ファイルサーバーとは？メリット・デメリットや役割・NASとの違いを解説

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ファイルサーバーとは何か？

ファイルサーバーとは、ネットワーク上でのファイル管理を目的としたサーバーのことです。ビジネスシーンでは、主にファイルの共有や保管、バックアップ等に利用されています。

現代では、ビジネスで扱う情報や文書、資料の大半がWordやExcel、PowerPoint、画像、映像などのファイルとして取り扱われています。それらのファイルが個々のパソコンに分散してしまうと管理が煩雑化しやすいうえ、故障時のデータ破損や消失のリスクにも注意しなければなりません。

またペーパーレス化やテレワークの推進などの労働環境の変化に伴い、チームで業務を円滑に進めるには、ファイルを簡単に共有できる環境の構築が不可欠となっています。

これらの課題を解決する方法として、ファイルを1か所で集中管理し、ネットワークに接続しているパソコンから容易にアクセスできるファイルサーバーの需要が高まっているのです。

▷オンラインストレージとファイルサーバーの違いとは？目的や用途を詳しく解説！

ファイルサーバーの種類

ファイルサーバーは、サーバーの設置場所によってオンプレミス型とクラウド型に分類されます。ここではファイルサーバーの種類について解説します。

オンプレミス型ファイルサーバー

オンプレミス型ファイルサーバーは、自社内にサーバー機器を設置するタイプのファイルサーバーです。LANやWANなどのネットワーク上で運用されるため、外部からのアクセスを受けにくい特徴があります。

オンプレミス型ファイルサーバーはその性質上、カスタマイズの自由度が高く、強固なセキュリティを施しやすいメリットがあります。一方でオフィス内などの特定環境下でしかアクセスできず、テレワークをはじめとする柔軟な働き方に対応しづらいのがデメリットです。

クラウド型ファイルサーバー

クラウド型ファイルサーバーは、クラウド環境下にサーバーを設置するタイプのファイルサーバーです。

具体的にはAWS(Amazon Web Services)やMicrosoft AzureなどのIaaSを土台として自社サーバーを構築する場合と、クラウド事業者のファイルサーバーをSaaSとして利用する場合の2パターンがあります。後者は一般的にクラウドストレージと呼ばれます。

クラウド型ファイルサーバーはサーバー機器を自社内に設置する必要がないため、導入コストを抑えられるのがメリットです。一方でIaaSやSaaSというクラウドサービスを利用する形式となることから月額利用料が発生し、カスタマイズの制限を受けるデメリットがあります。

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ファイルサーバーの役割

ファイルサーバーは、ファイル管理を効率化するという点において、主に3つの役割があります。

• ファイルやデータを保存するため
• 保管しているファイルを共有するため
• 重要なファイルのバックアップをとるため

それぞれの具体的なポイントについて解説します。

ファイルやデータを保存するため

ファイルサーバーは、企業内で使用されるファイルやデータを保存するためのサーバーです。容量が大きく、パソコンよりも多くの情報を保存できるのが特徴です。

ファイルサーバーという1つの倉庫にまとめて情報を保存することで、企業は社内に点在する情報を一元管理できます。

保管しているファイルを共有するため

ファイルサーバーはファイルを保管するだけでなく、複数のユーザーに対して共有する役割も持っています。容易にファイルを共有できるため、社内での情報共有がスムーズになり、業務効率向上が期待できます。

また、ファイルサーバーに保管されたファイルは、作成者とは別のユーザーが編集することも可能です。1つのファイルを複数のメンバーで編集・更新したり、担当者が不在時でも代理で作業できたりなど、チームでの業務の円滑化にも役立ちます。

重要なファイルのバックアップをとるため

ファイルサーバーは、重要なファイルのバックアップ場所としても活用できます。企業内で作成される文書やデータには、ビジネスにとって重要な情報が含まれているため、万が一に備えてバックアップをとることが必要です。

ファイルサーバーを使用すれば、データのバックアップを定期的に行えるため、データの紛失や破損が発生した場合でも迅速に復旧できます。

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ファイルサーバーとNAS(Network Attached Storage)との違い

