タスク管理には付箋が便利!手帳やホワイトボードと一緒に使いこなす方法!

2022/1/26 2022/06/07

タスク・ToDo管理

付箋と手帳の画像

あなたは「付箋を使ったタスク管理ってどうやればいいのだろう…」と悩んでいませんか?この記事では付箋を手帳やホワイトボードと組み合わせてタスク管理する方法や、おすすめ活用術を紹介しています。「付箋でのタスク管理が上手くできない…」という方は参考にしてください。

タスク管理・ToDo管理に付箋を使うことのメリット

タスク管理・ToDo管理を付箋で行うメリットには以下の3つがあります。

  1. 色やサイズで視覚的にタスク管理できる
  2. タスクの並び替え&グルーピングが手軽にできる
  3. タスクが完了したらそのまま剥がしてゴミ箱に捨てられる

1つずつ詳しく見ていきましょう。

(1)色やサイズで視覚的にタスク管理できる

付箋を使うと視覚的にタスク管理ができます。付箋は、さまざまなサイズや色があり、使用するシーンに合わせて選べるのが特長です。

メモ帳くらいの大きな物から幅1㎝にも満たない細いタイプ。形も長方形や正方形のほか、ロールタイプがあり、それぞれ色も豊富です。

急ぎのタスクは大きな赤色の付箋、後回しのタスクは小さな青色の付箋など、緊急度や重要度によって使い分ければ、視覚的にタスクができます。

(2)タスクの並び替え&グルーピングが手軽にできる

付箋は簡単に貼ったり剥がしたりができるため、タスクの並び替えやグルーピングが手軽に行えます

仕事はスケジュール通りに進まないことも多く、状況に応じてタスクの取り組む順番が入れ替わることも珍しくありません。そんなとき、付箋でタスクを管理していれば、貼り替えるだけで並び替えができます。

また、関連性の高いタスクを並行し進めるときなどは、グルーピングしておくと便利です。そんなときも、付箋であれば簡単に手軽にまとめられます。

(3)タスクが完了したらそのまま剥がしてゴミ箱に捨てられる

タスク完了後に、タスクを書いた付箋を剥がしてゴミ箱に捨てられるのもメリットのひとつです。

パソコン上でタスクが書かれたメモをゴミ箱に移動させたり、ノートに書いたタスクを線で消したりという行動では、なかなか完了の達成感は得られません。

それに比べて、付箋を剥がしてゴミ箱に捨てるという行動は、タスクが完了したという実感につながります。これが達成感になり、仕事へのモチベーション向上が期待できるのです。

付箋と組み合わせて効果アップ!おすすめの活用方法

付箋は手帳やノートなどとの組み合わせで、より効果的なタスク管理が可能です。ここでは、おすすめの付箋活用方法を3つ紹介します。

(1)手帳との組み合わせ

1つ目は、手帳と付箋を組み合わせてタスクを管理する方法です。

手帳にそのまま記入してしまうと、予定変更時には取消し線や修正ペンを使わなくてはなりません。変更が多いと手帳が見づらくなってしまいます。でも付箋と組み合わせて使うと、貼り替えるだけのため、簡単な上に見やすさを保ったままタスク管理が可能です。

また、抱えているタスクとスケジュールがひと目で確認できるため、抜けや漏れ、納期遅れの心配なく、効率的に仕事が進められるようになります。新しい仕事を依頼されたときや、打ち合わせの時間を決めるときなども、タスクの工数を計算しながら、スケジュールが組めるので便利です。

予定の変更が多い、急な案件がたびたび入るという人は、付箋と手帳を組み合わせたタスク管理をおすすめします。

(2)ノートとの組み合わせ

続いて紹介するタスク管理方法は、付箋とノートとの組み合わせです。ノートは手帳とは異なり、日付は書かれていません。白紙あるいは罫線のみのため、自由度が高いのが特徴です。

ノートに直接書き込むと、変更があった際に書き換えなければなりません。しかし、付箋との組み合わせの場合、ノートは付箋を貼る台紙代わりであり、基本的にはすべて付箋に書き込みます。そして複数のタスクに共通する重要な事項などだけ、ノートの広いスペースにまとめることが可能です。

付箋であれば、変更になった際は捨てればいいだけです。期限の変更時には、貼り直しで対応できます。さらには、付箋の上に新たな付箋を重ねて貼るなど、タスク管理の効率が大幅にアップするのです。

付箋とノートの組み合わせは自由度が高く、タスク管理の新しいアイデアも生まれます。決められたフォーマットではなく、オリジナルにカスタマイズしたい人におすすめの方法です。

