【業務別】働き方改革の推進に役立つおすすめツール15選！

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【業務別】働き方改革の推進に役立つおすすめツール15選

業務別で働き方改革の推進に役立つおすすめツールを15個紹介します。

これから働き方改革を推進する企業の方は、ぜひ参考にしてください。

Web会議3選

はじめに、おすすめのWeb会議ツールを3つ紹介します。

1.Zoom

Zoomは「Zoomビデオコミュニケーションズ」が提供するWeb会議ツールです。1回の通話につき40分までの制約がありますが、無料で利用することもできます。

近年、新型コロナウイルス感染症の感染予防対策の一つで、「ウェビナー」を実施する企業が増加しました

Zoomの企業プランであればウェビナーの開催ができるので、1対多数に向けた配信機能も搭載しています。

2.スマートAIボード

スマートAIボードは伊藤忠テクノソリューションズが提供するAI搭載のインタラクティブホワイトボードです。

Android OSとWindows OSに対応しているため、使いたいアプリをダウンロードするだけで任意の資料を65または86インチの液晶画面に映し出し、紙とペンのように画面に直接書き込めたり、タップで操作・データの保存ができたりします。

本製品はWeb会議機能だけでなく、ホワイトボード機能やクラウド共有機能なども搭載。便利なだけでなく、オフィス縮小にも役立ちます。

3.LoopGate

LoopGateはギンガシステム株式会社が提供するWeb会議ツールです。パソコンだけでなく、タブレットや専用機とも組み合わせて接続できます。また、ITトレンド年間ランキング9年連続1位を獲得しています。

本製品はカメラ・ループゲイト・スピーカーマイクの3点セット。常時接続してオフィスの様子を投影したり、イベント配信したり、研修時に活用したりすることが可能です。

ビジネスチャット3選

おすすめのビジネスチャットツールを3つ紹介します。

1.Chatwork

ChatworkはChatwork株式会社が運営しているビジネスチャットツール。これまで376,000社以上が導入しています。（2022年12月時点）

基本的な個人チャット・グループチャットができるだけでなく、タスクの期限や担当者を設定するタスク管理機能も搭載しています。操作は簡単で無料で始められるため、ITの知識が少ない社員が多い企業でも気軽に導入が可能です。

2.Slack

Slackはセールスフォース・ジャパンが提供しているビジネスチャットツールです。多くのITやベンチャー企業に利用されています。

本製品は文章だけでなくコードの投稿もできるため、プログラマーやエンジニアなど、コードを共有したい時でもスムーズにコミュニケーションが取れます。

また、2,400社以上の外部アプリ・サービスとの連携も可能です。カレンダーやタスク管理ツールとの連携が可能であるため、生産性向上にもつながります。

3.Talknote

TalknoteはTalknote株式会社が提供しているビジネスチャットツールで、飲食や医療、製造など、さまざまな業界で1,100社以上に導入されています。

社員同士がチャットできるだけでなく、SNSのような形で情報を共有する機能を搭載しています。また、ノート機能もあり、社内の情報やナレッジを資産として蓄積することが可能です。

タスク管理3選

おすすめのタスク管理ツールを3つ紹介します。

1.Trello

Trelloはオーストラリアに本社を置くAtlassian Inc.が提供するタスク管理ツールです。

タスクの管理方法は、内容を記載したカードを移動させるだけでシンプルかつ簡単です。また、タスクは「提案中」「契約交渉中」「実施中」「完了」といったように、ステータスを分けられるようになっています。

事業や部門によって最適化されたテンプレートが用意されているため、初めての人でも簡単に操作できます。

2.Jooto

Jootoはプレスリリース配信サービスを提供する株式会社PR TIMESが提供しています。無料版も提供していますが、有料版は1,900社以上（2022年11月末時点）に導入されています。

付箋を貼るように直感的に操作可能で、入力したタスクは自動でガントチャートに反映されるため、スケジュール管理もできます。

また、共有機能も搭載されているため、チームのタスク管理・共有も可能です。

3.Senses

Sensesは株式会社マツリカが提供するタスク管理・クラウド営業支援ツールです。2022年には「ITreview Grid Award 2022 Spring」にて3つの部門でNo.1を獲得しています。

「現場目線」にこだわって開発されており、自動化とAIを活用してリスク分析やアドバイスなど営業の成果に導きます。また、操作は簡単で、共有可能な案件ボードを使用して、タスクの入力・移動をするだけです。

