人事管理とは?意味や目的・業務内容や企業における重要性を解説

2023/03/28 2023/04/12

人事管理システム

人事管理とは

企業にとって人材は欠かすことができないため、「人事管理」は企業を運営していくためには重要な役割を果たしています。本記事では人事管理を理解するために、人事管理の意味や目的、具体的な業務内容のほか、関連する法律や昨今の課題まで解説します。また、人事管理を行う方法についても解説するのでぜひ参考にしてください。

人事管理とは?目的と重要性

「人事管理」とは、従業員を効果的に活用するために、さまざまな規則や処遇などを規定して運用することを指します。以前よりも人材の流動性が高くなり、働き方改革により働き方も変わってきた近年では、人事管理を適切に運用して事業を安定させ、他社への転職を防ぐ傾向が強まっています。

また、人事管理の目的は、「適切な規則や処遇を定めて人材を適切に管理・育成・効果的に活用することで生産性を向上させること」です。近年労働関連の法律改正も多いため、改正の都度、法令などを確認して法律違反にならないよう適切に対応することも企業の信頼性に関わる要素なので、とても重要といえます。

(1)労務管理との違い

人事管理とよく似た言葉に、「労務管理」があります。この2つの違いは、「見ている視点」です。人事管理は従業員、労務管理は企業を見て業務を行います。つまり、人事管理は各従業員を見て管理をする業務であり、労務管理は企業の職場環境を見て整備する業務ということです。

例えば、人事管理では人材の採用、人材育成、人事評価、人材配置など、労務管理では労働環境整備(給与計算、勤怠管理)、社会保険、福利厚生、就業規則などの業務が挙げられます。

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#1: 勤怠管理は労務管理の一部

「勤怠管理(従業員の勤怠や就業状況を把握・管理すること)」は、労務管理の一部です。なお、労務管理も人事管理の一部なので、「人事管理>労務管理>勤怠管理」という関係になり、人事管理は労務管理と勤怠管理を含む大枠を指すことになります。よく似ている言葉同士ですが意味は違いますので、混同しないように注意しましょう。

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具体的な人事管理の業務内容

次に、人事管理とは、どのような業務を行うのか、代表的な業務内容を6つピックアップしてご紹介します。

  • 採用
  • 人材育成
  • 人事評価・人材の適正配置
  • モチベーション管理
  • 出向・転籍
  • 解雇

(1)採用

1つ目は、採用業務です。企業が必要としている人材を獲得できれば、生産性の向上にもつながるので、人事管理の中でも重要な業務といえます。具体的には、事前に決定した採用方針・採用計画に沿ってスケジュールを作成し、求人を募集します。応募者の面接・選考はもちろんのこと、面接会場の手配や準備など採用に関する一連の業務を行います。

(2)人材育成

2つ目は、人材育成業務です。現在在籍している従業員のスキルを高めることができれば、人材の流出を防止でき、全社的な生産性の向上にもつながります。人材育成する際には、各従業員の能力や部署の特徴に合わせた適切な研修方法を選ぶことも重要です。

OJT、e-ラーニング、自己啓発、社外研修など、研修方法も多岐にわたるので、適切なものを選択して実施するとよいでしょう。また、資格取得の推奨や、資格支援制度もこれに含まれます。

(3)人事評価・人材の適正配置

3つ目は、人事評価・人材配置業務です。社内規程などで規定された所定のタイミングで、各従業員のスキル、勤務態度、将来性、実績など、さまざまな観点から人事評価を行います。

そして、各従業員のスキルや適正に合わせて適材適所に配置します。主に使われる評価制度としては、スキルや能力を客観的に評価できる目標管理制度、能力で評価するコンピテンシー評価、複数人で評価する360度評価の3種類あるので、自社に適した評価方法を選択することが重要です。

(4)モチベーション管理

4つ目は、モチベーション管理業務で、人事管理の中でも最も大切な業務の1つです。従業員がモチベーションを保ちながら業務を遂行できるように、定期的に従業員とコミュニケーションをとり、モチベーションやコンディションを調査・管理します。モチベーションが低下した従業員は離職率が高いため、早めの対策が従業員の生産性の向上や人材の流出防止にもつながります。