ファイルサーバーと混同されやすい言葉として挙げられるのが、NAS(Network Attached Storage)です。ファイルサーバーとNASはファイルの保管や共有という類似点がありますが、それぞれの定義が異なります。

ファイルサーバーは独自のハードウェアやソフトウェアを使用することから、カスタマイズの範囲が広く、拡張性が高いです。一方、NASはストレージ機器という性質上、プリセットされた機能に限定されているため、ファイルサーバーのようなカスタマイズができません。

NASは柔軟性に劣るものの、導入コストが安いため、導入しやすいのがメリットです。このことから、NASは小規模な企業や個人向けに適していると言えます。

また、ファイルサーバーはファイルを保管・共有をするためのシステムであるのに対し、NASはネットワークに接続して利用するストレージ機器です。根本的な仕組みにも違いがあるということも理解しておきましょう。

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ファイルサーバーを活用するメリット

ファイルサーバーを活用することは、複雑なファイル管理を効率化する以外にも、さまざまなメリットがあります。具体的には以下の4つのメリットが挙げられます。

• 手軽にファイルを共有できる
• バックアップ先に活用できる
• ストレージ容量を増設できる
• アクセス権限を設定できる

それぞれのポイントを詳しく解説します。

手軽にファイルを共有できる

ファイルサーバーの代表的なメリットとして挙げられるのが、ファイル共有です。業務遂行に必要なデータを手軽に共有できるため、ファイルサーバーの活用は業務効率の向上に大きく貢献します。

例えば、進捗管理表や資産管理台帳などの共同作業が必要なファイルを、ファイルサーバーに保存することで、社内のメンバーが同じファイルにアクセスし、編集や更新を素早く実行できるようになります。

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バックアップ先に活用できる

ファイルサーバーは共同作業場としてだけでなく、バックアップ先としても有効活用できます。ファイルサーバーは定期的なバックアップの設定が可能で、データの保護がより確実になるのがメリットです。

例えば、顧客情報や契約書などの重要なデータをファイルサーバーに保存することで、万が一の際にもデータの復旧が容易になります。

また、ファイルサーバーはRAID(Redundant Arrays of Inexpensive Disks)という複数台のハードディスクを組み合わせる方式を採用することで、冗長性を確保することも可能です。

ストレージ容量を増設できる

ファイルサーバーは従来の外付けハードディスクやUSBメモリと比較した際、ストレージ容量を増設できるのが特徴です。ハードディスクの追加や交換が容易に行えるため、結果として大量のデータを保管できます。

企業にとって、ビジネスの拡大はデータ量の増加につながります。そのため、ストレージ容量の拡張を柔軟に行えたほうが、変化に対応しやすくなるのです。

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アクセス権限を設定できる

ファイルサーバーでは、ユーザーやグループごとにアクセス権限を設定できます。例えば、社内の特定部署や外部のパートナー企業など、公開範囲を指定したアクセス制限が可能です。

また、一部のユーザーには閲覧権限のみを与え、編集権限を持つユーザーを限定することもできます。これにより、ファイルの漏洩や誤操作を防ぐことができ、情報管理の信頼性を高められるでしょう。

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ファイルサーバーのデメリットや注意点

ファイルサーバーには幅広いメリットがある反面、デメリットや注意点も存在します。ファイルサーバーを活用するうえでネックになりやすいポイントは、次の4点です。

• 導入や運用にコストがかかる
• 運用に知識や技術が必要になる
• ファイルサーバー自体が故障するリスクがある
• 必要なファイルを見つけにくい

それぞれのポイントを詳しく解説します。

導入や運用にコストがかかる

ファイルサーバーは、導入や運用にコストがかかります。導入面ではハードウェアやソフトウェアの購入費に加え、ファイルサーバーの構築費がかかるのも忘れてはいけません。

また、運用面では定期的なメンテナンスやアップグレードも必要で、アウトソースしたとしても業務委託費が発生します。サーバーの規模やバックアップ方法によってはコストが肥大化する可能性もあるため、注意が必要です。

