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業務改善提案とは？ネタの見つけ方や改善提案例、書き方を簡単に解説
日々の業務を進めていく中で、少なからず改善すべき点が見つかることがあるでしょう。業務改善を行えば、生産性向上やコスト削減が実現できる場合があります。そこで本記事では、業務改善におけるネタの見つけ方や改善提案例、提案書の書き方や実現までのポイントを解説します。
目次
業務改善提案とは？
業務改善とは、社内の業務の現状を見直し、改善する取り組みのことです。業務改善では、以下のような「ムダ」「ムリ」「ムラ」の3Mを取り除きます。
- 不要な作業や人材によるムダ
- ムリな業務量や納期の設定
- 業務量や人件費によるムラ
現状の業務を可視化し、どれだけ非効率なのかを明らかにして、改善策を上司や経営層に提案することが業務改善提案です。
業務改善提案の目的
業務改善を提案する目的は、現状の業務状態をより良いものにすること以外にも、次のような目的があります。
- 業務プロセスの最適化
- 属人化の防止
- 人材不足への対応
- 働き方改革への対策
- 自発性の誘発
例えば、人の手で作業を行っていたり性能の劣る設備を使い続けていたりする場合には、効率よく作業するために最新のツールやシステムを導入することで、業務プロセスの最適化が期待できます。
また、属人化の防止も業務改善提案の目的の1つです。特定の社員しか行えない業務や作業があると、担当の社員が長期で休んだり退職してしまうと仕事が回らなくなり、事業にも影響が出る可能性があります。
人手が不足している企業では、業務改善により効率化を進めることで少ない人数でも通常通り業務が行えるようになるでしょう。業務改善の推進で業務のムダを無くすことで、残業時間の削減にもつながることが期待されます。働き方改革の推進で、長時間労働の是正に取り組む企業にとって、意味のある施策といえます。
また、適切な納期設定の実現や過重労働に陥っている社員の業務量を減らすことは、働きやすい職場作りの実現にとっても重要なことといえるでしょう。
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業務改善提案のネタの見つけ方
業務改善提案のネタは、業務を可視化したり従業員へヒアリングを実施したりして見つけ出すことができます。ここからは、業務改善提案のネタの見つけ方を3つ紹介します。
業務を洗い出して可視化する
まずは、業務プロセスを洗い出して可視化してみましょう。可視化することで、業務に潜む「ムダ」「ムリ」「ムラ」を見つけ出せます。
「この作業は本当に必要なのか」「この作業は同時進行できないか」といった視点で見てみると、課題が見つけやすくなるでしょう。
従業員にヒアリングを実施する
現場の従業員にヒアリングを実施すると、業務改善提案のネタが見つかる場合があります。
例えば、日々の業務でストレスに感じていることや、困っていることがないかを聞いてみましょう。現場のリアルな意見が得られるため、課題を見つけやすくなります。
現場の不満の改善から社内全体の業務改善につながる場合もあるため、たとえ小さな不満であっても見逃さずにピックアップしましょう。
過去事例や他部署の事例を参考にする
業務改善提案のネタが見つからない場合は、過去の事例や他部署の事例を参考にしてみるのもおすすめです。
アイデアが見つかったり、同様の問題や改善案が見つかったりする場合があるため参考にしてみましょう。社内の事例は、過去に一度提案が通った事例でもあるので、同様の事例であれば承認されやすいといえます。
また、他社の過去の事例も参考になるためおすすめです。他社の事例を参考にする場合は、自社の部署や状況に置き換えて考えるとスムーズに進めやすくなるでしょう。
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【業種別】業務改善提案のネタ例
「業務改善提案のネタにはどのようなものがあるのかわからない」という方も多いのではないでしょうか。そこで、ここからは業務改善提案のネタ例を業種別に紹介します。
幅広い業種を網羅しているため、ぜひ参考にしてみてください。
事務職
書類の作成やデータ入力などを行う事務職では、以下のような業務改善提案のネタ例があります。
