経費精算書の無料エクセルテンプレート4選!書き方や作成のポイント

記事更新日:2022/11/29

経費精算システム

交通費精算書による経費の精算

経費精算書の記載漏れや修正などによる差し戻しでムダな業務が増えていませんか? 能率的な経費精算を行うためには、書式の統一により業務の効率化が図れるエクセルテンプレートの活用がおすすめです。経費精算書の作り方や注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

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経費精算書とは?

そもそも経費とは、事業のために必要となった業務上の出費を示しています。その上で、経費精算書とは、従業員が立て替えた経費について、会社から払い戻しを受ける「経費精算」を行うための書類です。

多くの企業における経費精算では、この経費精算書にレシートや領収書といった支払いを証明できる書類を添えて処理されることが一般的です。

認められる経費は交通費・備品代・通信費など多岐に及び、経費として認められない場合には差し戻しの対象となります。

経費精算とは?前提の基本知識からやり方・最新の効率化方法まで解説

経費精算書の種類とエクセルテンプレート4選

経費精算には欠かせない経費精算書ですが、主に、「どのような目的で生じた支払いなのか」によって、いくつかの種類に分けることができます。

ここでは、代表的な4つの精算書について、詳しく解説します。また、すぐに使える便利なエクセルテンプレートもご紹介しますので、ぜひご活用ください。

(1)立替経費精算書

立替経費精算書は、一般的に文房具や消耗品の購入、会食などの飲食代の立て替えなど、幅広い経費の精算に使用される精算書です。書式はさまざまですが、主に以下のような項目を記載することが多いでしょう。

  • 申請者名(所属部署)
  • 申請日
  • 経費の支払日
  • 支払先
  • 支払いの目的(購入品の使用用途)
  • 金額

また、このような精算書は、Web上にある無料テンプレートを活用し、自社の運用に合う書式へとカスタマイズすることで、作成の手間を軽減することが可能です。

<おすすめのテンプレート>

Microsoft Office テンプレート「経費精算書(立替精算書)」

(2)交通費精算書

交通費は企業活動を行う上で必ずと言ってもいいほど発生する経費のため、使用頻度の高い精算書です。

「交通費」には、日々の通勤費の他、会社から取引先や業務先へ向かう際の移動費用などが含まれます。

具体的には、通勤定期代、公共交通機関を利用した移動費、タクシー代、駐車場代やガソリン代などを交通費精算書で精算するケースが多いです。

交通費精算書を作成する際に必要な記載項目は、主に以下の通りです。

  • 申請者名(所属部署)
  • 申請日時
  • 利用日
  • 訪問目的と行先
  • 移動区間(乗降場所や乗車区間)

手書きの精算書を利用している企業も少なくありませんが、外回りなどで月に大量の交通費精算が発生する職種においては、精算の都度かなりの手間を要することになります。

そのため、交通費精算書もエクセルなどのテンプレートを活用することで、作業時間の削減が実現可能です。

<おすすめのテンプレート>

「Microsoft Office テンプレート 経費精算書(交通費精算書)」

交通費の経費精算ガイド!基本の流れから注意点や効率化する方法まで解説

(3)出張旅費精算書

近場の移動費を「交通費精算書」で精算するのに対し、「出張旅費精算書」は、いわゆる出張などで遠方への移動が発生した際の交通費や宿泊費の精算に使われます。

それだけでなく、企業によっては、出張中の接待費用や食費などの経費も出張精算書にて精算するケースもあります。

「出張旅費」と「交通費」のどちらで処理するのかは、大方、距離によって判断されます。特に明確な基準はありませんが、100km以内を交通費精算書で処理し、100kmを超えるものを出張旅費精算書で精算しているケースが大半でしょう。

これらの基準は、社内規定などに記載されているかと思いますので、事前に確認するようにしてください。

出張旅費精算書には、交通費精算書の項目に追加して、以下の項目を記載する必要があります。

  • 宿泊先・宿泊費
  • 交通費以外の出張中の出費
  • 日当

出張旅費精算書については、こちらのテンプレートがおすすめです。

<おすすめのテンプレート>

「レシートポスト 経費精算書(出張旅費精算書)」

(4)仮払金精算書

「仮払い」とは、遠方出張や高額な商品の購入などで立替金が高額になることが予想される場合において、企業が従業員に対し、あらかじめお金(仮払金)を渡しておくことを指しています。

仮払金を支払った際の経費精算では、仮払金精算書が使用され、精算書の内容および領収書と残金の確認、不足分が出ている場合は、従業員の立替額を払い戻す処理を行います。この仮払経費精算書には、主に以下の項目を記載します。

  • 仮払い日(仮払金を支給された日)
  • 仮払金額
  • 仮払金の使用目的
  • 支払内訳(支払日、支払先、支払内容、支払金額など
  • 支払合計(4の合計金額)
  • 差引余剰額

