経費精算はアウトソーシングで手間削減!メリットや注意点・業者の選び方は?

最終更新日時:2023/02/06

経費精算システム

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経費精算をアウトソーシングすると、社内業務の人的・時間的コストを大きく削減することが可能です。本記事では、アウトソーシングのメリットやデメリット、アウトソース可能な範囲を紹介します。アウトソーシング業者の選び方や経理精算サービスも紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。

経費精算のアウトソーシングとは?

経費精算のアウトソーシングとは、経理担当者が通常行う経費精算書の確認や立替経費の仕訳作業などを、外部委託することです。

経費精算システムや会計ソフトの導入を通じて工数削減を図るのではなく、経費精算にかかる経理業務をアウトソーシングすることで、経理担当者の負担軽減や人的コスト削減を図ります。

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経理業務をアウトソーシングする企業が多い理由

経理部門は利益を直接生み出す部門ではなく、間接業務を担う部門です。

特に経費精算はお金を扱う作業であるため、手間と時間を要します。そのため、経理業務に特化した外部業者へ委託したほうが効率的と考える企業が増えているのです。

また、テレワークの普及や働き方の多様化により、オフィスへ出社する機会が減っているケースも増えてきました。こうしたビジネス環境の変化も、経理業務のアウトソース化が浸透してきた要因のひとつとなっています。

クラウド型経費精算システムのジンジャー勤怠の導入もおすすめ

経理業務を効率化させたいと考えているのであれば、クラウド型経費精算システムの導入もおすすめです。

申請から承認までのフローをオンライン上で済ませることができ、ペーパーレスにもつながるので効率アップが望めます。

特に、クラウド型経費精算システムであるジンジャー勤怠は、使い勝手とコスパの良さが魅力となっています。

アプリにも対応しておりスムーズな申請〜承認がおこなえるので、業務効率が圧倒的に良くなります。

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アウトソーシングできる経費精算業務について

経費精算業務で外部委託できるのは、具体的にどのような業務なのでしょうか。

ここでは、主な3つの業務を紹介します。

  • 経費申請の確認や承認業務
  • 会計ソフトへの入力業務
  • 支払い等の処理業務

経費申請の確認や承認業務

申請された経費に対しては、次のような確認作業が発生します。

  • 経費申請書と領収書の内容に差異がないか
  • 記載事項の不備がないか
  • 会社の規定に則った申請が行われているか

内容に問題がなければ、経理担当者が承認します。

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会計ソフトへの入力業務

承認した経費精算書の情報を参考に会計ソフトへ記帳する作業もアウトソーシング可能です。

細々とした数字を記入していくため、内製でおこなうとなるとかなり時間がかかりますが、アウトソーシングすることによってリソースを大幅に削減できます。

アウトソーシングした分は担当者が別の作業をできますし、社内の人件費削減にも役立ちます。

支払い等の処理業務

従業員が立て替えた経費を払い戻すため、支払い処理を行います。

現金による返金だと管理や手続きが煩雑になるため、振込で返金するケースが一般的です。

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経費精算業務をアウトソーシングするメリット

経費精算業務をアウトソーシングするメリットはどこにあるのでしょうか。主なメリットを4つ確認していきましょう。

  • 社内負担を軽減できる
  • 人件費の削減につながる
  • 不正防止につながる
  • 法改正にも柔軟に対応してくれる

1.社内負担を軽減できる

経費精算にかかる経理業務は、申請書の内容確認や申請者への問い合わせといったように、細かな作業が多く、手間と時間がかかります。そのため、経理部門にとって大きな負担となってしまうのです。

特に月末月初や決算期など、時期によって業務量に偏りがあるため、過度な残業が発生するケースもあります。

負担の大きい経費精算業務を外部に委託できれば、自社の負担が軽減され、本来取り組む必要のあるコア業務へ集中できるのがメリットといえます。

2.人件費の削減につながる

アウトソーシングを活用すれば、自社の経理部門の人員を最小限に抑えられることから、人員削減によるコスト削減が期待できます。給与はもちろん、採用や教育にかかる費用など、一連の人的コストが抑えられるのです。

アウトソーシングする際は外注費が発生するものの、作業に対する料金を支払うだけなので、トータルで見るとコストパフォーマンスに優れているケースも珍しくありません。

3.不正防止につながる

経理部門で承認できない経費が申請された場合でも、上司や同僚などの関係性によっては、不正を見逃す可能性があります。

また、経費精算業務が属人化してしまうと、経理担当者が不正を働くリスクもあるのです。

アウトソーシングを利用することで、第三者の視点から業務フロー全体を監視できるため、経費精算手続きの透明化が図れます。また、申請者への対応も一律化するため、不正が発生しにくくなるでしょう。

