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オンライン商談に必要なセキュリティ対策とは？懸念リスクも解説
オンライン商談をする上で、セキュリティ対策は非常に重要です。オンライン商談では、個人情報や機密情報を取り扱うため、企業は漏洩防止に努めなければなりません。本記事では、オンライン商談で懸念されるリスクと必要なセキュリティ対策、そしておすすめのツールをご紹介しています。ぜひ参考にしてください。
目次
オンライン商談とは？
オンライン商談とはICTツールを利用して商談を行う営業手法です。通常、商談は商談相手と直接会って行いますが、ICTツールを利用することで、物理的な距離に関係なく迅速に商談を行うことができるようになりました。
また、オンライン上で資料の共有ができるなど、対面の商談とは異なる多くのメリットもあります。新型コロナウイルスの世界的な流行で対面商談ができなくなったことで、オンライン商談の普及は加速しています。
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オンライン商談で懸念されるリスク
オンライン商談には多くのメリットがあるものの、懸念されるリスクもあります。ここでは、オンライン商談のリスクについて説明していきます。
個人情報・機密情報の漏洩
オンライン商談で懸念されるリスクの1つが個人情報・機密情報の漏洩です。ただし、オンライン商談で利用されているツールに重大なセキュリティーホール（セキュリティ上の問題）がある可能性は非常に低いと考えられています。
オンライン商談で利用されているツールそのものからの情報漏洩よりも、むしろオンライン商談で利用したパソコンや環境による情報漏洩のリスクが懸念されます。
オンライン商談で利用しているパソコンを紛失したり、カフェなどのオープンな場所でオンライン商談を行った結果、個人情報や機密情報の漏洩に繋がるケースが少なくありません。
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サービス元がサイバー攻撃を受ける
サービス元がサイバー攻撃を受けるリスクも考えられます。その場合、接続に支障が出る可能性も考えられます。つまり、商談ができないリスクもあるのです。
オンライン商談ツールには、営業支援ツールを利用できるものもあります。このツールに社外秘の資料や顧客リストなどが登録されていると、サービス元がサイバー攻撃された際に情報漏洩が起きるリスクも生じます。
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オンライン商談に必要なセキュリティ対策
ここからは、懸念されるリスクを軽減するために行うべきセキュリティ対策について紹介していきます。
1.データを暗号化する
オンライン商談では、通信を利用することになります。通信にあたっては、送り手が情報を発信し、受け手がそれを受信します。ところがセキュリティが低い場合、送り手と受け手の間で情報が抜き取られる危険性があるのです。
情報を保護し、セキュリティを強化するためには、発信した情報(データ)を暗号化することが有効です。
オンライン商談ツールの多くは、通信内容の暗号化がされていますが、利用している暗号化技術は異なっています。利用する前に安全性の高いものであるかを確認しておきましょう。
2.認証を取得しているサービスを選ぶ
オンライン商談ツールは、セキュリティ関連の認証を取得しているサービスを利用しましょう。ISO認証などを取得したツールは十分なセキュリティ対策が施されているため、安心して導入できます。
3.従業員にセキュリティ対策について把握させる
オンライン商談ツールのセキュリティ対策がしっかりしていても、それを利用するのは人間です。
利用する人がセキュリティ意識を持っていなければ、オンライン商談ツールのセキュリティ対策は無意味なものとなってしまうでしょう。したがって、従業員にセキュリティ対策の重要性を理解させることも大切です。
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セキュリティ対策抜群のオンライン商談ツール4選
ここからは、実際にセキュリティ対策抜群のオンライン商談ツールについて紹介していきましょう。
jinjerミーティング
jinjerミーティングは、jinjer株式会社が提供するWeb会議ツールです。日本の中小企業や自治体を中心として利用されています。
Amazon社が提供するAmazon Web Services（AWS）で運用されており、すべての通信がTLS暗号によって暗号化されています。そのため悪意のある第三者によってデータが盗聴されたり、改ざんされたりする心配がありません。
| 提供元 | jinjer株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 22万円 |
| 料金プラン | 1 ID1,650円 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
Zoom
Zoomは、世界中で利用されているWeb会議システム(ビデオ カンファレンスシステム)です。クラウドコンピューティングを使用したWeb会議サービスとして、新型コロナウイルスの世界的な流行を受け、世界的に広く普及しました。
商談支援ツールではないものの、商談の際の安定的なテレビ会議を行うために欠かせないツールです。セキュリティ対策も抜群で、暗号化されたセキュアな環境で商談が可能となります。
| 提供元 | Zoom Video Communications, Inc. |
|---|---|
| 初期費用 | なし |
| 料金プラン | ・フリー1ユーザー/月 0円・プロ1-9ライセンス/月 2,200円※年払いの場合、1-9ライセンス/年 22,110円・ビジネス10-99ライセンス/月 2,970円※年払いの場合、10-99ライセンス/年 29,590円・企業５０ライセンス～/月 2,970円※年払いの場合、50ライセンス～35,530円 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
B-Room
B-Roomは、株式会社Bloom Actが提供するオンライン商談システムです。1つのルームに入室できるのは最大4名までと商談に特化した仕様になっています。日本人オペレーター対応のカスタマーサポートで安心して利用できるのも嬉しいポイントです。
サーバとの通信はSSL、メディアデータの通信はSRTPによってすべて暗号化されているため、第三者の不正アクセスなどによるメッセージの盗聴や情報の漏洩・改ざんはできません。
| 提供元 | 株式会社Bloom Act |
|---|---|
| 初期費用 | 0円 |
| 料金プラン | 1ルーム 38,500円/月 3ルーム 75,900円/月 20ルーム以上 440,000円/月 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
ベルフェイス
ベルフェイス(bellFace)は電話を使ったオンライン営業に特化した商談ツールです。営業育成のためのレコログ(録画録音)が利用できるなど、営業に便利な機能を利用できます。
音声は電話接続なので途切れにくいのが魅力です。国際規格ISO27001(ISMS)認証を取得しているので、セキュリティ対策も万全なものとなっています。
| 提供元 | ベルフェイス株式会社 |
|---|---|
| 初期費用 | 資料請求者のみに開示 |
| 料金プラン | 資料請求者のみに開示 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
※料金はすべて税込み表記
セキュリティ対策を講じて情報漏洩のリスクを回避
オンライン商談は、これまで営業できなかったエリアにまで営業エリアを拡大できるなど、多くのメリットがあります。しかし、オンライン商談において、セキュリティ対策は欠かせません。
セキュリティ対策がしっかりなされたオンライン商談ツールを利用しないと、思わぬリスクにさらされる可能性があるので、注意しなければなりません。
ツールのセキュリティ対策と同時に、利用する従業員への教育も重要です。個人情報や情報の漏洩に対する対策もきちんと行いながら、上手にオンライン商談ツールを利用しましょう。
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