人事管理業務を効率化する方法！確認すべき項目や役立つシステムとは？

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人事管理業務とは

人事管理業務には、大きく分けて4つの業務があります。

• 人材の採用
• 人材の配置
• 人材の評価
• 人材の育成

ここでは、それぞれを詳しく解説します。

(1)人材の採用

会社にとって必要な人材を採用する業務です。経営計画に則って採用方針を策定し、具体的な採用計画に落とし込みます。そして求人募集や応募受付をして面接の段取りを組み、実際に面接を行います。

応募してくる人材がどのような人物でどのような個性・スキルがあるのか、応募書類や面接を通して理解する必要があります。正解がない業務となるので、経験を重ねていく中で採用スキルを磨いていく必要があります。

さらに求職者が自社に興味を持ってもらうために、会社の魅力を発信することも大切な業務です。

(2)人材の配置

社員の持つスキルや特徴・能力・適性などに応じて、部署やポジションといった配置を決めます。人材の適切な配置で社員それぞれが成果を出しやすくなり、組織力の強化にもつながります。

人材を適切に配置できないとパフォーマンスが落ちてしまい、不満につながって離職のリスクも考えられます。そのため、社内の組織を理解し従業の能力や適性を理解しておく必要があるでしょう。

(3)人材の評価

社員評価の基準を、成果・能力・意欲などの項目ごとに設定します。評価は社員のモチベーションに大きく関わるため、公平性と透明性のある客観的な基準の定めが重要です。

適切な評価がおこなわれない場合、評価される側としては不満につながりモチベーションが低下するリスクも十分に考えられます。そのため、人材の評価にあたっては上司やマネージャーなどから働きぶりをヒアリングしつつ慎重に進めていくことが大切です。

▷人事管理におけるデータ分析の重要性とは？目的やメリット・分析方法を解説

(4)人材の育成

企業の目的を達成するには、雇用した社員の技術や能力を伸ばす育成も重要な業務です。個人の能力や組織の求める人材像に応じて、社員へ教育や研修を行います。

例えば新入社員の新人研修や、管理職の管理職研修など教育や研修の種類はさまざまです。一般的には人事部や社内の優秀な社員が研修を行いますが、研修の内容によっては外部の研修会社に依頼することもあります。

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人事管理業務の課題

働く環境が大きく変化している現代において、人事管理業務にはさまざまな課題があります。ここでは、人事管理業務の課題を解説します。

(1)人材の確保・定着

企業にとって人材の確保は、人事管理業務の大きな課題です。企業にとって最も必要な資源は人材です。しかし、生産年齢人口が減少し続けており、人材獲得の競争は今後も激化していく可能性が高まっています。

また、獲得した人材を定着させられるかも重要です。転職が当たり前となった現代において、採用・育成した人材が流出しないように努力しなければなりません。

(2)働き方の多様化

多様化する働き方のニーズへの対応も重要な課題です。2019年の働き方改革関連法案の改正や環境の変化によって、テレワークや男性の育児休暇取得など働き方が変化しました。そのため、多様な働き方に対応できる環境の整備が求められています。多様な働き方に対応することで会社へのロイヤリティが高まり、人材の定着率の向上や優秀な人材の確保にもつながるでしょう。

働き方の多様化に対応するためには、環境の整備だけではなく就業規則や評価の見直しが必要です。一度改善しても社員の反応などを確認して、定期的な見直しも必要です。

(3)モチベーション管理

社員のモチベーション管理も、人事管理の大きな課題です。働き方改革でテレワークが浸透し直接会話する機会も減ったため、社員の状態把握が難しくなりました。そのため、社員モチベーションの低下を見逃してしまい、フォローが遅れることもあります。

そこで、社員一人ひとりのモチベーションの把握や管理が必要です。社員一人ひとりが組織全体の目標を理解した上で個人目標を立て、具体的なビジョンを持って働ける環境を整えましょう。

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人事管理業務を効率化するメリット

人事管理業務を効率化すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、人事管理業務を効率化するメリットを解説します。

(1)今まで手の届かなかった業務ができる

人事管理業務を効率化することで生産性が高まり、作業時間の短縮が可能です。人事管理業務は人手不足の企業も多く、日常業務で手一杯になっている企業が多いです。しかし作業時間が短縮されると空いた時間で今まで手が届かなかった業務を進められます。