仮払金については、事前に仮払いの申請をする「仮払金申請書」が必要となる場合もあるでしょう。申請書と精算書、いずれも上記の精算書同様に、Web上でテンプレートを取得することが可能です。

<おすすめのテンプレート>

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エクセルで経費精算書を記入する際のポイント

経費は支払いが発生した時系列で記入していくようにしましょう。

使用目的などは、会計処理時の勘定科目の仕訳にもかかわるため、必ず詳細を明確に記載します。

長期出張で、記載する経費項目が多く、整理が難しい場合には、領収書に番号を記入しておくなどの工夫をすることで、精算書記入時の手間が軽減できます。

経費精算においてレシートや領収書は必須

経費精算をする上ではレシートや領収書など、支払いしたことを証明するものは必須となるので理解しておきましょう。

レシート・領収書がないと経費申請はできません。

領収書とレシートどちらが適切なのかという点ですが、会社によって異なるケースもあるものの、基本的には下記の記載があればレシートでも問題ありません。

  • 取引した年月日
  • 取引の金額
  • 取引先の名称
  • 購入したものの名前

経費精算はレシートでも問題ない?領収書との違いや法的見解を簡単に解説

エクセルを使用して経費精算書を作る方法

企業によって経費精算書のフォーマットは異なるものの、交通経路を確認して領収書のない交通費を計算、さらに、領収書を整理して集計し、それらを元に作成した経費精算書をもって経理部門にて精算します。では、それぞれの過程を詳しく見ていきましょう。

(1)領収書を集めて分類

経費精算には、原則領収書やレシートなどの、支払いと支払った金額の証明となる書類が必要です。経費を立て替えた際には、必ず発行を依頼し保管してください。

ただし、在来線や路線バスなどの公共交通機関を利用した際の少額の交通費は、領収書の提出を不要とするルールを設けている企業も多いため、事前に確認しておくと良いでしょう。

経費精算に必要な領収書を紛失した時の対処法とは?これを見れば安心!

(2)費用の種類別に集計

月ごとに集めて分類した領収書やレシートを、交通費、飲食代、宿泊費などの種類別に集計します。

交通費であれば、飛行機代、新幹線代、在来線や路線バスなど、どのような移動手段を利用したかも記載するようにしましょう。

タクシー利用であれば、同乗者や使用目的によっては、「接待交際費」の勘定科目を使用することもあるため、必ず詳細を記載します。

同様に、会食などの飲食代を精算する場合は、人数や同席者の情報、一人当たりの金額などの詳細情報が必要となることがあるため、それらの情報が曖昧にならないよう管理しておかなければなりません。

(3)経費精算書を作成

記載すべき項目の集計や確認ができたら、経費精算書を作成します。ほとんどの場合、社内に指定のフォーマットがあるはずですので、それらの項目にそって、漏れや誤りのないように記入しましょう。

