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業務改善の成功事例20選！事例からみる生産性を高めるアイデアとは？
多くの企業にとって重要な施策となる業務改善。しかし、業務改善を行うには具体的にどうすればよいのか、わからないという方も少なくありません。そこで本記事では、そんな業務改善で参考にしたい成功事例について、進め方や成功のポイントなども併せて解説していきます。
目次
業務改善とは？
業務改善とは、企業が生産性の向上などを目標に業務内容やプロセスを見直し問題を改善することです。働き方改革が促進されている現代において、ワークライフバランスを重視する傾向にあるため、業務改善によって従業員の担当業務をスリム化しようと考えられています。
また、社会問題にもなっている少子高齢化による人材不足を補うためにも、生産性の向上や業務改善が必要になっているのです。
▷業務改善とは？実現させる9つのアイデアや事例・進め方を解説！
業務改善の進め方
実際に業務改善を進めたくても、どのように進めればいいかわからない方も多いはずです。ここでは、業務改善の進め方について順を追って解説していきます。
現状の業務内容を確認する
最初に行うべきことは、現状の業務内容を確認することです。担当業務や作業にかかる工数、作業に必要なスキルなどを事前にまとめておくとよいでしょう。業務の棚卸しを行い、何に時間がかかっているのか把握してください。
自社の課題や問題点を洗い出す
業務内容の確認と整理ができたら、自社の課題や問題点を洗い出していきます。工数の重複や属人化している業務・時間がかかりすぎている業務・作業ミスが多い業務などは、課題や問題点として捉えておきましょう。
なお、ポジションや役職によって課題・問題点の考え方は異なるため、社内で複数の従業員にヒアリングしておくのも重要です。複数の視点から課題を集めることにより、可視化できなかった課題を見つけることができます。
業務改善計画を立てる
自社の課題や問題点が洗い出せたら、具体的にどのように改善を進めるか計画を立てましょう。改善までの段取りを決めておくことで、最適なスケジュールを立てられます。
期日や計画内容が抽象的になってしまうと進めていく中で頓挫する原因になってしまうので、できるだけ具体的な計画を立てるようにしましょう。
業務改善計画を実施する
業務改善の計画を立てたら、実際に運用を始めます。スケジュール通りに進めることは難しいので、期間を区切ってチェックしながら行うとよいでしょう。実施後は、次回改善のためにもフィードバックしておくことが重要です。
▷業務改善プロジェクトの進め方と成功させるためのポイント
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業務改善の成功事例20選
業務改善に関する方法はさまざまな場面で確認できます。その中でもここでは、実際に使える業務改善の成功事例を紹介します。
1.業務マニュアルの作成
ルーティン業務に関するマニュアルを作成しましょう。マニュアルを作成することで、業務の効率化が期待でき、日々の業務で感じる無駄な業務の洗い出しができます。業務マニュアルを作成するメリットは、作業の均一化ができることです。誰が行っても同様の作業ができるため、ミスの軽減や作業効率の改善ができます。
業務マニュアルを作成するポイントは、誰が読んでも理解できる内容にすることです。文章だけでなく図や表を入れることで、より理解が深まるでしょう。
2.フローチャートの作成
フローチャートの作成も業務改善を成功させるポイントです。フローチャートとは、業務の始まりから完了までの流れを示したもので業務内容や作業の流れを把握できます。
業務を1人で行う際は問題ないですが、複数人で業務を行うには全体の流れを把握することが重要です。またフローチャートを作成することで、個々の作業内容を可視化できるため誰がどの作業を行っているか明確になります。フローチャートの作成は、業務改善に必要だといえるでしょう。
3.無駄な業務の洗い出し
日々の業務から、無駄な業務を洗い出すことも業務改善に必要な作業です。定期的に業務を見直さなければ、無駄な業務が増えてしまうことが考えられます。
無駄な業務を洗い出すポイントは、担当者や時系列で整理することです。いつ・誰が・どのような業務を行っているかをリスト化し、効率的に無駄な業務の洗い出しを行いましょう。他にも、業務フローチャートの活用もおすすめです。業務を整理できれば、業務体制の立て直しや業務割り振りの変更ができるため業務改善につなげられます。
