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オンライン事務代行とは？料金や依頼できる仕事・メリットを紹介
インターネットを介してさまざまな事務業務を依頼できるオンライン事務代行。近年導入する企業が増えてきていますが、なぜオンライン事務代行が注目されているのでしょうか。本記事では、オンライン事務代行とはどのようなサービスか、依頼できる仕事やメリット、料金相場について解説します。
目次
オンライン事務代行とは？
オンライン事務代行とは、インターネットを通じて事務作業や管理業務などを幅広く対応してくれるサービスです。
従来の事務代行サービスでは実際のオフィスや事務所で業務を請け負っていましたが、オンライン事務代行ではリモートで対応してくれるため、オフィスの場所や営業時間に関係なく、柔軟に業務を依頼できます
オンライン事務代行を活用すれば、ノンコア業務を外部に任せられるため、社員はコア業務に集中できるでしょう。
オンライン事務代行が注目されている背景
オンライン事務代行が注目されている背景には、テレワークの普及が関係していると考えられます。テレワークとは本拠地のオフィスから離れた場所で仕事をすることです。
コロナ禍から急速に普及が拡大し、自宅やサテライトオフィス、交通機関内などで働く人が増えてきました。テレワークは時間や場所を有効活用しながら働けるのが特徴ですが、総務省はテレワークを活用することで以下のさまざまな効果が期待できるとしています。
【社 会】
労働力不足の解消、地域活性化、環境負荷の軽減、耐災害性の向上、過密交通の緩和
【企 業】
人材の確保・離職防止、業務変革（BPR、DX）、生産性の向上、コスト削減、非常時の業務継続（BCP）
【就業者】
多様で柔軟な働き方の実現（WLB）、通勤時間の削減、仕事と育児・介護・治療の両立
[引用：総務省「テレワークの推進」]
▷事務代行とは？対応可能な業務や選び方・利用するメリット・デメリットを解説
オンライン事務代行に依頼できる仕事
オンライン事務代行に依頼できる仕事は、主にバックオフィス業務と呼ばれるものです。具体的にどのような業務が依頼可能なのかを紹介します。
秘書業務
秘書業務は、依頼者が業務に専念できるように雑多な業務をサポートする仕事です。依頼できる秘書業務の一例は、以下のようなものが挙げられます。
- スケジュール管理
- 電話、メールの応対
- 会食や出張の手配
- データ入力や書類の作成
- 冠婚葬祭に関する業務
多岐にわたる秘書業務に柔軟に対応し、業務を細やかにバックアップしてくれます。
▷オンライン秘書とは？メリット・デメリットや依頼できる業務、費用について解説
総務業務
組織としての円滑な活動を支援し、総合的に企業へ関わる業務を担当するのが総務の役目です。一般的な事務業務を想像するとわかりやすいでしょう。
企業経営を行ううえで欠かせない業務が多くありますが、その一部を以下に挙げます。
- 備品の購入、管理
- 広報業務
- 契約管理
- オフィス管理
- 来客対応
- 文書の作成や管理、発送
- 電話、メールの対応
ノンコア業務や定型業務が多いため、オンライン事務代行に依頼しやすい業務と言えるでしょう。
経理業務
経理業務では、会社の資金や収支を管理します。電子帳簿保存法やインボイス制度など、法律と関係する業務も多いため、専門的な知識が求められます。
オンライン事務代行に依頼できる経理業務の一例を、以下で見ていきましょう。
- 記帳
- 経費精算や預金管理
- 給与計算
- 請求書作成業務
- 社会保険に関する手続き
- 振込・支払処理
- 会計ソフトによる処理、操作支援
経理業務における金銭管理は、企業運営に直結します。確実性を担保するためにも、税理士や会計士が在籍するオンライン事務代行に依頼してください。
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人事や採用サポート業務
人材の管理・育成に携わるのが、人事や採用サポート業務です。在籍中の従業員に関する業務のほか、採用業務のバックアップにも対応します。
優秀な人材を確保したり、従業員満足度を上げたりするために重要な業務です。労務にまつわる業務も含めて、オンライン事務代行では以下のような仕事を依頼できます。
- 人事情報のデータ入力
- 勤怠管理
