クラウドPBXのFAX機能とは？メリットやおすすめPBX5選を紹介

クラウドPBXのFAX機能とは

クラウドPBXのFAX機能とは、一言で言うとインターネット回線を利用したFAX機能のことで、「インターネットFAX」ともいいます。送受信したFAXは、自動でPDFデータに変換され、かつ、サーバーに自動保管されるというものです。

そして、パソコンやスマートフォンでFAXを確認できるというのが大きな特徴です。なお、もし従来通り複合機でFAXを受信したい場合には、変換アダプターを使用したり、アナログ戻し（FAX回線をアナログ回線に戻すこと）を行えば、従来通り使用することもできます。

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クラウドPBXでFAX機能を利用する4つの方法

まず、クラウドPBXを導入した場合にFAX機能を利用する方法は、以下の通り主に4つあります。

• 変換アダプターを使って複合機をクラウドPBXに接続する
• アナログ戻しで対応させる
• 新規のFAX番号に既存の番号から転送する
• インターネットFAXを利用する

1.変換アダプターを使って複合機をクラウドPBXに接続する

1つ目は、変換アダプターを使用する方法です。この変換アダプターを使用して複合機をクラウドPBXに接続すれば、FAX機能を利用できます。

使い慣れた複合機を従来通りの方法で使い続けることができ、しかもFAX番号を変えずに済む点は、大きなメリットといえるでしょう。しかし、インターネット環境が整っていないと、データの送受信がスムーズにいかないため、その点はデメリットといえます。

2.アナログ戻しで対応させる

2つ目は、FAX番号のみアナログ回線に戻して複合機に接続する方法です。FAX番号のみデジタル回線からアナログ回線に戻せばよいため、使い慣れた複合機を従来通りの方法で使い続けることができる点は、1と同様に大きなメリットといえます。

ただし、クラウドPBXの導入時には、FAX用のアナログ回線を残しておくことが当然必要である点や、NTTで取得した電話番号（NTTのアナログ回線）でなければアナログ戻しができない点には、注意する必要があります。

3.新規のFAX番号に既存の番号から転送する

3つ目は、新規のFAX番号に既存の番号から転送する方法です。新規のFAX番号と従来の複合機を接続すれば、既存の番号で受信したFAXが新規のFAX番号に転送されるという仕組みです。

従来の複合機を使い続けることができる点は、他の利用方法と同様に大きなメリットですが、FAXを受信するたびに転送通話料が発生する点はデメリットといえます。

4.インターネットFAXを利用する

4つ目は、インターネットFAXを利用する方法です。これは、実際の複合機を介さずに、メールなどを使用してデータを送受信するというもので、インターネット環境があれば、外出先でも送受信することが可能です。

加えて、データの長期保存や複数人でデータの編集・共有ができるといった多くのメリットがあります。しかし、FAX番号の変更が必要な点や、で、新たに使用方法を覚える手間がある点はデメリットといえます。

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クラウドPBXのFAX機能を利用するメリット

クラウドPBXのFAX機能（インターネットFAX）を利用するメリットは、以下6つあります。

• 場所を選ばずにFAXの送受信ができる
• 複合機の購入が不要
• コストを削減できる
• 書類のデジタル化ができる
• BCP対策に効果的である
• 新規の顧客開拓に適している

次からは上記項目について具体的に解説します。

1.場所を選ばずにFAXの送受信ができる

インターネット環境があれば、場所を選ばずにFAXを送受信できます。従来は、複合機がある場所にいなければFAXの送受信ができず、不便に感じる場面もありました。

しかし、インターネットFAXなら、外出中でもスマートフォンでFAX内容を確認したり、テレワーク中に自宅からFAXを送信することも可能です。また、クラウドPBXなら、音声通話も場所を選ばずに利用できます。いつでもどこでもFAX機能や音声通話を利用できるのは、大きなメリットといえるでしょう。

2.複合機の購入が不要

インターネットFAXはPDFデータで送受信を行うため、スマートフォンやパソコンがあれば実際の複合機を介さずにやりとり可能です。

つまり、複合機の購入が不要なため、オフィスを広く使えたり、設備機器代も削減できます。

3.コストを削減できる

インターネットFAXの利用は、印刷にかかる用紙代やインク代など、さまざまなコストの削減につながります。FAXの送受信はデータのやりとりのため、紙の印刷が不要となり、必要なもののみ印刷すればよいからです。そのほか、従来よりも通信費が安くなったり、デジタル保存のため保管費用も削減できます。