(5)出向・転籍

5つ目は、出向・転籍業務です。出向とは、自社に籍を残したまま、グループ会社や取引先企業などで一定期間派遣されて働くことを指します。転籍とは、定年退職前の従業員を離職させ、グループ会社などに転出させることです。

転籍は転出先の社員となるため、出向よりもより慎重な対応が必要となりますが、両者ともにグループ会社、関連会社及び取引先との結びつきを深めたり、経営の多角化を狙ったりすることが主な目的です。

(6)解雇

6つ目の業務は解雇業務です。企業は場合により従業員を解雇することもあります。対象者は、主に会社に多大な損失を与えた従業員や、勤務態度が芳しくない従業員などで、解雇の種類については、一般的な「普通解雇」リストラとも呼ばれる「整理解雇」違反行為などを行った従業員が受ける「懲戒解雇」の3種類があります。

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人事管理の課題

人事管理は会社の運営を行うにあたってとても重要な業務ですが、多くの課題も存在します。この段落では、主な課題点を3つご紹介します。

(1)人材の確保・定着

1つ目の課題は、人材の確保・定着がスムーズに進まないことです。労働人口の減少から、優秀な人材の確保が難しくなってきています。

また、転職が一般的となった今、せっかく獲得した従業員が数年で他社に転職してしまうケースも跡を絶ちません。企業は従業員が納得できるような人事管理を行い、優秀な人材を採用し、かつ人材を流出させないための努力が必要です。

(2)働き方の多様化

2つ目の課題は、働き方の多様化に対応できていないことです。リモートワークや時短勤務の普及、業務のDX化、フレックスタイム制度の導入、育児休暇など、さまざまな働き方に沿った制度が導入されていなければ、優秀な人材は当然流出してしまう可能性が高くなります。従業員の働きやすさを第一に考え、就業規則や人事評価を変更するなど、臨機応変に迅速に対応することが大切です。

(3)モチベーション管理

3つ目の課題は、従業員のモチベーション管理の難しさです。とくに、リモートワークを導入している企業は、対面でのコミュニケーションのように相手の精神状態を明確に把握できない傾向が強くなります。

リモートワークを導入している企業は、特にモチベーションサーベイを実施して可視化し、モチベーションを向上させたり、場合によってはコミュニケーションツールなどを活用して、積極的にコミュニケーションをはかり、エンゲージメントを高めることなどが求められます。

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人事管理を行う2つの方法

人事管理を行うには、マイクロソフトのExcel(エクセル)を使う方法と、人事管理システムを使う方法の2つの方法があります。どの方法を選ぶべきなのか、それぞれの方法の特徴とメリット・デメリットについて解説します。

(1)Excelを使う

人事管理でExcelを使う場合、従業員名簿を作成し、関数なども活用しながら労働時間や勤続年数、給与を管理したり、人事評価や採用管理まで行うことが可能です。マイクロソフト社が提供している人事管理向けのテンプレートもあるので、そのテンプレートも適宜活用すると、より便利になるでしょう。

#1: Excelで管理するメリット

人事管理でExcelを使用する場合、以下のようなメリットがあります。

  • コストを安く抑えられる
  • データ出力が簡単
  • スムーズにデータの作成・管理ができる

Excelは、あらゆる業務に使用するため、ビジネスではパソコンにインストールされていることが一般的です。別途、専用ソフトをインストールする必要がないため、コストを安く抑えられるでしょう。

また、紙媒体へのデータ出力が容易である点や、Excelを日常的に使用している場合は操作しやすく、スムーズにデータを作成・管理できる点も大きなメリットです。

#2: Excelで管理するデメリット

人事管理でExcelを使用するデメリットは、以下のとおりです。

  • セキュリティが低い
  • 詳細な権限の設定が困難
  • データの管理が難しい
  • 人的ミスや計算ミスのリスクが高い

Excelのセキュリティは決して高くないため、アクセス制限や2段階認証などが利用できません。従業員ごとに細かなアクセス権限や編集権限を設定することも難しく、見られたくない人にも見られるリスクがあります。

また、人事評価データの詳細が可視化できない点や、データの更新履歴や一元管理が困難な点もデメリットです。

その他、データの入力など手入力が多い反面、チェック機能がないため、人的ミスや計算ミスが発生するリスクも高くなります。全社的に導入するとなると、使い心地が悪いといえるでしょう。

