営業手法

オンライン商談とは、パソコンやインターネットを利用し商談をする営業手法です。対面での商談のように移動する必要がないので、社員の移動にかかる時間や負担を減らすことができます。

パソコンとインターネット環境があれば場所を選ばないので、自宅や外出先でも気軽に商談できる点がメリットです。

パソコンの画面上で顔を合わせながら話を進めるので、コミュニケーションがとりやすく、顧客の反応に合わせた商品・サービスのご提案が可能です。

オンライン商談で使うツールには、画面共有や録画といった機能がついているので、社内研修などにも活用できます。

オンライン商談はアメリカでは昔から主流

環境の変化で在宅ワークが推奨されている現在の日本では、対面での商談からオンライン商談に移行する企業が増えています。

しかし、アメリカでは昔から取り組まれていた方法でした。国土が広いアメリカでは移動時間と交通費がかかってしまい、アメリカ国内でも時差があるので顧客との商談日時の調整が難しいという問題がありました。

従来の商談方法では営業が非効率でしたが、インターネットの普及で対面と同様の営業活動ができるオンライン商談が昔から主流になっています。

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オンライン商談が注目されている理由

オンライン商談が注目を集めている主な理由は3つあるので確認しておきましょう。

従来より商談数を増やせるため

対面の商談は顧客の元へ訪問する必要があるので、移動時間と交通費がかかってしまいます。

商談自体は30分と短くても移動時間が長時間になってしまうと社員の負担も大きいです。一方、オンライン商談なら移動時間がないので、社員の業務時間の確保につながり1日の商談数を増やすことが可能です。

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働き方改革が促進されているため

厚生労働省が2019年04月から掲げた「働き方改革」で、一人ひとりが柔軟に働くことができる環境が重要視され、場所を選ばずに業務が行えるオンライン商談が注目されました。

日本は世界と比較しても、長時間労働による過労死や精神的・身体的負担による自殺が社会問題になっています。

特に営業は、商談などで移動することが多く、事務作業などは商談後に行っていたので長時間労働を強いられていました。しかし、オンライン商談を活用することで社員の長時間労働を減らし業務効率化につながっています。

感染症を防止するため

オンライン商談は、対面せずにパソコン上で商談を行うので感染防止対策に効果的です。

ツールとインターネット環境があれば、出社をしなくても自宅で商談を進めることができるため、通勤中の感染リスク軽減や商談中の相手に感染させてしまう心配もありません。

オンライン商談によって得られるメリット

環境の変化でオンライン商談が注目されていますが、実際に導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

移動にかかるコストの削減・効率化ができる

対面での商談は往復の移動だけでなく出張のケースもあり、人件費や交通費だけでなく宿泊費用もかかり高額になってしまいます。

しかし、オンライン商談を導入すると移動の必要がないので、大幅にコスト削減でき会社の負担軽減にもつながります。長時間かかる移動時間を社員は別の業務に充てることが可能なので、会社の生産性向上にも有効です。

商談数増加の見込みがある

顧客の元へ訪問する場合は、移動時間や相手の商談希望日時の調整が必要です。

スケジュールの都合で時間の確保ができず、商談を断念する場合もありますが、オンライン商談は移動時間がないので1日の商談数を増やすことが可能です。

問い合わせが来てすぐに商談を進めることができるので、成約率アップにも期待できます。

▷オンライン商談を成功させるコツ18選！実践すべきテクニックも徹底解説

商談先が拡大しアプローチが増える

営業エリアを拡大するには、支店を増やしたり店舗を設けたりする必要があるので、人件費などのコストが余計にかかってしまいます。

しかし、オンライン商談の場合、店舗や従業員の配置が不要なのでコストをかけずに営業エリアを拡大することができます。

データをスムーズに共有できる

オンライン商談で使用するツールには画面共有の機能があるので、対面と同様に資料を見ながら商品・サービスの説明が可能です。

テキストでやり取りするチャット機能もあるので重要な情報や後で確認したいことをその場でメモすることもできます。

録画機能を活用すればナレッジ共有・人材育成につながる

オンライン商談のツールには録画機能がついており、営業のやりとりを記録として新人の社内研修に活用することができます。実際の商談中に録画し共有するだけなので、研修の資料作成が不要です。