4.書類のデジタル化ができる

インターネットFAXの利用によって、書類のデジタル化も可能です。デジタル化した書類はクラウド上に保管し、全員で編集・共有することができます。そのため、書類の紛失を防止できるうえに、オフィス内のペーパーレス化にもつながります。

5.BCP対策に効果的である

BCP(Business Continuity Plan)対策とは、災害をはじめとした想定外の出来事で事業の継続が困難になった場合でも、根幹事業を守れるよう行っておく対策のことです。

インターネットFAXならオフィスが倒壊してもインターネットを介してFAXの送受信ができます。また、クラウドPBXで音声通話も今まで通り利用することが可能です。以上のことから、クラウドPBXのFAX機能の導入はBCP対策にも効果的といえます。

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6.新規の顧客開拓に適している

FAX番号を公開している企業は比較的多いため、FAX番号がわかれば相手のメールアドレスを知らずとも新規の顧客に営業ができます。また、同報送信を利用すれば、効率的に営業を行うこともでき、新規営業を行いやすくなるでしょう。

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FAX機能が付いているクラウドPBXの選び方

FAX機能が使えるクラウドPBXの選ぶポイントは、以下の3つです。

• 光回線型タイプを選ぶ
• インターネットFAX対応のクラウドPBXを選ぶ
• 対応枚数で選ぶ

1.光回線型タイプを選ぶ

FAX機能がついているクラウドPBXを選ぶ際には、光回線型タイプのものが最適です。光回線型タイプのものは音声品質が高く、通信速度も速いためです。

また、インターネット環境が安定しやすいので、FAXの送受信もスムーズに行えます。変換アダプターで従来の複合機を使う場合にも、光回線型タイプのほうがよいでしょう。

2.インターネットFAX対応のクラウドPBXを選ぶ

クラウドPBXの中には、インターネットFAXが使えないものもあります。インターネットFAXの対応の可否を確認して選ぶことが重要です。

また、古いパソコン・スマートフォンではインターネットFAXが利用できないこともあるため、使用予定の機器で使えるかを事前に確認することも必要です。

3.対応枚数で選ぶ

クラウドPBXによって、FAX送受信の対応枚数は異なります。

一度に送受信できる枚数や1ヶ月に送受信できる枚数に上限が設けられている場合もあるので、契約前に利用条件を確認することが重要です。1回の送信枚数や、毎月のFAX送信枚数に十分対応できるクラウドPBXを選びましょう。

FAX機能が使えるおすすめのクラウドPBX5選

FAX機能が使えるおすすめのクラウドPBX5選を紹介します。費用や導入実績を、機能や特徴とともにご紹介するので、比較・検討の参考にしてください。

MOT/TEL

MOT/TELは、27,000社以上の導入実績があるクラウドPBXです。20回線までは月額4,378円(税込)と格安で利用できます。全国の市外局番の利用も可能です。基本の電話機能に加えて勤怠・シフト管理も行えます。

UNIVOICE

トラムシステム株式会社が提供するUNIVOICEは、リモートワークに完全対応しているクラウドPBXです。通話品質も高く、従来のPBX機能も数多く搭載されています。また、今まで使用していた電話番号をそのまま引き継ぐこともでき、さらには、グローバル対応もしているので、海外拠点でも同デバイスで通話できます。

BIZTEL コールセンター

BIZTELコールセンターは、株式会社リンクとブライシス株式会社とが共同で提供しているPBXです。コールセンター業務に特化したクラウド型PBXで、CRMやSFAとも連携でき、テレワークにも対応しています。

OFFICE PHONE

OFFICE PHONEは、導入累計数が20,000社を達成しているクラウドPBXです。スマートフォンやパソコンなど、さまざまなデバイスをビジネスフォンとして活用できます。外出先やテレワーク中でも代表番号での発着信が可能です。また、遠方にいても内線通話を無料で利用できます。

ClocoクラウドPBX

ClocoクラウドPBXは、Cloco株式会社が提供するクラウドPBXです。オプション機能が多く、自社に合わせたカスタマイズが可能です。電話会議や通話録音、モニタリング機能などの活用で、業務効率化も図れます。

クラウドPBXのFAX機能を駆使してコストを削減しよう

クラウドPBXのFAX機能を活用すれば、複合機の購入しなくてもFAXが利用できるため、用紙代やインク代をも抑えることができ、コスト削減につながります。

ぜひFAX機能が使えるクラウドPBXの導入を検討してみてはいかがでしょうか。FAXの利用機会が多い企業ほど、きっと大幅なコストダウンにつながるでしょう。