(3)ホワイトボードとの組み合わせ

付箋とホワイトボードとの組み合わせは、チームでのタスク管理の効率化が期待できる方法です。

プロジェクトを進める際、情報共有のためにホワイトボードを活用してタスク管理をすることも多いでしょう。しかし、各メンバーのタスクと進捗状況、修正や変更などを書き込むと、煩雑になってしまいます。

そんなとき、書き込んだタスクの進捗状況、情報の修正や更新、補足情報などは付箋に書いて貼るようにすれば、管理が煩雑になりません。また、進捗状況や変更をアナウンスしなくても、情報が共有できるため効率的です。

紙でタスク管理を卒業したい方はタスク管理ツールを

付箋やノート、手帳を駆使してタスク管理をするといっても、やはり紙に書き込む作業が面倒だったり、メンバーとの共有がすぐにできなくて不便といったデメリットはあります。

最新のタスク管理ツールであれば、ダッシュボードで簡単にタスク管理が可能で、ステータスの更新やメンバーとの共有も非常に簡単です。

少しでも興味がある方は、ぜひ1度タスク管理ツールの導入を検討してみてください。

タスク管理に使う付箋の選び方

タスク管理を効率的に行うには、どんな付箋を選べばいいのでしょうか。ここでは、タスク管理に使う付箋選びのポイントを3つ紹介します。

(1)形状や種類で選ぶ

付箋には次のような形状のものがあります。

  • ブロックタイプ
    付箋の中ではもっともシンプルでサイズやカラーも豊富です。たくさんの情報を書き込む必要がある場合には、大きなサイズを選んだり、色でタスクの重要性や緊急性を分けたりもできます。
  • ロールタイプ
    ロールタイプは、セロハンテープのように裏側全面に粘着加工が施されており剥がれにくいという特徴があります。長さの調整もできるため、ノートやホワイトボードの見出しとしても利用できます。
  • ポップアップタイプ
    付箋がケースに入っており、1枚ずつ取り出せるよう工夫されています。電話中で片手が塞がっているときや、すぐにメモしたいときなどに重宝します。

上記の他にも、形にとらわれないさまざまな形状のものがあります。好きなキャラクターのイラスト入りやユニークなデザインの付箋を選べば、仕事中の気分転換にもなるでしょう。用途や利用シーンに応じて、付箋を使い分けてください

(2)耐久性や耐水性の高いものを選ぶ

タスク管理に使う付箋は、耐久性や耐水性の高いものを選ぶのもポイントのひとつです。

タスクが書かれた付箋は、剥がしては貼るの繰り返しです。耐久性が低いものだと、簡単に剥がれてしまい、重要なタスクが抜けてしまう可能性があります。耐久性の高い付箋を選ぶと、破れたり剥がれてしまったりする心配がありません。

また、湿気や風雨などにも強い耐水性の付箋も販売されています。屋外や水回りでの作業が多い場合は、耐水性に優れた付箋を選びましょう。

(3)罫線や枠線が引かれているものを選ぶ

付箋のなかには、罫線や枠線が書かれているものがあります。情報が整理しやすく煩雑にならないため、タスクをより細かく付箋に書き込みたい人におすすめです。

また、時間軸が引かれている付箋もあります。1日のスケジュールが時間ごとに細かく管理でき、タスクの進捗も書き込めるので便利です。

他にも、チェックボックスが書かれたものなど、タスク管理に特化した付箋は多くあります。用途に合わせて、あらかじめ罫線や枠線が引かれているものを選ぶのもいいでしょう。

付箋でタスク管理をする際のおすすめ活用術

付箋でのタスク管理は、ひと工夫するだけで効率化が可能です。ここでは、付箋でタスクを管理する際のおすすめの活用術を3つお伝えします。

(1)作業の重要度や緊急度に応じて付箋を色分けする

タスク管理で付箋を活用するなら、作業の重要度や緊急度に応じて色分けをするのがおすすめです。

例えば、下記のようなルールを決めておきます。

  • 緊急度の高いタスク:
  • 重要度の高いタスク:黄色
  • 緊急度も重要度も低いタスク:緑色

このようにタスクの緊急度や重要度に応じて色分けをしておくと、視覚的なタスク管理が行えます。

(2)作業の規模や所要時間に応じて付箋のサイズを使い分ける

タスクの作業規模や想定される所用時間に合わせて付箋のサイズを使い分けるのも、活用術のひとつです。

付箋にはさまざまなサイズがあるので、いくつか用意しておき、タスクの重さによって書き込む付箋を変えていきます。

  • 大サイズ:2〜3日かかるタスク
  • 中サイズ:1日かかるタスク
  • 小サイズ:半日で終わるタスク

以上のように決めておくと、ひと目で抱えているタスクの量が確認できます。これにより、スケジュールも組み立てやすくなるはずです。先ほどお伝えした色分けとあわせて行うと、より効率的なタスク管理が可能です。