テキストよりも動画を見た方が視覚的に理解がしやすく、リアルな営業シーンを見ることで商談のノウハウを掴みやすいでしょう。

BCP対策の一環になる

BCPとは、企業が緊急事態時に事業継続するための手段を決めておく計画です。

移動が必要な対面商談では、新型コロナウィルスなどの感染症だけでなく、気候や災害の影響を受けやすいのが懸念点です。

大きな地震や豪雨などで交通機関が停滞し、顧客の元へ訪問できない状況をできるだけ最小限に抑えるためにも、オンライン商談を上手く活用していきましょう。

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オンライン商談によって生じるデメリット

メリットが多いオンライン商談ですが、インターネットと非対面ならではのデメリットもあります。スムーズな商談を進めるためにも大切なのでチェックしておきましょう。

オンライン商談ができるよう環境の整備が必要になる

オンライン商談をするには、パソコン以外にも次の3つのツールと環境が必要です。　

• オンライン商談ツール
• PCに接続するWebカメラやマイク
• インターネット環境

オンライン商談するにあたり、インターネット環境と商談ツールは必要不可欠です。

パソコンにカメラやマイクが内蔵されていれば問題ありませんが、パソコンのスペックによっては音や映像がクリアでない可能性もあります。

商談に支障がきたすようであれば、PCに接続するWebカメラやマイクを別で用意しましょう。

通信回線に左右されるリスクがある

インターネットの回線が混んでいる場合、通信が安定しないので画像や音が途切れてしまうことが考えられます。

会社ではなく自宅でオンライン商談を行う場合は通信が不安定になりやすいので、光回線など高速なインターネット接続の環境が望ましいです。

ツールによっては、インターネット回線ではなく電話回線での音声通話も可能なので、万が一のことも考えておきましょう。

商談先との信頼関係を構築しにくい

対面で商談したことがない顧客とはじめてオンライン商談をする場合、信頼関係を構築しにくいというデメリットがあります。

画面上でのやり取りだけでは担当者の人柄や雰囲気が伝わりにくい部分もあるので、何度かオンライン商談を重ねたり、対面で訪問することも視野に入れ、オンラインと対面を上手く使い分けて商談してみてください。