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(2)人事管理システムを使う

人事管理システムとは、人事管理に使える機能をまとめた専門システムのことで、インターネット回線を使用するクラウド型と、自社のサーバーやパソコンにインストールして使うオンプレミス型の2種類があります。

#1: 人事管理システムで管理するメリット

人事管理システムを使用するメリットは、以下のとおりです。

  • 業務を効率化できる
  • 高度なセキュリティ対策ができる
  • データを一元管理でき可視化できる
  • 人的ミスや計算ミスを削減できる

人事管理システムを使うと、今まで手入力で行っていた業務を自動化できるため、業務を効率化できます。例えば、タイムカードを打刻すれば、自動で打刻時間がシステムに登録されるため、都度Excelに転記する手間が削減できるという具合です。

また、人事関連のデータは個人情報や機密情報が多く含まれているため、セキュリティの強化は不可欠ですが、クラウド型の人事管理システムを使えば、サービス会社の高度なセキュリティシステムを利用できるため、セキュリティ面でも安心です。

その他、データを一元管理できるため人事評価のデータを可視化でき、人材を適材適所にすぐに配置できる点や、多くの作業を自動化できることから人的ミスや計算ミスを削減できる点もメリットといえます。

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#2: 人事管理システムで管理するデメリット

人事管理システムを導入すると、メリットも多いですが、以下のデメリットもやはり存在します。

  • コストが高い
  • 機能を使いこなせない

人事管理システムの導入・運用には、高額の費用がかかります。導入費用とランニングコストの相場は、導入費用で無料〜20万円、月額料金で5万円ほどです。また、多種多様な機能を搭載する人事管理システムを導入してしまうと、機能を使いこなせず、コストの無駄となってしまう恐れもあるので、利用する目的に合った機能が搭載されている人事管理システムを選ぶことが大切です。

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人事管理に関連する法律

人事管理を行ううえでは、関連する法律も学んでおく必要があります。この段落では、重要な法律を13個取り上げて解説します。

(1)労働基準法

労働基準法は、労働に関する最低条件の基準を定めた法律です。具体的には、労働時間、労働日数、賃金、有給休暇、就業規則、災害補償などが例に挙げられます。従業員の雇用形態は関係なく、全従業員に対して同一の基準が適用されるところがポイントです。

(2)労働組合法

労働組合法は、労働者と使用者の立場を対等にするために、憲法第28条にも規定されている労働者の労働三権(団結権・団体交渉権・団体行動権)について具体的に定めた法律です。この法律があることで、労働者は労働組合を組織して交渉を行い、より環境の良い職場形成を促進し、不利益を被らないようにすることができます。

(3)労働契約法

労働契約法は、労働者と使用者が締結する労働契約に関する基本ルールを定めた法律です。この法律により、労使間の労働紛争の発生を防止することが期待できます。具体的には、契約内容の合意・変更・継続・終了、無期雇用契約への転換などについて規定しています。

(4)労働安全衛生法

労働安全衛生法とは、労働者が安全に健康的に働けるように、安全衛生管理体制や労働災害防止のための措置などについて定めた法律です。

具体的には、安全管理者や産業医等の選任、危険防止基準の設定、健康診断やストレスチェックの実施、危険物や有害物に対する規制などを規定しています。なお、労働安全衛生法は、長時間労働が問題となった2019年に大改正があったため、改正点についてはよく理解しておくようにしましょう。

(5)育児・介護休業法

育児・介護休業法は、育児や介護を行わなければならない従業員が仕事と両立できるようにするために制定された法律です。具体的には、育児や介護の休業・休暇、労働時間の措置、その他の支援措置などについて規定しています。

(6)男女雇用機会均等法

男女雇用機会均等法は、職場における雇用条件・人事評価、人事配置、昇進、昇給、定年、退職など全ての人事管理における男女差別を禁止し、平等に扱うことを定めた法律です。この法律により、男女格差をなくし、個人の能力を発揮できることを促進しています。

(7)高年齢者等の雇用の安定等に関する法律

高年齢者等の雇用の安定等に関する法律は、高年齢者が働き続けることができる環境を整備するために制定された法律で、高年齢者を雇用する際に使用者などが遵守しなければならない事項が定められています。

