勤怠管理での正しい休憩時間のルールとは?注意点や管理方法まで解説

勤怠管理において、休憩時間が正しく取得されているかを把握することは、働きやすい環境整備の面だけでなく労務コンプライアンスの観点からも重要です。 しかし、実際には正確な休憩時間の把握が難しいこともあるでしょう。今回は、勤怠管理の休憩時間のルールや注意点、管理方法を解説します。
目次
勤怠管理における休憩時間の定義
勤怠管理における休憩時間とは、労働者が労働から完全に開放され、休憩のために自由に使える時間のことを意味しています。
休憩を取らずに何時間も連続で労働を行うと、精神的、肉体的な疲労から労働者が体調に支障をきたしたり、業務効率が下がったりする可能性があります。さらには、疲労から集中力を欠いてしまい、労災につながってしまう事態を招くこともあるのです。
仕事を効率的に行う目的のほか、労働者の健康を守るためにも適切な休憩時間の確保が必要とされています。
労働基準法第34条で休憩の付与は義務付けられている
休憩時間の付与は、労働基準法34条で下記のように義務付けられています。
(休憩)
第三十四条 使用者は、労働時間が六時間を超える場合においては少くとも四十五分、八時間を超える場合においては少くとも一時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。
② 前項の休憩時間は、一斉に与えなければならない。ただし、当該事業場に、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合においてはその労働組合、労働者の過半数で組織する労働組合がない場合においては労働者の過半数を代表する者との書面による協定があるときは、この限りでない。
③ 使用者は、第一項の休憩時間を自由に利用させなければならない。
[出典:e-Gov法令検索「労働基準法 第三十四条」]
また、具体的な休憩時間については、上記条文にもあるように、以下のとおりに定められています。
- 6時間以内の労働:休憩時間は不要
- 6時間を超え、8時間以内の労働:45分の休憩
- 8時間を超える労働:1時間の休憩
これらの時間は最低ラインを示すものなので、6時間以内の労働に対して休憩を与えても、8時間を超える労働に1時間以上の休憩を与えても違法とはなりません。また、労働時間が8時間をどれだけ超えても、最低休憩時間は1時間です。
勤怠管理における休憩時間の3原則
労働者の休憩時間を正しく管理するためには、時間配分だけでなく、休憩時間の3原則も厳守する必要があります。
休憩は労働から解放されていること
休憩時間中には、労働させてはならないというルールがあります。休憩時間の利用について、労働基準法第34条では、以下のように記載されています。
③ 使用者は、第一項の休憩時間を自由に利用させなければならない。
[出典:e-Gov法令検索「労働基準法 第三十四条三項」]
そのため、休憩時間に労働を命じたり、合理的な理由もなく行動を制限したりするのは違法となります。例えば、休憩時間中に来客対応や電話応対を行わせるのは厳禁です。
また、休憩時間は労働時間外とみなされるので、賃金は発生しません。やむを得ず休憩時間内に仕事を依頼する場合は、改めて休憩を与える必要があります。
休憩は労働時間の途中で付与されること
休憩時間は、必ず労働時間の途中で与えなければなりません。例えば、連続して8時間の労働をした後に45分の休憩を取ったとしても、法的には休憩時間として認められません。
なぜなら、長時間の継続労働の後に休憩時間を与えても、本来の休憩の目的が果たされていないからです。労働基準法を遵守していることにならず、罰則の対象となるため注意が必要です。休憩時間は、必ず労働時間の途中に与えるようにしてください。
休憩時間は一斉に付与すること
休憩時間は、一斉に付与することが原則です。例えば、同じ部署内に所属する6人の従業員に対し、一斉ではなく順番で休憩を与えるのは違法となります。
しかし、一斉付与には例外もあります。
一斉付与には例外もある
労働基準法第34条2項に記載されている通り、休憩時間は原則として一斉に与えられるべきものですが、労使協定が締結されている場合はその限りではない旨も記載されています。
例えば、みなし労働時間制やフレックスタイム制を採用している場合、交代で休憩時間を与えたい場合などは、あらかじめその旨を労使協定で結んでおけば、一斉付与を遵守しなくても問題ありません。
また、以下のような特定の業種は一斉付与の適用が除外されています。
- 運輸交通業
- 商業
- 通信業
- 金融広告業
- 映画、演劇業
- 保健衛生業
- 接客、娯楽業及び官公署 など
これは業種の性質上、利用者の利便性が考慮されているためです。
休憩時間の勤怠管理の方法
休憩時間の勤怠管理の方法はさまざまです。業種や勤務体系、従業員の人数に合わせて、適切なものを選ぶ必要があります。
ここからは、主な3つの管理方法を確認していきましょう。
エクセルで管理する
休憩時間の勤怠管理方法の1つとして、エクセルで管理表を作成し、入力する方法があります。エクセルであらかじめ数式やマクロを組んでおけば、始業時間と終業時間を入力するだけで定められた休憩時間が計算されるので便利です。