- 面接の設定やスケジュール調整
- 説明会のサポート
- 入退社の手続き
データ入力やスケジュール調整などのノンコア業務をオンライン事務代行に依頼すると、人事・採用業務の生産性を高められるでしょう。
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営業サポート業務
営業サポート業務では、営業の周辺事務を徹底支援することで企業活動に貢献します。利益に直結する業務であるため、オンライン事務代行によるサポートの存在は大きいといえるでしょう。
営業担当者のコア業務時間を捻出できるように、以下のような業務を代行してくれます。
- 顧客情報の入力や管理
- アポイントの調整
- 営業資料の作成
- 見積書・納品書の作成
- 営業イベントの手配や進捗管理
- 営業レポートの作成・分析
営業活動で発生する資料作成やデータ入力などの事務作業を専門スタッフに任せられるため、より効率的に営業活動がまわるようになります。
Web運用サポート業務
Web運用サポート業務とは、おもにWebサイトやSNS、広告などインターネットを活用した集客に関する業務を指します。依頼できる業務は下記のとおりです。
- Webサイトの記事作成や更新
- SNS運用
- 広告運用
- Webサイトの分析、改善
- クラウドソーシングの管理
Web上でのさまざまな施策のサポートに対応可能なため、社内の担当者の負担軽減や新たなナレッジの蓄積にもつながるでしょう。
オンライン事務代行に依頼する際の料金相場
オンライン事務代行に依頼する際の料金体系は「月額固定制」と「従量制」の2種類があります。それぞれの料金相場を解説します。
月額固定制の料金相場
月額固定制とは、月々の稼働時間と料金を固定する料金プランです。オンライン事務代行は、月に10時間、30時間、50時間といったように、稼働時間で区切ったプランを提供しているサービスが多くあります。
月額固定制の料金相場は、以下のとおりです。
| 月の稼働時間
| 月々の料金
|
| 20時間
| 50,000円
|
| 30時間
| 80,000円
|
| 50時間
| 12万円
|
時給換算すると、2,000円から3,000円程度が相場です。一般的なアルバイト代よりも高額に感じますが、交通費や業務を覚えるまでの手間を考えると、オンライン事務代行のほうが安く済むことが多くなります。
従量制の料金相場
実際の作業時間や作業量で料金が決まるのが従量制です。たとえば1通のメール送信で150円、100通送ったら15,000円といった具合に、個別に設定された料金が作業量に応じて加算されます。
従量制の場合、業務内容によって相場は大きく変動します。業務内容と料金の例を以下の表にまとめました。
| 業務内容
| 料金
|
| 書類作成(A4サイズ1枚)
| 2,000円
|
| Excelファイル作成(1件)
| 5,000円
|
| 税務補助作業
| 50,000円
|
作業量と料金の関係性が明確なため費用を計算しやすく、無駄なコストを抑えられるのが特徴です。
オンライン事務代行を活用するメリット
オンライン事務代行に仕事を依頼することで、企業は多大なメリットを得ることが可能です。ここでは、オンライン事務代行の魅力について具体的に解説します。
プロに依頼するため業務の質が上がる
オンライン事務代行では、高いスキルを持つスタッフに業務を依頼できるため、業務品質の向上が図れるでしょう。
とくに経理・法務に関する業務など専門性が高いものは、即戦力となるオンライン事務代行に依頼するほうが正確性が高く安全です。また、プロに任せることで業務を効率化したり、ミスの発生を減らしたりする効果も期待できるでしょう。
人材採用や教育に関するコストがかからない
オンライン事務代行には、豊富な経験とスキルを持つスタッフが数多くいます。優秀な人材が即戦力として業務をこなしてくれるため、人材の採用や教育に関するコストがかかりません。
新しい業務を覚えてもらうためには、一般的に1ヶ月～3ヶ月程度の期間を要し、コストは5万円～数十万円になることもあります。研修期間は教育を担当する社員が本来の業務に集中できないこともあり、生産性が低下する可能性もあるでしょう。
その点、オンライン事務代行を利用すれば教育のためのコストや時間をかけずに適切に業務のサポートをしてもらうことが可能です。