4.不要な業務の削減
不要な業務を削減することで、時間を創出できるため売上に直結するコア業務にかける時間を増やせます。
しかし、コア業務以外で必要な業務が発生するケースもあるので、どうしても必要な業務の場合はアウトソーシングもおすすめです。アウトソーシングすることによって業務を外部に委託できるため、社内でのリソースを調整することができます。できる限り従業員の時間を増やすためにも不要な業務を削減しましょう。
▷アウトソーシングとは？意味やメリット・デメリット・種類を解説
5.社内の情報交換・共有の促進
社内の情報交換や共有がしやすい環境を整えることも、業務改善につながります。また、業務改善に向けた目標や意識を共有することで、企業全体での取り組み体制を構築できるようになり、業務改善が促進されます。
社内での情報交換や共有する際には、クラウドの活用がおすすめです。インターネット上に必要な情報やデータを保存しておくことで、場所や時間を問わずアクセスできるためです。社内外から情報をいつでも確認できるため、業務効率の改善に繋がるでしょう。
6.RPAの導入
RPAとはRobotic Process Automationの略で、業務の自動化ができるツールです。日々繰り返し行う作業を得意としています。たとえば会計業務における日々の売上集計や部署の経費処理などです。
RPAを導入することで、定型業務を自動化できるためコア業務に使う時間を増やせます。また人的ミスが発生しやすい業務を自動化することで作業効率の向上にも期待できます。従業員も単純作業ではなくコア業務に参加できるため、モチベーションの向上や離職率の低下にも繋がるでしょう。
▷【2023年最新】おすすめのRPAツール比較20選｜機能や失敗しない選び方
7.ITツールの活用
業務改善のサポートをしてくれるITツールを活用することも業務を改善する方法です。業務改善に関わるツールにはさまざまなタイプのものがあります。おすすめのツールは、コミュニケーションツール・時間管理ツール・タスク管理ツールです。
コミュニケーションツールを活用することで、社内コミュニケーションを円滑に進められます。リモートワークや時短勤務など、働き方改革の促進にも繋がるでしょう。時間管理ツールは、作業時間の可視化ができるので無駄な業務や優先順位の確認ができます。タスク管理ツールは、従業員それぞれの業務のタスクや進捗管理ができるため仕事量の偏りを見える化できます。
8.優先業務の明確化
業務改善において、優先業務の明確化は重要です。すべての業務を効率化しようと考えると、時間がかかるだけでなく従業員のモチベーションも低下してしまいます。まずは、効率化したい業務をピックアップし、優先業務を明確にしておきましょう。
優先業務が決まったら、全従業員に共有し共通認識を持つことが重要です。全社で同じ目的を持つことで、より業務改善に繋がるでしょう。
9.Web面接の導入
人事部の業務改善に有効な方法としてWeb面接の導入があります。Web面接を導入することで、採用事務にかかる負担やコストを軽減できます。採用面接は求職者を会社に呼び直接面接を行うことが一般的です。しかし遠方の場合、交通費や移動時間がかかるためせっかくの優秀な人材を逃してしまう可能性があります。
Web面接を導入することで、求職者は移動時間や交通費を気にせず面接を行えます。また企業側も面接会場を抑える費用や手間などを削減できるため業務改善に繋がるといえるでしょう。
10.タレントマネジメントの導入
タレンマネジメントとは、企業が行うマネジメント方法の一つです。従業員のスキルなどをデータ化し一元管理することで、戦略的に人材配置や育成を行うマネジメントを指します。タレントマネジメントを導入することで、従業員の能力にマッチした人材配置を行え、自社に適した育成も行えるようになります。
タレントマネジメントで実際に人材配置を行ったら、効果検証を忘れずに行いましょう。成果を検証することで、さらなる業務改善に繋げられます。
▷【最新版】おすすめのタレントマネジメントシステム15選｜失敗しない選び方とメリット
11.コア業務への投資強化
企業の利益を生み出すコア業務は、売上に直結する業務が多くRPAなどを導入した定型化の難しい業務がほとんどです。ノンコア業務を自動化するなどスマート化し業務の差別化をはかることで、コア業務への投資を強化していきましょう。
