タスク管理が煩雑？マインドマップ活用の方法やメリットを解説！

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タスク管理がうまくいかない原因について

業務を限られた時間で効率的に進めるためには、タスク管理が非常に重要です。タスク管理をスムーズに進めるためにも、うまくいかない場合の原因を把握しておきましょう。

タスクの量が多い

タスクの量が多すぎると、管理が難しくなります。自分の許容量を超えたタスクを抱えていると、やるべきことを整理して優先順位をつけても消化しきれないからです。

タスクの量が多すぎる方には、周囲の人から依頼されると断れない、業務の一部を周囲の人に依頼するのが苦手などといった特徴があります。タスクが多すぎることで管理が難しい場合は、上司に相談してみることも大切です。

曖昧なタスクが多い

曖昧なタスクが多い場合も、管理が困難になることが少なくありません。タスクが曖昧だと、やるべき行動がイメージしづらく、遂行する際のハードルが上がってしまうからです。

タスクが曖昧だということは、タスクを細分化しきれていない可能性があります。たとえば「発表の準備」というタスク名では曖昧です。「〇〇を調べる」「資料を印刷する」など、具体的にやるべきことを細分化することで、なにをすべきなのかがはっきりします。

実行するのが遅い

タスク管理がうまくいかない理由のひとつに、実行するのが遅いことも挙げられます。やるべきことがわかっていてもつい後回しにしてしまい、締め切り間際になって慌ててしまうのです。

後回しにせざるを得ない場合でも、先にタスクの目的と完成像を整理しておくことで、着手の際にスムーズに進められます。

優先順位が決められない

優先順位がつけられない、もしくはつける習慣がない方も、タスク管理が苦手な傾向があります。締め切りと優先度、そして重要度により業務の順番を決めておけば、あとはその通り実行するだけなのでおすすめです。

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マインドマップとは？

タスク管理には、マインドマップの活用が非常に有効です。マインドマップとは、頭の中で思い描くイメージを文字や図で表し、思考の流れをわかりやすくするツールのことです。

頭の中だけでは曖昧なままのイメージも、マインドマップで視覚化することで整理できます。

マインドマップツールがタスク管理におすすめな理由

マインドマップツールは、タスク管理に活用できます。マインドマップが持つ様々な性質が、タスクの整理や管理に適しているからです。

頭の中で考えていることを整理できる

マインドマップの利点としてまず挙げられるのが、考えていることを視覚化して整理できることです。ToDoリストをいきなり作成できればよいのですが、頭の中が整理されていなければ、いきなりリスト化することは困難でしょう。

しかしマインドマップであれば、頭の中に曖昧なままある情報を気軽に記すことができます。次々に書き込んだあと、それらの情報を整理していけばよいのです。

一元管理がしやすい

マインドマップの利点は、一元管理しやすいことです。1枚の紙やボードに情報をまとめていくため、一目で全体像を把握できます。タスク同士の比較もでき、優先順位をつけやすくなるでしょう。

タスクの洗い出しが簡単にできる

マインドマップがタスク管理において重要な理由として、タスクの洗い出しがしやすい点も挙げられます。思いつくことをそのまま書き出していけばよいため、気軽に取り組めるのです。

優先順位をつけやすい

優先順位をつけやすいことも、マインドマップがタスク管理に適している理由の1つです。頭の中のタスクが1つの場所に書き出されているため、それぞれの要素を比較して優先順位をつけやすくなります。

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マインドマップツールの基本機能

マインドマップには、タスク管理に活用できる様々な機能が搭載されています。また、タスク管理の他にも業務遂行に役立つ機能があるため、確認しておきましょう。

タスク管理機能

マインドマップの機能としてまず挙げられるのが、タスク管理機能です。やるべきことをタスクとしてマインドマップ上に記述し、管理します。それぞれのタスクに担当者や期限、関連資料などの情報を追加しながら、一目で誰がなにをいつまでにすべきかわかるようにするのです。

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リアルタイム同時編集機能

マインドマップには、リアルタイムで同時編集できる機能もあります。インターネットを利用できる環境であれば、パソコンやスマートフォンを使って同時に複数人で確認・編集することが可能です。リモートワークでも十分に活用できるでしょう。

プレゼンテーション機能

プレゼン用の資料も、マインドマップで作成することが可能です。マインドツリーを使って内容をまとめられるため、直感的に理解しやすい資料が作成できるでしょう。テンプレートも用意されているので、見やすい資料を手軽に作成できます。

外部システムとの連携機能

マインドマップには、既存のWebツールやシステムとの連携機能もあります。WordやエクセルなどのOfficeツールやグーグルドライブなど様々な外部システムと連携が可能です。マインドマップを資料として貼り付けたり、マインドマップへ他ツールの資料を貼り付けたりすることで、資料作成の幅が広がります。

エクスポート機能

マインドマップは、様々なファイル形式にエクスポートできます。PNGやPDFなど、利用しやすいかたちに自由に流用できる点が、マインドマップの利便性です。

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マインドマップツールを利用するメリット

マインドマップツールを利用することで、仕事・作業に様々な好影響が期待できます。細かいメリットについて見ていきましょう。

チームメンバーの情報が簡単に共有できる

マインドマップを活用すれば、チームメンバーが簡単に情報共有できます。一目で理解しやすく全体像を把握しやすいうえに、インターネットでリアルタイム共有も可能です。

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見える化による業務効率化ができる

視覚化による業務効率化も、マインドマップには期待できます。単なる文字の羅列や曖昧な連想よりも、イメージの方が認識しやすく記憶にも定着しやすくなるためです。情報共有も容易になるため、業務効率の向上が期待できるでしょう。

