経理業務は自動化できる？自動化の課題やおすすめのツール

経理業務は自動化できる？

ルーティンワークが多い経理業務は、自動化に向いてるといえるでしょう。ここでは、自動化できる業務とそうでない業務について、それぞれ詳しく解説します。

自動化できる経理業務

自動化できる経理業務は、以下の3つが挙げられます。

• 伝票入力
• 経費精算
• 請求書発行・入金消込

伝票入力

伝票入力は、定型的な仕分け作業が多く、自動化に適した業務です。会計システムに搭載されている自動仕分け機能を利用することで、業務を効率化することができるでしょう。利用する会計システムによっては、ネットバンキングなどの金融機関から明細情報を自動取得し、複数ある口座を一元管理してくれるものもあります。

経費精算

毎月行う経費精算に関しても、自動化できる業務の一つです。最近では経費精算の自動化のための開発も進んでいて、会計システムや交通系ICとの連携ができるものもあります。これにより、入力の手間やミスを減らすことにつながるでしょう。

請求書発行・入金消込

請求書発行は、顧客との取引の把握や請求金額のチェック、請求書発行といったさまざまな業務が発生します。そのため、すべての自動化は難しいといえるでしょう。

しかし、入金消込が可能なクラウドサービスや電子請求書の自動発行サービスを活用すれば、一部の業務を自動化することが可能です。

このように、ツールをうまく組み合わせることで、経理業務の効率化が可能になります。

自動化できない経理業務

データ分析といった定型的でない業務や人による判断を要する業務は自動化に向いていません。また、自動化可能な業務についても、運用の方法や必要最低限のシステム運用を人の手で行う必要があります。たとえば、請求書のフォーマットなどに変更が生じた場合などです。

その他にも、すでに自動化されたシステム同士との連携といった業務には、人の手が必要になることもあるでしょう。

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経理業務の課題

経理業務では、さまざまなな課題を抱えています。業務の効率化を検討している方は、改善すべきポイントを知ることから始めてみましょう。

経理業務が属人化している

経理業務は専門性が高く、属人化が起きやすい業務です。経理業務が属人化がすると、業務が非効率になるだけでなく、横領などの不正が発生する可能性もあり、経理業務について理解している担当者が何らかの事情でいなくなった場合には、企業へ多大な損失を与えてしまいます。

こうした事態を避けるには、マニュアル化を徹底したり、クラウドベースの経理ソフトで作業の一部を自動化するといった対策を講じる必要があるでしょう。

▷経理業務が属人化しやすい原因とは？解消する方法やおすすめのソフト

紙でのやり取りがメインで作業が複雑化している

経理業務は、請求書の発行や納品書の作成など、紙ベースでのやり取りがメインです。紙ベースでのやり取りは、デジタルベースでのやり取りと比較して手間がかかるといえるでしょう。

たとえば、外部の関係者などに紙の資料を送る場合、印刷や送付状を封筒に入れるといった作業が発生します。一方で、メールなどを用いて資料をデータ化して送付すれば、作業を簡潔に済ませることが可能です。

経理担当者は手間やコストのかかる紙ベースの業務から、デジタルベースの業務にシフトしていくことが望ましいといえます。

作業量が膨大で負担が大きい

企業によっては、経理業務の担当者を少人数体制で配置するケースも珍しくありません。なかには、経理業務を一人で担当したり、別の業務と兼務したりするケースもあり、経理担当者の負担が大きいのが現状です。

経理担当者が少人数である理由としては、企業にとって直接利益へと繋がる部門ではないことが挙げられます。企業の多くは、売上に直結する営業やマーケティングなどに人員を配置する傾向にあるためです。

しかし、このままでは経理担当者の負担はさらに膨大になるでしょう。そのため、可能な部分についてはシステム化を進め、経理担当者の負担を削減していくことが望まれます。

ミスが許されないために業務スピードが遅くなる

経理業務はお金を扱う部署であるため、ミスが許されません。お金に関わるミスが発生した場合に、企業は損失が発生するだけでなく、取引先企業からの信用を損ねてしまう可能性もあるでしょう。

