具体例で学ぶPDCAの基本!よくある失敗例や成果を高めるポイント

2022/9/11 2022/09/11

業務効率化・業務改善

PDCAの文字が書かれたホワイトボード

PDCAは、業務改善や品質向上などの目的において、よく使われるフレームワークの一つです。しかし、PDCAそのものが「正しく実行できているのか」を検証する機会は少ないのではないでしょうか。そこで本記事では、具体例を交えながらPDCAの基本を解説します。よくある失敗例や成果を高めるポイントも併せてご紹介しますので、ぜひ実践的なPDCAの理解にお役立てください。

PDCAとは?

PDCAは、主に業務改善に役立つフレームワークの一つです。PDCAは、「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(検証)」「Action(改善)」の4つのプロセスで構成され、名称もその頭文字が由来となっています。

そして、Plan(計画)からAction(改善)までの4段階を1サイクルとして順に実行し、サイクルを何度も回し続けることによって、改善の精度を高めていくものです。

それでは、各プロセスの内容を詳しくみていきましょう。

Plan|計画

Planでは目標を設定し、達成するための行動計画を立てていきます。目標達成に必要な取り組み、解決すべき課題などは、漏れなく洗い出すことが大切です。

また目標は、次の5W2Hに沿って設定していくとよいでしょう。1サイクルの区切りの意味でも、「いつまでに」の達成期限も必ず設定してください。

5W2Hとは

Who(誰が)
What(何を)
Why(なぜ)
Where(どこで)
When(いつ)
How(どのように)
How much(いくらで)

目標は、できる限り定量的な数値目標を設定しておくと、モチベーションの維持や進捗状況を把握する際に役立ちます。さらに、現実的に達成可能であることも重要です。あまりにも現実とかけ離れた目標を設定しても、課題が多すぎて一向に業務改善されない可能性があります。段階的な目標設定を意識しておきましょう。

Do|実行

Doでは、Planで立てた計画を実行します。ここでは、ただ実行するのではなく、実行の内容を記録することが大切です。実行によって得られた結果、発見した課題など「事実」を記録しましょう。

また、記録は、良い点だけでなく、悪い点も必要です。悪い点を記録しておくことで、検証のプロセスにおいて、想定していた計画と現状のギャップを把握できます。

Check|検証

Checkでは、計画通りに実行できたのか、実行によって想定していた結果を得られたのかを検証します。ここでは悪かった点の原因を追及すると共に、良かった点に関しても、継続していく方法やより効果的な方法がないかを検討します。

また、計画と実行結果を比較し、どのようなギャップがあるのかを把握するのもこのプロセスで行います。

Action|改善

Actionでは、検証で明らかになった課題の改善策を検討します。改善を行えば当初の計画のままでよいのか、それとも計画を中止したほうがよいのかなど、今後の方向性を考えなければなりません。

Actionで検討した改善策は、次のサイクルのPlanに戻って計画に落とし込んでいきます。このように、PDCAのサイクルを何度も繰り返すことで目標達成に近づいていくのです。

PDCA活用によるメリット

次に、PDCAを活用することで得られるメリットを3つ紹介します。

問題点を明確にできる

PDCAはまず初めに具体的な目標を定めたうえで、綿密に行動計画を練ります。

そのため、実行段階においては、目標と現実のギャップが浮き彫りになり、目標達成の壁となっているボトルネックや問題点が明確に把握できるようになります。つまりは的確な現状把握のもとで、常に課題解決に向けた「具体策」が見つかるようになるのです。

業務改善につながる

2サイクル目以降のPDCAでは、明確になった問題点に対する改善策を検討し、再度計画に落とし込んでいきます。

このようにPDCAを回し続けることで、具体的な課題発見と改善が繰り返されるだけでなく、サイクルを回すごとに改善の精度も着実に上がっていくことになるのです。

作業時間を確保できる

PDCAは、改善に向けて「やるべきこと」「必要なこと」などの行動が明確になるフレームワークでもあります。

そのため、「何をすればよいか分からない」といった時間の無駄は極力削減できるようになります。すべきことに集中できる環境が整うのは、業務改善だけでなく生産性向上の側面からも大きなメリットと言えるでしょう。

PDCA活用によるデメリット

メリットを見れば、ぜひ活用すべきことがわかるPDCAですが、導入前に把握しておくべきデメリットもあります。

改善には時間がかかる

PDCAは、「4つのプロセス」を「何度も繰り返す」ことで効果を発揮するフレームワークです。そのため、目標の粒度によっては、達成までに相応の時間を見込んでおく必要があるでしょう。