自動で計算されるため、一度表が完成してしまえばシステム上でのミスは起こりにくいでしょう。ただし、入力自体は手作業になるため、ヒューマンエラーが起こる可能性があることと、ファイルの特性上、複数人での作業には向かないといったデメリットがあります。
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タイムカードで打刻する
タイムカードの打刻も管理方法の1つです。エクセルでの管理よりも、始業時間と終業時間が正確に把握できます。
ただし、タイムカードでの管理は、打刻された時刻を基に電卓で計算したり、管理表への転記作業も発生します。最終的に手作業で行う工程が多いため、計算ミスや転記ミスが発生するリスクがある点に注意しなければなりません。
また、打刻忘れや打刻ミスの処理、タイムカード原本の保管などの対応も必要です。
▷タイムカードで15分単位の計算は違法?正しい勤怠管理と計算方法を解説
勤怠管理システムを活用する
勤怠管理の最も効率的な方法として考えられるのが、勤怠管理システムです。勤怠管理システムであれば、入力したデータをもとに休憩時間が自動計算され、ミスや漏れがなく管理できます。
また、打刻方法もWeb打刻やICカード打刻、スマホ打刻などさまざまあるため、働き方に合わせて柔軟に対応できる点がメリットです。
さらに、クラウド型サービスであれば、全国に支社があったとしても勤怠は本社で一元管理することが可能なため、バックオフィス業務のコスト削減にもつながります。
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勤怠管理で休憩を管理しないリスク
平成29年1月に策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、労働時間把握のために使用者が講ずべき措置の1つとして、以下の記載があります。
労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、適正に記録すること
[出典:厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」]
つまり、休憩時間を勤怠管理で正確に記録する義務はありません。しかし、適切に管理していないと、定められた休憩時間を与えられていないという事態を招くことがあります。その結果、さまざまなリスクが生じてしまうのです。
ここでは、休憩を管理する重要性を理解するためにも、考えられるリスクを紹介します。
従業員の心身に不調を引き起こす場合がある
労働時間が6時間や8時間と決まっていたとしても、その間に休みなく継続して仕事を続けていたら、心身ともに疲労が蓄積してしまいます。その結果として、業務効率が落ちるだけでなく、作業中に事故が発生するリスクや、労働者が過労性の健康障害を引き起こす恐れもあります。
休憩は、労働から解放される時間として心身をリフレッシュさせ、集中力を高める役割があるため、一定の労働時間を超える場合は休憩が必要になるのです。従業員の健康のため、企業の業績のためにも、勤怠管理による休憩時間の管理は重要です。
労働基準法違反として処罰される
労働時間によって定められた休憩時間を従業員に与えることは、使用者の義務とされています。もし違反した場合は、「6か月以下の懲役又は30万円以下の罰金(労働基準法第119条)」が課されることになります。
意図的に与えていなかった場合はもちろん、休憩状況を把握できていなかった場合であっても、同様に罰せられるため注意が必要です。
管理側が状況の把握に務めるだけでなく、従業員にも必ず休憩を取るように伝えておきましょう。
労務コンプライアンス違反になる
労務コンプライアンスとは、法令を遵守したうえで労務管理を行うことを指します。労働基準法をはじめ、最低賃金法、男女雇用機会均等法など、さまざまな労務に関する法律があり、企業側はそれらに定められた内容を守る義務があります。
休憩時間中の労働や、休憩時間の付与方法など、休憩に関連する認識のずれが原因で、使用者と労働者の間でトラブルに発展するケースも多いです。
コンプライアンスが実現できているかどうかは、企業の信用に直結します。労務コンプライアンス違反を防ぐためにも、使用者は従業員の労働時間を把握し、適正に管理する必要があるのです。
▷労務コンプライアンスとは?考えられるリスクと理解すべきポイント
休憩時間を勤怠管理する際の注意点
休憩時間を勤怠管理する際には、次の点に注意して行いましょう。
休憩時間中に仕事を依頼してはいけない
休憩時間は、労働者が労働から完全に自由になれる時間である必要があります。
そのため、電話応対や来客対応など、発生時のみ行う業務であっても、休憩時間にこれらの業務を命じることはできません。もし休憩時間中に労働させた場合は、企業側は労働者に給与を支払い、必要に応じて時間外手当も支払ったうえで、別途休憩時間を労働時間内に設けなければなりません。
どうしても電話応対や来客対応の人員が必要な場合は、労働者の休憩時間を交代制にするなどの工夫をするようにしましょう。
休憩時間については原則従業員の自由である