- 書類のファイリング
- 定型業務の自動化
- 資料のフォーマットを統一
- PCの処理能力向上
例えば、書類はファイリングすることで整理され、管理しやすくなります。また、資料のフォーマットを統一すると誰が作っても品質が保たれるようになるでしょう。そして定型業務を自動化したり、PCの処理能力を向上させたりすると、業務が大幅に効率化されます。
営業職
営業職の業務改善提案のネタ例は、以下のとおりです。
- 営業支援ツールの導入
- 情報共有の効率化
- 営業マニュアルのアップデート
営業に関連する業務をすべて人の手でこなそうとすると、時間がかかったりヒューマンエラーが発生したりする場合があります。そこで、営業支援ツールの導入によって業務を大幅に効率化できます。
また、営業マニュアルをアップデートすることで常に最新の状態を確認でき、新人が入ってきた場合もスムーズに育成を進められるでしょう。
工場
工場では、以下のような業務改善提案のネタ例があります。
- 品質の向上
- コストの削減
- 安全性の向上
例えば、品質の向上では作業環境や設備不良の見直しなどがあげられます。安全性の向上は工場では大切な要素であるため、たとえ小さなことでも提案してみましょう。
コールセンター
コールセンター業務では、以下のような業務改善提案のネタ例があげられます。
- チャットボットの導入
- FAQやよくある質問の作成
- 顧客対応のモニタリング
- 着信の自動振り分け
上記のような業務改善を行うことで、コールセンター業務を大幅に効率化できます。FAQやよくある質問の作成は、簡単な問い合わせ内容であればオペレーターを介さず解決できるようになるため、従業員の負担も軽減可能です。
また、チャットボットを導入すると顧客対応のスピードも速くなるので、顧客満足度の向上も期待できるでしょう。
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業務改善提案の実現方法
業務改善提案を実現するには、いくつかの手順を踏む必要があります。ここからは、業務改善提案を実現するための6つの手順を紹介します。
業務内容の把握
提案書を作成する前に、まずは業務内容を把握します。現状の業務内容から業務プロセスを可視化しないと、複雑化や属人化している業務を見つけにくいためです。
可視化することでブラックボックス化されている業務が明確になり、「どのような課題を抱えていて、なぜ解決できていないか」がわかります。
一般的に、業務内容やプロセスの把握は業務の流れをフローチャート化して、可視化すると便利です。担当部署や担当者に作業の流れをアウトプットしてもらうことで、業務内容の正確な把握ができるうえに、課題の発見にもつながりやすくなります。
課題の洗い出し
次に、課題の洗い出しを行います。現場で実際に作業をしている従業員にヒアリングやアンケート調査を実施して課題を見つけ出しましょう。
その際、特に意識するのが先述した3M(ムダ・ムリ・ムラ)です。次の4つのポイントに注意して、現場で発生している課題や各業務プロセスのボトルネックとなっている部分を抽出します。
- 作業量
- 納期
- 人件費
- 残業時間
さまざまな視点から3Mに当てはまる部分がないかをチェックして、課題を整理しましょう。
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課題に優先順位をつける
課題に関して、優先順位をつけていきます。どの課題から解決すべきなのか、重要度や緊急度をもとに優先順位をつけることで、効率的・効果的に課題の解決を実施できます。
例えば、マトリクス表を作成して仕分けすると優先順位を整理しやすくなります。2×2のマトリクス表を作り、縦軸を緊急度、横軸を重要度として、業務内容を当てはめる方法が一般的です。
- どの程度の改善が必要なのか
- 実行できる改善方法なのか
- 投資した場合のメリットや効果
上記のように企業独自の基準を設定することで、優先順位の仕分けがしやすくなります。
改善案を提案する
次に、優先順位をつけた課題に関して改善案を提案していきます。
具体的な案は、個人またはチーム内で検討しましょう。チームで改善案が出てこない場合、他部署などと連携したり、他社の成功事例や失敗事例を見て参考にしたりするのも1つの手です。
