タスク管理が上手い人に共通している特徴｜上手くなる手法やポイントを解説

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タスク管理とは？

タスク管理とは、仕事を進める上で必要となる課題を洗い出し、期限や作業の優先順位をつけて管理することを指します。

タスク管理を行うことで作業の抜け漏れを防止し、期日を守った業務進行が実現します。個人単位でやるべき仕事が可視化されるため、取り組むべき作業が明確になり、効率良く業務をこなす効果も期待できるでしょう。

▷タスク管理とは？意味や仕事における必要性・実施方法を徹底解説！

▷タスクの意味とは？正しい使い方や重要性・タスク管理の方法を簡単に解説！

プロジェクト管理との違い

プロジェクトとは、特定の目標・目的を達成するための計画や業務のことであり、これらを管理することをプロジェクト管理といいます。

タスク管理とプロジェクト管理は混合されるものの、タスク管理はプロジェクトや仕事で作業（タスク）を管理することであり、プロジェクト管理はより全体を管理することを刺すため、管理する作業の単位に違いがあると言えるでしょう。

また、プロジェクト管理はマネージャー一人に裁量が委ねられるのに対し、タスク管理は個々のメンバーに裁量が割り振られるため、個人の裁量が大きくなります。

タスク管理が上手い人に共通している特徴

タスク管理が上手い人には、共通するいくつかの特徴があります。その中から代表的な3つのポイントを紹介していきます。

各タスクの所要時間を理解している

タスクごとの所要時間を把握しているのは、タスク管理が上手い人の特徴です。

業務の処理時間を把握しておけば、あとどれくらい時間に余裕があるのか、新しいタスクは1日でどこまで進められるのかなどを考慮し、スケジュールを正確に組むことができます。急ぎのタスクが発生したときにも、スケジュールの組み直しや軌道修正が迅速に行えるのです。

タスクごとの所要時間を把握するには、経験したときにメモを残したり、前任者に聞いたりすると良いでしょう。

タスクの優先順位を理解している

タスク管理が上手い人は、タスクの優先順位を明確に理解しています。

複数のタスクが混在しているときでも、どのタスクから手をつけるべきなのかが分かっていれば、着手する順番に迷うことはありません。業務を始めるまでの無駄な時間がなくなり、期日を守ってタスクを進行できるのです。

優先順位をつける際はタスクのリストアップと細分化を行い、業務内容を可視化しましょう。そのうえで、緊急度や重要度に応じて順位を決めるのが基本です。

▷タスクの抜け漏れが起きる原因とは？防止する方法とタスク管理のコツ

常に余裕を持ってスケジュールを管理している

タスク管理が上手な人は、常にスケジュールに余裕を持たせています。

急なトラブルなどの思いがけない事態により、タスクの優先順位が入れ替わることは珍しくありません。スケジュールに余裕がない状態でトラブルに対処していると、本来進めるべきタスクに遅れが出てしまいます。

そのため、タスクの期限は、必ず求められる期日よりも前倒しして設けておくようにします。そうすることで急なトラブルの対処に時間を割いても、スケジュールの大幅な遅れを予防可能です。

▷タスク管理が誰でも上手くなるコツ12選を紹介！仕事を効率化する手法とは？

タスク管理が上手いことで得られるメリット

ここでは、タスク管理が上手いことによって得られるメリットを紹介します。

仕事や作業の「うっかり忘れ」を防止できる

タスク管理が上手くなると、仕事や作業の「うっかり忘れ」を防ぐことができます。タスク管理が上手い人はツールやアイテムを使って意識的にコントロールするため、内外の要因で起こるタスク漏れを防ぐことができるのです。

どのようなタスクでも、人間が作業している以上は人的ミスを避けて通れません。体調やスケジュールの変化により、やるべきタスクを忘れてしまうことはあります。効果的なタスク管理は人的なミスを補う役目を持ち、つい忘れてしまうというありがちな失敗の防止に役立つのです。

仕事や作業の効率がアップする

タスク管理は作業効率にも直結するため、上手にタスク管理を行えば作業の効率も上がります。

仕事を効率的に進めるには、作業時間の無駄を省いて「今やるべき作業」に集中して取り組める環境を作ることが大切です。タスクの優先順位と作業順が明確であれば、今やるべき業務が分からず迷ってしまうような無駄な時間はなくすことができるでしょう。作業内容を見える形で整理できるようにもなるため、タスクの正確性が向上します。

