オンライン事務代行とは?料金や依頼できる仕事・メリットを紹介

最終更新日時:2023/11/02

アウトソーシング

オンライン事務代行

インターネットの普及により、場所に関係なくオンライン上で業務を行えるようになりました。作業量の多くなりがちな事務業務もオンラインで外注することが可能です。本記事では、オンライン事務代行とはどのようなサービスか、依頼できる仕事からメリットや料金を紹介します。

オンライン事務代行とは何か?

オンライン事務代行とは、インターネットを通じて事務作業や管理業務などを幅広く対応してくれるサービスです。従来の事務代行サービスでは実際のオフィスや事務所で業務を請け負っていましたが、オンライン事務代行ではリモートで対応してくれるため、オフィスの場所や営業時間に関係なく、柔軟に業務を依頼することが可能です。

オンライン事務代行を活用すれば、ノンコア業務を任せられるため、社員はコア業務に集中できるでしょう。

事務代行とは?対応可能な業務や選び方・利用するメリット・デメリットを解説

オンライン事務代行に依頼できる仕事

オンライン事務代行に依頼できる仕事は、おもに以下の6つがあります。

  • 秘書業務
  • 総務業務
  • 経理業務
  • 人事や採用サポート業務
  • 営業サポート業務
  • Web運用サポート業務

バックオフィス業務と呼ばれる、さまざまな事務が挙げられます。依頼可能な業務内容をそれぞれ具体的にみていきましょう。

秘書業務

秘書業務は、依頼者が業務に専念できるように雑多な業務をサポートする仕事で、依頼できる秘書業務の一例は、以下のとおりです。

  • スケジュール管理
  • 電話、メールの応対
  • 会食や出張の手配
  • データ入力や書類の作成
  • 冠婚葬祭に関する業務

依頼者の事情に合わせた柔軟な対応で、業務を細やかにバックアップしてくれます。

オンライン秘書とは?メリット・デメリットや依頼できる業務、費用について解説

総務業務

組織としての円滑な活動を支援し、総合的に企業へ関わる業務を担当するのが総務の役目です。一般的な事務業務を想像するとわかりやすいでしょう。企業経営をおこなううえで欠かせない業務が多くありますが、その一部を以下に挙げます。

  • 備品の購入、管理
  • 広報業務
  • 契約管理
  • オフィス管理
  • 来客対応
  • 文書の作成や管理、発送
  • 電話、メールの対応

ノンコア業務や定型業務が多いため、オンライン事務代行に依頼しやすいでしょう。

経理業務

経理業務では、会社の資金や収支を管理します。電子帳簿保存法やインボイス制度など、法律と関係する業務も多いため、専門的な知識が求められます。オンライン事務代行に依頼できる経理業務の一例を、以下にみてみましょう。

  • 記帳
  • 経費精算や預金管理
  • 給与計算
  • 請求書作成業務
  • 社会保険に関する手続き
  • 振込・支払処理
  • 会計ソフトによる処理、操作支援

経理業務における金銭管理は、企業運営に直結します。確実性を担保するためにも、税理士や会計士が在籍するオンライン事務代行に依頼してください。

【2023年版】経理アウトソーシングのおすすめ14選比較|メリットや費用の目安

人事や採用サポート業務

人材の管理・育成に携わるのが、人事や採用サポート業務で、在籍中の従業員に関する業務のほか、採用業務のバックアップにも対応します。優秀な人材を確保したり、従業員満足度を上げたりするために重要な業務です。労務にまつわる業務も含めて、以下のような仕事をオンライン事務代行で依頼できます。

  • 人事情報のデータ入力
  • 勤怠管理
  • 面接の設定やスケジュール調整
  • 説明会のサポート
  • 入退社の手続き

データ入力やスケジュール調整などのノンコア業務をオンライン事務代行に依頼すると、人事・採用業務の生産性を高められるでしょう。

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営業サポート業務

営業サポート業務では、営業の周辺事務を徹底支援することで、企業活動に貢献します。利益に直結する業務であるため、オンライン事務代行によるサポートの存在は大きいといえるでしょう。営業担当者のコア業務時間を捻出できるように、以下のような業務を代行してくれます。

