タスク管理が上手い人の特徴や手法とは?効率化のコツや人気ツールも紹介!

記事更新日:2022/06/07

タスク・ToDo管理

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業務のやり忘れやスケジュールの確認漏れなど、タスク管理が苦手なあなたは、「どうすれば上手くなるのだろう…」と悩んでいませんか?そんな「うっかり」をなくすには、まずタスク管理が上手い人の手法を真似てみることから始めるのが一番です。タスク管理の上手い人が使う人気ツールも紹介しているので、これを読めばきっと業務効率アップの糸口が見つかるはずです。

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タスク管理が上手い人の特徴や手法

タスク管理が上手い人には、共通するいくつかの特徴や手法があります。その中から代表的な3つのポイントをご紹介しましょう。

(1)タスクに優先順位をつけている

タスク管理が上手い人は、タスクの優先順位を明確に決定しています

1つのことに集中して仕事をしたいと思っていても、現実には多くのタスクを並行して処理しなくてはならないケースがほとんどでしょう。そんな時でも、どのタスクから手をつけるべきなのかが明らかになっていれば、着手する順番に迷うことはありません。業務を始めるまでの無駄な時間がなくなるのです。

また、優先順位は見えるように管理することで、期日の遅れや忘れを防ぐことができます。

(2)各タスクの処理時間を把握している

タスクの処理時間を把握していることも、タスク管理が上手い人の特徴です。

例えば、毎日行うタスクに、SNSの投稿確認、メールチェック、業務に関するリサーチなどがあるとします。まずは、このような日常業務の時間を把握しましょう。

日常業務の処理時間を把握しておけば、あとどれくらい時間に余裕があるのか、新しいタスクは1日でどこまで進められるのかなど、スケジュールを正確に組むことができます。また、急ぎのタスクが発生したときにも、慌てることなくスケジュールの組み直しや軌道修正が迅速に行えるのです。

(3)トラブルに備えてスケジュールに余裕を設けている

余裕をもたせた時間の確保と日程の見積もりができているのも、タスク管理が上手な人に共通する特徴です。

急なトラブルや急ぎの案件など、思いがけない事態によりタスクの優先順位が入れ替わることは珍しくありません。スケジュールに余裕がない状態でトラブルに対処していると、本来進めるべきタスクに遅れが出てしまいます。

そのため、タスクの期限は、必ず求められる期日よりも前倒しして設けておくようにします。そうすることで急なトラブルの対処に時間を割いても、当初の予定から大幅に遅れが出てしまうことはありません。

タスク管理が上手い人になるメリット

タスク管理を上手に行うことは、個人の業績アップはもちろんのこと、管理者となった際にも大きな武器になります。ここでは、タスク管理が上手い人になることで得られるメリットを3つ具体的にご紹介します。

(1)仕事や作業の「うっかり忘れ」を防止できる

タスク管理は、頭の中で無意識に行うだけでは「うっかり忘れ」を防ぐことはできません。

タスク管理は、どう「意識的」かつ「表面化」して管理するかによって、その質が左右されます。タスク管理の上手い人は、必ずリマインダーやチェックリスト、ノート、手帳、付箋などを有効に活用し、タスク管理の可視化を図っています。また、デスクなど作業スペースの整理整頓をして作業効率を上げ、タスクを詰め込みすぎることもありません。

やるべきタスクを意識的に見える化して整理し、時間にも余裕をもたせることで、つい起こってしまいがちな「うっかり忘れ」を防止できるのです。

(2)仕事や作業の効率がアップする

タスク管理と作業効率は、言ってみれば車の両輪のようなものです。そのため、タスク管理に成功すれば、自ずと作業効率も上がるはずです。

仕事を効率的に進めるには、作業時間の無駄を省いて「今やるべき作業」に集中して取り組める環境を作ることが大切です。

まず、タスクの優先順位と作業順を明確にすることで、今やるべき業務が分からず迷ってしまうような無駄な時間はなくすことができるでしょう。また、タスクの作業順はリスト化するなどして、見える形で整理できていれば、作業中にあれもこれもと他の作業が気になってしまうことはありません。

上手なタスク管理によって集中できる環境が整い、作業の効率アップも叶うのです。

(3)長期的なスケジュール管理が行いやすくなる

1日の時間配分だけでなく、長期的なスケジュール管理が容易にかつ正確に行えるのも、タスク管理が上手い人になるメリットです。

上記でお伝えしたように、うっかり忘れを防ぎ、1つ1つのタスクを予定通りに進められれば、目先のことだけでなく、長期的なプロジェクトやスキルアップの計画なども設計しやすくなります。