通称「高年齢者雇用安定法」とも呼ばれ、具体的には定年の引き上げ、定年制の廃止、継続雇用制度の導入、再就職促進の措置などについて規定されています。令和3年の改正では、70歳まで就業機会を確保するよう、事業主の努力義務が規定されたので、この点も認識しておきましょう。

(8)短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律

短時間労働者及び有期雇用労働者の雇用管理の改善等に関する法律は、短時間労働(パートタイム、アルバイト)や有期雇用で働く労働者が不当な条件や待遇を強いられないように、正社員との均等・均衡な待遇を確保するために制定された法律です。

具体的には、不合理な待遇の禁止や差別的取扱いの禁止、賃金の決定方法、教育訓練実施、通常労働者への転換など、使用者の義務などについて規定しています。通称「パートタイム・有期雇用労働法」とも呼ばれ、2020年、2022年と改正が多い法律のため、改正点について把握しておくことが重要です。

(9)労働者災害補償保険法

労働者災害補償保険法とは、労働や通勤を理由に発生した病気や怪我に保険給付を行う「労災保険」について定めた法律です。

通称「労災保険法」とも呼ばれ、対象となるのはあくまでも労働者で、アルバイトやパートタイマー、派遣社員、契約社員なども適用されますが、経営者、役員、業務委託先の個人事業主などは基本的に適用されません。なお、労災保険の申請は、会社の協力がなくてもできますが、会社が労災隠しを行った場合は、犯罪となり罰金が科されるため注意しましょう。

(10)雇用保険法

雇用保険法とは、労働者が失業・休業した場合や職業に関する教育訓練を受けた場合などに、生活の安定や再就職の促進をはかるために給付する「雇用保険」について定めた法律です。

なお、雇用保険による給付は、労働者が失業・休業・再雇用に伴う収入の減少時に受け取れるだけでなく、使用者側も雇用調整助成金やキャリアアップ助成金などとして受け取ることもできます。基本的に、業種や規模を問わずすべての労働者は雇用保険への加入義務があります。

(11)健康保険法

健康保険法とは、業務とは関係のない病気や怪我などに対して給付を行う「健康保険」について定めた法律です。傷病手当金、出産手当金、出産育児一時金などに加えて、一定の金額以上の医療費を支払う必要がない「高額医療費」などについて規定しています。

この法律も、少子高齢化社会に伴い、2022年に傷病手当金支給期間の通算化や育児休業期間中の保険料免除要件の変更などの改正があったため、改正点も理解しておきましょう。

(12)厚生年金保険法

厚生年金保険法とは、企業に在籍する労働者が加入する「厚生年金保険」について定めた法律です。厚生年金保険は企業ごとに加入するものであり、毎月給与から天引きされる形で保険料を支払います。こうして支払った保険料は、定年退職後(一般的に65歳)に、老齢厚生年金として受け取ることが可能です。

また、厚生年金加入により、怪我や病気で障害が残った場合の障害年金や、受給者が亡くなった場合に遺族に支給される遺族年金も受け取ることができる点も覚えておくとよいでしょう。

(13)介護保険法

介護保険法とは、加齢や病気により介護や支援が必要になった対象者に対し、かかった費用の一部を給付する「介護保険」ついて定めた法律です。

40歳以上のすべての人が被保険者となり、さまざまな介護サービス(支援や訓練を行う介護サービスの利用、福祉アイテムの貸出、住宅の改修など)や施設への入所をサポートしてもらえます。この法律は、3年ごとに改正があり、次回は2024年を予定しているため、改正の間隔を把握し、改正内容を漏らさないようにしましょう。

人事管理の理解を深め、良い人材が活躍できる環境を作ろう

労務管理や勤怠管理を含む「人事管理」は、事業を安定・継続して運営していくために、必要不可欠です。会社にとって一番大切な「人材」について、適正な人事管理を行えば、優秀な人材を確保でき、人材の流出も防ぐことができ、結果として生産性の向上にもつながるため、企業にとって大きなメリットになるでしょう。

今回紹介した記事を参考にして、人事管理システムの導入も検討しながら自社の人事管理をより積極的に進めてみてください。きっと、今抱えてる課題も解決でき、良い効果が出るはずですよ。

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