また、PDCAは、既存の業務改善から課題を見出し改善策を講じていく手法のため、未知の領域や新規業務の改善には不向きと言えます。

形だけの活用になる

PDCAは、何かしらの目標を達成するために活用する手段のひとつです。しかし、PDCAを回していくうちに、PDCAを回すこと自体が目的化してしまうケースがあります。形だけPDCAを活用しても、本来の目標達成にはつながらず、ただコストを割くだけになってしまうでしょう。

また、各プロセスにかかる時間は少なくありません。効率的にPDCAを活用するためにも、定期的に目標を再確認し、方向性を見失わないことが大切です。

PDCAの具体例【シーン別に解説】

PDCAはビジネスシーンだけでなく、様々な場面で活用できます。そこで、「生活」「仕事」「企業」3つの場面におけるPDCAの活用例をご紹介します。

生活でPDCAを活用した場合

ダイエットでの目標達成を例に、1週間のPDCAサイクルを回してみましょう。

ただ、生活におけるPDCAは個人で行い、同じ目標を目指す仲間はいないことがほとんどです。そのため、計画だけ立てて、なかなか実行に移せないケースもみられます。この場合は、家族や友人と一緒に取り組むのもひとつの手でしょう。

P(計画) ▼目標

  • 30日間で5kg痩せる。

▼行動計画

  • 毎日2Lの水を飲む
  • 通勤の際、行きは1駅手前で降りて2km歩く。
D(実行) 計画を実行する。

▼記録

  • 1週間のうち3日間は1日に1Lの水しか飲めなかった。
  • 通勤時の2kmのウォーキングは、1週間すべて歩けた。
C(検証)
  • 1週間のうち3日間は、外出が多く水を飲む機会が減って1L/日になった。
  • 毎日2kmのウォーキングは達成できた。
  • 結果として体重が1kg減っていた。
A(改善)
  • 起床時・お風呂上り・就寝前の3つのタイミングでは必ずコップ1杯の水を飲む。マイボトルを持ち歩く。
  • 余裕がある日は帰宅時にも2km歩き、合計4kmのウォーキングを目指す。

仕事でPDCAを活用した場合

営業での目標達成においてPDCAを実行した例です。

PDCAを実行する段階で、詳細な記録をしたことにより、架電件数ではなく、「架電ターゲット」という新たな問題点が明らかになっていることがわかります。

P(計画) ▼目標

  • 1か月で新規受注を10件獲得する。

▼行動計画

  • 1日100件の営業電話をかける。
  • 1日5件、外回りで訪問する。
D(実行) 計画を実行する。

▼記録

  • 1日100件の営業電話を毎日かけたものの、話を聞いてもらえたのは約1割ほどだった。
  • 月末の10日間は、他の業務に追われ、外回りが1件もできなかった。
C(検証)
  • 架電に対して話を聞いてもらえた件数が少ない。
  • カフェの経営者にはよく話を聞いてもらえた。
  • ニーズが合っていない顧客に電話をかけていたのではないか。
  • ノンコア業務によりコア業務が圧迫されてしまっている。
A(改善)
  • 架電ターゲットの見直しと検証。
  • ノンコア業務の計画表を作成し、短期間に業務が集中しないようにする。

企業でPDCAを活用した場合

企業におけるPDCAでは、「組織のペーパーレス化」を例に挙げました。

「組織全体の運用改善」という、一見難しそうな課題であっても、PDCAを活用して段階的に改善を続けていけば、着実に課題解決につながります。

P(計画) ▼目標

  • 組織内の紙の使用量を50%引き下げる。

▼行動計画

  • 組織内資料(会議資料や情報共有時)の電子化。
  • 請求書業務の電子化。
D(実行) 計画を実行する。

▼記録

  • 紙媒体による会議資料の配布を撤廃。
  • 電子請求書システムの導入。
  • 各種マニュアルのデータ化。
C(検証)
  • 紙媒体の請求書発行を希望する顧客がいるため運用の一本化は困難。
  • 請求書の送付方法について顧客別の対応に混乱が生じた。
  • 会議資料の印刷・製本が不要となり準備時間が短縮された。かつ紙の使用量もほぼゼロになった。ただし、プロジェクターなどの機材が限られていた。
  • プロジェクターによる投影では、見づらい箇所があり、認識のずれなどが会議進行に影響を及ぼした。
A(改善)
  • 会議室へのプロジェクターの増設。
  • 会議資料作成時のルール見直しと設定。
  • 請求書送付に関する顧客リストの作成。

PDCAのよくある失敗原因とは?