「約束通りに作業を完了させること」の積み重ねで成り立つスケジュール管理は、いわばビジネスの基本ともいえます。タスク管理を上手に行うことは、社内外を問わず、「約束を守る」という信頼関係の構築にもつながるのです。

タスク管理が上手くなる方法・効率化するコツ

ここからは、知っておくべき上手なタスク管理の方法や作業を効率化するコツをご紹介します。

(1)思いつく限りのタスクを書き出す

タスク管理は、「思いつく限りのタスクを書き出す」ことから始めます。

ささいなことでも思いつく限りに書き出してOKなので、似たような内容や重複することでも気にすることなく、とにかく書き出してみましょう。書き出す方法は、パソコンやスマホを使ってもいいですし、ノートや付箋などの紙でも、好きな方法を選んで問題ありません。

大切なのはタスクの見える化であり、可視化することで整理しやすくなるのです。

(2)タスクを重要度と緊急度でグルーピングする

タスクを書き出し終わったら、重要度と緊急度でグルーピング(グループ分け)します。タスクを分類する方法はいくつかありますが、ここでは、重要度と緊急度によって、4つの領域にグルーピングする方法をご説明します。

(A)重要かつ急ぎ
重要度が高い×緊急度が高い
最優先するタスク
(B)重要だが急ぎではない
重要度が高い×緊急度が低い
=仕事の質を高めるタスク
(C)重要ではないが急ぎ
重要度が低い×緊急度が高い
=作業や処理などのタスク
(D)重要でも急ぎでもない
重要度が低い×緊急度が低い
やらなくてよいタスク

この4つの領域の優先順位は、Aが1位、Dが4位です。2位と3位をBとCのどちらで考えるかは、そのときの状況によって入れ替わります。BとCはバランスが重要ですので、どちらかだけに偏ってしまわないように注意しましょう。

このグルーピングによって、タスクの優先度が明確になります。

(3)タスクをできる限り細分化する

タスク管理が上手い人は、タスクを実際の作業レベルに落とし込み、できる限り細分化しています。

例えば、「〇日の会議で使うプレゼン資料を作る」というタスクがあるとします。慣れた人であれば、このような大きな括りのタスクでも、何から手をつければいいのか、すぐに分かるかもしれません。しかし、多くの人は、今すべき作業が見えずに迷ってしまいます。

そこで、下記のようにタスクを細分化してみます。

  1. 作成に必要な情報のリサーチ
  2. プレゼンのストーリーを考える
  3. 上司・同僚にアドバイスをもらう
  4. 1〜3をもとにプレゼン資料を作成する
  5. 人数分の資料をコピーする

このように細分化することで、「まずは何から手を付けるべきか」「今はどの段階なのか」が把握でき、スムーズに作業が進められるようになります。

タスク管理を上手くできない時に見直したいポイント

タスク管理が上手くできない時には、必ず原因があります。「タスク管理に時間がかかりすぎる」「タスク管理が煩雑」などと感じたときは、次の3つのポイントを見直してみましょう。

(1)タスクをきちんと定義づけられているか?

タスク管理が上手くできない時に見直したいポイントのひとつ目は、タスクの定義づけについてです。

先ほどもお伝えしたように、タスクをできる限り細分化することは、タスク管理を上手く行ううえでは欠かせません。しかし、細分化しすぎるのも問題です。その際は、非効率な確認作業などが生じていないかを見直してみましょう。

どの程度までタスクを細分化するかは、確認の手間も考慮しながら、あらかじめ設定しておくことをおすすめします。

(2)タスクに掛かる予想時間と実際の処理時間に食い違いはないか?

タスクに対する処理時間の予想と実際の処理時間の差も見直しが必要なポイントです。

どんなタスクであっても、予想時間と実際の処理時間に大きな食い違いがあっては、スケジュールどおりに仕事は進みません。

特に、経験のない業務がタスクとして入っている場合、正確なスケジュールを立てることは困難です。経験値の低いタスクに関しては、思った以上に時間かかることも想定し、より時間に余裕をもたせたスケジュールを組むようにしましょう。

また、処理時間の見立てに関しては、普段から所要時間を気にしてタスクをこなすようにすることが大切です。時間を意識して行動することで、スケジュール管理の精度もさらに上がります。

(3)適正なツールの選択ができているか?