コア業務への投資を強化することで、売上に直結する業務に人的リソースが使えるため企業の成長や売上に貢献します。また資源を投資すべき業務が明確になるため利益の最大化にも効果が期待できるでしょう。
12.適切な人材配置
タレントマネジメントを導入して従業員の特性や情報が可視化されると、適切な人材配置ができるようになります。従業員のスキルと業務マッチングがうまくいけば、生産性が向上するだけでなく、業務へのモチベーションアップにもつながるでしょう。
適切な人材配置をすることで、業務の成果を最大化できます。また離職率の低減や会社への信頼度の向上にも繋がるため、タレントマネジメントを活用し積極的に適切な人材配置を行いましょう。
▷人材配置の目的とは？考え方や最適化する方法を解説
13.適切な目標設定
業務の進捗や課題などを明確にして適切な目標設定を行うことでも、従業員のやる気は向上し業務改善につながります。また、その目標を指針として、従業員の育成計画を立てることもできるようになります。
適切な目標設定を行うには、業務の進捗確認や課題・成果の可視化が重要です。特に高い目標設定を行っている従業員に対しては、コア業務に注力してもらい効率的なキャリアプランを構築してもらうようにしましょう。
14.タイムマネジメントの見える化
部署や担当者ごとのスケジュールを明確にし、業務の進捗状況を可視化することで、業務の無駄やムラなどが見える化できます。無駄やムラの削減や改善で、部署全体で業務の標準化ができるようになります。
タイムマネジメントの見える化を行う際には、タスク管理表や工数確認表などを利用し客観的に確認できるようにしてください。全従業員に対してタイムマネジメントを見える化することで、業務の偏りや平準化に期待ができます。
15.キャリアアップのサポート体制構築
タレントマネジメントを導入し人材を適材適所に配置できると、自社の得意な領域と不得意領域が明確になります。領域を明確にすることで企業の経営目標に沿った人材育成計画や採用計画の策定が可能です。また従業員に対しては、より効率的なキャリアアッププランが提案できるようになるでしょう。
キャリアアップのサポート体制を構築できると、従業員のモチベーションアップにつながります。またより高いモチベーションの従業員のサポートを充実すれば、将来的に経営に参画できる人材へと教育できます。
16.専門家の導入
企業全体で抜本的な業務改善を促進したい場合、専門家の導入を視野に入れましょう。専門的な知識やスキルがなければ、業務改善という大きな改革は成功しません。たとえば、労務管理や人材確保などの改善に、コンサルティングサービスを導入するというのもひとつの方法です。専門家の導入によって、効果的な業務改善の実施が期待できます。
業務改善を専門的に行うコンサルティングサービスは数多くあります。自社の現状や改善したい項目を明確にし、必要であれば外部の専門家を導入しましょう。
17.データベースの構築
部署や従業員の保有する情報やスキルをデータ化し、企業内で蓄積すればデータベースの構築が可能です。データベースの構築を行うことで、社内文章や顧客の情報などが社内で簡単に共有できます。
またデータベースの構築には、タスク管理も含まれます。タスク管理を使用すれば従業員の業務進捗管理も容易になるため生産性の向上に期待できるでしょう。活用の仕方によってビジネスを有利に進められるデータベースの構築は、業務改善に必要といえます。
18.クラウドでの情報共有・管理
必要なデータやファイルをクラウド上で共有できれば、時間や場所に関係なく情報活用ができます。さらに業務マニュアルを共有しておけばいつでもマニュアル確認ができるため、どこにいても業務がスムーズに進められます。
とくに営業職など普段会社におらず外回りが多い部署の場合は、データや資料の確認でわざわざ会社に戻るのは非効率です。全社でクラウドを活用し情報共有をすることは、業務改善に繋がるでしょう。
19.アウトソーシングの活用
アウトソーシングとは、業務の一部を外部の専門企業などに委託することです。定型業務や専門スキルの必要な業務をアウトソーシングすることで、社内で不足しているリソースをサポートでき人件費の削減にもつながります。
たとえば、経理部門の給与計算や人事部門の採用業務はアウトソーシングが可能な業務です。専門的なスキルを持った人材が社内にいない時は、委託することで専門的な業務を委託できるためおすすめです。
20.業務担当の再配置