具体的な事例を見せながら上司に説明すると、説得力が増し業務改善提案が承認されやすくなります。実現するまでの費用や期間、具体的な効果やメリットなどを踏まえて、業務改善提案書を作成しましょう。
改善案を実行する
作成した提案書をもとに、改善策を実行していきます。進捗状況や業務管理のために以下のツールを導入すると、円滑に業務改善が進むためおすすめです。
- タスク管理ツール
- プロジェクト管理ツール
- 定型業務自動化ツール
これらのツールを利用しながら、優先順位が高い課題から改善していきましょう。
効果の検証をする
業務改善を実施する前と後で、どのくらいの効果があったのかを検証していきます。数値化して検証する項目の例は、以下のようなものがあります。
- 削減できたコス
- 業務効率化できた時間
- 残業時間
- 生産性
計画通りに改善できなかった項目については、改善案の修正を行うなどPDCAを回しながら精度を上げていきましょう。
改善前と改善後でどのくらいの効果があったのか記録しておくと、将来の業務改善において役に立つ事例となります。改善案と実行過程や効果などを、社内で共有する仕組みも同時に構築しておくとよいでしょう。
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業務改善提案書の記載項目と書き方
上司や経営層に提出する業務改善提案書には、決まったテンプレートはありません。必要なポイントさえ押さえておけば自由に作成できます。ここからは、一般的な業務改善提案書の記載項目と書き方を詳しく解説します。
1.全体的な概要
上司や経営層などの読み手が一目で全体像をつかめるように、業務改善提案書の概要をはじめに記載します。
業務改善提案書の全体はA4サイズの用紙一枚にまとめて、ダラダラと記載するのではなく5W1Hで簡潔に伝えましょう。
- When:いつ・どのくらいの期間
- Where:改善を行う業務範囲
- Who:対象となる部署・メンバー
- What:業務改善の内容
- Why:業務改善を行う背景や理由
- How:業務改善のアプローチ方法
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2.詳細の説明
次に、具体的に業務改善を行う部分について、詳細を説明していきます。
上司や経営層であっても、業務改善を実施する部署の業務内容や業務プロセスをすべて理解しているわけではありません。読み手の理解が促進されるように、丁寧に記載しましょう。
3.現状の業務内容
業務改善の必要性を理解してもらうために、改善する部署や現場の業務内容を説明します。
文章のみで記載するのではなく、グラフや表などを使い、数字を入れながら表現すると読み手にとってわかりやすくなります。例えば、図表や数字を入れる要素には次のような項目があります。
- 業務の発生件数
- 担当人数
- 工数
- 期間
詳細の説明と同じように、読み手の視点に立って記述することが大切です。
4.問題点や課題
問題点や課題は、意思決定層に業務改善の必要性を理解してもらうための大切なポイントです。問題点や課題を伝える際、「ミスが多い」「残業が増えている」など漠然とした理由を提示しても伝わりません。
「毎月〇回ミスが発生している」「毎月〇時間の残業時間が発生している」など具体的な数字を用いて伝えると、問題や課題の重要性が伝わります。
5.解決までの手段
次に、どのようなアプローチで課題解決を実行するか、具体的な手段を記載します。「～したい」といった個人の主張ではなく、具体的にどのように効果的な業務改善を実施するのかを記載することがポイントです。
課題を解決することによるメリットや、仮説に基づく数値を用いながら記載しましょう。
6.定量的なコストについて
業務改善を行う際に発生するコスト、時間や人員がどのくらいなのかを記載します。経営層は費用対効果を考えて、提案内容を実行に移すかどうか判断します。
実現性が乏しいと判断された場合や、費用対効果が低い場合には、業務改善案が採用されないケースもあるでしょう。提案が通らない場合は優先順位を見直して、実現できる部分から再度提案していきましょう。
7.改善後のメリット