また、税務調査でミスを指摘され、追徴課税が課せられることも。

このような事情から、経理担当者は一つ一つの作業を慎重に行う傾向があり、業務のスピードが低下して効率が悪くなることもあるでしょう。

経理業務を自動化するメリット

経理業務を自動化するメリットは、以下の3つが挙げられます。

• 経理業務の効率化が見込める
• ヒューマンエラーを防止できる
• 社員のリソースをコア業務に注げる

経理業務の効率化が見込める

経理業務の自動化を図ることで、業務の効率化が見込めるのがメリットです。

たとえば、膨大な領収書などをエクセルに入力するといった業務は、経理担当者の負担が大きいです。このような場合に、入力業務などを自動化することで、担当者の負担を減らせます。その結果、人の手や判断が必要となる業務に注力できるでしょう。

ヒューマンエラーを防止できる

手作業で経理業務を行う場合、避けられないのがヒューマンエラーです。入力ミスや転記ミスなどさまざまなものがありますが、ミスの内容によっては取引先からの信用を失うほか、企業に多大な損失が出てしまいます。

銀行や会計ソフトとの連携による経理業務の効率化が進めば、ヒューマンエラーを防ぐことが可能です。また、自動化することで請求漏れや二重請求などのミスにも対応できます。

社員のリソースをコア業務に注げる

経理業務を自動化することで、定型化した業務による負担を軽減でき、コア業務に社員のリソースを注ぐことも可能です。たとえば、エクセルに数字を打ち込むような単純作業ではなく、予実管理や財務戦略の立案などに力を注ぐことができるでしょう。

経理業務を自動化するための方法

経理業務を自動化するには、これから紹介する4つの方法がおすすめです。

それぞれのツールの活用方法について、詳しく見ていきましょう。

エクセルのマクロ機能を活用する

エクセルのマクロ機能とは、エクセルで行う作業に必要な複数の手順を自動化するシステムのことです。このマクロ機能を活用することで、普段行う経理業務の定型業務を自動化し効率化を図ることができます。

ただし、複雑な操作を設定する場合はマクロの処理に時間を要してしまうことがあるため、活用するべき業務を検討する必要があるでしょう。

RPAを導入する

RPAとは、「ロボット・プロセス・オートメーション」の略称です。これは、人がPC上で行う業務をロボットが自動化するテクノロジーのことを指します。

RPAは単純な繰り返しタスクを自動化するのが得意です。たとえば、請求書の処理、メールの定型文入力、月次作業などの時間を大幅に削減できます。

また、人間によるデータ入力のミスを防止できるため、ヒューマンエラーによるリスクを低減することが可能です。

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経理ソフトを利用する

経理ソフトを利用するのも業務を効率化するのに有効な方法の一つです。経理業務の中でもとくに負担が大きいのは、経費精算や請求書の発行になります。定型化された業務を経理ソフトで自動化することで、判断力が求められるコア業務へ注力することが可能です。

また、経理ソフトを選ぶ際は、支持率の高さや料金だけを見て選ぶのではなく、自社の課題ニーズに適したシステムを導入するようにしましょう。

経理業務をアウトソーシングする

経理業務を効率化したい場合には、業務を外部へ委託するアウトソーシングがおすすめです。

アウトソーシングを活用することで、経理の専門性に優れたプロに業務を委託できます。それにより、業務の質が向上するだけでなく、人的リソースを必要に応じて追加・削減できる点もメリットです。

また、対応可能な業務の幅も広く「年末調整」や「記帳義務」のような特定業務から、経理全般の業務を委託することが可能です。そのため、企業の経理担当者は、経営戦略の考案や財務諸表の分析といったコア業務に注力できます。

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経理業務を自動化する際の注意点

経理業務を自動化する場合は、以下4つの点に留意しておきましょう。

経理業務を可視化しておく

経理業務を自動化する場合、業務の可視化を徹底する必要があります。これが適切に行われていないと、最適なRPAや経理ソフトを選択できません。また、導入後に予定していた経理業務の自動化が実現できない事態に繋がる場合もあるでしょう。

そのため、経理業務のどの部分を自動化したいのか、問題点などを洗い出しておく必要があります。

経理業務に適したソフトやシステムを利用する

経理業務にソフトやシステムを導入する場合は、自社の環境に適したものを利用するようにしましょう。導入を検討する際のポイントとしては、以下の5つが挙げられます。

• 自動化したい業務に対応可能か
• カスタマイズできるか
• 導入形態
• 操作のしやすさ・サポート体制が充実しているか

また、自動化したい業務に対応しているか確認する際は、その業務の規模にマッチしているかも確認するようにしましょう。

社内SEが不足している場合は、操作性がシンプルかつメンテナンスがしやすいソフトやシステムを導入することも重要です。ITに関する専門知識がなくても簡単に利用できるものを選定すれば、現場や社内での浸透が早まります。