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4.法改正にも柔軟に対応してくれる

経費精算をする上で避けて通れないのが法改正であり、定期的に改正がおこなわれるため、常に最新の情報をインプットしていなければなりません。

古い認識のままで経理の処理をしていると、調査の際に指摘がはいってしまう可能性も十分に考えられます。

経費精算業務をアウトソーシングすることによって、法改正がおこなわれても最新の情報に適した処理をしてくれるので安心です。

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経費精算業務をアウトソーシングするデメリット

アウトソーシングにはメリットが多い一方で、デメリットも存在します。どのようなデメリットがあるのか、詳しくチェックしていきましょう。

1.社内の人材育成ができない

経費精算業務を外部へ委託すると、社内業務量の軽減やコスト面でのメリットが期待できます。

しかし一方で、会社内部に専任者がいなければ、社内の人材育成が進みません。

社内に経費精算を扱える人材が育たなければ、急なトラブルで社内対応が生じた際や、委託先の見直しを検討するときに困ることがあるので、注意が必要です。

2.社内にノウハウが残らない

経費精算を社内で取り組む必要がなくなれば、当然社内にノウハウやナレッジが残りません。

そのため、経費に関する不具合が生じたときに、迅速な対応ができない可能性があります。

外注先の業者と情報の共有を頻繁に行うなど、自社の経理状況について積極的に把握する姿勢を持つことが重要です。

3.体制を整えるまで時間とコストがかかる

アウトソーシングへ切り替える際は、社内体制の変更に手間とコストが発生することを念頭に置く必要があります。

外部の業者へ依頼する際には、社内ルールや過去のデータの共有が欠かせません。そのため、資料やデータを事前に整理し、スムーズな引き継ぎを図る必要があるのです。

また、委託先との連絡窓口や連携などの体制も整えておく必要があります。こうした一連の引き継ぎ体制の構築に、一定の時間や人的コストが必要です。

4.最終確認は社内で必要になるケースが多い

外部委託によって社内業務の削減が期待できるという話でしたが、本当に支払いが必要なのか、正しい申請が確実にされているかなど、最終的な確認は社内で行うケースが一般的です。

差し戻しや経費申請に関する内容の確認など、外部委託業者での対応が難しい作業は、引き続き社内の経理担当者が担当することを理解しておきましょう。

経費精算のアウトソーシング業者の選び方

経費精算のアウトソースを請け負うサービスは数多くあります。ここでは、自社に合う業者を選ぶポイントを4つ見ていきましょう。

1.対応する業務内容

経理には、経費精算の他にもさまざまな業務があります。そのため、委託したい業務が請け負う範囲に入っているかどうかは、重要な選定ポイントです。

どのような業務を外部委託したいのか社内で整理したうえで、ニーズを満たしてくれそうな業者へ問い合わせてみるとよいでしょう。

また、経理業務のコンサルティングなどの付随サービスを提供している会社も存在します。経理業務のノウハウを社内にも蓄積したい場合は、導入を検討するのも一案です。

2.依頼業務を国内で対応しているか

アウトソーシング業者の中には、コストカットのため、人件費の安い国に業務委託しているケースがあります。

海外で業務している場合は、国内対応に比べて業務品質が劣るケースが多いため、注意が必要です。

そのため、作業が国内で実施されているかどうかの確認は、導入前に欠かせません。極端に安くサービスを提供している業者は、海外委託の可能性を疑いましょう。

3.情報管理を徹底しているか

経理情報は、会社にとって機密情報ともいえる重要なものです。従業員の給与や保険に関わる個人情報も多く含まれています。

そのため、経費精算をアウトソースする際は、情報管理の徹底している業者を選ばなければなりません。

情報管理の徹底レベルをチェックする方法としては、次のようなものが挙げられます。

  • プライバシーマークやISO/IEC 27001などの、情報セキュリティや保護に関する認証を取得しているかどうか
  • 業者が打ち出している情報管理に対するポリシーや考え方が、具体性のあるものかどうか
  • 過去に情報漏洩などのトラブルを起こしていないか

4.緊急でも対応できるか

対応の早さも重要なポイントです。アウトソーシングでは、緊急時での対応が社内対応より遅くなりがちな点がデメリットといえます。

急な税務調査や決算が迫っているときに連絡がつかず、数日のタイムロスが発生すると、重大な経営問題を引き起こす可能性もあるのです。

対応の迅速さを事前調査する方法としては、口コミサイトの閲覧が効果的です。対応スピードを評価するコメントが多い業者であれば、緊急時にも迅速な対応を取ってくれることが期待できます。