必要な業務のみを依頼できる
オンライン事務代行は、必要な業務を必要な時期にのみ依頼できます。たとえば、年末や決算期は経理・会計が多忙を極める時期です。該当時期に合わせてオンライン事務代行を依頼すれば、一時的な費用だけで業務負担を軽減できます。
また、正社員やアルバイトを雇うと、閑散期の業務振り分けに悩んだり、給与面のコストがかさんだりします。オンライン事務代行なら、繁忙期のみに業務を依頼でき、人手が必要なときだけスタッフを増やせるのです。
閑散期にありがちな無駄を省くことにつながり、より合理的に自社の業務を進められるでしょう。
オンライン事務代行に依頼するデメリット
オンライン事務代行の利用には、デメリットもあります。
デメリットを理解したうえでオンライン事務代行の依頼を検討しましょう。
オフライン業務の依頼はできない
インターネットを介して業務を請け負う性質上、オフライン業務には対応できないケースが多々あります。オンライン事務代行では、書類の整理や店舗での受付業務など、リモートワークで対応不可な業務は依頼できないと覚えておきましょう。
ただし、書類の郵送といった一部のオフライン業務なら、依頼できるサービスもあります。どのような業務を依頼したいかピックアップしたうえで、オフライン業務に対応しているサービスを探してみてください。
作業スキルにばらつきがある
オンライン事務代行は、依頼先やスタッフによって技能や専門知識に差があります。そのため、業務品質の差が生じ、期待したレベルのサービスを受けられない可能性があるでしょう。
人材採用と異なり、事前に面接などで能力を推し量れないので、スタッフのスキルを把握しにくいのも難点です。場合によっては自社での修正対応が発生することがあります。スタッフのスキルが希望に満たないと、かえって工数が増えてしまい、業務スピードや品質が落ちてしまうでしょう。
業務内容や求める精度を正確に伝え、希望に合うスタッフを手配してもらうことが重要です。
情報漏洩のリスクがある
オンライン事務代行のデメリットの一つとして、情報漏洩のリスクが挙げられます。たとえば、給与計算を含む経理事務を依頼する場合、会社の財務情報や従業員情報などを代行スタッフと共有します。共有情報の管理はスタッフ側に委ねることとなり、保全性を完全にはコントロールできません。
情報漏洩は企業の信頼を損ね、業績低下につながるおそれがあります。そのため、オンライン事務代行業者を利用する際には、セキュリティ対策やプライバシーポリシーを十分に確認し、信頼性のある業者を選ぶことが重要です。
外注費用が発生する
オンライン事務代行への業務依頼には、少なからずコストが発生します。依頼の仕方によっては、コストがかさんでしまう点がデメリットです。
導入前に、オンライン事務代行の依頼で費用対効果が得られるかどうかを検証する必要があるでしょう。事務業務の専任者を雇うほうがコストが抑えられる場合もあるため、自社にとってどちらが効果的かを精査するのが重要です。
▷おすすめのアウトソーシングサービス14選｜業務別のサービスを紹介
オンライン事務代行を選定するポイント
ここでは、オンライン事務代行を選ぶ際のポイントを紹介します。
依頼したい業務に対応可能か
自社で依頼したい業務に対応しているオンライン事務代行サービスを選定しましょう。サービスによって対応業務や対応範囲、得意とする専門分野が異なります。
とくに専門性の高い業務の場合は、資格保有者が在籍しているサービスを選ぶのがおすすめです。オンライン事務代行サービスを選ぶ際には、自社がどの業務を依頼するかを明確にしておきましょう。
実績が豊富にあるか
オンライン事務代行を選ぶ際は、実績が豊富にあるかについても確認が必要です。その際公式サイトはもちろん、必ず第三者が書き込んでいるレビューなども参考にする必要があります。
実際に利用した企業の口コミで高評価が得られているようであれば、安心して仕事を依頼できるでしょう。ネガティブな意見なども参照しながら、自社に最適なサービスを選んでみてください。
費用相場が適切か
オンライン事務代行を選ぶ際、費用相場が適切かどうかは重要な要素です。費用相場を見極めるには、複数の業者で料金を比較し、適切なサービスを選ぶ必要があります。同じ業務・料金でも対応範囲が異なるなど、サービスによって費用対効果が変わる可能性に注意してください。