  • 顧客情報の入力や管理
  • アポイントの調整
  • 営業資料の作成
  • 見積書・納品書の作成
  • 営業イベントの手配や進捗管理
  • 営業レポートの作成・分析

営業活動で発生する資料作成やデータ入力などの事務作業を専門スタッフに任せられるため、より効率的に営業活動がまわるようになります。

Web運用サポート業務

Web運用サポート業務とは、おもにWebサイトやSNS、広告など、インターネットを活用した集客に関する業務を指します。依頼できる業務は下記のとおりです。

  • Webサイトの記事作成や更新
  • SNS運用
  • 広告運用
  • Webサイトの分析、改善
  • クラウドソーシングの管理

Web上での様々な施策のサポートに対応可能なため、社内の担当者の負担軽減や新たなナレッジの蓄積にもつながるでしょう。

オンライン事務代行に依頼する際の料金相場

オンライン事務代行に依頼する際の料金体系は、「月額固定制」と「従量制」の2種類があります。それぞれの料金相場を解説します。

月額固定制の料金相場

月額固定制とは、月々の稼働時間と料金を固定する料金プランです。オンライン事務代行は、月に10時間、30時間、50時間といったように、稼働時間で区切ったプランを提供しているサービスが多くあります。月額固定制の料金相場は、以下のとおりです。

月の稼働時間月々の料金
20時間50,000円
30時間80,000円
50時間12万円

時給換算すると、2,000円から3,000円程度が相場です。一般的なアルバイト代よりも高額に感じますが、交通費や業務を覚えるまでの手間を考えると、オンライン事務代行のほうが安く済むことが多くなります。

従量制の料金相場

実際の作業時間や作業量で料金が決まるのが、従量制です。たとえば1通のメール送信で150円、100通送ったら15,000円といった具合に、個別に設定された料金が作業量に応じて加算されます。

従量制の場合、業務内容によって相場は大きく変動します。業務内容と料金の例を下記に挙げました。

業務内容料金
書類作成(A4サイズ1枚)2,000円
Excelファイル作成(1件)5,000円
税務補助作業50,000円

作業量と料金の関係性が明確なため費用を計算しやすく、無駄なコストを抑えられるのが特徴です。

オンライン事務代行に依頼するメリット

オンライン事務代行に依頼するおもなメリットは、以下の4つです。

  • プロに依頼するため業務の質が上がる
  • コストを削減してコア業務に専念できる
  • 必要な業務のみを依頼できる
  • 最短即日で業務を任せられる

事務作業を任せるだけで、企業は多大なメリットを得ることが可能です。オンライン事務代行の魅力について、具体的に解説します。

プロに依頼するため業務の質が上がる

オンライン事務代行では、高いスキルを持つスタッフに業務を依頼できるため、業務品質の向上が図れるでしょう。

特に経理・法務に関する業務など専門性が高いものは、即戦力となるオンライン事務代行に依頼するほうが正確性が高く安全です。また、プロに任せることで業務を効率化したり、ミスの発生を減らしたりする効果も期待できるでしょう。

コストを削減してコア業務に専念できる

事務作業の効率化が望めるオンライン事務代行なら、コストを削減しつつコア業務へのリソースを拡大できます。本来企業の売り上げを向上させるには、コア業務に専念する必要があります。しかし、ノンコア業務がリソースを圧迫すると、コア業務に注力する時間を捻出できません。

オンライン事務代行は、業務量や稼働時間に応じた支払いで済むため、人材確保にかかる負担を最小限にできます。さらに、ノンコア業務の多くに対応するので、社員はより重要な業務に集中できるのです。コア業務の品質向上や効率アップにつながり、企業全体の生産性増強にも寄与するでしょう。

