無料で使えるタレントマネジメントシステム5選！選び方と注意点

無料で使えるタレントマネジメントシステム5選

タレントマネジメントシステムとは、社員の情報を一元管理できるシステムです。

有料版がほとんどですが、導入・運用で費用がかからない無料のシステムもあります。ここでは無料で使えるマネジメントシステムについて紹介していきます。

1.COCOREPO

COCOREPOは、全社員のスキルを可視化できるタレントマネジメントシステムで無料でも環境が提供されています。スキルデータの管理時には、顔写真も登録できます。社員データをCSVでインポートできるので、すぐに使い始めることが可能です。300人まで月額39,600円(税込)と格安で利用できるのも大きなメリットです。

2.SmartHR

SmartHRは、登録者数50,000社以上と多くの企業に利用されているシステムです。人事・労務の業務効率化やデータを活用した人材マネジメントが行えます。採用関係や年末調整・人事評価などさまざまな機能が搭載されているので、タレントマネジメントだけでなく人事・労務の手続き等も一つのシステムで行いたい企業に向いています。

3.HRBrain

HRBrainは、すべての従業員の使いやすさを追求したタレントマネジメントシステムです。人材データの管理や分析・組織診断サーベイを、ワンストップで実現しています。サポート体制も充実しているため、目的や状況に合わせたタレントマネジメントを行えるのが特徴です。

4.ヒトマワリ

ヒトマワリは、従業員のパーソナルデータをマスターデータ化し一元管理したりさまざまな形で活用したりできるタレントマネジメントシステムです。人事が効率的に人材データを管理・活用できる機能が備わっています。カスタマーサクセスチームのフォローアップもありながら、月々11,000円(税込)と低コストで利用できます。ランニングコストを抑えたい企業におすすめです。

5.カオナビ

カオナビは、網羅性が高いタレントマネジメントシステムです。人材配置やスキル管理・人事評価・データ分析・採用管理など、人事に関するさまざまな機能を利用できます。評価項目や評価体系を自由に設定できる点が特徴で、すでに人事評価制度が確立している企業におすすめです。

無料のタレントマネジメントシステムを選ぶポイント

タレントマネジメントでは、社員のタレント(個人情報や能力、保有スキルや経験値など)を管理したり分析したりして、適切な人材配置や人材育成を行います。

タレントマネジメントシステムがないと、管理や分析・人材配置などを手作業で行わなければなりません。多くの時間がかかるだけでなく正確なデータが保存できないため、システムの利用は必須だと考えられます。

ここでは、タレントマネジメントシステムを選ぶポイントを5つ紹介します。

導入する目的や課題を解消できる機能が搭載されているか

タレントマネジメントシステムには、さまざまな機能が搭載されています。導入目的や課題の解消につながる機能が搭載されているシステムを選びましょう。

評判や多機能が理由でタレントマネジメントシステムを導入すると、本来の目的を達成できなかったり多機能すぎて使い勝手が悪かったりします。なぜタレントマネジメントシステムを導入するのか、どの機能が必要なのかをあらかじめ明確にしてシステムを選びましょう。

初期費用や月々のコストがどのくらいかかかるか

無料のタレントマネジメントシステムの中には無料トライアルを過ぎたら有料・初期費用のみ無料など、一部料金が無料で継続して利用すると費用がかかる場合も多いです。そのため、初期費用や月額料金、オプション料金など料金形態をしっかりと把握しておきましょう。

タレントマネジメントシステムの多くは見積もりを取らないと正確な料金がわからないので、気になるサービスを見つけたら問い合わせてみましょう。初期費用や月額費用などトータルの費用がどれくらいかを確認し、自社の予算と比較したうえで導入するシステムを決めてください。

また無料トライアルや無料プランがあるタレントマネジメントシステムも多数あります。コストをかけずに使用感を試せるメリットがあるので、無料トライアルや無料プランの有無を確認することもおすすめです。

既存システムと連携できるか

タレントマネジメントシステムは、自社で利用中のシステムと連携できるものを選びましょう。連携できないと必要なデータを手入力しなければならなかったり、システムを複数並行して使わなければならなかったりと不便です。

タレントマネジメントシステムの導入によって工数が増えないよう、既存システムと簡単に連携できるかを確認することが大切です。

社内状況に応じて柔軟にカスタマイズができるか

機能を柔軟にカスタマイズできるものを選ぶのがおすすめです。カスタマイズができないと、別のタレントマネジメントシステムの導入が必要になったり、自社の課題解決への対応が遅れたりする可能性があります。再度システムを検討する手間や課題解決の遅れによる損失を考えると、導入後にプランや機能を変更できるシステムがおすすめです。

チャット・電話などのサポート体制が整っているか

タレントマネジメントシステムの導入や運用には専門知識が必要です。もし不明点があったときにサポートが整っていなければ、システムを使いこなせず余計な時間がかかってしまいます。

