タスク管理方法「GTD」とは?正しい意味や具体的な手順・実践ポイントを解説

2022/1/28 2022/06/07

タスク・ToDo管理

GTDの画像

タスクが多すぎて管理に困っていませんか?そこでおすすめのタスク管理手法がGTDです。本記事では、明日からできるGTDの具体的な手順や実践のポイントを詳しく紹介します。GTDを活用して仕事がどんどん片付く爽快感を味わってみてください。

GTDとは?正しい意味を解説

“Getting Things Done(物事を成し遂げる)”の頭文字からなるGTDは、生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱したタスク管理術です。

アメリカでは多くの企業が導入しており、単に達成することだけを目的とはせず、効率よく成し遂げることを目的として活用されています。

複数のタスクが混在している状況で、膨大なタスクを常に頭の中に置いていては、集中して取り組むことは困難です。

GTDを実践することで、飛躍的に生産性を向上させ、さらにはタスクを管理するというストレスからも解放されます。心理学的な考えの元、ストレスを感じない状況で、できる限り高い効率を実現しながら仕事をこなすことを目的としたタスク管理術がGTDなのです。

GTDでタスク管理するメリット

他のタスク管理とGTDでは、どのような違いがあるのでしょうか。GTDでタスク管理をするメリットは次のとおりです。

  • 頭がすっきりして作業に集中できる
  • タスク管理の精度が上がる

それぞれを詳しく解説していきましょう。

(1) 頭がすっきりして作業に集中できる

GTDでタスク管理を行うと、作業に集中できるというメリットがあります。

GTDは「人間は忘れる生き物である」、逆に「必要ない場面で不要なことを思い出してしまう」という考えに基づいています。このような状態が起こるのは、さまざまな情報が頭の中に乱雑に放り込まれているからです。

整理されない情報は「気になること」として頭の中にあるだけで、うまく扱うことができません。こうした状態を避けるには、タスクを一度外に出し、整える必要があります。

整理して終わりではなく、何をどの順にやるべきか、本当に自分が今取り組むべきかを明確にするまでがGTDのステップです。これにより、頭がすっきりして作業に集中して取り組めます。

(2)タスク管理の精度が上がる

タスク管理の精度が上がることも、GTDのメリットです。

GTDのプロセスの中で重要とされている作業が、タスク管理についての定期的なレビュー(検討)です。

GTDのレビューでは、スケジュール、優先順位、作業環境、懸念事項など、タスクをやり遂げるうえで関連するあらゆる事項の見直しや検討によって業務の妨げになっているものを改善していきます。最適な環境を維持することで、タスク管理の精度が上がり、見落としや漏れを防げるのです。

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GTDの具体的な手順と実践のポイント

ここからは、GTDの具体的な手順と実践のポイントを紹介します。5つのステップにわけてお伝えするので、ぜひ参考にしながら実践してみてください。

ステップ1:把握する

GTDの最初のステップは把握することです。タスクの大小や公私に関係なく、頭に溜まっている事柄をすべて収集(外に出す)します。

書き出す先はメモやノート、スマートフォン、パソコン、手帳など何でも構いません。タスク管理で必要以上に使っていた頭を、タスクを外に出すことでクリアな状態にリセットできます。

ステップ2:見極める

ステップ1で書き出したタスクを、次のいずれかに当てはめていきます。

  • 重要度も高く緊急性も高い
  • 重要度は高いが緊急ではない
  • 重要度は低いが緊急である
  • 重要ではなく緊急でもない(不要なタスク)

このとき、不要なタスクと自分がやるべきではないタスクは除外し、2分以内に処理できるものはその場で消化します。

不要なタスクは、「破棄を検討する業務」として、別リストにファイリングしても良いでしょう。

ステップ3:整理する

ステップ2で分類したそれぞれのタスクを、次のように整理します。

  • ビジネスかプライベートか
  • 優先順位をつけて期限を設ける
  • 自分が使うツールに登録する

とにかくすぐに着手できる状態まで整理すれば、実行までのハードルが下がり、タスクがずっと放置される原因も取り除けます。

ステップ4:更新する

タスクは刻一刻と状況の変化が起こります。定期的にタスクのレビューをすることで、優先度が変わったり、新たなタスクが発生したりしても見逃しません。

GTDではタスク全体を俯瞰し更新することで、整頓された状態を保つことが重要です。

ステップ5:選択する

ここからは実際に、優先順位の高いタスクから順に取り組みます。

これまでのステップでタスクが整理されているので、余計な悩みや雑念がなく、ストレスフリーな環境の中、すっきりとした頭でタスクをこなしていけるはずです。

GTDでタスク管理する際の心構え

GTDをスムーズに行うために、事前に理解しておくべきことがあります。ここでは、GTDでタスク管理をする際の心構え4つを紹介します。

(1)常にタスクを追加できる状態にする

GTDでスムーズなタスク管理を行うには、常にタスクを追加できる状態にしておくことが大切です。メモ帳を携帯したり、アプリを使ったり、方法は問いません。

ただし、手軽に追加でき、確認できる方法にしましょう。こまめにタスクを確認する習慣がつけば、タスク消化への意識が高くなるでしょう。

(2)タスクは無くならないと認識する

タスクのリストを作成すると、すべてを消化しようと考えてしまいます。しかしGTDにおいては、タスクはなくならないものと認識してください。

GTDのタスク管理では、随時、新規タスクやアイディアが追加されていきます。更新され続けるため、常にタスクを抱えている状態になるのが通常です。「仕事が終わらない」と考えるのではなく、リストにタスクがある状態が「普通」であると認識するようにしてください。

