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タスク管理を効率化する「GTD」とは？手順や注意点、おすすめのツール・本を紹介
タスクが多すぎて管理に困っていませんか？そこでおすすめのタスク管理手法がGTDです。本記事では、すぐにできるGTDの具体的な手順や実践のポイントを詳しく紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。
・GTD（Getting Things Done)とは、効率的にタスクを完了させるためのタスク管理の手法のこと
・GTDを実践する上では、常にタスクを追加できる状態であり、集中力が途切れたら作業を中断するなどが重要
目次
GTD(Getting Things Done)とは？正しい意味を解説
"Getting Things Done(物事を成し遂げる)"の頭文字をとったGTDは、タスクの効率的な完了を前提としたタスク管理の手法です。生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が提唱しました。
単に効率よくタスクを達成するのではなく、いかにストレスフリーに成し遂げるかを目的として活用されています。
複数のタスクが混在している状況で、膨大なタスクを常に頭の中に置いていては、集中して取り組むことできません。GTDでは、タスクの整理を通じて取り組みやすい環境を構築します。そのため集中力が途切れにくく、ストレスを感じない状況で効率よく仕事をこなすことができるのです。
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GTDでタスク管理するメリット
他のタスク管理とGTDでは、どのような違いがあるのでしょうか。GTDでタスク管理をするメリットは次のとおりです。
- 思考を整理でき作業に集中できる
- タスク管理の精度が上がる
- プライベートのタスク管理にもつながる
それぞれを詳しく解説していきます。
思考を整理でき作業に集中できる
GTDでタスク管理を行うと、思考の整理によって作業に集中できるというメリットがあります。
人間は「忘れる生き物である」「必要ない場面で不要なことを思い出してしまう」という考えに基づくのがGTDの基本です。このような状態が起こるのは、さまざまな情報が頭の中に乱雑に放り込まれているからです。
乱雑化した思考を一度整理すれば、タスクの忘却や雑念から解放され、集中して取り組めるようになります。何をどの順にやるべきか、本当に自分が今取り組むべきことは何かが明確になるのです。思考の整理によってタスクの抜け漏れや集中力の低下が予防でき、業務の効率が向上します。
タスク管理の精度が上がる
タスク管理の精度が上がることも、GTDのメリットです。GTDにはタスク遂行に必要なあらゆる情報を検討するプロセスがあります。検討した要素の改善を繰り返せば、タスク遂行に必要なものだけが残り、無駄のない洗練された管理体制を敷くことが可能です。
検討を行う具体的な要素として、スケジュール、優先順位、作業環境、懸念事項などが挙げられます。各要素の見直しや検討によって業務の妨げになっているものを改善し、タスク管理の精度が上がれば、見落としや漏れを防げるのです。
▷タスク管理が苦手な人の特徴とは？原因や改善するための方法を解説！
タスク管理の精度が上がる
ビジネスシーンのみがGTDの活用場所ではありません。プライベートのタスク管理においても、優れた効果を発揮します。思考を整理し、検討と改善を繰り返すGTDは、習慣的な考え方や取り組み方そのものにもプラスの効果が期待できるのです。
ショッピングの際に買うものを決めておけば、目についたものに誘惑されたり、買い忘れが発生したりする心配が減ります。GTDに基づく考え方を反映するだけで、プライベートの時間を効率的に使うことが可能です。
GTDの具体的な手順と実践のポイント
ここからは、GTDの具体的な手順と実践のポイントを紹介します。5つのステップに分けてお伝えするので、ぜひ参考にしながら実践してみてください。
ステップ1:把握する
GTDの最初のステップは把握することです。作業の大小に関係なく、頭の中のタスクになり得る作業をすべて洗い出します。
タスクを細かく洗い出す際は、達成したい目標に紐づけたり、プロジェクトの種類や状況を鑑みたりすると有効です。机の中や部屋を整理するなど、物理的な行動からやるべきことを見つけていく方法もあります。
書き出す先はメモやノート、スマートフォン、パソコン、手帳など何でも構いません。タスクを頭の外に出して視覚的に把握することで、思考をクリアな状態にリセットできます。
ステップ2:見極める
ステップ1で書き出したタスクを、次のいずれかに当てはめていきます。
- 重要度も高く緊急性も高い
- 重要度は高いが緊急ではない
- 重要度は低いが緊急である
- 重要ではなく緊急でもない（不要なタスク）
重要度・緊急度ともに低い不要なタスクと、自分がやるべきではないタスクは除外します。2分以内に処理できるタスクはその場で消化してから削除しておきましょう。不要なタスクは、「破棄を検討する業務」として、別リストにファイリングしても良いでしょう。
ステップ3:整理する
ステップ2で分類したそれぞれのタスクを、次のように整理します。
- ビジネスかプライベートか
- 優先順位をつけて期限を設ける
- 自分が使うツールに登録する