5.クラウド会計システムに対応しているか

アウトソーシング会社の中には、クラウド型の経費精算システムに対応しているケースもあります。

経費精算システムに対応していれば、通常の経費精算はシステムで対応し、システムではカバーしきれない部分を人の手で対応してくれます。

日常的な経費精算をシステムで対応できるので、さらなる業務効率のアップを狙えます。

6.センター型・訪問型どちらの形態なのか

アウトソーシング業者は大きく分けて、センター型と訪問型の2種類に分けられます。

センター型訪問型
BPOセンターに在籍している専門的な知識のあるスタッフが経費処理をおこなう。

低コストかつ大量の経費処理が可能。

専門スタッフが企業の事務所を訪問して経費処理をおこなってくれる。

スポットでの短期利用ができるので、使い勝手が良い。

経費精算業務が多い場合にはセンター型・頻度が少ない場合には訪問型など、企業規模に合わせて利用すると非常に効率的になります。

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おすすめの経費精算アウトソーシングサービス3選

最後に、おすすめの経費精算アウトソーシングサービスを3つ紹介します。

料金プランやサービス内容は企業によってさまざまなので、自社に合ったサービスを探していきましょう。

(1)Wheat Accounting

Wheat Accountingでは、経理業務を一括代行するサービスを提供しています。

経理業務を部分的に行うのではなく、専属コンサルタントがヒアリングを通じ、経理業務全体の再構築を試みるところから請け負います。

提携税理士も在籍しており、顧問業務を含めたチーム対応が可能です。幅広い業務をアウトソーシングできるため、導入によって社内業務量の削減が期待できるでしょう。

提供元株式会社Wheat
初期費用要問い合わせ
料金プラン基本コース:月額33,000円~(税込)
導入企業数非公開
機能・特徴
  • 経理業務(月次決算、帳簿作成)
  • 記帳代行
  • 会計・税務相談(提携税理士が対応)
URL公式サイト

(2) smart経理

smart経理は、簿記2級以上を取得した経理専門スタッフが揃っており、経理業務を一貫して請け負ってくれる点が特徴です。

経費精算だけでなく、給与計算や会計入力なども請け負ってくれるため、人件費や社内教育費の削減効果が期待できます。

業者のコンサルタントが導入前にサービス利用の流れを細かく説明してくれるので、疑問を解消したうえでサービス導入を検討できる点がメリットです。

提供元株式会社M&Tコンサルティング(M&Tグループ)
初期費用要問い合わせ
料金プランスタンダードプラン:150,000円/月~

エキスパートプラン:300,000円/月~

導入企業数非公開
機能・特徴
  • クラウドシステムを利用した経費精算
  • 労働保険手続きを含む給与計算代行
  • 会計入力(締日から5営業日以内)
  • 記帳代行
URL公式サイト

(3) メリービズ

メリービズは、経理の日常業務を請け負うことはもちろん、クライアント企業の課題に合わせたコンサルタントサービスを提供するなど、柔軟な支援が特徴の経理代行サービスです。

全国に700名以上のプロの経理スタッフが在籍しており、その質の高さに定評があります。

企業の規模や業務実態に合わせた人員の確保が可能なので、中小企業から大企業まで幅広い層に利用されているサービスです。

提供元メリービズ株式会社
初期費用要問い合わせ
料金プラン※業務や企業規模によって料金が変動するため、見積もりの必要あり。

【参考料金】

月次仕訳入力代行:150,000円~200,000円/月

月次決算業務:200,000円~300,000円/月

決算業務改善・決算業務代行:300,000円~800,000円/月

導入企業数非公開
機能・特徴
  • 決算・申告代行
  • 記帳代行
  • 経理フルアウトソーシング
URL公式サイト

経費精算ツール"ジンジャー経費"の活用もおすすめ

経費精算業務を効率化させる上では、アウトソーシング以外に経費精算ツールの活用もおすすめです。

経費精算ツールを活用することによって、すべてをクラウド上で管理できるので業務効率をアップさせられます。

中でも、ジンジャー勤怠はおすすめツールの一つであり、経費精算作業をオンラインで効率化することができます。

スマホアプリにも対応しており、社内だけではなく外出先・出張先での申請ができるのもうれしいポイント。

操作性が高くシンプルなデザイン性なので、はじめて利用する人でも抵抗なく利用できます。

資料請求はこちら

経費精算のアウトソーシングは慎重な判断の上で活用すべき

経費精算は、単純な業務でありながらも作業に手間と時間がかかるため、多くの企業にとって悩みの種となっています。アウトソーシングすることで、従業員の作業工数が大幅に削減でき、企業のコア業務にリソースを集中させることが可能です。

経費精算のアウトソーシングを検討する際には、業者が対応可能な業務範囲の確認や、情報管理の徹底具合を確認するよう心がけてください。また、なかには海外へアウトソースしている業者もいるため、国内で業務に取り組んでいるのか確認することも大切です。

本記事で紹介した情報を参考に、経費精算のアウトソース化を社内で慎重に検討していきましょう。

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