必要な業務のみを依頼できる

オンライン事務代行は、必要な業務を必要な時期にのみ依頼できます。たとえば、年末や決算期は経理・会計が多忙を極める時期です。該当時期に合わせてオンライン事務代行を依頼すれば、一時的な費用だけで業務負担を軽減できます。

また、正社員やアルバイトを雇うと、閑散期の業務振り分けに悩んだり、給与面のコストがかさんだりします。オンライン事務代行なら、繁忙期のみに業務を依頼でき、人手が必要なときだけスタッフを増やせるのです。閑散期にありがちな無駄を省くことにつながり、より合理的に自社の業務を進められるでしょう。

最短即日で業務を任せられる

オンライン事務代行は、最短即日で業務を任せられます。正社員を雇ってOJTをせずともよく、即戦力になるスタッフに依頼できるのは大きなメリットでしょう。

また、急ぎの業務や締め切りが近いプロジェクトに即対応してもらえるのもうれしいポイントです。一時的な業務の増加や人員不足など、状況に応じた利用がしやすいため、自社の負担を効果的に軽減できます。

オンライン事務代行に依頼するデメリット

オンライン事務代行の利用には、デメリットもあります。考えられるデメリットは、以下の4つです。

  • 依頼するためのコストがかかる
  • スキルにばらつきがある
  • 業務によっては依頼できない
  • 情報漏洩のリスクが生まれる

デメリットを理解したうえでオンライン事務代行の依頼を検討しましょう。

依頼するためのコストがかかる

オンライン事務代行への業務依頼には、少なからずコストが発生します。依頼の仕方によっては、コストがかさんでしまう点がデメリットです。

導入前に、オンライン事務代行の依頼で費用対効果が得られるかどうかを検証する必要があるでしょう。事務業務の専任者を雇うほうがコストが抑えられる場合もあるため、自社にとってどちらが効果的かを精査するのが重要です。

スキルにばらつきがある

オンライン事務代行は、依頼先やスタッフによって技能や専門知識に差があります。そのため、業務品質の差が生じ、期待したレベルのサービスを受けられない可能性があるでしょう。

人材採用と異なり、事前に面接等で能力を推し量れないので、スタッフのスキルを把握しにくいのも難点です。場合によっては自社での修正対応が発生することがあります。スタッフのスキルが希望に満たないと、かえって工数が増えてしまい、業務スピードや品質が落ちてしまうでしょう。

業務内容や求める精度を正確に伝え、希望に合うスタッフを手配してもらうことが重要です。

業務によっては依頼できない

インターネットを介して業務を請け負う性質上、オフライン業務には対応できないケースが多々あります。オンライン事務代行では、書類の整理や店舗での受付業務など、リモートワークで対応不可な業務は依頼できないと覚えておきましょう。

ただし、書類の郵送といった一部のオフライン業務なら、依頼できるサービスもあります。どのような業務を依頼したいかピックアップしたうえで、オフライン業務に対応しているサービスを探してみてください。

情報漏洩のリスクが生まれる

オンライン事務代行のデメリットの一つとして、情報漏洩のリスクが挙げられます。たとえば、給与計算を含む経理事務を依頼する場合、会社の財務情報や従業員情報などを代行スタッフと共有します。共有情報の管理はスタッフ側に委ねることとなり、保全性を完全にはコントロールできません。

情報漏洩は企業の信頼を損ね、業績低下につながるおそれがあります。そのため、オンライン事務代行業者を利用する際には、セキュリティ対策やプライバシーポリシーを十分に確認し、信頼性のある業者を選ぶことが重要です。

オンライン事務代行の利用が向いている企業とは

オンライン事務代行の利用に際して、特に相性のよい企業が存在します。利用が向いている企業について解説するので、自社のケースと比較してみましょう。

小規模や個人の企業

スタートアップ企業をはじめとした小規模の企業や個人企業は、オンライン事務代行の利用に向いています。事務員を雇用したり、専用の備品を用意したりするといった、小規模企業で負担になりやすいコストを削減できるためです。