非言語情報が伝わりにくい

商品・サービスなど商材によっては画面上の情報だけでは魅力が伝わりにくいことがあります。

商品の匂いや食感、触覚といった非言語的な情報は実際に体験してもらわなければ購入したいと感じてもらえません。

オンライン商談後にお試しやサンプルを用意して、実際に使用してもらう機会を設けることをおすすめします。

オンライン商談を導入する方法

オンライン商談をスムーズに導入するためには、以下の3つの方法があります。

導入するツールやシステムを選ぶ

オンライン商談ツールによって、機能や特徴が異なるので、自社にあったツールやシステムを選んでみてください。

使用するツールによっては、顧客側にもインストールしてもらう必要があるので、商談の前にツールのインストールを依頼しておきましょう。

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実施する場面を想定する

社内でオンライン商談を推進していくためには社員の同意が必要です。

営業担当者の業務負担を減らすことがオンライン商談を進める目的なので、業務の効率化など具体的な内容を伝えると、スムーズな同意につながるでしょう。

また社員の負担を減らすためにも、オンライン商談を実施する場面を想定し、どのようなタイミングで実施するのか、1回の商談に使う時間を設定しておくことが重要です。

顧客へオンライン商談を提案する

オンライン商談をする際には顧客側の同意が必要ですが、オンラインでの商談に慣れていない顧客は非対面で行う商談のイメージがつかないかもしれません。

オンライン商談を提案する際は、目的を伝えることがポイントです。

• オンライン商談は電話と違いパソコンで資料を共有できるので電話より伝わりやすい
• 資料のデータを商談中に共有できるので、提案の幅が広がる

などのメリットを顧客にスムーズに提案しやすくなります。

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オンライン商談で注意したいポイント

オンライン商談を行う際に注意すべきポイントがあります。対面とは異なり気付きにくいことも考えられるため、以下で紹介する3点に注意して商談を進めましょう。

アイスブレイクの時間を設ける

対面の場合だと、あいさつの後にお互い名刺交換をしながら、アイスブレイクを交わすことが多いでしょう。

最近の状況や趣味の話は、その場の雰囲気が良くなったり、話し方や人柄が伝わりやすいので信頼性の構築につながります。

しかし、オンライン商談の場合は名刺交換することはありません。挨拶を交わした後そのまま商談に入ってしまうので、お互いに打ち解けるための時間を確保しましょう。

オンライン商談の時間を調整してくれたことに感謝を述べたり、その場の雰囲気を和ませたりして、相手に好印象を抱いてもらうように意識してみてください。

▷オンライン商談でもアイスブレイクが重要！成功させるコツやネタを紹介

相手の視点を考慮する

オンライン商談はパソコン上で画面共有できますが、対面での商談と違い顧客が今どのページを読んでいるのか、説明しているページを見終わったのかなどが把握しづらいです。

そのため、次の説明を始めていいのかなどの見極めが難しいです。

顧客に配慮し、商談先が内容を理解しているか確認しながら話を進めていきましょう。

商談後にアフターフォローを行う

オンライン商談後も対面と同様に、顧客に電話やメールでアフターフォローをすることは重要です。

商談の時間を取ってくれたことに感謝の気持ちを伝えることで印象もよくなるので、成約率の向上や次回の商談までスムーズに進む可能性が高まります。

他にも、商談内容のヒアリングを行うことで、商品・サービスの改善や次の商談に活かすこともできるのでおすすめです。

オンライン商談を成功させるためのコツ

オンライン商談に慣れていないと、商談をスムーズに進めることができるか不安な方も多いので、ここからはオンライン商談を成功に導くためのコツを紹介します。

ネット環境を安定させておく

インターネットの回線の混み具合によっては、上手く画面共有できなかったり音声が途切れたりしてしまう可能性があります。

特に自宅など会社以外で商談を行う場合は、不安定になりやすいので注意してください。

場合によっては対面での商談を行う

オンライン商談が増えている中、商材によっては非対面では商談を進めることが難しいケースもあります。

実際に、目や手で触れて商品・サービスの特性を把握する必要がある場合もあるので、対面とオンラインの商談を臨機応変に行っていきましょう。

事前に資料を共有しておく

事前に資料をメールで共有しておくと、事前確認ができるので当日はスムーズに商談が進められます。

また、画面共有ができないなどのトラブルが発生しても顧客側の資料を見ながら説明が可能です。

▷オンライン商談を成功させる事前準備の秘訣！必見のチェック項目を解説

精度の高いカメラやマイクを用意する

パソコンに内蔵されているカメラやマイクは、スペックによって音や画質が悪い場合もあります。実際の商品を確認してもらう際に画質が悪いと、顧客側に商品の魅力を伝えることができません。

