【個人利用向け】便利なおすすめタスク管理・ToDo管理ツール10選!

2022/7/5 2022/07/05

タスク・ToDo管理

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タスク管理ツールを探しているものの「良いものが見つからない…」と悩んでいませんか?この記事では、さまざまなタスク管理・ToDo管理ツールから個人での利用におすすめのツールを選りすぐって10つご紹介します!ツールの選び方や活用のコツも解説しますので、ぜひツール選びの参考としてお役立てください。

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タスク・プロジェクト管理

  • 複数プロジェクトや業務を一元管理
  • 機能制限なしで4名まで無料で利用可能
  • 活用方法の提案から利用定着まで充実のサポート
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

【個人利用向け】おすすめのタスク管理・ToDo管理ツール10選

タスク管理・ToDo管理ツールにはさまざまなものがあります。それぞれに特徴や特有の機能があり、1つ1つ比較するのは時間がかかるでしょう。

そこでここでは、個人利用向けのタスク管理・ToDo管理ツールから「おすすめの10選」をピックアップしてご紹介します。それぞれの特徴や機種対応の可否などのほか、無料プランの有無などを簡単にまとめましたので、ツール選定の際の参考としてご活用ください。

(1)Google ToDo リスト

「Google ToDo リスト」は、Google社のToDo管理ツールです。メインタスク以外にも、サブタスクの設定ができるなど、タスク管理に最適な機能が充実しています。

同じくGoogle社が提供しているカレンダーアプリ「Googleカレンダー」と同期・連携が可能で、併用することでさらに便利さが増す点も魅力といえるでしょう。Googleアカウントを利用すれば、時間や場所、デバイスを選ばずにアクセス可能です。

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(2)Microsoft To Do

「Microsoft To Do」は、Microsoft社のタスク管理ツールです。“今日の予定”が一覧で表示されるため、一日の予定を視覚的に把握できます。

Outlookとの同期・連携に加えて、Office365などほかのMicrosoft製品との連携も可能です。

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(3)Todoist

「Todoist」は、Doist社によるカンバン方式のToDo管理ツールです。期限や優先度でタスクを分類できるので、複数のプロジェクトやタスクを一元管理できます。

GoogleカレンダーやOutlook、Dropboxなどのアプリとの連携や、あらゆるデバイスからのアクセスも可能。ただし、無料版には機能制限があります。

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機能制限あり

(4)Trello

「Trello」は、Atlassian社によるカンバン方式のタスク管理ツールです。複雑なタスクをカード一枚で管理することができ、優先度や期限などに応じて付箋のように、直感的に動かせます。

GoogleドライブやSlack、Dropboxなどとの連携に加えて、デバイスを気にせずアプリを利用することも可能。無料版には機能制限があるので、利用したい機能によっては有料版への切り替えが必要です。

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(5)Any.do

「Any.do」は、Any.do社が提供するタスク管理ツール。ToDoリストはもちろんのこと、カレンダーやチャットなど、多機能・高機能さと使い勝手の良さが魅力です。

GoogleカレンダーやOutlook、Facebookのイベント機能だけでなく、スマートウォッチやスマートスピーカーなどとも連携可能です。

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(6)Chatwork

「Chatwork」は、Chatwork社のタスク管理機能を搭載したビジネスチャットツールです。グループごとにタスク管理や情報共有が可能で、このツール一つで社内外のコミュニケーションやタスク管理がワンストップで行えます。

GoogleカレンダーやBacklog、Twitterなどとの連携が可能です。

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(7)Backlog

「Backlog」は、Nulab社によるカンバン方式のプロジェクト管理ツールです。タスク管理はもちろんのこと、プロジェクト管理に必要な機能が豊富で、ガントチャートなど進捗確認に便利な機能も揃っています。

Microsoft TeamsやSlack、Chatworkなどと連携可能です。

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(8)Wrike

「Wrike」は、Wrike社によるカンバン方式のプロジェクト管理ツールです。チームによる仕事の進捗やそれに要した時間、チームメンバーの作業負担などを見える化することで仕事の効率化が図れます。

GoogleやMicrosoft製品群、Salesforce、Box、Slackなどと連携可能です。

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(9)Asana

「Asana」は、Asana社によるカンバン方式のプロジェクト管理ツールです。タスク管理をはじめとして、仕事全体のワークフロー管理や効率化を図るための機能が豊富にあります。

GoogleやMicrosoft製品群、Salesforce、Trello、Evernoteなどと連携可能です。

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(10)Jooto

「Jooto」は、PR TIMES社によるカンバン方式のタスク管理・プロジェクト管理ツールです。プロジェクト管理に必要な機能を網羅的に搭載しているうえ、初見でも直観的な操作性が可能なシンプルなデザインが特徴といえます。