また、オンライン事務代行のスタッフは高スキルなため、依頼後はすぐに即戦力として働いてくれます。小規模企業、個人企業ならではのリソース不足を解消できるでしょう。

中小企業

中小企業は大企業に比べて従業員数が少なく、事務作業に多くの時間を割けません。また、雇用にかけられるコストも多くないため、必要な業務のみを依頼できるオンライン事務代行の利用が向いています。短期間の利用や特定のプロジェクトをサポートしてもらえるなど、柔軟性が高い点も好相性でしょう。中小企業の生産性向上に、オンライン事務代行が貢献します。

事業拡大を目的とする企業

事業拡大の時期は、コア業務へ多くのリソースを割く必要があるぶん、ノンコア業務は手間をかけずに済ませるのが理想です。

オンライン事務代行なら事務作業のプロにノンコア業務を依頼できるため、煩雑な事務処理の負担が減り、社員がコア業務に集中できる環境を整えられるでしょう。コア業務の取り組み時間が増えれば、事業の拡大が進みやすくなります。

依頼するオンライン事務代行の選定方法

オンライン事務代行の依頼先を選定するポイントは、以下の4つが挙げられます。

  • 依頼したい業務に対応可能か
  • セキュリティリスクを回避できるか
  • 費用の相場は適切か
  • 依頼先は信頼できる実績があるか

漠然とサービスを選ぶのではなく、ポイントを押さえて判断しましょう。それぞれについて解説するので、オンライン事務代行の選定に役立ててください。

依頼したい業務に対応可能か

まず、自社で依頼したい業務に対応しているオンライン事務代行サービスを選定しましょう。サービスによって対応業務や対応範囲、得意とする専門分野が異なります。

特に専門性の高い業務の場合は、資格保有者が在籍しているサービスを選ぶのがおすすめです。オンライン事務代行サービスを選ぶ際には、自社がどの業務を依頼するかを明確にしておきましょう。

セキュリティリスクを回避できるか

外部に仕事を依頼するオンライン事務代行は、情報漏洩などのセキュリティリスクが高くなります。セキュリティリスクを回避するために、堅牢なセキュリティ対策を施しているサービスを選んでください。

機密情報の扱い方や管理体制のほか、スタッフが利用するパソコンのセキュリティ性能も問い合わせましょう。セキュリティ対策が十分に練られているかをチェックし、信頼できるサービスと契約してください。

費用の相場は適切か

オンライン事務代行を選ぶ際、費用相場が適切かどうかは重要な要素です。費用相場を見極めるには、複数の業者で料金を比較し、適切なサービスを選ぶ必要があります。同じ業務・料金でも対応範囲が異なるなど、サービスによって費用対効果が変わる可能性に注意してください。

また、費用だけで判断せず、サービスの質や対応力なども含めて検討することが大切です。サービス内容と費用を比べたうえで、適切な費用相場のオンライン事務代行を選定してください。

依頼先に実績があるか

依頼先のサービスによって、これまでの対応実績や在籍スタッフのスキルなどは異なるため、あらかじめ信頼できる実績があるかチェックしておきましょう。

公式ホームページやインターネット検索でチェックできる評判や口コミ、実際の活用事例なども参考にしてください。客観的な意見をもとに、オンライン事務代行のサービス内容や品質を確認しましょう。

おすすめのオンライン事務代行サービス

おすすめのオンライン事務代行サービスを5つ紹介します。依頼したい業務や目的を明確にしたうえで、ニーズに沿ったサービスを選んでください。

チャットワークアシスタント

Chatwork株式会社が提供するチャットワークアシスタントは、月10時間から依頼できるオンラインアシスタントサービスです。バックオフィスから経理・人事などの専門領域まで、幅広い業務を依頼できます。

また、月々の契約時間内であれば、複数の業務を組み合わせた依頼も可能です。いくつか対応依頼を検討している企業や、一つのオンライン事務代行にまとめて業務を任せたい企業に適しています。