長期的なスケジュール管理が行いやすくなる

1日の時間配分だけでなく、長期的なスケジュール管理が容易かつ正確に行えるのも、タスク管理が上手い人になるメリットです。タスク管理の精度が上がると時間がずれにくくなり、長い視点でタスクを組んでも予定通りに進行しやすくなります。

タスクを予定通りに進められれば、長期的なプロジェクトやスキルアップの計画なども的確に設計できます。大きなプロジェクトなど長期スケジュールが前提のタスク管理においても、日程や作業の配分に余裕を持って進行できるでしょう。

タスク管理が上手くなるためのポイント

タスク管理のポイントを押さえれば、業務に役立つ様々なメリットが得られます。ここでは、業務の効率にも関わる重要なポイントを紹介していきます。

抱えているタスクを具体化して細分化する

タスク管理の上達には、タスクの具体化と細分化が欠かせません。タスク内容を具体的に書き出し、階層やジャンルごとに分けてリストアップしましょう。

タスクを具体的に洗い出せば、本当に必要な作業とそうでない作業が明確になります。また、タスクを細分化することで、同じ階層・ジャンルの業務でも優先すべきタスクを判断しやすくなるのです。

タスクの具体化と細分化は、業務の無駄を徹底的に省き、正確で効率的な仕事を行うために不可欠な管理工程となります。

▷タスクを抜け漏れなく洗い出す手法を解説！注意すべき点やコツとは？

タスクの消化にかかる時間を把握して正しくスケジュールを組む

タスクにかかる時間を踏まえてスケジュールを組めば、タスク管理の精度が上がります。

工数ぴったりではなく、多少の余裕を持ってスケジューリングするのがポイントです。時間に余裕がなさすぎると、イレギュラー発生時にスケジュールが大きくずれてしまいます。タスクにかかる時間の把握は正しく行うべきですが、スケジュールを組むときは実際の工数よりも多めに見積もっておきましょう。

▷タスクの優先順位はどう決める？迷わないためのポイントと手法を解説！

マルチタスクはできるだけ避ける

可能な限りマルチタスクを避けるのは、タスク管理を上手くこなすコツです。複数のタスクを同時進行するマルチタスクは、業務の煩雑化を招きやすくなります。多くの仕事に気を取られて集中力に欠けたり、ミスが出やすくなったりするでしょう。

やむを得ない状況以外は、一つずつタスクをこなしていくのが理想です。正しい順序で的確にタスクを消化することで、複数のタスクを同時進行するよりも正確性やスピードが上がります。

▷【解説】マルチタスク・シングルタスクとは？違いや実践メリットを解説

自身でタスクを抱え込みすぎない

一人だけでタスクを抱えすぎると、管理がしきれなくなってしまい、作業効率や品質に影響が生じてしまいます。そのため、自身の能力を客観的に捉え、担えるタスクの許容範囲を理解しておくことが大切です。

タスクをどのように割り振るかはチーム内でコミュニケーションを取って作業を分担しましょう。定期的にスケジュールを見直して、問題を感じたら仲間や上司に早めに相談してください。ITツールを使い、自動化できる作業は機械に任せるのも一手です。

タスク管理が上手い人が実践している手法

タスク管理が上手い人は、管理に役立つツールや手法を巧みに活用しています。ここでは、代表的な手法を紹介していきます。

エクセル・スプレッドシート

常用されているビジネスツールとして、エクセルやスプレッドシートが挙げられます。タスク管理にも活用でき、ガントチャートの作成や業務内容の可視化に役立つツールです。

エクセル・スプレッドシートは、すでに利用しているビジネスパーソンが多いため、タスク管理への導入ハードルが低くなります。難しい操作がいらず、特別な教育や研修も不要なことから、すぐにタスク管理に活かせるのが強みです。

▷タスク管理表をエクセルで作成する方法とは？項目やテンプレートを紹介

▷スプレッドシートでタスク管理する方法！テンプレートや活用法を解説！

ホワイトボード

ホワイトボードにタスクを書き出して、誰もが見える場所に設置しておくのも良いでしょう。一見アナログなタスク管理の手法ですが、利用に際して知識や技術がいらない、編集や更新が簡単などの長所があります。

1枚のボードに複数のタスクを書き出せるため、プロジェクト全体の概要が視覚化できるのも利点です。備品として会社にあるケースも多く、コストを抑えてタスク管理が行えるでしょう。

カレンダー

タスク管理はスケジュール管理を兼ねるため、カレンダーを用いると上手くいきます。日付の一覧からタスクを記録でき、週・月単位といった長期的なスケジューリングもしやすくなるでしょう。