重要度と緊急度のどちらも高いタスクを最優先とし、期限の早いものから整理すると効率よくタスクをこなせます。ビジネスとプライベートのタスクが混合しないよう、線引きをした上で整理しましょう。
タスクの種類と優先順位に従って、自分が使用するタスク管理ツールにやるべきことを登録します。
ステップ4:更新する
タスクは日数や消化した状況などによって変化するため、常に情報を更新していく必要があります。定期的にタスクの確認や再検討をすることで、優先度が変わったり、新たなタスクが発生したりしても抜け漏れの防止につながります。
なお、GTDにおける更新は、決まったタイミングや回数で定型的に行うのが大切です。思いついたときにやってしまうと、更新そのものに気を取られ過ぎたり、忘れたりすることもあります。朝晩や週1回などとあらかじめ決めて実行しましょう。
ステップ5:選択する
GTDのステップで整理整頓されたタスクの中から、優先して取り掛かるタスクを選択します。優先順位の高いものを目安に、納期やその日の稼働時間なども考慮して選択し、タスクに取り組みましょう。
ここれまでのステップでタスクが整理されているので、余計な悩みや雑念といったストレスを感じにくくなります。何から取りかかるべきか明確にした上で実行に移せるので、スムーズにタスクをこなしていけるはずです。
▷タスク管理が上手い人に共通している特徴｜上手くなる手法やポイントを解説
GTDを実践する上での注意点
GTDをスムーズに行うために、事前に理解しておくべきことがあります。ここでは、GTDでタスク管理をする際の注意点を4つを紹介します。
常にタスクを追加できる状態にする
GTDでスムーズなタスク管理を行うには、常にタスクを追加できる状態にしておくことが大切です。メモ帳を携帯したり、アプリを使ったり、方法は問いません。
ただし、手軽に追加や確認ができる方法にしましょう。手間がかかってしまうとGTDを習慣化できず、管理があいまいになってしまいます。こまめにタスクを確認する習慣がつけば、タスク管理への意識が高くなります。
タスクはなくならないと認識する
タスクはなくならないものだと認識することが、GTDを実践する上で重要なポイントです。タスクは自ずと増えていくため、すべてを消化しようと考えると負担が大きくなってしまいます。
特にGTDのタスク管理では、更新するフェーズを経るため、常に新しいタスクが発生するのが通常です。「仕事が終わらない」と考えるのではなく、リストにタスクがある状態が「普通」であると認識するようにしてください。
集中力が途切れたら作業を中断する
GTDのタスク管理は、集中力が途切れたら作業を中断しましょう。タスクの抽出や優先順位の見極めには、想像以上に集中力を使うため、疲労した状態で作業を続けても作業ははかどりません。タスク整理の質が低下するなど、GTDの効果を十分に得られない可能性もあります
集中力が途切れたと感じた段階で休憩し、疲労を回復してから再開しましょう。タスク管理をストレスに感じないように、自分に合うやり方に調整してみるのも有効です。
▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説
GTDで使うタスク管理ツールを選ぶ際のポイント
GTDのタスク管理はツールを使うことで、より効率的に実践できます。そこでGTDで使うツールの選び方についてお伝えします。
導入〜運用でどの程度費用がかかるか
タスク管理ツールを選ぶ際は、導入〜運用にかかる費用を見積もることが不可欠です。GTDの活用に限らず、費用の正確な把握は重要となります。
想定しておくべき主な費用は、導入時の初期費用、運用の際の月額料金です。利用人数やオプションの有無などでも費用が異なります。個人や組織など、利用シーンによっても費用が違ってくるため、予算に応じて検討しましょう。
▷無料で使えるタスク管理ツール10選！個人向け・チーム向けのおすすめを紹介
GTDに必要な機能がそろっているか
GTDを前提とする場合、活用に必要な機能がそろっているタスク管理ツールを選択しましょう。GTDで使う機能は次のようなものです。
- ToDoリスト:タスクの洗い出しに使う
- プロジェクト:1つの仕事に対する複数のタスクの置き場に使う
- タグやラベル:タスクの優先順位や種類などで分ける際に使う
- カレンダー:タスクをスケジュールに組み込む際に使う
GTDに必要な各ステップに沿って、必要な機能を判断するとよいでしょう。ToDoリストやインボックスは、頭の中にあるタスクを抽出したり、一旦書き出したいときに便利です。優先順位に応じて色を分けるなど視覚的に表示を変えたい場合、ラベル機能がついたツールをおすすめします。
モバイルやタブレットに対応しているか
モバイルやタブレットなど、複数の端末に対応するタスク管理ツールであれば、GTDがより効率的に行えます。
GTDのタスク管理は、新たなタスクの追加や更新をしていくことが特徴です。そのため、持ち運びに便利なモバイルやタブレットで利用できるツールなら、場所や時間を問わずに管理が行えます。
クラウド上で端末同士の同期ができれば、自宅からはパソコン、出先からはモバイルといった使い分けが可能です。端末を限定せずにどこでも手軽に使えるので、タスクを最新の状態に保てます。
ストレスなく簡単に操作できるか
GTDでタスク管理を行うなら、ストレスなく簡単に操作ができるタスク管理ツールを選びましょう。