特に営業組織のタスク管理ツールとして利用するのがおすすめです。

勤怠管理3選

おすすめの勤怠管理ツールを3つ紹介します。

1.ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは株式会社Donutsが提供している勤怠管理ツール。「ITトレンド年間ランキング2021」にてワークフローシステムNo.1を獲得しており、さまざまなステージ・規模の企業に導入されています。

出勤管理やシフト管理、休暇・申請管理など、さまざまな機能を搭載しており、組み合わせて利用可能。一つのシステムで勤怠に関するあらゆる業務を行えます。

2.マネーフォワード クラウド勤怠

マネーフォワード クラウド勤怠は株式会社マネーフォワードが提供する勤怠管理ツールです。

勤怠に関するあらゆる管理を本製品のみで行えるようになります。また、管理画面のレイアウトはシンプルで、一目で管理している情報を把握可能です。また、クラウドツールであるため、インターネット環境さえあれば、いつでも打刻できます。

3.オフィスステーション 有休管理

オフィスステーション有休管理は株式会社エフアンドエムが提供する勤怠管理ツールです。

本製品は有休管理に特化しています。従業員の有休日数を一覧で表示できたり、自動付与・一括付与できたりします。

また、「いつまでに残り何日分の有休を取得する必要があるか」も表示されるため、有休取得を推進中の企業におすすめです。

受付対応3選

おすすめの受付対応ツールを3つ紹介します。

1.ラクネコ

ラクネコは株式会社プロトソリューションが提供する受付対応ツールです。350社に導入されており、サービスの継続率は99%で、多くの企業が満足しています。

本製品を導入すると、アポイント登録から受付操作、担当者通知、お客様の誘導まで行うことが可能です。受付業務の負担軽減、人件費削減に役立ちます。

2.WowDesk

WowDeskはワウテック株式会社が提供するクラウド型受付対応ツールです。

受付にタブレットを置くだけで受付番号の発行や入力、対応などが可能になります。本サービスを導入することで、お客様を待たせたり、対応漏れを防げます。

3.RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは株式会社RECEPTIONISTが提供する受付対応ツールです。DX推進企業7,000社に導入されており、「ITreview Grid Award」15期連続受付システム部門で受賞しています。

本製品には受付に関するあらゆる機能が搭載されており、受付の人件費や機材などのコストを大幅にカット可能。さらに、人が行う業務もほとんどなくなるため、業務効率化・生産性アップにつながります。

働き方改革の推進に役立つツールの選び方

働き方改革の推進に役立つツールの選び方を解説します。

運用のしやすさから選ぶ

自社にとって運用しやすいかどうかでツールを選びましょう。ツール導入後、社員が使いこなせることが重要だからです。

ツールを選ぶ際、機能性ばかりを重視して選ぶといったケースがあります。しかし、社員が使いこなせず、運用できないとなった場合、ツール導入費が無駄になりかねません。そのため、ツールを選ぶ際は、自社の社員が運用しやすいかどうかで検討しましょう。

自社の目標に合わせて選ぶ

ツールを導入する際、「何が達成できるのか」という目標を設定しますが、その目標に沿ったツールを選ぶことが重要です。

例えば「生産性の向上を目標にツールを導入する」場合、業務時間を短縮できたり、自動で行われるツールを選ぶのが適切です。

このように、自社の目標に合わせて選ぶようにしましょう。

連携機能から選ぶ

現在自社で導入しているツールと連携できるかどうかも重要です。連携できない場合、再度ツールを導入し直す必要があるからです。

たとえば、タスク管理ツールを導入する際、タスクの管理・共有ができるだけでなく、他にチャットツールやカレンダーなどと連携できた方が効率的です。

このように、ツール独自の機能だけでなく、他ツール・サービスとの連携機能から選ぶことも大切です。

セキュリティ体制から選ぶ

ツールを選ぶ際、セキュリティ体制を整えられるかどうかも確認する必要があります。

特にクラウドツールを導入する場合、情報漏洩やサイバー攻撃などセキュリティ面に気を付けなければなりません。閲覧や管理、共有など、「誰にどこまでの権限を付与するか」を設定できるとセキュリティ面は安心でしょう。

不十分なセキュリティ体制は顧客の信用を失う可能性があるため、注意が必要です。

働き方改革へのツール導入によるメリット

働き方改革へのツール導入によるメリットを解説します。

事業コストの削減

ツールを導入することで、あらゆる管理費や人件費、手間などの事業コストを削減できます。

ツールの導入を検討している方で、「コストがかかるから」と踏み止まっている方もいるのではないでしょうか。ツールを導入すると導入費用はかかりますが、さまざまな事業コストが削減されるため、長期的には損をしないのです。