休憩時間の使い方については、原則従業員の自由とされているため、休憩時間中の従業員の行動を制限することはできません。
ただし、これらの自由は、社会通念上の常識的な範囲内での自由となります。休憩時間内ではオフィスに戻れないような遠出や飲酒などは避けるべき行為といえます。
また、事業場の規律を保持するために必要であると判断された場合、一部例外として使用者は制限を加えることが可能です。 例えば、休憩時間中の政治活動を禁止することは問題ありません。
政治活動は、企業の施設管理を妨げたり、従業員間に対立を引き起こしたり、ほかの従業員の休憩の自由を妨げたりする恐れがあるためです。
アルバイト・パートも休憩時間の規定は同一である
アルバイトやパートなどの非正規雇用者も正規雇用者と同様に、休憩時間を与える必要があります。雇用形態による規定の違いはなく、ともに労働基準法第34条が適用されます。
企業側は雇用形態に関係なく、アルバイトやパートなどの非正規雇用者の休憩時間の管理も、正確に行う必要があるのです。
規定を満たしていれば残業時間中は休憩を与えなくてよい
休憩時間の発生条件は、1日の労働時間の長さによります。そのため、残業が発生した場合は一律で休憩時間を別途与えなければならないというものではありません。
例えば、所定労働時間が1日3時間の労働者に1時間の残業を命じた場合、労働時間の合計は4時間なので休憩は不要です。同様に、6時間労働し45分の休憩をすでに取得している労働者に1時間の残業を命じても、合計労働時間は7時間なので、追加で休憩時間を与える必要はありません。
分割して休憩時間を取ってもよい
6時間以上の労働に対して付与すべき休憩時間は、一括でも、分割して与えても構いません。例えば、労働時間8時間を超える労働者に対し1時間の休憩を与える場合、30分を2回、もしくは、45分と15分などに分けて与えることも可能です。
また、残業によって必要な休憩時間が変化する場合もあります。所定労働時間が8時間の場合は、45分の休憩で問題ありません。ただし、その者に1時間の残業を命じた場合は、8時間以上の労働となるため、別途15分の休憩時間を労働時間内で与える必要があります。
正しく休憩管理ができる勤怠管理システム3選
法令遵守の側面だけでなく、労働者が健全に働くための環境づくりとしても重要な休憩管理ですが、実際に正確な管理をしようとなると、手間がかかるのも事実です。
そこでおすすめなのが、効率よく正確に休憩の管理ができる勤怠管理専用システムの導入です。ここでは、特に休憩時間の管理に便利な勤怠管理システムを3つ紹介します。
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休憩管理ができる勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際は、操作性の高さやコストなど、いくつかのポイントを比較して選ぶのがおすすめです。ここからは、休憩管理ができる勤怠管理システムの選び方を3つ紹介します。
操作性がよいか
勤怠管理システムは、従業員が使いやすいシステムを選ぶことが大切です。
従業員の中には、ITツールの操作に慣れていない方もいるでしょう。操作方法が複雑で難しいものは、扱うのが難しく余計に作業工数が増えてしまう恐れがあります。
そのため、直感的に操作できるシンプルな設計のシステムを選ぶのがおすすめです。無料トライアル期間があるシステムであれば、従業員に操作感を確認してもらったうえで導入できます。
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運用コストは適切か
勤怠管理システムは、導入時と運用時にコストがかかります。料金体系は従量課金制や月額制などさまざまで、発生する費用もシステムごとに異なります。
そのため、まずは導入前に予算を明確にしましょう。予算を明らかにしたうえで、導入・運用にかかるコストを比較検討して、自社に合ったシステムを選んでみてください。
法改正に対応できるか
労働に関する法律は、たびたび法改正が行われます。法改正に対応できないシステムであれば、法改正があるたびに手作業で対応したり、ほかのシステムに乗り換えたりする必要があるでしょう。
しかし、クラウド型勤怠管理システムを選択すれば、基本的に法改正に合わせてシステムが自動アップデートされます。このようなシステムを利用すれば、利用者側も大きな負担なく自動的に法改正に沿った対応が行えます。
労働法を遵守し休憩時間を管理しましょう
従業員に適切な休憩を与えることは、従業員の健康、業績、労務コンプライアンスにおいてとても重要です。そして、休憩時間取得を徹底するためには、正しい勤怠管理を行わなくてはなりません。
ただし、休憩時間の管理は注意点やルールも多く、全従業員分を正確に把握するのは難しい面もあるでしょう。そこでぜひ活用していただきたいのが、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムを活用し、法令を遵守した休憩時間の管理を行いましょう。
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