経費精算はアウトソーシングで手間削減！メリットや注意点・業者の選び方は？

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経費精算のアウトソーシングとは？

経費精算のアウトソーシングとは、経理担当者が通常行う経費精算書の確認や立替経費の仕訳作業などを外部委託することです。

経費精算システムや会計ソフトの導入を通じて工数削減を図るのではなく、経費精算にかかる経理業務をアウトソーシングすることで、経理担当者の負担軽減や人的コスト削減を図ります。

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経理業務をアウトソーシングする企業が多い理由

経理部門は利益を直接生み出す部門ではなく、間接業務を担う部門です。

特に経費精算はお金を扱う作業であり、手間と時間を要するため、経理業務に特化した外部業者へ委託したほうが効率的と考える企業が増えているのです。

また、テレワークの普及や働き方の多様化により、オフィスへ出社する機会が減っているケースも増えてきました。こうしたビジネス環境の変化も、経理業務のアウトソース化が浸透してきた要因のひとつとなっています。

アウトソーシングできる経費精算業務について

経費精算業務で外部委託できるのは、主に以下の3つです。

• 経費申請の確認や承認業務
• 会計ソフトへの入力業務
• 支払い等の処理業務

それぞれの業務内容について詳しく解説します。

経費申請の確認や承認業務

申請された経費に対しては、次のような確認作業が発生します。

• 経費申請書と領収書の内容に差異がないか
• 記載事項の不備がないか
• 会社の規定に則った申請が行われているか

内容に問題がなければ、経理担当者が承認します。

ミスや不正の見逃しなどがあると重大な問題に発展するため、細かな点までチェックが欠かせません。アウトソーシングで専門知識を有したスタッフが対応することで、企業コンプライアンスの強化にもつながります。

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会計ソフトへの入力業務

承認した経費精算書の情報を会計ソフトへ記帳する作業もアウトソーシングが可能です。

細々とした数字を記入していくため、内製で行うとなるとかなりの時間や手間がかかりますが、アウトソーシングすることによってリソースを大幅に削減できます。アウトソーシングした分、担当者はコア業務に専念できるうえに、社内の人件費削減にも役立ちます。

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支払い等の処理業務

経費精算書を基に、従業員が立て替えた経費の払い戻しを行います。現金による返金は管理や手続きが煩雑になるため、振込で返金するケースが一般的です。しかし、振り込みも一件一件対応する必要があるため、手間や時間がかかります。

そこでアウトソーシングを活用することで、正確かつ迅速に支払い等の処理業務を行ってもらうことが可能です。これにより自社の従業員の負担を軽減し、ミスや遅延などを防げます。

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経費精算業務をアウトソーシングするメリット

経費精算業務をアウトソーシングすることで、社内負担の軽減や人件費の削減などさまざまなメリットを得られます。ここからは、具体的なメリットを4つ紹介します。

社内負担を軽減できる

経費精算にかかる経理業務は、申請書の内容確認や申請者への問い合わせといったように細かな作業が多く、手間と時間がかかります。そのため、経理部門にとって大きな負担となってしまうのです。

特に月末月初や決算期など、時期によって業務量に偏りがあるため、過度な残業が発生するケースもあります。

負担の大きい経費精算業務を外部に委託できれば自社の負担が軽減され、本来取り組む必要のあるコア業務へ集中できる点が大きなメリットです。

人件費の削減につながる

アウトソーシングを活用すれば、自社の経理部門の人員を最小限に抑えられることから、人員削減によるコスト削減が期待できます。給与はもちろん、採用や教育にかかる費用など、一連の人的コストを抑えることが可能です。

アウトソーシングする際は外注費が発生するものの、作業に対する料金を支払うだけなので、トータルで見るとコストパフォーマンスに優れているケースも珍しくありません。

不正防止につながる

経理部門で承認できない経費が申請された場合でも、上司や同僚などの関係性によっては不正を見逃す可能性があります。また、経費精算業務が属人化してしまうと、経理担当者が不正を働くリスクもあるのです。

アウトソーシングを利用することで、第三者の視点から業務フロー全体を監視できるため、経費精算手続きの透明化が図れます。また、申請者への対応も一律化するため、不正が発生しにくくなるでしょう。