運用に知識や技術が必要になる

オンプレミス型のファイルサーバーを導入する場合、運用には専門的な知識や技術が必要です。サーバーの設定や管理に加え、セキュリティ対策やバックアップ確認、定期的なメンテナンスやアップグレードなど、ファイルサーバーの運用には幅広い対応が求められます。

これらの作業に必要な知識や技術を持っていない場合は、人材を新たに採用する必要性が出てきます。その場合、採用コストや人件費が発生するため、コスト面の負荷が増えることも念頭に置いておきましょう。

ファイルサーバー自体が故障するリスクがある

経年劣化や自然災害など原因はさまざまですが、ファイルサーバー自体が故障するリスクもないとは言い切れません。

ハードウェアやソフトウェアの故障により、データの損失やアクセス不能な状態に陥ると、データの復旧やシステムの復旧には時間と費用がかかります。

だからこそ、ファイルサーバーを運用する際は、定期的なメンテナンスやバックアップを行い、故障時の対応策を確保することが重要です。

必要なファイルを見つけにくい

ファイルサーバーの用途を考慮すると、どうしても保管されるデータ量が多くなります。それに伴い、必要なファイルを見つけにくくなってしまうのがデメリットです。

これはファイルの階層構造や命名規則が部署ごとに異なるだけでなく、全文検索などができないなど、検索機能そのものに問題がある場合もあります。

そのため、ファイルサーバーのデータ量が増えたときも必要な情報に素早くアクセスできるように、管理ルールの明確化や検索機能の強化を行うことが重要です。

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導入するファイルサーバーの選び方

オンプレミス型やクラウド型、NASなどの種類は理解できても、それ以外の観点でファイルサーバーをどのように比較すればいいのか迷われている方も多いのではないでしょうか。

ここではファイルサーバーを選ぶ際の具体的なチェックポイントを6つご紹介します。

保存容量から選ぶ

代表的な比較ポイントとしては、ストレージの保存容量が挙げられます。企業が取り扱うファイルの量や種類に応じて必要な保存容量が異なるため、十分な容量を確保することが大切です。

また、ビジネスの成長によって必要となる容量は増えていく傾向にあるため、将来的な増加に備えて拡張性に優れた製品、あるいは容量に余裕のある製品を選ぶことをおすすめします。

導入や運用のコストから選ぶ

ファイルサーバーの選定時は、コスト比較で優劣をつけることも可能です。この場合は導入時の費用だけでなく、運用費も含めたトータルコストを考慮する必要があります。

例えば、安価なファイルサーバーを導入しても、後々のメンテナンスや故障時の対応に多額のコストがかかってしまうなど、長期的にはコストが高くなる可能性もゼロではありません。

一方で、初期投資が多少高くても、信頼性が高くメンテナンスが容易なファイルサーバーを導入することで、長期的なコストを抑えられる場合もあります。そのため、導入や運用にかかるコストも考慮した上で、最適なファイルサーバーを選ぶことが大切です。

接続できる人数から選ぶ

ファイルサーバーの選定において、接続可能なユーザー数は重要なポイントです。企業によっては、多数の社員が同時にファイルサーバーにアクセスする必要があるため、接続可能なユーザー数が少ないファイルサーバーを導入すると、業務に支障をきたします。

また、ビジネスの拡大や多角化など、将来的な変化にも対応できるように、接続数が増やせるかどうかも事前に確認しておきましょう。

対応しているデバイスの種類で選ぶ

近年は、業務においてパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどのデバイスを使用することが一般的になってきました。しかし、ファイルサーバーにはデバイスの対応可否があります。

そのため、従業員が利用するデバイスの種類に応じて、適切なファイルサーバーを選ぶことが必要です。スマートフォンやタブレットを利用する従業員が多い場合は、マルチデバイスに対応しているファイルサーバーを導入するなど、従業員がスムーズに利用できるように考慮しましょう。

セキュリティ性で選ぶ

ファイルサーバーに保管されるデータには、機密性の高いものが多数含まれます。これらのデータが漏えいすると、企業の社会的信用を失うことにもなりかねません。

そのため、データの漏えいを防ぐには、セキュリティレベルの高いファイルサーバーを選択することが重要です。例えば、暗号化機能やアクセス制御機能が備わっていると、不正アクセスを防ぎやすくなるでしょう。