GoogleカレンダーやSlack、Chatworkなどと連携可能です。

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タスク管理・ToDo管理をツールで行うメリット

タスク管理やToDo管理をツールで行うメリットは、大きく5つあります。それぞれどのようなものか見ていきましょう。

(1)日々の作業や進捗状況が見える化できる

日々の作業やその進捗を分かりやすく、かつ手間なく見える化できるのは、ツールを使う大きなメリットといえます。

情報共有の閲覧性や利便性の向上は、業務効率や生産性だけでなく、ミスや情報格差によるトラブルをなくすといった、マネジメント全体の改善に役立つでしょう。

(2)タスクに優先順位を付けられる

タスクに優先順位を付けることと、その優先順位を進捗や状況に応じて変更しやすい点も大きなメリットです。

仕事を効率的に進めていくには、タスクの優先順位を明確にして、見える化する必要があります。特にこの優先順位づけは、複数のメンバーや部署が連携して進める業務において、業務のスピード感の改善に大きな効果を発揮します。

(3)紙にメモするよりも記録しやすい

メモなど紙での管理よりも、記録がしやすいこともツールのメリットです。紙で管理すると、修正や変更による変更の手間や最新状況の管理が煩雑になってしまいます。

また、紙のメモは紛失といったリスクが発生するだけでなく、「紙媒体」という物理的な制約があるため、情報共有における閲覧性やリアルタイム性も高いとはいえないでしょう。

その点、ツールを活用することで、修正作業が容易になるだけでなく、最新の状況は、すぐさまメンバーへと共有されるため、情報格差が起きにくくなります。

(4)リマインド機能でタスク漏れを未然に防げる

多くのタスク管理ツールには、作業期限をアラート通知などで知らせるリマインド機能が搭載されています。

これらの機能を活用すれば、「ついうっかり」といったタスクの漏れが防止できます。

(5)繰り返し機能で毎日行うタスクも楽に設定できる

毎日行うタスク、いわゆるルーティンワークのタスク化もタスク管理ツールなら簡単、一度に設定が可能です。時間を決め繰り返し機能でスケジュールにタスクを組み込み、リマインダーを設定しておけば、抜け漏れを防止できます。

タスク管理・ToDo管理ツールの種類

ここまで見てきたように、タスク管理・ToDo管理ツールにはいくつかの種類があります。

その中でも多く使われているのが、カンバン方式とガントチャート方式の2つです。ここでは、その2つの特徴について、さらに詳しく解説します。

(1)カンバン方式とは

カンバン方式とは、ホワイトボードに貼られた付箋のように、ツール内のボードにおけるカンバンと呼ばれるカードに必要な情報を集約しタスクやプロジェクト管理をする方法です。

タスクに必要な情報を1枚のカードにまとめておけるため、情報の共有性に優れているだけでなく、優先順位や進捗状況による作業順の入れ替えなども簡単に行えます。

ちなみにカンバン方式は、トヨタ自動車が作り上げた「必要なものを、必要なときに、必要なだけ」生産するための、JIT(Just In Time)方式とも呼ばれる生産管理手法であり、製造ラインにおける生産性の向上を目的に使われた「カンバン」と呼ばれる指示カードが名前の由来となっています。

カンバン方式のメリット・デメリット

カンバン方式のメリット・デメリットには以下のような点が挙げられます。

<メリット>

  • タスクやプロジェクトごとに情報をカード1枚で一元管理できる
  • ボードの上でカードを自由自在に動かせる
  • チームメンバー間の情報共有が簡単

<デメリット>

  • 時系列の管理がしにくい(スケジュール管理がしにくい)
  • メンバーそれぞれの業務量が把握しにくい

今回のご紹介したツール10選では、次のツールがカンバン方式を採用しています。

  • Todoist
  • Trello
  • Backlog
  • Wrike
  • Asana
  • Jooto

(2)ガントチャート方式とは

ガントチャート方式とは、タスクやプロジェクトとその時系列の関係を帯状のグラフで表し、作業工程を管理する方法のことです。

主に、縦軸に「タスク」「プロジェクト」「担当者」などを設定し、横軸でスケジュール管理や進捗状況の確認を行います。タスクと担当者、進捗状況が一目で分かるのが特徴です。

タスク管理ツールでは、タスクの追加や削除、優先順位変更、担当者の割り当て、進捗管理が簡単にできます。

ガントチャート方式のメリット・デメリット

ガントチャート方式のメリットとデメリットには次のようなものがあります。

<メリット>

  • 業務の流れや担当者が分かりやすい
  • 遅延などがすぐに可視化され進捗管理がしやすい
  • タスクやプロジェクトの全体像が把握しやすい
  • タスクやプロジェクトを計画する際のシミュレーションができる
  • チームメンバー同士の「今」「何をしている」が分かりやすい