そのため提供元のサポートが充実しているサービスを選ぶことをおすすめします。チャットや電話で問い合わせできたり活用セミナーを開催していたりと、さまざまなサポートがあるシステムがおすすめです。

無料のタレントマネジメントシステムを導入するメリット

タレントマネジメントシステムを導入するメリットは主に5つです。

• 適した人材配置が可能になる
• 効率よく人材育成を行える
• 新たな人材を発掘できる
• 社員のモチベーションを保てる
• 人事業務の負担を軽減する

生産性の向上や業務の効率化、個人や企業の成長を期待できます。ここでは、それぞれの項目について具体的に紹介します。

適した人材配置が可能になる

タレントマネジメントシステムを導入すると、社員一人ひとりの能力やスキルを把握できます。そのため組織全体のバランスや社内業務との適合性を確認しながら、適切な人材の配置が可能です。

タレントマネジメントシステムがないと、上司や同僚からの評価や意見などを参考に人材配置を決定することになります。しかし上司や同僚の意見は主観的なので、正確性に欠け本当に個人のスキルに適した人材配置とはいえません。

能力やスキルを客観視し適切な人材配置ができるのは、タレントマネジメントシステムの大きなメリットといえるでしょう。

効率よく人材育成を行える

タレントマネジメントシステムなら、個人の長所や短所・能力を簡単に把握できます。そのため、一人ひとりの特徴に合わせて育成計画を立てることが可能です。

すでに能力が高い分野に関しては実践的な教育をしたり、苦手な部分については基礎からじっくり教えたりと個人に合わせた育成を行えます。効率よく育成が行えるため、社内で必要な人材を育てられるでしょう。

▷人事管理とタレントマネジメントの違いは？それぞれの目的や業務内容を解説

新たな人材を発掘できる

タレントマネジメントシステムの導入により、今まで可視化できなかった個人の能力やスキルを把握できます。そのため、高い能力を持っていたり伸び代があったりする社員を新たに発掘することが可能です。

次期リーダー候補や新事業にマッチした人材などを発掘できれば、優先的に育成でき新たに採用活動する必要がなくなります。新たな人材を発掘できるのは、タレントマネジメントシステムを導入する大きなメリットといえるでしょう。

社員のモチベーションを保てる

タレントマネジメントシステムを活用すれば評価基準が可視化されるため、社員を適切で公平に評価することが可能です。適切な評価をすれば、社員のモチベーションアップにもつながります。

また得意分野や不足しているスキルが把握できるので、社員の特性を活かした仕事を依頼できます。自分の能力を存分に発揮できる仕事を行うと成果も出やすいので、仕事に対するモチベーションの向上も可能です。

人事業務の負担を軽減する

タレントマネジメントシステムを導入すれば、今まで手作業で管理していた情報をシステムでまとめられます。エクセルや書類などバラバラだった情報を一つにまとめられるので、知りたい情報をすぐ確認することが可能です。

分析や集計も、タレントマネジメントシステムならスムーズに行えます。人事の業務負担が軽減するので、本来力を入れるべきマネジメント業務を行えるようになるでしょう。

▷タレントマネジメントのメリット・デメリット！導入を検討している人は必見！

無料のタレントマネジメントシステムの導入によるデメリット

タレントマネジメントシステムの導入には、デメリットもあります。

• 社員が使いこなせない
• ルールの再検討が必要になる
• 企業全体で使いこなせない

それぞれのデメリットを理解したうえで、タレントマネジメントシステムの導入を検討してください。

社員が使いこなせない

ITツールの利用が苦手だったり多機能すぎて使い方を理解できなかったりすると、社員が使いこなせない場合があります。機能が充実したタレントマネジメントシステムを選んでも、担当者がうまく活用できなければ意味がありません。

直感的に使えるシステムを選んだり必要な機能だけをピックアップしたりして、社員が使いこなせるよう配慮する必要があります。デモや無料トライアルを活用して使用感を確認してから導入を進めるのがおすすめです。

ルールの再検討が必要になる

タレントマネジメントシステムを導入するにあたって、従来の人事・労務制度の見直しや制度の新設、業務フローの変更などが必要になることもあります。導入した場合はどのように動きが変わるのか、制度の変更や新設が必要かをあらかじめ話しあっておきましょう。

変更にあたってすぐに必要な期間を考慮したうえで、タレントマネジメントシステムを導入してください。システムによっては、提供元がタレントマネジメントの構築をサポートするサービスもあります。ルールの再検討も含めて提供元に相談するのも一つの手です。

企業全体で活用できない

タレントマネジメントシステムを活用するには、データを常に最新の状態にする必要があります。データは社員に入力してもらう項目もあるため、企業全体での協力が必要です。しかし導入の意図がわからずにいると、更新頻度が落ちたり正確な情報が集まらなかったりします。

情報が集まらないと、タレントマネジメントシステムが形骸化してしまう可能性があるでしょう。社員に導入の意図や目的を理解してもらう機会を設けたり、自ら情報を更新する仕組みを作ったりすることが大切です。