テンプレートが多い

マインドマップツールには、テンプレートが多数あることも魅力の1つです。テンプレートを活用してカテゴリごとにメリハリのついた一覧にすることで、手軽に見やすいマップを作成できます。

連想による新たなアイデアが広がりやすい

マインドマップでは、連想を活用して新たなアイデアを生み出しやすくすることが可能です。短い単語・フレーズを放射状の図によって整理することで、連想ができます。そして、頭に浮かんだことを書き込んでいくことで、さらにアイデアが広がっていくのです。

用途が幅広く活用できる場面が多い

マインドマップは、幅広い用途に活用できます。マインドマップの使用場面は、プレゼン準備や企画などビジネスシーンだけではありません。買い物リストを作ったり旅行の予定を立てたりと、プライベートでも便利に利用できます。

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マインドマップの効率的な作り方

マインドマップはタスク管理や思考整理に大変便利なツールです。しかし、さらに効果を高めるためには、効率的な作り方を理解しておく必要があります。

ステップ1:テーマを中央に書き出す

マインドマップを作るためには、まず紙面の中央に中心となるテーマを書き出します。例えば「今週の計画」「プレゼンの準備」など、マインドマップによって整理したいテーマを書き入れましょう。

ステップ2:テーマから紐づくアイデアを思いつくだけ書き出す

中心テーマから思いつくアイデアを、思いつくだけ書き出していきましょう。マインドマップの利点は、連想が可能なことです。中心のテーマから思いついたことを次々と書き出し、思いついた言葉からまた連想した言葉を難しく考えずに記入していきます。

ステップ3:今までの書き込んだアイデアをもう一度細分化してみる

ある程度アイデアを書き込んだら、もう一段階細分化を試みましょう。最初は気づかなかった情報を書き込み、枝を伸ばしていくのです。この工程に時間をかけることで脳が活性化し、これまで思いつかなかったアイデアを発見できるようになります。

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タスク管理以外のマインドマップの活用方法

タスク管理以外にも、マインドマップは活用できます。仕事や生活を充実させるヒントになるため、チェックしておきましょう。

複雑な業務内容を整理する

複雑な業務内容も、マインドマップを使うことで整理できます。業務の順番や危惧するポイントなどを整理すれば、工程表として活用することが可能です。1つの項目を記入したら、そこに不安要素や注意事項などを書き込んでいくことで、業務スケジュールを一元管理できます。

知識の理解を促進する

マインドマップの整理能力を活用することで、知識の理解・定着を促進することも可能です。覚えるべき知識を系統や分類ごとに整理・記録し、関連付けることで記憶に残りやすくなるでしょう。

さらにそこへ試験のスケジュールや予定を記入していけば、学習予定の管理ツールとしても利用できます。

取ったメモを簡略化する

マインドマップを使ってメモを取ることで、手軽かつ見やすくできます。また、単語で記述することでスピードがアップし、関連付けることで一見して全体を把握できるのです。

意思決定をする際に用いる

意思決定の際にも、マインドマップを活用することが可能です。メリットやデメリット、事実や理想などをマインドマップで整理すれば、要素を分析したうえでより適切な意思決定ができます。

問題解決を簡略化するために活用する

マインドマップで視覚化を進めると、問題を図式化できるため解決につながりやすくなります。「問題となっていること」「現状」「問題の原因」などを書き込んで整理すれば、問題を深堀したうえでスムーズに解決策を思いつきやすくなるでしょう。

自己分析に役立てる

自己分析にも、マインドマップは活用できます。「経歴」「印象的な体験」「大切なもの」などと項目別に書き込み整理していくことで、自由な発想で自分を見つめ直すことが可能です。

目標設定を行う

長短期を問わず、目標設定にもマインドマップは適しています。大きい目標から中、小と書き込んで整理することで見栄えがよくなり、目標達成に向けて必要なアクションをすぐに判別できるようになるでしょう。

今後の計画を立てる

マインドマップの活用方法には、計画の立案も挙げられます。「時間」「場所」「タスク」を整理し、時系列に並べることで、わかりやすく体系的なスケジュール作成が可能です。大会や式など、様々なイベントに向けたスケジュール作成に役立てられます。

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おすすめのマインドマップツール3選

近年では様々なマインドマップツールが存在するため、どれを選ぶべきか悩んでいる方もいるでしょう。ここでは、おすすめのマインドマップツールを3つ厳選してご紹介します。

(1)Cacoo

Cacoo（カクー）は、作図したイメージをチームで共有・編集するための機能が豊富に搭載されているツールです。テンプレートが豊富にあるため気軽に作図でき、共有して編集する中で効率的によいアイデアが生まれていきます。

マインドマップを使ったことがない方には、おすすめのツールです。チームプランは3人から最大1,000人まで申し込めるため、スタートアップにも適しています。

(2)XMind

XMindは、操作性の高さから初心者にも人気があるツールです。スマホアプリ版もあるため、外出が中心のビジネスをしている場合に重宝します。

(3)MindNode

MindNodeは、MacとiOSに特化したツールです。直感的で操作しやすく、iPhoneやiPadを使用している場合は有力な選択肢となります。

タスク管理が煩雑になったらマインドマップを使ってみよう

タスク管理がうまくいかない理由には、タスクそのものが多すぎることや、優先順位がつけられていないことなどが挙げられます。タスク管理を効率的に行うには、マインドマップツールを使うのがおすすめです。

マインドマップは情報を書き出し、整理して視覚化することに適したツールです。情報を次から次へと気軽に書き出していくことで、さらに新しいアイデアも生み出せるでしょう。

そんなマインドマップは、ビジネスを中心として様々な作業の効率化に非常に役立ちます。ぜひマインドマップツールを取り入れ、仕事や日常生活を充実させていきましょう。

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