試しにパソコンに内蔵されているカメラとマイクのテストを行い、不備があれば外付けすることをおすすめします。

カメラの位置に気を配る

カメラの高さによっては、顧客がネガティブな印象を持つ可能性があります。

オンライン商談前に、自分の目線と同じ高さにカメラを合わせてみてください。

環境音に注意する

オンライン商談中はマイクの音だけでなく、周りの環境音も拾いやすいので、場合によっては顧客がストレスに感じてしまうこともあります。

他の社員がいないスペースや、自宅ではテレビなどの音がもれない部屋で商談を行いましょう。

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オンライン商談に役立つ人気ツール

オンライン商談はインターネット上のツールが必要になるので、事前に準備しておきましょう。

ここからは、オンライン商談に役立つ人気のツールを紹介するので、どのツールを選ぶべきか悩んでいる方は参考にしてみてください。

Zoom

Zoomは世界中で使われているWeb会議システムです。無料プランの場合、最大接続人数も最大100人まで接続でき、会議も40分まで可能です。

プランをアップグレードすると、最大接続人数や会議時間を増やすことができます。Zoomのホワイトボード機能は、自社も顧客も資料に直接書き込みができるので内容の修正やメモ書きがすぐできて便利です。

B-Room

B-Roomの特徴は、ソフトをダウンロードしなくてもシステムを利用できる点です。また音質と画質にこだわる最高レベルのビデオコーデックを採用しています。

会話を自動的にテキスト化する機能があるので、商談の後に内容の確認ができて便利です。

VCRM

多くのオンライン商談ツールは音声やりとりをする場合、1対1でのやり取りがメインですが、VCRMは最大4人と同時に通話ができます。

営業担当者が複数いて、会社から遠方に住んでいる人が商談に参加するシーンに最適です。

商談のやり取りをパソコンに録画ができ、社内研修といった教育資料として活用することもできます。導入企業向けのコンサルティングもあるので、オンライン商談が初めての企業でも安心です。

ベルフェイス

ベルフェイスは、営業専門のオンライン商談ツールで、銀行・リテール証券営業においてシェアNo.1です。デジタル名刺の自己紹介機能がついており、オンライン上でも簡単に名刺交換が可能です。

リモートコントロール機能は特許を取得しており、顧客が自社に画面操作の権限を渡すと顧客の画面を自社で操作することもできます。

Google Meet

Google社が提供する無料ツールで、gmailやGoogleカレンダーといったアプリケーションとの連携に優れているオンライン商談ツールです。

Googleカレンダーにオンライン商談の予定を入れ参加する顧客を招待に承認されるとカレンダーに直接スケジュールが組み込まれるのでスケジュール管理が簡単です。

オンライン商談の具体的な事例を紹介

ここからは実際にオンライン商談を導入した企業の事例を紹介します。オンライン商談ツールの導入を検討している方は参考にしてみてください。

野村不動産の事例

野村不動産株式会社は、オンライン商談を導入し、不動産の成約に至るまでの時間とコストの削減につながりました。

ホームページ上であらかじめ顧客にオンライン商談の希望日や内容、費用といった詳細を入力してもらうことで、事前に資料を用意したり、要望に合わせた建物を探すことが可能なので、ニーズに合った情報提供ができます。

顧客も事前に資料を確認できるので、店舗に足を運ぶ必要がなく、自宅にいながらパソコン上で営業担当者と相談できるので安心して建物を探すことができます。

RICOHの事例

プリンターやカメラなどを販売する株式会社RICOHは、対面の営業スタイルで業績を上げてきましたが、視点や雇用者を増やし商圏を拡大する方法に限界を感じ、オンライン商談にシフトチェンジしました。

1人あたりの商談数が、1日10件と商談数が増えたことで成約数も3倍に増加しました。また、商談から成約に至るまでの期間も半分になったので、業務の効率化にも成功しました。

オンライン商談とはネットを通して取引する営業手法

インターネットの普及や時代の変化に伴い、オンライン商談の必要性は今後も高まっていきます。

オンライン商談は非対面で場所を選ばずにできるというメリットがありますが、対面ならではのメリットもあるので、両者を上手く活用する営業スタイルが今後は主流になるでしょう。

これからオンライン商談を検討している方は、本記事のポイントや注意点を参考にし、必要に応じてオンライン商談ツールの導入をおすすめします。