提供元Chatwork株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン
  • 1ヶ月プラン:47,000円〜/月
  • 3️ヶ月プラン:45,000円〜/月
  • 6ヶ月プラン:40,000円〜/月
  • 年間プラン:35,000円〜/月
  • カスタムプラン:要問い合わせ
機能・特徴
  • 定型業務から専門領域まで幅広く対応
  • 各業種の優秀なプロアシスタントがサポート
  • 時間内であれば多岐にわたる業務を組み合わせた依頼が可能
URL公式サイト

HELP YOU

煩雑なバックオフィスの事務代行をおこなうHELP YOUは、優秀なオンラインチームによるサポートが魅力です。さまざまな専門スキルを持つスタッフが揃っているため、幅広い業務をまとめて依頼できます。

事務作業を中心としたサービス以外に、高度な専門性を要する研修・マーケティング関連の業務も依頼可能です。継続利用率が98%と高く、多くの利用企業から高い満足度と信頼を得ています。

提供元株式会社ニット
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績600社以上
機能・特徴
  • オンラインチームで業務をサポート
  • バックオフィス業務から専門業務までまとめて依頼可能
  • Web面談後すぐに依頼可能
URL公式サイト

オフィス エス・アイ・ビー

オフィスエス・アイ・ビーは、個人企業や小規模企業を対象とした営業事務支援サービスを提供しています。一般的な営業事務代行のほか、電子印鑑作成や宛名印刷といった細やかなサービスにも対応可能です。事務員を雇うほどの仕事量ではないときや、担当者が不在の間だけ事務作業を依頼したいときなど、小回りのきいた利用ができます。

提供元オフィス エス・アイ・ビー
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
機能・特徴
  • 個人企業・小規模企業向けサービス
  • 一般事務業務に対応
  • 電子印鑑作成サービスや宛名印刷サービスを提供
URL公式サイト

NOC

30年で1,000社の業務改善をおこなっているNOCは、多彩な業務のアウトソーシングを手がける会社です。プロジェクトマネージャーやスーパーバイザー、RPAコンサルタントといったスペシャリストの手を借りることができ、専門分野の業務を依頼すれば、業務の効率化だけでなく、品質の向上も望めるでしょう。

提供元NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン要問い合わせ
導入実績1,000社
機能・特徴
  • 総合アウトソーシングに対応
  • 徹底したサポート支援
  • 30年以上の歴史と豊富な実績を持つ
URL公式サイト

YPP

YPPは総務・労務や経理業務、営業サポートなど、直近の事務処理を素早く依頼できるサービスです。1時間程度の短時間で終わる仕事も依頼できるため、急に発生した業務の対応を手軽に依頼できます。また、引き継ぎ用マニュアルの作成時間が捻出できない際や、デジタルツールの導入検証をしたいときなど、ピンポイントの業務をお願いしたい場合にもおすすめです。

提供元株式会社YPP 
初期費用メンバー募集・選定・教育・フロー整理等:要問い合わせ
料金プラン

■3カ月のお試しプラン

  • 導入ヒアリング:8万8,000円(税込)~
  • サンプルテスト:6万6,000円(税込)~
  • 実業務(3ヶ月):要問い合わせ

※3カ月後再見積もりのうえ本契約

機能・特徴
  • 経理業務や事務局運営補助、営業サポートなど幅広く対応
  • 1時間程度の小さな仕事も対応可能
  • マニュアル作成等引き継ぎ業務にも対応
URL公式サイト

オンライン事務代行を活用して業務の負担を軽減しよう

オンライン事務代行は、事務作業や管理業務などのノンコア業務を中心に外部委託できるサービスです。オンラインを通じて業務を依頼するため、場所に限定されずにどのような地域の企業でも利用できます。

なお、オンライン事務代行を選定する際には、対応可能業務や費用、実績やセキュリティ対策の内容を確認しながら、自社に合うサービスを導入することが重要です。オンライン事務代行を活用して、社員の業務負担を軽減しましょう。

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