記載内容にミスがあった場合は「差し戻し」され、精算業務に遅れが出てしまいます。記入事項の確認は、慎重に行いましょう。

(4)経理担当者に提出

作成した経費精算書は経理担当者に提出します。

ただし、企業によっては経理部門への提出前に、直属の上司の承認を得る業務フローになっていることもあります。その場合は、社内の規定に従いましょう。

(5)精算

経理担当者にて経費精算書に不備がないことが確認されたのちに精算となります。

実際の払い戻しは、小口現金などからその場で受け取るケースもあれば、翌月の給与と一緒に振り込まれるパターンなど、様々なケースがあります。

経費精算ルールは必須!マニュアルの作成手順や注意すべきポイントを解説

エクセルで経費精算をするメリット

エクセルを活用して経費精算する場合のメリットについて紹介していきます。

  • 余計なコストがかからずに無料でできる
  • ソフトやツールの導入負担が不要
  • 提出書類の形式を統一できる

余計なコストがかからずに無料でできる

エクセルを活用して経費精算をする場合、ランニングコストが一切かからずに無料でできるのがメリットと言えます。

Officeソフトでパソコンに標準装備されているので、従業員も抵抗なく利用できるはずです。

余計な費用をかけずに経費精算をやりくりしたい方におすすめです。

ソフトやツールの導入負担が不要

計算ソフトやツールを導入する場合、操作方法や仕様に慣れなければならないハードルがあります。

ナレッジがない状態から理解していくとなると、担当者にとって少々負担にかんじてしまうケースも考えられます。

その点、日常的に使い慣れているエクセルであれば、経費精算の専門的なツールよりも導入しやすいのがメリットです。

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提出書類の形式を統一できる

エクセルを利用して経費精算のフォーマットを統一することによって、管理しやすいのもメリットです。

形式が統一されていない場合、手書きでなんて書いてあるのが読めないケースや情報不足などが考えられ、二度手間になります。

エクセルで経費精算書を作る際の注意点5つ

先にお伝えした通り、経費精算書を提出したとしても、内容に不備があれば差し戻されてしまいます。

スムーズな精算ができるよう、経費精算書作成の際は、以下の注意点に留意しましょう。

(1)認められる経費のみを記載する

経費にはさまざまな種類があり、それぞれの精算書で精算できる経費の内容は違います

また、支出自体が「業務上必要な出費」であると認められなければ、そもそも経費として精算することはできません。

購入を検討している物品やサービスが、経費の対象内であるか否かが不安な場合は、支払い前に必ず経理担当者の判断を仰ぐようにしましょう。

(2)金額の誤りがないかチェックする

「差し戻し」の原因としても多いのが、計算ミスによる記入事項の誤りです。

特に、一度に精算する経費件数が複数ある場合は、計算ミスが起きやすくなるため、面倒でもダブルチェックを行うようにしてください。

経費精算で間違いのミスが多すぎる!差し戻しを最小限に抑える方法とは?

(3)虚偽の申告はNG

交通費や接待費の水増し、カラ出張といった経費の不正な申告は、詐欺罪や業務上横領罪の罪に問われることもある犯罪行為です。

経費精算は、会社の規定に則って行い、領収書の提出を求められている経費については、必ず領収書を添付し、正確な金額にて精算を行うようにしてください。

経費精算の不正防止に効果的な5つの対策とは?よくある原因と事例も解説

(4)しっかりと規定を理解する

経費精算に関する会社の規定を厳守するには、事前にしっかりと規定を読み込んで理解しておく必要があります。

もし「ルール違反」をしてしまった場合は、それが故意ではなくとも、労使間の信頼関係に影響してしまうこともあるでしょう。規定を理解した上で正しく経費の申請を行ってください。

(5)社内の「精算期限」を厳守する

経費の精算は、多くの企業において、「出張旅費は出張から戻って1週間以内」、「各種立て替えの精算は当月分を翌月5日まで」といった精算期限のルールを設けているはずです。

特に、外回りなどで席を空けがちな従業員においては、精算書を作成する時間が取れずに、精算書の提出が期限がギリギリになってしまうことも多いかもしれません。

しかし、このような期限は会計処理の都合上、必要な処置でもあるため、厳守するようにしましょう。

経費精算の期限はいつまで?月またぎ・年またぎはできる?注意点を解説!

経費精算が期限に間に合わない!よくある遅い原因と改善策を紹介!

エクセルを使わずに経費精算システムを導入するメリット

経費精算業務のさらなる効率化を目指すのであれば、経費精算システムの導入を検討しましょう。

経費精算システムを導入するメリットには、大きく以下の3つが挙げられます。

  • 申請・承認の利便性向上
  • 経理業務の効率化による作業負担の軽減
  • 経費精算がオンライン上で完結

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申請・承認の利便性向上

経費精算システムは、Web上で領収書の提出ができるようになり、管理者がオンライン上でいつでもチェックできます。

ちょっとした空き時間を活用して承認ができるので、承認フローが円滑になります。

また、スマホアプリにも対応しているケースもあり、外出先・出張先などで経費の申請が可能になるのもメリットと言えます。

経理業務の効率化による作業負担の軽減

経費精算システムでは面倒な領収書の仕訳作業を自動でおこなえるようになります。

エクセルや紙の場合には、一枚一枚を目視で仕訳しなければならず、よけいな労働力を注いでしまいます。

面倒な業務を自動化することにより、経理担当の負担を削減できて、全体的な業務の効率化が見込めるでしょう。

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ペーパーレス化につながる

電子帳簿保存法に対応しているシステムの場合、すべての領収書を電子保存できます。

紙で管理すると膨大なファイルを保管しておかなければならず非常に不便ですが、システム導入により一気にペーパーレス化が進みます。

過去の領収書を調べる際にも、Web上で検索をかければすぐに見つかるので確認業務の改善も見込めます。

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経費精算システムはジンジャー経費がおすすめ!

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申請から承認までのフローをスマホ・PCでおこなえるので、スムーズに精算業務をおこなえます。

確認漏れがあった場合でも、アラート機能でリマインドしてくれるので、承認漏れのリスクも軽減できます。

また、あらゆる会計システムに対応していることもあり、連携すれば経理担当の負担削減につながります。

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テンプレートを活用して経費精算書の作成を効率化

経費精算は、税法上、遵守すべきルールも関係するため、精算書の記載事項は必ず正確に記入し、領収書などの書類も必ず保管しなければなりません。

経費精算を効率化する糸口として、まずはテンプレートの活用によって経費精算書を標準化し、精算業務の能率的に行う取り組みから始めてみてはいかがでしょうか?

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