(3)毎日行うタスクは1つの付箋を使い回す

ルーティーン業務はひとつの付箋を使い回すのも、タスク管理における付箋活用術です。

メールチェックや伝票の処理、日報作成など、毎日行うタスクは多くあります。これらのタスクを処理するたびに付箋を捨ててしまうと、毎朝新たな付箋に記入しなくてはなりません。手間がかかる上に、付箋も無駄です。

また、毎日のタスクであっても記入を忘れてしまうと、業務自体が抜けてしまう可能性があります。毎日行うタスクについては、ひとつの付箋を使い回して効率化を図りましょう。

タスク管理におすすめな付箋5選

ここからは、タスク管理におすすめの付箋を厳選して5つご紹介します。

(1)スリーエムジャパン ポストイット 罫線/方眼入り

「スリーエムジャパン ポストイット罫線/方眼入り」は、付箋といえばポストイットといわれるほどの定番品。大量の情報であっても整理しながら書き込める罫線入りタイプです。

長文になりがちなタスクやメモ書きなども罫線に合わせてまっすぐ書けるため、見た目もキレイで読みやすくなります。罫線入りのほかに、方眼タイプもあるので用途によって使い分けてください。

情報をキレイに整理して付箋に書きたい人、幅広いシーンで使いたい人におすすめです。

(2)スリーエムジャパン ポストイット 全面粘着ロール

「スリーエムジャパン ポストイット 全面粘着ロール」は、好きな長さに切って使える便利な付箋です。全面粘着なので、貼り付け後にヒラヒラせず、剥がれ落ちることもほとんどありません。

ロールの幅もさまざまなものが用意されているので、ラベル代わりやメモ代わりなど、活用方法もさまざまです。

また、書き込む内容や量に合わせてカットできるのもメリットです。カッターが付属しているケースに入っているため、便利に利用できます。自分で付箋の大きさを調整したい、頻繁に付箋を剥がさないという人におすすめです。

(3)スリーエムジャパン ポストイット ポップアップ

「スリーエムジャパン ポストイット ポップアップ」は、1枚ずつ取り出して使うタイプの付箋です。片手でもサッと取り出せるように専用のディスペンサーが付属しています。

電話中でもメモをすぐに用意でき、書いたメモはそのままタスク化が可能。ケース入りのため、付箋が汚れたり折れたりせず、最後の1枚まできれいなままで無駄なく使用できます。

電話を取る機会が多い、取ったメモはそのままノートやホワイトボードに貼り付けてタスク化したい人におすすめの付箋です。

(4)グリーティングライフ カスタムスティックス 一日ブランク 付箋

「グリーティングライフ カスタムスティックスの一日ブランク 付箋」は、スケジュール管理に便利です。

1日の予定が1時間ごとの縦軸になっており、時間を区切って記入欄に予定やタスクを書き込むと、やるべきことが一目瞭然になります。

タイムスケジュールを視覚的に把握できるので、1日の作業量やスキマ時間の確認がひと目で可能。1日のスケジュールを細かく管理して、時間を有効に使いたい人に最適な付箋です。

(5)サンスター文具 ライティアTODOふせん

「サンスター文具 ライティア TODOふせん」は、スタンド型の付箋です。台紙そのものがスタンド式になっており、デスクに立てた状態で置けます。

パソコンなどに付箋を貼る必要がないため、管理が煩雑になりません。完了したタスクをサッと剥がせば、新たなタスクを書き込むことが可能です。わかりやすい上に、サイズもコンパクトで実用的です。

クラフト素材で目にも優しいので、蛍光色の付箋が苦手な人にもおすすめできます。

まとめ:付箋を使って日々のタスクを管理しよう

付箋はタスク管理を効率化できる優れたアイテムです。タスクを見える化できるため、視覚的な管理が可能になります。また、手軽に貼り替えができるので、スケジュールの変更やグルーピングにも便利です。

さらに、手帳やノート、ホワイトボードと組み合わせれば、より効率的なタスク管理が実践できます。ここでお伝えした活用術やおすすめの付箋も参考にしながら、日々のタスク管理を行ってください。

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