<デメリット>

  • 工数が見えにくい
  • タスクの相互関係が把握しにくい(タスクとサブタスクの関係)
  • 遅延などにより全体のスケジュールを組み直しが発生することがある

今回ご紹介したツール10選の中では、次のツールにてガントチャート方式のタスク管理が可能です。

  • Todoist
  • Trello
  • Backlog
  • Wrike
  • Asana
  • Jooto

個人向けのタスク管理・ToDo管理ツールの選び方

ここでは、個人向けのタスク管理・ToDo管理ツールの選び方のポイントを4つご紹介します。

(1)無料か有料か

個人でツールを使う場合、コストは最重要ともいえるポイントです。ToDo管理などシンプルな機能のみで十分なのであれば、無料ツールを使い続けるのも一つの手です。

ただし、「便利な機能」を持つ多くのタスク管理・ToDo管理ツールには、無料プランに機能制限や人数制限があることがほとんどです。無料で使える機能も、ツールによってさまざまですので、どのような機能制限・人数制限があるのかを確認しましょう。

(2)シンプルなのか多機能なのか

タスク管理・ToDo管理ツールには、大きく分けてふたつの傾向があります。シンプルなのか、多機能なのかです。タスク管理・ToDo管理ツールを使うのが初めての場合や利用目的が明確な場合は、まずはシンプルなものを選び、使い勝手を試してみるとよいでしょう。

すでにツールの利用経験がある場合や将来的に使いたい機能にも備えておきたい場合は、多機能ツールの選択がおすすめです。

(3)直感的に操作できるかどうか

日常的に使うことになるツールにおいては、操作が簡単かどうかはタスク管理・ToDo管理ツールを選ぶ際の重要なポイントとなります。

使い勝手の良さだけでなく、サポート体制や操作マニュアルが充実しているかどうかなどは、特にツールを使い慣れていない人は、事前に確認しておきましょう。

(4)既存ツール・アプリと連携できるかどうか

すでに利用しているツールやアプリがあるのであれば、連携できるかどうかの確認も欠かせません。

例えばカレンダーとの連携などは、タスク管理ツールのおいては、利便性の満足度を左右する大きな要素となるはずです。

タスク管理・ToDo管理ツールを上手に活用するコツ

タスク管理・ToDo管理ツールを上手に使うには、いくつかのコツがあります。まず、タスクの洗い出しといった、業務のタスク化が適切にできていなければ、ツールを使いこなすことはできないでしょう。

そこでここでは、ツールを最大限活用するための、基本的な「タスク管理」方法をお伝えします。

(1)思いつく限りのタスクを書き出す

タスク管理の第一歩は、思いつく限りの作業を「タスク」としてを書き出すことから始まります。書き出す際は、まずタスクの大きさや期限、必要性、業務の特性、優先順位などを気にする必要はありません。まさに思いつく限りどんどん書き出すようにしてください。

また、書き出しの方法についても「なんでもOK」です。自分にとってアウトプットしやすく、整理しやすい方法で行いましょう。

(2)タスクを細分化する

次に書き出したタスクを細分化します。できるだけ細かく具体的にしましょう。タスクを細分化していないと、具体的な作業が見えないため、作業時間の見積もりを立てることもできません。

その結果、正確なスケジュールが組めなくなるため、業務効率が下がってしまいます。

それぞれの作業と作業時間のイメージがしやすくなるレベルまで、タスクを細分化していきましょう。

(3)タスクをグルーピングする

次に、細分化したタスクをグルーピングします。タスクは、重要度と緊急度の掛け合わせでグルーピングするのが基本です。

そうすることで、タスクの優先順位が自然と明確化されていきます。また、ほかのメンバーとの共同作業が必要なタスクなどは、優先順位を上げて設定することで、無理のないスケジュール策定につながります。

(4)1日にタスクを詰め込みすぎない

1日にタスクを詰め込み過ぎないのも、管理における大切なポイントです。タスクの詰め込み過ぎは、次のような状態に陥りやすくなります。

  • タスクが処理できずに納期が遅れる
  • 不測の事態に対処する時間がない
  • 処理できずにモチベーションが下がる

タスクは詰め込みすぎずに、スケジュールに余裕を持たせておくように心がけてください。

人気のタスク管理・ToDo管理ツールで作業を効率化しよう

本記事では、個人利用向けにおすすめのタスク管理・ToDo管理ツールを10つご紹介しました。

ツールを選ぶ際の基準はいくつかありますが、個人利用であれば、それぞれのツールを無料で使ってみてから決めるのも良いでしょう。自分に合ったツールを選び、ぜひ作業の効率化や生産性の向上を実現してください。

ビズクロ編集部がおすすめ!

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  • 複数プロジェクトや業務を一元管理
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Jootoはカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールです。直感的に使えるレイアウト、親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。

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