例えば、受付対応ツールを導入した際、初期費用と運用費用がかかります。しかし、受付に関する全ての業務をツールでできるようになると、受付担当が不要になり人件費が削減され、コストがカットされます。

このように、ツールを導入することで事業コストを削減できるといったメリットがあります。

また、ツール導入にあたって、無料トライアル期間を設けているところもあるので、実際に利用してみて事業コストの削減に繋がるかを検討するのもおすすめです。

人材不足問題の解消

ツールを導入することで、作業が自動化され、人手不足でも仕事が回るようになります。そのため、人手不足で消化しきれないほどの業務を抱えている企業の場合でも、問題を解決可能です。

また、クラウドツールを導入すれば、いつでもどこでも仕事ができるようになり、優秀な人材が集まりやすくなります。ツールの導入は、業務を代行してくれるだけでなく、優秀な人材の確保にも貢献します。

▷働き方改革の推進で企業がワークライフバランスを整える方法とメリット

不測の事態に備えるBCP対策

ツールを導入し、インターネット環境さえあれば仕事ができる状況にすると、地震や台風など、自然災害が発生したときなどに備えられるようになります。万が一、不測の事態が発生しても、それに対応した柔軟な働き方が可能です。

ツールを導入しない場合、インターネット上で完結が出来ないため、不測の事態が発生すると作業が止まってしまう可能性があります。

このように、ツールを導入することで不測の事態にも備えられるようになり、BCP対策にも役立ちます。出社が必要だった作業もテレワークで対応が出来るため、働き方改革の推進に繋がります。

▷働き方改革の現状とこれからの働き方とは？振り返りと今後の変化について

働き方改革へのツール導入によるデメリット

働き方改革へのツールを導入することは、メリットがある一方でデメリットもあります。

次にツールを導入することのデメリットを解説します。

効果の実感に時間がかかる

業務効率化ツールを導入したからといって、即効性のある効果が期待できるわけではありません。

社内に浸透する時間や従業員が利用方法を理解し、活用できるようになるまでの時間がかかるため、効果を実感できるまでにはある程度の時間がかかります。

そのため、ツール導入後は長期的に成果を観察することが重要であり、すぐに効果が出ないからといって運用をやめず、まずは半年〜1年ほど運用し続けるようにしましょう。

取引先との連携が必要になる

ツールの導入には取引先との連携が必要になる場合があります。

例えば、これまで紙で取り交わしていた契約書を電子化した場合、取引先にも電子化してもらう必要があります。

連携を協力してもらう際、自社の都合を一方的に押し付けないよう注意して、取引先にとってのメリットがあることも入念に説明するといいでしょう。

働き方改革に関するツールを導入した事例を紹介

最後に働き方改革に関するツールを導入した企業の事例を紹介します。

システージ株式会社の事例

システージ株式会社は、ネットワークの構築やセキュリティ対策を取り扱う会社です。

同社では、コロナ禍以前の2017年よりテレワーク制度を導入したものの、福岡県北九州市にある本社と福岡市にある支社の拠点間におけるコミュニケーションなどに課題を残したままでした。

このような状況で、Web会議ツールの導入したことにより、離れた社員同士でもコミュニケーションが円滑に取れるようになりました。

また、本社にいる上司が支社にいる部下のマネジメントも可能になったことから、マネジメント業務の効率化にも成功しています。

合同会社西友の事例

合同会社西友は食料品や衣料品、住居用品などを販売する小売チェーンを運営しています。35,000名もの従業員が在籍しており、働き方改革の実現に向けて、さまざまな施策を実施しています。

その中で、同社がこれまで使用していた勤怠管理システムは、自社制度が改正されるたびにシステムの改修が必要であったため、メンテナンスコストの高さや効率の悪さに課題を感じていました。

この課題を解決するために子会社を含めて、制度の標準化・勤怠管理システムの一元化を実施。その結果、制度が改正された後の手間が減り、メンテナンスコストの削減に成功しました。

このように、ツールを導入する際は、課題の確認や自社制度との兼ね合いも考える必要があります。

働き方改革に役立つツールは企業の生産性や業務効率に影響を与える

本記事では働き方改革の推進に役立つおすすめツールを業務別で紹介しました。

今回紹介したツールは企業の生産性や業務効率に影響を与えます。ぜひ本記事を参考にしてツールを導入し、働き方改革を実現させましょう。

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