(3)やり方は変えてもOK

GTDのタスク管理はやり方を変えても問題ありません。組織やチーム、人によって違って良いのです。

タスク管理は仕事を効率的に進めるために行います。GTDによるタスク管理自体が目的になり、ストレスを感じるようでは本末転倒です。

タスク管理にストレスを感じないように、自分に合った方法を模索するのも、GTDでは大切な心構えになります。

(4)1つのツールでタスクを管理する

1つのツールでタスク管理することも、GTDでは大切です。

複数のツールでタスク管理をすると、どのツールに何のタスクが入っているかを覚え、思い出すという手順が増えてしまいます。

GTDは、思い浮かぶものすべてを外に出すことが重要です。そのため、GTDでタスク管理をする際はタスクの種類に関係なく管理手段をひとつに集約し、やるべきことがすべてわかる状態にしましょう。ただし、コミュニケーションの手段は分けても構いません。

GTDで使うタスク管理ツールの選び方

GTDのタスク管理はツールを使うことで、より効率的に実践できます。そこでGTDで使うツールの選び方についてお伝えします。

(1)最初は無料で使えるかどうか

GTDによるタスクの管理は、最初は無料ツールの利用がおすすめです。

ツールの多くは有料で月額制ですが、無料ツールもあります。無料とはいっても、十分な機能を持つツールもあります。十分に活用できるでしょう。

コストがかからなければ、いろいろなツールを試して自分に合ったものが見つけられます。また、ストレスもなく気軽にGTDが始められるでしょう。

(2)GTDに必要な機能がそろっている

GTDに必要な機能がそろっているツールであれば、タスク管理に集中できます。GTDで使う機能は次のようなものです。

  • プロジェクト
  • インボックス(収集)
  • コンテキスト(タグ)
  • カレンダー

これらの機能があれば、効率的にGTDが行えます。

(3)複数の端末で同期できる

複数の端末で同期できるツールであれば、GTDがより効率的に行えます。

GTDのタスク管理は、新たなタスクをどんどん追加していくことが特徴です。そのため、場所や端末に縛られることなく利用できるツールが向いています。

クラウド上で端末同士の同期ができれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなど端末に使用可能です。また、どこでも手軽に使えるので、タスクを最新の状態に保てます。

(4)ストレスがない

GTDには、ストレスなく直感的に操作ができるツールを選びましょう。

ストレスフリーにタスクを管理することは、GTDを習慣化する重要なポイントです。ツールの操作自体にストレスを感じるようでは、タスク管理は続きません。

直感的な操作性のツールなら、操作を覚える必要がなく、すぐにタスク管理を始められます。ストレスなくGTDが実践できるでしょう。

GTDにおすすめのタスク管理ツール7選

タスク管理ツールには多くの種類があります。中でもGTD向けのおすすめのタスク管理ツールを7つご紹介します。

最後にタスク管理ツールの比較表もあるので、最後まで是非ご覧ください。

(1)Google ToDo リスト

Google ToDoリストはGoogleが提供するタスク管理ツールです。無料で利用でき、GoogleアカウントがあればGmailからそのままタスクを作ることも可能。

期限の設定と通知機能でタスクの進行漏れを防げ、ドラッグ&ドロップで優先度や期限の順位に並べ替えることも簡単です。サブタスクの作成によるタスクの細分化のほか、タスクの詳細情報の追加や進捗に合わせた情報の編集もできます。

【必見】Googleカレンダーでタスク管理・ToDoリストを使いこなす方法とは?