また、トラブルが生じた場合のサポート体制が充実しているかといった点も確認しておきましょう。

スモールスタートで導入する

業務の自動化を進める場合は、小規模な作業から導入することを検討しましょう。初めの段階から大規模プロジェクトに導入すると、仕様がわからず失敗を招く恐れがあります。

まずは、実際に導入するソフトやシステムの仕様を確認し、理解を深めることが重要です。その後、慣れてきたら段階的に大きなプロジェクトへの導入を進めていくとよいでしょう。

トラブル時の対策を明確にしておく

経理業務を自動化する場合には、トラブル発生時の対策についてあらかじめ明確にしておくことが必要です。

ソフトやシステムの操作ミスが起きたり、予期しないトラブルが発生した場合、経理業務に支障が出るリスクがあります。経理業務が長時間滞ることのないように、操作方法の教育を行うのはもちろん、IT技術などに強い人員を配置することも重要です。

また、ソフトやシステムの提供企業によってサポート体制は異なります。トラブルに対応するためにも、ベンダーの対応力も確認しておきましょう。

▷経理アウトソーシングで失敗する原因・事例｜失敗しないための秘訣を紹介

経理業務の自動化に成功した事例

実例を見ることで、実際にどんな取り組みをすれば良いかイメージしやすくなると思います。ここからは、経理業務の自動化に成功した5社の事例を見ていきましょう。

株式会社エフアンドエムの事例

株式会社エフアンドエムでは、経理業務に対して以下のような課題がありました。

• 給与計算にかかる時間を削減したい
• ミスのない確実な給与計算を行いたい
• 460名を超える従業員の労務管理を2人体制で確実に実行したい

そこで、ピー・シー・エー株式会社が提供する給与システム「PCA給与DXクラウド」を導入し、各課題の解決に至っています。このシステムは、中小企業での給与計算業務に必要な機能を備えているのが特徴です。

PCA給与DXクラウドを活用することで、入力と確認の作業を同時に行えるようになり、給与計算にかける時間が約半分になりました。また、マスターデータを管理できるため、毎月変わる手当の計算なども円滑になり、ミスを減らした給与計算が可能です。

さらに、PCA給与DXクラウドと株式会社エフアンドエムが提供する「オフィスステーションシリーズ」をWeb-API連携させることで、少人数体制での経理業務を実現させています。

[出典:ピー・シー・エー株式会社「導入事例:株式会社エフアンドエム様」]

京急不動産株式会社の事例

京急不動産株式会社では、経理業務の慢性的な残業体制が課題となっていました。そこで、経費精算業務の完全ペーパーレス化と時間削減を目指し、TOKIUMが提供する「TOKIUM経費精算」を導入しています。

TOKIUM経費精算は、「撮って捨てる」の2ステップで完全ペーパーレスを実現するクラウド経費精算システムです。

これを導入することで、領収書が不要となりデータと原本との突合作業がなくなりまました。その結果、作業量を大幅に削減し、3日程度かかっていた経費精算業務を半日で完了できるようになっています。

また、経理業務にかかる時間を月に213時間削減することに成功しているようです。

[出典:TOKIUM「導入事例:京急不動産株式会社」]

株式会社吉野家ホールディングスの事例

株式会社吉野家ホールディングスは、連結会社が増加したことにより、会計業務の複雑化やデータ連携に時間がかかるといった課題が発生していました。

そこで、株式会社インテックとスーパーストリーム株式会社が提供する「SuperStream-NX」を導入しています。SuperStream-NXは、企業のバックオフィスの中核業務である財務会計の最適化を実現するシステムです。

同社は、「システムをグループ共通で使用可能」な点や「膨大な件数をスピーディに処理できる」といった理由から導入を決定し、グループ各社の会計システムの統合や共通化を実現させています。

[出典:スーパーストリーム株式会社「導入事例:株式会社吉野家ホールディングス」]