ここからはPDCAを上手く回せず効果を得られなかった失敗例から、その原因を解説していきます。

計画内容が曖昧になっている

PDCAはPlan(計画)が曖昧だと、その後のプロセスも効果や具体性を失っていきます。

また、計画内容が曖昧になってしまう原因としては、目標ではなく願望を設定していることが多いといえます。「こうなりたい」「ああなるといいな」などの願望ではなく、事実に基づいた現実的な目標を設定しましょう。

計画に時間をかけすぎている

PDCAは、1つのサイクルに極端に長い時間をかけてはいけません。現代のビジネスシーンにおける変化は目まぐるしく、計画に時間をかけるばかりに、いざ実行するときには状況が変化していたということもあり得るのです。

また、一度に複数の計画を立ててしまうと、実行する内容も増え、時間がかかりやすくなります。これは、検証・改善のプロセスにも同じことがいえるため、PDCAは何度も繰り返すことで効果が高まることを意識し、1サイクルに時間をかけすぎないようにしましょう。

実行できていない

「実行する時間が十分にない」ことを理由に計画を実行せずに、結果を予測するなど、検証のプロセスへと移ってしまうケースがみられます。

綿密な計画が立っているのにもかかわらず、実行がともなわなければPDCAの効果は期待できません。次のサイクルの質を高めるためにも、実行の結果をもとに検証・改善を実施しましょう。

評価が曖昧になっている

検証のプロセスで実行の結果を適切に評価しなければ、目標達成までには時間がかかるでしょう。

実行において記録された良い点・悪い点を洗い出し、それぞれの原因を掘り下げていかなければ、効果的な改善策は立てられません。計画の質が低下する可能性も考えられます。

また、実行の結果「悪い点もあったが、良い点が多かったから改善はしなくてよい」と考えていると、のちに大きな課題となるリスクを見逃してしまうこともあります。

今は目立っていなくとも、悪い点があれば、発見するごとに改善を目指さなければなりません。結果を数値化し、明確な基準をもとに検証を行いましょう。

改善行動ができていない

PDCAを回し改善策まで立案したにもかかわらず、PDCAを1周回したことに満足し、立てた改善策を実行しないケースもみられます。

PDCAは何度も繰り返すことで効果が高まるため、改善策を立てるだけでなく、次のサイクルへと進めていくことが大切です。PDCAは1周しただけで満足することなく、継続していきましょう。

PDCAを成功させるポイント

PDCAを上手く回し、効果を高めるためのポイントを3つ紹介します。

目標を具体的にする

PDCAにおける目標は、以下のポイントを抑えて設定してください。

  • 具体的かつ現実的であること
  • できる限り定量的に設定する
  • 達成期限を設定する

また、PDCAはなるべくショートスパンで達成可能な目標まで噛み砕き、1サイクルをスピーディに回していくことも大切です。

定期的に進捗を記録する

計画を実行する際は、その進捗状況を定期的に記録しましょう。詳細な記録は、検証・改善のプロセスで役立つほか、進捗確認の際にも活用できます。

ただし、計画通りに進んでない場合も、焦るあまり検証をスキップして改善に取り組むのではなく、その事実を記録し、次のPDCAで活用できるようにしましょう。

計画を守った行動をとる

実行する際は、計画に沿って行動することが大切です。計画にない行動をとると、計画の何が良くて何が悪かったのかを検証できず、適切な分析ができません。

また、計画にない行動に時間を割いてしまうと、本来の計画にある行動のクオリティが下がる可能性もあります。計画した行動だけに集中して実行していきましょう。

PDCAの学習におすすめの本

PDCAを学ぶ際におすすめの本を紹介します。

鬼速PDCA

書籍名 著者 本体価格 出版社
鬼速PDCA 冨田 和成 1,480円 クロスメディア・パブリッシング

冨田和成氏の『鬼速PDCA』は、10万部突破のベストセラーとなった実績あるPDCAの学習本です。

本書では、3日ごとにPDCAをもとにした振り返りを行うことで、個人やチームが10倍速で進化するといったメソッドをはじめ、PDCAの基礎から応用まで、ステップごとに解説されています。