上司や経営層に説得する際、どのように企業の利益になるのか理解してもらうために、改善後のメリットと効果を伝えます。メリットだけではなく、改善策を実施した際に起こりうるリスクやデメリットも合わせて記載しておくと説得力が増します。
リスクやデメリットの例として、業務プロセスの実施に伴う一時的な現場の混乱や、それに伴う効率の低下などが考えられます。こうした事象への対策も併記することで、より精度の高い提案書となるでしょう。
8.スケジュール
最後に業務改善における実施スケジュールについて、想定期間を記載します。具体的なスケジュールを掲示することで、改善内容に現実味を与えます。
全体的な期間はもちろん、具体的な業務プロセスや部署の改善策がいつまでに終了するのか、段階的に明記しておくとよいでしょう。
業務改善を提案する時のポイント
上司や経営層に業務改善を提案する際、どのような伝え方をすれば採用される確率が上がるのでしょうか。ここからは、業務改善を提案する際のポイントを5つにわけて紹介します。
改善後のゴールを明示する
業務改善の提案をする際、改善後のゴールを明示することが大切です。上司や経営層は、業務改善案によってもたらさせる効果やメリットを見て、採用するかどうかを判断します。
「メリット」「施策による効果」「実施する目的」などについて、提案内容に実効性がない場合には承認される確率が低くなります。
企業全体に波及するメリットと、業務改善による数値的な効果を念頭に置き、具体的にどのようにゴールを設定すべきなのかを意識して提案しましょう。
解決までの手段を明確にする
改善策を提案する際には、解決までの具体的な手段を明示する必要があります。どのような方法を用いて、業務改善を実行するのかを明確に伝えましょう。
例えば、手段には次のようなものがあります。
- ツール・システムの導入による自動化
- ノンコア業務を外部に委託
- 業務担当者の変更
- 業務を分業または一元化
手段が記載されることで、上司や経営層も解決までの流れを具体的にイメージできるようになり、提案書が採用される確率が高まるでしょう。
数値による定量的な内容にする
業務改善の必要性を伝えるためには、数値による定量的な表現を心がけましょう。具体的な数字を用いることで、齟齬(そご)なく相手に正しく伝わるためです。
業務改善を例にすると、「この業務を改善すると成果物が飛躍的に増えます」ではなく、「この業務を改善すると、業務時間が30分短縮されるうえに成果物が2割増えると期待できます」としたほうが、提案を受ける側も理解しやすくなります。
業務改善の必要性を理解してもらうためにも、抽象的な表現は避けて数値で表現することを意識しましょう。
生じるリスクを考慮する
上司や経営層にメリットだけを伝えても「本当に成功するのか？」と疑われてしまいます。業務改善の提案をする際、業務改善中に起こりうるリスクを必ず説明しましょう。
計画の段階で起こりうるリスクを考慮して関係部署に伝えておくと、問題が発生した時に被害が最小限に抑えられます。リスクを洗い出す方法は、例えば次の3つがあります。
- 従業員へのヒアリング
- 業務の流れの視覚化
- なぜなぜ分析
生じるリスクを徹底的に分析することで、発生した際も業務改善が停滞することなく続けられます。
主観的にならない
上層部に業務改善を伝える場合、主観的ではなく客観的に伝える必要があります。主観的な内容の場合、仲の良いメンバーや付き合いの深い部署のことを考え、会社全体の利益にはつながらない恐れがあるためです。
業務改善の必要性を上層部に伝えるには、あくまでも企業全体のことを考えて改善の必要性を訴えます。読み手は改善を実施する部署の詳細な業務プロセスについて深くは理解していない可能性もあるため、日ごろからどのような業務を行っているのか業務フローや内容を記載して説明します。
その際には、できる限り定量的で客観視した内容を心がけるべきでしょう。
自社の課題を明確にし、業務の改善を進めよう
業務改善提案書では、改善後にどのような効果があり、企業にどのようなメリットが生まれるのかを記載して上層部に客観的な視点で伝えなければなりません。決められたフォーマットは特にないため、ここで紹介したようなポイントを押さえて記載することが大切です。
効果的な提案書を作成し、業績アップや生産性向上、働き方改革を実現させましょう。
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