国際事務機株式会社の事例

国際事務機株式会社は、ほとんどの会計処理を会計事務所に任せていました。そのため、月次決算に時間がかかり、次の経営判断を下すのに時間がかかっていたようです。また、毎月の伝票量が膨大で、伝票処理と保管に手間とスペースが必要という問題も抱えていました。

そこで、ピー・シー・エー株式会社が提供する「PCA会計X」を導入。操作性がシンプルで利用しやすく、分析ツールが豊富にあるため、早期に月次決算を確認できるようになったようです。

また、PCAソフトの連携機能やエクセル出力、CSVデータへの容易な変換により、伝票処理をシステム化。伝票をデータ管理することによって、保管場所の問題も解消しました。

さらに、PCAのマイナンバー向けサービスを利用し、マイナンバー取扱規程の作成など、中小企業でも安心してマイナンバー管理ができる環境を整えることに成功しています。

[出典:ピー・シー・エー株式会社「導入事例:国際事務機株式会社」]

東映アニメーション株式会社の事例

東映アニメーション株式会社は、経費の精算方法が部門単位で異なることによる、さまざまな弊害が発生していました。そこで、「直感的で操作できるシンプルな画面設計」「領収書のペーパーレス化を実現できる」点からTOKIUM経費精算を導入しています。

その結果、経理生産方法の統一化を実現。それにより、領収書の完全ペーパーレス化による社員の手間や時間を大きく削減することに成功しています。

[出典:TOKIUM「導入事例:東映アニメーション株式会社」]

経理業務の自動化におすすめのツール

ここでは、経理業務の自動化におすすめのツールを5つピックアップしました。それぞれの特徴を詳しく紹介するので、導入時の参考にしてください。

WinActor®

NTTグループが研究・開発を行うWinActor®は、日本国内でNo.1の市場シェアを誇るRPAツールです。利用できるアプリケーションに制限がなく、あらゆる経理業務の効率化を支援します。

操作の自動化にプログラミングスキルは不要で、システム開発の経験がなくても安心して使用できるのが特徴です。また、処理量の多い経理業務の自動化や、繰り返し作業といったプロセスの多い作業によるヒューマンエラーを防ぐことも可能になります。

ライセンスを購入するだけで使用できるため、低コストで業務の自動化を実現するおすすめのツールです。

ASTERIA Warp Core

ASTERIA Warp Coreは、国内No.1のノーコードデータ連携ツールです。初期費用0円で、月額3万円から導入可能となっています。

このツールは、エクセルやシステムへのデータ入出力を自動化し、業務の自動化・効率化を実現することが可能です。手作業で膨大な量のデータを打ち込んでいる場合は、大幅なコスト削減に期待できるでしょう。

また、プログラミングの技術が必要なく、アイコンのドラッグ＆ドロップでデータ連携を実現できる点も魅力的です。

RoboTANGO

RoboTANGOは、1ライセンスで複数のPCから利用できるのが特徴です。

これにより、遠隔地点にいる部署間でも利用でき、コスト削減を実現できます。

また、画面上の操作の録画機能を用いて、簡単にロボットを作成することができます。そのため、経理における定常業務の自動化が可能です。サポート体制も充実していて、低コストで始めたい方におすすめのRPAツールといえるでしょう。

freee会計

freee会計は、個人事業主から中規模法人まで対応したクラウド会計ソフトです。

初めての決算書作成や確定申告も、簡単に行うことができます。インボイス制度といった法改正にも対応しているのもうれしいポイントです。

また、経理関連の書類をクラウド内に保存できるため、管理コストの削減や書類破損・紛失の心配もありません。

弥生会計 オンライン

弥生会計 オンラインは、登録ユーザーが280万人を超えた法人向けクラウド会計ソフトです。

日付や金額を入力するだけで、決算書を作成できるので、簿記の知識がない方でも簡単に利用できます。企業年数や申し込み時期によっては、無料ですべての機能を試すことも可能です。

経理業務のやり方については、専門スタッフが丁寧にサポートしてくれるため、安心して利用することができます。

経理業務の自動化を行い業務の効率化を図ろう

経理業務を自動化することで、大幅な業務の効率化、ヒューマンエラーの防止、リソースがコア業務に集中できるといったメリットがあります。

ルーティンワークが多い経理業務だからこそ、自動化できるものは進めていきましょう。自動化するためのツール導入時には、メリット・デメリットはもちろん、初期設定や運用体制についても考慮し慎重に検討するようにしてください。