PDCAをこれから始める人でも分かりやすく、PDCAの根本理解にも役立つ一冊と言えるでしょう。

孫社長のむちゃぶりをすべて解決してきた すごいPDCA

書籍名 著者 本体価格 出版社

孫社長のむちゃぶりをすべて解決してきた すごいPDCA
―終わらない仕事がすっきり片づく超スピード仕事術―

三木 雄信 1,400円 ダイヤモンド社

実際に孫正義社長のもとで長年働いた経験を持つ三木雄信氏の実践的な仕事術が学べる本です。

また、経験をもとにしたPDCAのノウハウだけでなく、孫社長の考え方も知ることのできる一冊となっています。

まんがで覚えるPDCAの基本

書籍名 著者 本体価格 出版社

まんがで覚えるPDCAの基本
ーできるビジネスマンになるためのロジック

永田 豊志(協力) 、 宮川 総一郎(脚本)、 柳崎 レイ(マンガ) 1,480円 マイナビ出版

本書はPDCAに関する解説をただマンガにしたわけではなく、読者が「マンガとしても楽しむ」ことができるよう、ストーリーにもこだわっている点が特徴です。

そのため、仕事の一環というより、ビジネスパーソンの予備知識として、楽しみながらPDCAの理解を深めておきたいという方には、打ってつけの本と言えるでしょう。

PDCAの活用におすすめのツール

PDCAを上手く回すために、活用できるツールもあります。

Senses

Sensesは、幅広い業界で活用されている営業支援ツールです。特に、タスクを可視化し共有する機能は、PDCAの実行段階における行動計画に沿ったタスク管理において役立つでしょう。

また、実際に行った行動も時系列で把握できるため、このような細かい記録は、PDCAの検証・改善のプロセスにも大いに役立ちます。

提供元 株式会社マツリカ
初期費用 無料
料金プラン ■スターター:30,250円(税込)/月
※5ユーザーまで
※追加ユーザーあたり6,050円(税込)/月■グロース:121,000円(税込)/月
※10ユーザーまで
※追加ユーザーあたり12,100円(税込)/月■エンタープライズ:363,000円(税込)/月
※20ユーザーまで
※追加ユーザーあたり18,150円(税込)/月
機能・特徴 顧客管理、案件管理、行動管理、レポート機能、AI機能、名刺管理、モバイルアプリ、外部連携機能、権限設定、見積書管理、Webアクセス解析、一括名寄せ機能、メール一斉送信、Webフォーム、カスタム通知など
URL 公式サイト

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JUST.SFA

JUST.SFAは、プログラミング知識を必要とせず、自社オリジナルのSFAを実現できる営業支援クラウドサービスです。ノーコードで「自社オリジナルのSFA」を完成させることが最大の特徴で、カスタマイズ操作もマウスが簡単に行えます。

必要な情報を1画面に表示できるため、PDCAを回す際も、必要な情報のみを即座に確認することができます。

提供元 株式会社ジャストシステム
初期費用 要問い合わせ
料金プラン 要問い合わせ
機能・特徴 案件管理、顧客管理、活動管理、プロセス、スケジュール、帳票出力、ワークフロー、集計レポート、予実管理、ダッシュボード、名刺管理、名寄せ、外部連携機能など
URL 公式サイト

UPWARD

UPWARDは、営業現場のDXを実現させ、売上向上を支援するツールです。営業効率を高める機能が豊富に備わっているため、行動の無駄を効率的に削減することができるでしょう。

PDCAの実践時も、より効率的に実行段階に取り組めるためPDCAにおける行動の質向上が期待できます。

提供元 UPWARD株式会社
初期費用 110,000円(税込)
料金プラン
  • ESSENTIAL:4,180円(税込)
  • STANDARD:8,580円(税込)
  • ENTERPRISE:14,080円(税込)

※ESSENTIAL・STANDARDは管理者ライセンスとして9,900円(税込)×2IDが必要

機能・特徴 地図表示、自動Check-In/Out、かんたん報告、ルート検索、プッシュ通知、周辺検索、顧客管理、担当者アサイン、CRM連携、ダッシュボード、セキュリティなど
URL 公式サイト

具体例から正しいPDCAの活用方法を学ぶ

PDCAは組織的な業務改善だけでなく、個人の仕事の質向上やプライベートにおける目標達成にも活用できるフレームワークです。

PDCAを適切に運用することで得られる効果は、これまで実際にビジネスシーンで運用され、数々の実績を上げていることからも明らかと言えます。自社や自分の生活においてどのようにPDCAを回せばよいかを見極め、業務改善や目標達成を目指していきましょう。

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