無料のタレントマネジメントシステムを使用する際のポイント

タレントマネジメントシステムの使用には、注意点もあります。ここでは2つの注意点について解説するので、使用時には十分注意してください。

オープンソース使用時はライセンスを確認する

タレントマネジメントシステムの中には、オープンソースソフトウェアもあります。オープンソースはソースコードが無料で一般公開されており、誰でも改良や再配布が可能です。しかし改変や再配布は無断で行えないため、OSSライセンスの許可を得る必要があります。

中にはソースコードの改変時に変更の記載が義務付けられていたり、再配布時にはソースコードの公開が必要だったりします。オープンソースを使用する際は、あらかじめライセンスを確認しておきましょう。

使用できる機能や期間に制限を把握する

タレントマネジメントシステムの中には、使える機能や利用期間・利用人数などが制限されているシステムもあります。特に無料で使えるシステムの多くは制限があるので、あらかじめ内容を把握しておきましょう。

例えば無料利用に期間があるシステム、無料で使えるけれど機能追加には費用がかかるシステム、利用人数が3人を超えると有料になるシステムなどさまざまです。利用期間を過ぎて自動で課金されたり突然システムが停止したりすることがないよう、制限についてはきちんと把握しておきましょう。

タレントマネジメントシステムの活用事例

タレントマネジメントシステムの活用事例を知れば、導入時のイメージがわきやすくなるでしょう。ここでは活用事例を5つ紹介するので、ぜひお役立てください。

株式会社ファインドスターの事例

株式会社ファインドスターでは、複数のアプリケーションを併用しながら社員情報を管理していました。しかし情報閲覧や社員の評価をする際に複数のアプリを開く必要があるため、作業効率が悪く時間がかかることが課題でした。

そこでタレントマネジメントシステムを導入して、今まで行っていた作業の大部分を自動化しました。その結果、3人で2週間かけて行っていた作業を1人で行えるようになりました。

ANAホールディングス株式会社の事例

ANAホールディングス株式会社は、6,000名以上の従業員を抱える大手企業です。パイロットやCA・地上職など多くの職種があり、それぞれの賃金体系が異なります。

ボリュームが多くて要件もさまざまなため、システムの改修を重ねる必要がありました。改修を重ねた結果、熟練の担当者でないと理解が難しいシステムになってしまい、他の担当者では対応できなかったり引き継ぎが大変だったりすることが課題でした。

しかしタレントマネジメントシステムの導入によって、社員全員の人材情報の一元管理・可視化に成功しました。システムを導入することで必要なデータをすぐ抽出できるため、レポーティング等の処理が速くなりました。その結果、創出した時間で他の業務に注力できるようになっています。

株式会社エス･エム･エスキャリアの事例

株式会社エス・エム・エスキャリアでは、人材関連の情報を複数のシステムやツールで保管・運用していました。担当者は毎回複数のシステムを開き、それぞれに保管されている情報を手作業で関連付けながら作業を行うため、手間が多く業務が非効率になる点が課題でした。

そこで課題解決のために、タレントマネジメントシステムを導入しています。システムを導入することで情報を一元管理できるため、今まで手間がかかっていた人事データの関連付けや集約が楽になりました。その結果、人材の可視化にも成功し組織戦略にも役立っています。

スミセイ情報システム株式会社の事例

スミセイ情報システム株式会社は、社員情報の一元管理と情報共有をするためにタレントマネジメントシステムを導入しました。

導入後は人材開発に関わるメンバーとの情報共有が容易になりデータを見ながら会議を行えるようになったため、社員登用の検討の質が向上しています。また1on1ミーティングの履歴を可視化することで、自ら成長のために行動する職員が増えたり社内コミュニケーションが活発になったりとよい影響を与えています。

株式会社イズミテクノの事例

株式会社イズミテクノは、人材を登用する上で能力にばらつきがある点が課題でした。課題解決のために評価基準の統一が必要と考え、タレントマネジメントシステムの導入を検討しています。そこでコンサルティングサービスが充実しているタレントマネジメントシステムを導入し、本格的な運用を始めました。

その結果、社員の働きぶりを可視化し役職に見合った仕事をしているか、より適切なポストがないか検討できるようになりました。また、会社が求めることに適した人材を採用するのにも役立っています。

タレントマネジメントシステムで人材管理を効率化しよう

タレントマネジメントを行うには、社員一人ひとりの個人情報や能力・経験・保有スキルなどを把握する必要があります。従業員が多い企業ほど一人ひとりの詳細なデータを管理したり分析したりするのが難しくなるでしょう。

タレントマネジメントシステムを導入すれば、パーソナルなデータの管理や分析を素早く行えます。また、適切な人材配置や人材育成の実施につながるでしょう。本記事を参考にして、さまざまなタレントマネジメントシステムを比較・検討し自社に合うシステムを導入してください。