利用しているビジネスツール(タスクの管理方法)が適正かどうかの見直しも大切なポイントです。

タスク管理にはさまざまなツールがあり、どんな機能や使い勝手が適正かは個人ユーザーや会社によって異なります。現在利用しているツールが適正かどうかについては、まず下記のポイントを確認してください。

  • 必要な機能が備わっているか
  • 操作に時間が取られていないか
  • メンバーと共有できているか

適正なツールが選択できれば、タスク管理の時間や手間は大幅に削減できるでしょう。

タスク管理が上手い人が使っている人気ツール6選

ここからは、実際にタスク管理の上手い人が使っている人気ツールを6つ紹介します。いずれのツールも、アプリ版(Android/iPhone)とデスクトップ版がありますので、ぜひツールを選ぶ際の参考にしてください。

(1)Google ToDo リスト

Google ToDoリストは、2018年にGoogle社からリリースされた、基本的なタスク管理機能をもつツールです。

タスクとサブタスクの設定ができ、うっかり防止に役立つリマインダーのほか、優先順位はドラッグ&ドロップでタスクで変更可能です。

GmailやGoogleカレンダーと簡単に連携できることから、Googleアカウントを活用したい人におすすめです。

(2)Microsoft To Do

Microsoft ToDoは、2017年にMicrosoft社からリリースされました。

ToDo リストとしての基本的な機能があり、Todoリストをほかのメンバーと共有できることやOutlookと同期できるのが特徴です。

Microsoft社製ですので、Office製品との連携にメリットを感じる方におすすめです。

(3)Todoist

Todoistは、Doist社の高機能なタスク管理ツールです。2007年にベータ版のような形でスタートし、全世界2000万人以上のユーザーに利用されています(※2022年1月現在)。

タスク管理の機能に加えて、メンバー間の共有、カンバン方式のホワイトボード機能、メール送信によるタスク追加機能なども搭載しています。総合的なビジネスコミュニケーションツールともいえるでしょう。

無料版では、同時進行できるプロジェクト数、共有できるメンバー数、ファイルストレージの容量、履歴の残存期間などに制限があるため注意が必要です。同社が世界中のリモートワーカーによって構成されていることから、日常的にリモートワークをされる方に便利なツールといえるでしょう。

(4)Trello

Atlassian社のアプリTrelloは、2011年にリリースされたカンバン方式でタスク管理ができるツールの代表格です。

ホワイトボード上の付箋を自由自在に動かすような操作性の高さが特徴で、ひとつのプロジェクトを1枚の付箋で完結できます。また、200以上のアプリと連携可能です。

無料版では、ボード数(利用できるホワイトボードの数)やファイルストレージの容量、実行できるコマンド数などに制限があります。タスク管理ツールの中では古株で、利用者数が世界で2,000万人(※2022年1月現在)と多いため、グローバルに仕事を進める機会がある方におすすめです。

(5)Jooto

Jootoは、2014年にPR TIMES社からリリースされたカンバン方式のタスク管理ツールです。

Trello同様、付箋を動かすようにする直観的な操作が可能で、ガントチャートやプロジェクト別のタスク一覧を表示できます。さらに、他のアプリと連携する外部連携機能もあります。

無料版では、利用人数やファイルストレージの容量、ファイルを含むデータ総量、履歴の残存期間に上限が設けられています。日本発のアプリですので導入先には日系企業が多く、日系の中堅企業やそのような企業と取引をしている方におすすめです。

(6)Chatwork

Chatworkは、2011年にChatwork社からリリースされたタスク管理もできるビジネスシーンに特化したチャットツールです。

チャット機能だけでなく、タスクやファイル管理、音声やビデオでの通話、外部連携ができます。操作がシンプルで分かりやすいことと安全性の高さが特徴です。

無料版では、グループチャット数、音声・ビデオ通話の同時接続人数、ストレージに上限があります。国内利用者数最大級で、33万6000社を超える導入実績があることから、ビジネスシーンでの高い利便性を求める方や幅広い顧客に対応できるツールを選びたい方におすすめです。

適切なツールを使ってタスク管理が上手い人になろう

タスク管理が上手い人の共通点から人気のタスク管理ツールまでをご紹介しました。

今は上手にできないという方も、本記事の方法やポイントを実践することで円滑なタスク管理が可能になるはずです。

また、タスク管理ツールは、導入することでタスクの一括管理が劇的と言ってもいいほどに変わります。ここでご紹介した6つの人気ツールは、どれも信頼度や利便性の高いものばかりです。ご自身に合うツールを有効活用して、タスク管理が上手い人を目指しましょう。

 

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