また、費用だけで判断せず、サービスの質や対応力なども含めて検討することが大切です。サービス内容と費用を比べたうえで、適切な費用相場のオンライン事務代行を選定しましょう。
▷オンライン秘書サービスおすすめ13選徹底比較！失敗しない選び方
おすすめのオンライン事務代行サービス
おすすめのオンライン事務代行サービスを4つ紹介します。依頼したい業務や目的を明確にしたうえで、ニーズに沿ったサービスを選んでください。
Chatwork アシスタント
Chatwork アシスタントは、Chatwork株式会社が提供するオンラインアシスタントサービスです。バックオフィスから経理・人事などの専門領域まで、幅広い業務を月10時間から依頼できます。
また、月々の契約時間内であれば、複数の業務を組み合わせた依頼も可能です。いくつか対応依頼を検討している企業や、一つのオンライン事務代行にまとめて業務を任せたい企業に適しています。
| 提供元 | Chatwork株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
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| 機能・特徴 |
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| URL | 公式サイト |
＼資料請求は完全無料！／
Chatworkアシスタントの資料請求はこちら>>HELP YOU
煩雑なバックオフィスの事務代行を行うHELP YOUは、優秀なオンラインチームによるサポートが魅力です。さまざまな専門スキルを持つスタッフが揃っているため、幅広い業務をまとめて依頼できます。
事務作業を中心としたサービス以外に、高度な専門性を要する研修・マーケティング関連の業務も依頼可能です。継続利用率が98%と高く、多くの利用企業から高い満足度と信頼を得ています。
| 提供元 | 株式会社ニット |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 600社以上 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
FOC
FOCは、経理業務のアウトソーシングサービスです。記帳や仕訳業務、売掛金・買掛金管理など経理業務全般を依頼できます。
また、IPOやM＆A、資金調達などのサポートも提供しており、企業が抱える課題に合わせてサービスをアレンジすることが可能です。業務の専門性などに合わせて最適な人材をあてるため、常に高品質なサービスが期待できます。
| 提供元 | ＮＯＣアウトソーシング＆コンサルティング株式会社 |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン | 要問い合わせ |
| 導入実績 | 1,000社 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
YPP
YPPは総務・労務や経理業務、営業サポートなど、直近の事務処理を素早く依頼できるサービスです。1時間程度の短時間で終わる仕事も依頼できるため、急に発生した業務の対応を気軽に任せることができます。
引き継ぎ用マニュアルの作成時間が捻出できない際や、デジタルツールの導入検証をしたいときなど、ピンポイントの業務をお願いしたい場合にもおすすめです。
| 提供元 | 株式会社YPP |
| 初期費用 | メンバー募集・選定・教育・フロー整理等:要問い合わせ |
| 料金プラン | ■3カ月のお試しプラン
※3カ月後再見積もりのうえ本契約 |
| 機能・特徴 |
|
| URL | 公式サイト |
オンライン事務代行を活用して業務の負担を軽減しよう
オンライン事務代行は、事務作業や管理業務などのノンコア業務を中心に外部委託できるサービスです。オンラインを通じて業務を依頼するため、場所に限定されずにどのような地域の企業でも利用できます。
なお、オンライン事務代行を選定する際には、対応可能業務や費用、実績やセキュリティ対策の内容を確認しながら、自社に合うサービスを導入することが重要です。オンライン事務代行を活用して、社員の業務負担を軽減しましょう。
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