卓上タイプや手帳タイプなどのカレンダーの他に、スマホから使えるカレンダーアプリを使うのも便利です。優先順位の設定やリマインダー、同期・共有といったアプリのシステムで、タスク管理を効率化できます。

▷【必見】Googleカレンダーでタスク管理・ToDoリストを使いこなす方法とは？

ビジネスチャット

チームや部署の状況を考慮してタスク管理を行う際、メンバー同士で連絡が取り合えるビジネスチャットが役に立ちます。タスクの分配はもとより、急な予定変更があっても迅速に相談が可能です。

メンバー間のコミュニケーションは、タスク管理の適正化に欠かせません。コミュニケーションが不足すると、特定の誰かに作業が偏ったり、タスクに必要な情報の伝達が抜けたりする恐れがあります。ビジネスチャットでコミュニケーションを活性化すれば、互いを思いやった適切なタスク管理につながるでしょう。

タスク管理ツール

タスク管理が得意な人の多くは、タスク管理ツールを活用していることが考えられます。タスク管理に特化しており、タスクの通知や優先順位の設定などさまざまな機能を搭載したITツールです。

オンライン対応のツールも多く、場所を選ばない柔軟な管理ができます。タスクの設定を自動化したり、スケジュールをデータとして共有できたりし、効率的にタスク管理が行えるでしょう。多機能なツールであれば、プロジェクト管理やコミュニケーション管理にも活用可能です。

タスク管理ツールには幅広い製品があるため、自社の状況や利用目的に合ったものを選択してください。

▷【最新版】おすすめタスク管理・ToDo管理ツール20選！機能や料金を徹底比較

▷無料で使えるタスク管理ツール10選！個人向け・チーム向けのおすすめを紹介

タスク管理が上手い人が使っている人気のツール4選

ここからは、実際にタスク管理の上手い人が使っている人気ツールを4つ紹介します。いずれのツールもスマホやパソコンから使用でき、タスク管理を円滑にするさまざまな機能が備わっています。

Jooto

Jootoは、2014年にPR TIMES社からリリースされたカンバン方式のタスク管理ツールです。付箋を動かすように直観的な操作が可能で、ガントチャートやプロジェクト別のタスク一覧を表示できます。

タスクには個別にラベルやチェックリストを設定でき、案件別に分けることも可能です。コメントを追加する機能によってタスクの詳細を記せるため、作業内容への認識を統一しやすいでしょう。タスクごとに設定できる実績の数値を管理すれば、工数や報酬の合計値を簡単に把握できます。

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Microsoft To Do

タスク管理をスマートに行えるツールとして、Microsoft To Doが挙げられます。WindowsシリーズでおなじみのMicrosoft社が提供する製品です。

ToDoリストとしての基本的な機能があり、チェックリストやリマインダーといった便利な仕組みも備わっています。Todoリストをほかのメンバーと共有できることや、Outlookと同期できるのも特徴です。さらにOffice製品との連携が可能な点は、Microsoft To Doならではの強みでしょう。

Todoist

個人とチームのタスク管理のどちらにも適しているのが、Todoistです。タスクの視覚化を手軽に実現し、プロジェクト単位のタスク管理にも役立ちます。

タスク管理の機能に加えて、メンバー間の共有、カンバン方式のボード機能、メール送信によるタスク追加機能なども搭載しています。総合的なビジネスコミュニケーションツールともいえるでしょう。無料版で使用感をチェックし、相性が良ければ有料版を検討してみてください。

(4)Trello

カンバン方式でタスク管理ができるツールの代表格といえばTrelloです。ドラッグ＆ドロップで自由自在にタスクを移動させるだけで、どんなプロジェクトもボード一つで管理できます。また、200以上のアプリと連携可能です。

カード機能を使えば、タスクの進行に必要な情報をメンバー間で共有できます。コミュニケーションを補填し、情報伝達の抜け漏れを防いでくれるでしょう。リスト機能からはタスクの進捗状況をステージによって把握可能です。互いの状況を細やかに掴み、連携強化に役立ちます。

適切なツールを使ってタスク管理が上手い人になろう

タスク管理が上手い人の共通点から人気のタスク管理ツールまでを紹介しました。優先順位の把握や時間の使い方など、タスク管理が上手い人の特徴を取り入れて、自身のやり方に落とし込みましょう。

また、タスク管理ツールを導入することで、タスク管理が劇的に変わる可能性があります。紹介した4つの人気ツールは、どれも信頼度や利便性の高いものばかりです。自分に合うツールを有効活用して、タスク管理が上手い人を目指しましょう。

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