サポート体制から選ぶ

ファイルサーバーは業務の遂行に欠かせないため、トラブルが発生した際には、迅速かつ適切な対応が求められます。そのため、ファイルサーバーを選ぶ際には、サポート体制が充実しているかどうかを確認することが重要です。

例えば、24時間365日対応のサポートセンターや、専任の担当者がいるかどうかなどがポイントとなります。また、機器の保証内容や修理対応時間も事前に確認しておきましょう。

▷クラウド型のファイルサーバーおすすめ15選！比較ポイントや注意点

ファイル共有におすすめのファイルサーバー

ファイルサーバーには、オンプレミス型とクラウド型の2つのタイプがありますが、どちらを選ぶかは、企業の状況やニーズによって異なります。

オンプレミス型は導入コストが高く、メンテナンスや管理に手間がかかりますが、セキュリティ性に優れているというメリットがあります。一方、クラウド型は導入コストが低く、柔軟性やスケーラビリティに優れています。

これらの要素を踏まえたうえで、ファイル共有におすすめのファイルサーバーをそれぞれご紹介します。

オンプレミス型ファイルサーバー

ここではオンプレミス型のファイルサーバーとして利用できる、主なサーバー機器やストレージ機器を2つご紹介します。

• ETERNUS HB series
• NEC Express5800シリーズ

ETERNUS HB series

ETERNUS HB seriesは、富士通株式会社が提供するハイブリッドストレージです。

SSDとHDDの両方に対応しており、業務の特性やコスト要件に合わせて柔軟に基盤を調整できる特徴があります。

NEC Express5800シリーズ

NEC Express5800シリーズは、日本電気株式会社が提供する法人向けワークステーション・サーバーです。

用途や規模、設置方法に応じて豊富なラインナップを取り揃えており、高い性能と可用性を備えている特徴があります。

クラウド型ファイルサーバー

クラウド型ファイルサーバーは、ファイルサーバー単体としてではなく、幅広い利用シーンを想定したサービスが多数登場しています。今回はそのなかから3つのサービスをご紹介します。

• NotePM
• Box
• Box over VPN

NotePM

NotePMは、株式会社プロジェクト・モードが提供する社内Wikiツールで、マニュアル作成やナレッジ管理に活用されています。ユーザー数に応じてストレージ容量が増加する料金プランを採用しており、クラウド型ファイルサーバーとしても活用できます。

ファイルの中身の全文検索やキーワードハイライトなど、強力な検索機能を搭載しているため、従来のファイルサーバーよりも情報を探しやすいのが特徴です。

Box

Boxは、カリフォルニアに本拠を置くBox, Inc.の日本法人であるBox Japan株式会社が提供するクラウドストレージです。

Boxの最大の特徴は、Businessプラン以上であればストレージ容量の上限設定がない点です。アップロード時の容量上限はあるものの、幅広いファイルの保管を1つのサービスで完結できる数少ないクラウドストレージであるといえます。

Box over VPN

Box over VPNは、クラウドストレージ「Box」をNTTコミュニケーションズ社のVPNを経由して利用するサービスです。

Boxの機能をセキュアなVPN環境下で活用しつつ、NTTコミュニケーションズ社による24時間365日体制で一元保守を受けられる特徴があります。

ファイルサーバーとはファイルの保管と共有を目的としたサーバー

テレワークやマルチデバイスの普及により、企業内でのファイル共有がより重視される今、ファイルサーバーによるファイルの保管と共有は業務効率に大きく貢献するでしょう。

ファイルサーバーを導入することで、従業員がどこにいても、必要なファイルにアクセスすることができるようになります。また、ファイルのバックアップや権限管理なども行うことができるため、安全性を確保しながらファイルの保管・共有が可能です。

変化する労働環境に対応するためにも、本記事で紹介した選び方を参考にファイルサーバーを導入し、スムーズな業務運営を進めていきましょう。

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