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法改正にも柔軟に対応してくれる

経費精算をするうえで避けて通れないのが法改正であり、定期的に改正が行われるため、常に最新の情報をインプットしていなければなりません。

古い認識のままで経理の処理をしていると、税務調査の際に指摘を受けてしまう可能性も十分に考えられます。

経費精算業務をアウトソーシングすることによって、法改正が行われても最新の情報に適した処理をしてもらえるため安心です。

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経費精算業務をアウトソーシングするデメリット

アウトソーシングにはメリットが多い一方で、デメリットも存在します。どのようなデメリットがあるのか、詳しくチェックしていきましょう。

社内の人材育成ができない

経費精算業務を外部へ委託すると、社内業務量の軽減やコスト面でのメリットが期待できます。一方で、会社内部に専任者がいなければ、社内の人材育成が進みません。

社内に経費精算を扱える人材が育たなければ、急なトラブルで社内対応が生じた際や、委託先の見直しを検討する時に困ることがあるため注意が必要です。

社内にノウハウが残らない

経費精算を社内で取り組む必要がなくなれば、当然社内にノウハウやナレッジが残らないため、経費に関する不具合が生じた時に、迅速な対応ができない可能性があります。

外注先の業者と情報の共有を頻繁に行うなど、自社の経理状況について積極的に把握する姿勢を持つことが重要です。

体制を整えるまで時間とコストがかかる

アウトソーシングへ切り替える際は、社内体制の変更に手間とコストが発生することを念頭に置く必要があります。

外部の業者へ依頼する際には、社内ルールや過去のデータの共有が必要なため、資料やデータを事前に整理して、スムーズな引き継ぎを図る必要があるのです。

また、委託先との連絡窓口や連携などの体制も整えておく必要があります。こうした一連の引き継ぎ体制の構築に、一定の時間や人的コストが必要です。

最終確認は社内で必要になるケースが多い

外部委託によって社内業務の削減が期待できますが、本当に経費の支払いが必要なのか、正しい申請が確実にされているかなど、最終的な確認は社内で行うケースが一般的です。

差し戻しや経費申請に関する内容の確認など、外部委託業者での対応が難しい作業は、引き続き社内の経理担当者が対応しなければならないことを理解しておきましょう。

おすすめの経費精算アウトソーシングサービス3選

ここからは、おすすめの経費精算アウトソーシングサービス3選を紹介します。アウトソーシングサービスを活用して、業務の効率化やコスト削減を目指しましょう。

Chatwork経理アシスタント

Chatwork経理アシスタントは、必要なタイミングで必要な分だけ経理業務をアウトソーシングできるサービスです。

チケット制となっており、契約時間内で依頼したい業務を自由に組み合わせて外注できます。月に10時間から契約可能で、もし時間が余った場合は翌月に繰り越せるため契約時間を無駄にすることはありません。

請求書発行や仕訳登録などの定型的な業務から、専門知識が必要な領域まで幅広く対応可能な点が魅力です。即戦力となるスタッフが高品質なサービスを提供します。

Wheat Accounting

Wheat Accountingでは、経理業務を一括代行するサービスを提供しています。

経理業務を部分的に行うのではなく、専属のコンサルタントがヒアリングを通じて、経理業務全体の再構築を試みるところから請け負います。

提携税理士も在籍しており、顧問業務を含めたチーム対応が可能です。幅広い業務をアウトソーシングできるため、導入によって社内業務量の削減が期待できるでしょう。

smart経理

smart経理は、簿記2級以上を取得した経理専門スタッフが揃っており、経理業務を一貫して請け負ってもらえる点が特徴です。経費精算だけではなく、給与計算や会計入力なども請け負ってもらえるため、人件費や社内教育費の削減効果が期待できます。

専門のコンサルタントによって、導入前にサービス利用の流れを細かく説明してもらえるので、疑問を解消したうえでサービス導入を検討できる点がメリットです。

経費精算のアウトソーシング業者の選び方

経費精算のアウトソースを請け負うサービスは数多くあります。ここでは、自社に合う業者を選ぶ4つのポイントを見ていきましょう。

対応する業務内容

経理には、経費精算のほかにもさまざまな業務があるため、委託したい業務が請け負う範囲に入っているかどうかは重要な選定ポイントです。

どのような業務を外部委託したいのかを社内で整理したうえで、ニーズを満たしてくれそうな業者へ問い合わせてみるとよいでしょう。

また、経理業務のコンサルティングなどの付随サービスを提供している会社も存在します。経理業務のノウハウを社内にも蓄積したい場合は、コンサルティングサービスも併せて導入を検討するのも一案です。

情報管理を徹底しているか

経理情報は、会社にとって機密情報ともいえる重要なものです。従業員の給与や保険に関わる個人情報も多く含まれています。

そのため、経費精算をアウトソースする際は、情報管理の徹底している業者を選ばなければなりません。情報管理の徹底レベルをチェックする方法としては、次のようなものが挙げられます。

• プライバシーマークやISO/IEC 27001などの、情報セキュリティや保護に関する認証を取得しているかどうか
• 業者が打ち出している情報管理に対するポリシーや考え方が、具体性のあるものかどうか
• 過去に情報漏洩などのトラブルを起こしていないか

急な依頼に対応してくれるか

対応の早さも重要なポイントです。アウトソーシングでは、緊急時での対応が社内対応より遅くなりがちな点がデメリットといえます。

急な税務調査や決算が迫っている時に連絡がつかず、数日のタイムロスが発生すると、重大な経営問題を引き起こす可能性もあります。

対応の迅速さを事前調査する方法としては、口コミサイトの閲覧が効果的です。対応スピードを評価するコメントが多い業者であれば、緊急時にも迅速な対応を取ってもらえることが期待できます。

会計システムに対応しているか

アウトソーシング会社の中には、クラウド型の経費精算システムに対応しているケースもあります。

経費精算システムに対応していれば、通常の経費精算はシステムで対応し、システムではカバーしきれない部分を人の手で対応してもらうことが可能です。日常的な経費精算をシステムで対応できるため、さらなる業務効率のアップが狙えます。

6.センター型・訪問型どちらの形態なのか

アウトソーシング業者は大きく分けて、センター型と訪問型の2種類に分けられます。

経費精算業務が多い場合にはセンター型、頻度が少ない場合には訪問型など、企業規模に合わせて利用すると非常に効率的になります。センター型と訪問型の特徴は以下のとおりです。

▷経費精算の業務改善ってどうやるの？今すぐやるべき4つの施策

経費精算業務はアウトソーシングして社内の負担を削減しよう

経費精算は、単純な業務でありながらも作業に手間と時間がかかるため、多くの企業にとって悩みの種となっています。アウトソーシングすることで、従業員の作業工数を大幅に削減でき、企業のコア業務にリソースを集中させることが可能です。

経費精算のアウトソーシングを検討する際には、業者が対応可能な業務範囲の確認や、情報管理の徹底具合を確認するよう心がけてみてください。また、中には海外へアウトソースしている業者もいるため、国内で業務に取り組んでいるのか確認することも大切です。

本記事で紹介した情報を参考に、経費精算のアウトソース化を社内で慎重に検討していきましょう。