従業員のスキルや得意分野を加味して業務担当を再配置することも、業務改善につながります。適材適所に配置された従業員は仕事に満足を感じやすく、生産性の向上も期待できるでしょう。部署の上長や人事担当者が各従業員とコミュニケーションを取り、企業の経営目標などもかんがみた上で検討してください。
業務改善の事例から学べるアイデア
ここまで業務改善の成功例を紹介しましたが、この中から自社で活用できるアイデアはあるのでしょうか。ここでは、業務改善の事例から学べるアイデアについて紹介します。
ツールの導入
業務改善のサポートをするツール導入は、ひとつの方法です。たとえば、チャット機能や通話機能に長けたコミュニケーションツールを導入すれば、社内のコミュニケーションが円滑に進みます。
また、タスク管理できるツールを導入すれば、業務の進捗状況が可視化できるようになるでしょう。自社の状況に適したITツールの導入で、業務の改善はより効率的に進められます。
▷【用途別】業務効率化ツールおすすめ20選！導入メリットや選び方も解説
自動化
RPAツールなどを導入し定型作業を自動化することで、業務改善は促進します。とくに、日常的に発生する反復業務を自動化すればより効果的です。担当者の作業時間を削減できるため、コア業務へ集中してリソースを割くことにもつながります。
▷RPAとは？意味や導入する手順・メリットをわかりやすく解説！
業務プロセスの見直し
業務プロセスを見直し、重複や不要なタスクの洗い出しも重要なポイントです。不要なタスクの削減や改善で、業務プロセスがスリム化します。
結果として、日常業務で発生する小さな時間の無駄も解消され、より企業利益に直結した業務に時間を割けるようになるでしょう。
▷業務プロセスとは？改善に向けたステップやアイデア・成功させるためのポイント
時間的コストの削減
時間的コストを削減することは、すぐにできる業務改善です。たとえば、業務に優先順位をつけ、重要度の高い作業や締め切りが迫った作業をスケジュールに組み込み、それ以外はまとめて作業するようにします。それぞれの業務に集中できる時間を確保して配分していくことで、効率的な時間の使い方ができるでしょう。
外部リソースの活用
自社の得意分野やコア業務に集中し、それ以外の業務に外部リソースを活用するのもおすすめです。近年は、アウトソーシング先のスキルを自社で活用するなど、戦略的に外部リソースを活用する企業も増えています。
専門的な知識が必要な業務で外部リソースを活用すれば、自社で教育する時間やコストを大幅に削減できるでしょう。
▷業務効率化の正しい進め方とは？得られる効果や注意すペきポイントを解説
業務改善を成功に導くためのポイント
業務改善を効果的に進めるためには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここでは、業務改善を成功に導くためのポイントを3つ紹介します。
一人ひとり一人が意識を持って取り組む
業務改善は、スケジュール管理の見直しや無駄な業務の洗い出しなど、従業員個人が意識を持つことで業務改善は格段に促進されます。会社から指示されたから改善を行うのではなく、従業員それぞれが意識を持って取り組むことが重要です。
改善すべき業務は明確にする
業務の効率化を進める際に、改善すべき業務を明確にしましょう。経営層であれば、全ての業務を見直し効率化したいと考えますが多くの時間がかかります。一番範囲が広い業務や緊急性が高い業務を明確にして、優先順位を決めて改善を始めてください。
▷業務効率化を阻む課題とは？よくある原因や解決方法・成功事例を解説
業務改善を進める際の注意点
業務改善を実施するにあたって、問題点を明確にしておくことは重要です。自社の状況を把握できていないと、業務改善ツールなどを導入しても効果が得られず、費用だけがかかってしまいます。無理な改善は無駄な改善に繋がる可能性があるため、実施前に自社の適した改善策をしっかりと検討しておきましょう。
業務改善の成功事例を参考に進めていこう
業務改善について解説し、その成功事例などを紹介しました。業務改善とは、企業が生産性の向上などを目指し、業務内容やプロセスの見直しをすることです。人材不足や働き方の変容に対応するための施策としても注目されており、すでに多くの企業が実施しています。
RPAによる定型業務の自動化や従業員の意識改革・リソースの効率化など、さまざまな成功事例がありますが、改善にこだわりすぎると結果的に改悪になる可能性があります。自社の現状を洗い出し、優先順位を決めて業務改善を行うことがおすすめです。
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