ストレスフリーにタスクを管理することは、GTDを習慣化する重要なポイントです。ツールの操作自体にストレスを感じるようでは、タスク管理は続きません。簡単に利用できるツールなら操作を覚える必要がなく、ストレスなくGTDが実践できるでしょう。
▷【最新版】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール20選！機能や料金を徹底比較
GTDにおすすめのタスク管理ツール・アプリ3選
タスク管理ツールには多くの種類があります。中でもGTDに適したおすすめのタスク管理ツール・アプリを3つ紹介します。
Jooto
GTDを用いたタスク管理におすすめなのがJootoです。タスクの書き出しに役立つToDoリスト、複数のタスク管理に不可欠なプロジェクト管理機能、タスクの種類が視覚的にわかるラベルやカラーの設定機能が備わっています。
プロジェクトボードの中にタスクカードを並べることで、複数のタスクを一覧表示可能です。一覧の状態からタスクの移動や並べ替えが行え、俯瞰的にタスクを整理整頓できます。GTDの基本であるタスクの書き出しや整理にもってこいのタスク管理ツールでしょう。
| 提供元 | 株式会社 PR TIMES |
| 初期費用 |
|
| 料金プラン |
スタンダードプラン
エンタープライズプラン
タスクDXプラン:要問い合わせ |
| 導入実績 | 有料導入企業者数約1,900社(2024年1月時点) |
| 機能・特徴 | タスク管理機能、進捗管理機能・ガントチャート、予定と実績の数値管理機能、プロジェクト横断管理機能 コミュニケーション機能、外部連携機能、データ共有機能・ファイル管理機能など |
| URL | 公式サイト |
タスクペディア
タスクペディアは無料で使えるタスク管理ツールで、3つの基本ステップをこなすだけでタスク管理できる設計になっています。頭の中にあるタスクをすべてボックスに入れ、順位付けや分類をしたら、あとは実行に移すだけです。GTDに通じるシンプルな作りや操作性から、タスク管理の苦手意識克服にも貢献するでしょう。
| 提供元 | 社会福祉法人SHIP |
| 初期費用 | 無料 |
| 料金プラン | 無料 |
| 機能・特徴 | タスク管理、完了タスク管理、カテゴリー分け、フィルター選択など |
| URL | 公式サイト |
Notion
プライベートからビジネス、個人から組織まで、幅広く使えるタスク管理ツールにNotionがあります。タスクの書き出しはもちろん、書き出したタスクの細分化や分類、個別に情報を編集するなど、GTDのステップを楽にする高度な機能が豊富です。
多彩なテンプレートがあるのも特徴でしょう。議事録用や仕様書用といったタスクの種類ごとにテンプレートを使えば、細かな作業のひとつまで抜け漏れなく管理できます。
| 提供元 | Notion Labs, Inc. |
| 初期費用 | 要問い合わせ |
| 料金プラン |
|
| 機能・特徴 | AI、ドキュメント、Wiki、プロジェクト、カレンダーなど |
| URL | 公式サイト |
GTDを学べるおすすめの本
GTDを学べる本を読めば、タスク管理に必要な知識を体系的に習得可能です。おすすめの本として、GTDの生みの親であるデビッド・アレン氏の著書を2冊紹介します。
【全面改訂版】はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
画像参照元：Amazon
「はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」は、タスク整理の極意を紐解いた一冊です。GTDをマスターするために必要な情報のすべてが直々に説かれており、ストレスフリーなタスク管理術の体得に役立ちます。
これからGTDに取り組む人だけでなく、実践中のGTDをアップグレードしたい人にもおすすめです。
| 書籍名 | 全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 |
| 著者名 | デビッド・アレン 著 田口元 監修 |
| 定価 | 1,958円(税込) |
| 出版社 | 株式会社二見書房 |
仕事を成し遂げる技術-ストレスなく生産性を発揮する方法
画像参照元：Amazon
ストレスや悩みの中でタスクを闇雲に行っても、効率的にこなすことは不可能です。本書では、古い性質のタスク管理術を一掃し、ストレスなくタスクを遂行できるコツが紹介されています。
ビジネスにもプライベートにも活かせるGTDの技術を学び、タスク管理の新たな一歩を踏み出しましょう。
| 書籍名 | 仕事を成し遂げる技術-ストレスなく生産性を発揮する方法 |
| 著者名 | デビッド・アレン 著 森平 慶司 訳 |
| 定価 | 1,980円(税込) |
| 出版社 | はまの出版 |
GTDを実践してタスク管理を効率化しよう！
GTDはストレスなくタスク管理を行い、生産性が向上できる手法です。難しい手順などはないため、ポイントを押さえれば誰でも今すぐに実践できます。ここで紹介したツールを取り入れつつ、GTDによるタスク管理を始めてみましょう。
また、GTDをより深く学ぶには、書籍の知識も活用するのが得策です。役立つアイテムは積極的に導入し、個人だけでなくチームの業務効率化に活かしてください。
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