(2)Todoist

Todoistはタスク管理に必要な機能が網羅されており、使いやすいデザインが特徴のタスク管理ツールです。

ユーザビリティが高く、多くの外部連携が可能なうえ、簡単ながらゲーム的な要素を取り込んだ、バランスの良い設計になっています。タスクのクイック追加や繰り返しの予定追加など、タスク管理に欠かせない機能も網羅。タスクを共有・委任もできるので、複数人でチームを組む場合にも効率的にタスクを進行できます。

1日、1週間ごと、1ヶ月ごとに目標を設定でき、完了したタスクや進行中のタスクが可視化されるので、モチベーション維持にも期待できるでしょう。無料プランの他、プロ・ビジネスなどの有料プランも用意されています。

(3)Trello

Trelloは、付箋のようなカードでワークフローが設定できるため、タスクの可視化に有効なツールです。

いわゆるカンバン方式の中では、使い勝手がもっとも良いツールのひとつと評価されています。カンバン方式とは、「いつ」「どこで」「何を」「どれだけ使った」が明記された、主に製造業などの現場で使用される作業指示書がもとになった生産管理法です。

製造する商品に商品名や品番、保管場所などの詳細が記された「カンバン」と呼ばれる管理カードをつけることで、どの工程においてもカンバンを見れば詳細が確認でき、無駄なやり取りや確認作業が発生しないというメリットがあります。そのため、このカンバンを採用したTrelloは、特にチームでのタスク管理におすすめのツールです。

(4)タスクペディア

タスクペディアも無料で使えるタスク管理ツールです。

発達障害と診断されたサービス設計者自身が、タスク管理に失敗した経験を元に開発したツールです。そのため、シンプルな操作性とGTDの実践を意識した作りになっているのが特徴。また、運営元が積極的にスタートアップ講座などを開催しているため、GTD初心者におすすめのツールです。

一方で、タスク管理で陥りやすいミスにもフォーカスされた設計なので、より精度の高い管理を実現したい上級者も活用できるでしょう。

(5)Dreamscope

Dreamscopeは、ゴールの設定から逆算思考型でタスクを組み立てるツールです。

自分が担う役割や価値観ごとに目標設定ができる点も、他のツールと違うポイント。現在のタスクからゴールまでを階層的に整理できるので、短期間で成果を上げたい方、目標達成までを効率化したい方におすすめです。

(6)Nozbe

Nozbe は、GTDをベースに開発されたタスク管理ツールです。プロジェクト管理などで力を発揮しやすいデザイン設計。開発元が10年以上成長を続けている点も、安定性の高いツールといえます。

直感的に使えるため際限なく発生する業務を効率的に管理でき、セキュリティが銀行並みの強固さを持つことも特徴です。重要なプロジェクトなども安心してタスク管理できるので、高い安全性を求める方に向いています。

(7)Things

Thingsは直感的に使える、初心者からタスク管理上級者まで広く活用できるツールです。当初はMac用のアプリとしてリリースされ、その後iOS版、iPad版もリリースしています。Appleデザインアワードなどの賞も受賞しており、信頼性だけでなくデザイン性の高さも認められたツールです。

導入には購入が必要ですが、月額料金などのランニングコストがかかりません。タスク管理の有料ツールは、多くがサブスクリプションを中心にしていますが、Thingsは買い切りで使いたい方におすすめです。

ThingsにはWindows版がありませんが、専用のアドレスへメールを送信すればWindowsからでもタスクの追加は可能になります。

GTDにおすすめのタスク管理ツール比較一覧表

タスク管理ツールを一覧にし、それぞれの違いをわかりやすくまとめました。

サービス名 提供会社 appストアの評価 特徴 おすすめする人 利用者数 サービス開始 URL
Google ToDo リスト Google 4.5 無料で使える ・Googleのツールを主に使っている 2018年 公式サイト
Todoist Doist 4.6 洗練されたUI

タスク管理ツールの中でもっとも利用者数が多い

・使いやすさを重視する

・積極的に外部連携を利用したい

1,000万人 2007年 公式サイト
Trello Atlassian 4.0 カンバン方式によるタスク管理 ・チームで進行するタスクの管理をしたい 5,000万人 2011年

(米国)

公式サイト
タスクペディア 社会福祉法人SHIP ADHD当事者が開発したタスク管理ツール ・タスク管理が苦手

・スタートアップの講座で学びたい

2018年 公式サイト
Dreamscope Dreamscope 4.0 目標達成から逆算したタスク管理ができる ・多くの役割それぞれでタスク管理をしたい

・価値観に基づいたタスク管理がしたい

2014年  

公式サイト

Nozbe Nozbe 4.4 GTDに特化している

セキュリティが強固

・プロジェクト管理をしたい

・GTDに特化したツールを使いたい

50万人 2007年 公式サイト
Things Cultured Code 4.5 タスクの細分化が得意

買い切りで使える

・MacやiPhoneを使っている

・ランニングコストをかけたくない

2007年  

公式サイト

※こちらに記載の情報は令和4年1月24日現在の情報です。

自分にあったタスク管理で仕事を効率化!

GTDはストレスなくタスク管理を行い、生産性が向上できる手法です。難しい手順などはないため、ポイントを押さえれば、誰でも今すぐに実践できるはずです。ここで紹介したツールを取り入れつつ、GTDによるタスク管理を始めてみましょう。

また、タスク管理は、Chatworkなどのコミュニケーションツールと併用することで、よりスムーズになります。便利なツールは積極的に導入し、個人だけでなくチームの業務効率化に役立ててください。

 

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