例えば人材を活かす新たな施策や優秀な人材を採用するプロモーション活動など、日常業務にできなかった業務時間の確保ができます。

(2)経営判断を素早くできる

人事管理業務の効率化で、迅速な人材情報の共有や適切な人材配置の提案ができます。環境の変化が激しい現代において、経営判断を迅速に行わなければ経営に影響することも多いです。

しかし、人事管理業務を効率化すると重要な情報を素早く共有できるため、スピード感のある経営判断の支援が可能です。

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人事管理業務の効率化をする際に確認すべき項目

人事管理業務を効率化するためには、確認すべき項目が3つあります。

• 紙での管理を止める
• 重複入力をしない
• 定型業務にはシステムを使う

それぞれ詳しく解説します。

(1)紙での管理を止める

人事情報を紙で管理していると、情報の共有や検索に時間がかかってしまい、管理する上で非常に手間と時間がかかってしまいます。管理業務を効率化するためにも、ペーパーレス化に取り組んでください。資料をデータ化することで情報の共有が簡単におこなえて、無駄な業務を省くことにつながります。また必要な情報にもすぐに辿り着けるようになるため、業務の効率化も可能です。

(2)重複入力をしない

複数のファイルに同じ情報が入力されていないか確認をしましょう。重複入力には部署名や社員名などがあり、重複入力が多いまま資料をデータ化しても確認に時間がかかるため業務効率は改善しません。重複入力のデータを見つけたら、資料を統合するなど情報の整理が大切です。

(3)定型業務にはITツールを使う

定型業務にはITツールを活用することで業務を効率化できます。例えば応募者の管理や面接の日程調整などの業務は、システムの自動化が可能です。システムを自動化することで時間短縮だけでなく人為的ミスもなくなるため、業務の正確性も向上できます。

ITツールは非常に数が多いので、自社でボトルネックになっている業務は何か、改善するためにはどのようなツールが必要なのか洗い出してみましょう。

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効率的に人事管理業務を行う方法

効率的に人事管理業務を行うためには、さまざまな工夫が必要です。ここでは、効率的に人事管理業務ができる方法を解説します。

(1)エクセルを利用する

表計算ソフトのエクセルには人事管理業務を効率化できる機能が備わっており、表や関数を活用すれば従業員名簿の作成・管理や人事評価の管理などができます。またテンプレートも豊富にあるため、一からフォーマットの作成が不要です。

しかし、シート1枚で全情報を管理するのは難しい点がデメリットです。データ表記の方法がそれぞれで異なったり、複数のシートにデータが散財したりする可能性があります。特に社員数が多い企業の場合は、ルールの徹底が難しいためエクセルでの管理は不向きです。

▷人事管理はエクセルで可能？実施するメリットやよくある問題点を解説

(2)Accessを活用する

データベース管理システムのAccessを活用すれば、社員名簿の作成やタスク管理などの人材管理システムが作成できます。タブで情報が分けられるため、必要な情報を素早く検索できます。

しかしAccessは数名でのデータ管理を想定して作られているため大人数での利用には不向きです。また開発や運用にプログラミングの知識が必要なため、属人化しやすいというデメリットがあります。

(3)アウトソーシングする

採用業務や人材育成など一部の人事管理業務をアウトソーシングすることでコア業務に注力できます。

採用業務では、応募者への対応や面接の日程調整、合否連絡の代行などができます。また人材育成では、新人研修など就業意識に関わるものから、ビジネスツール研修などスキルに関わる研修などのアウトソーシングが可能です。

アウトソーシングすることで労力を削減できますが、会社にナレッジが残らず費用も高額になる可能性があります。

▷おすすめのアウトソーシングサービス15選｜業務別のサービスを紹介

(4)人事管理システムを使う

人事管理システムは、人事管理業務を効率化するシステムです。人材採用・人事評価・人材育成・人材配置の各業務に特化したものから、オールインワンで人事管理業務ができるものまで幅広く展開されています。

人事管理システムはスムーズで効率的に人事管理業務が行えるため、便利なツールとして企業に普及しつつあります。費用もさまざまなため、アウトソーシングするよりも安価で社内にナレッジを残すことが可能です。

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人事管理システムの選び方

人事管理システムには多くの製品があり、それぞれ特徴が異なります。ここでは、人事管理システムの選び方について解説します。自社の目的を事前にまとめて、比較検討を行ってください。

(1)システムが導入目的に沿っているか

導入したいシステムが、導入目的に沿っているか確認しましょう。人事労務手続きを効率化したい、社員情報を一括管理したい、人事評価業務を効率化したいなど、目的に応じてさまざまなシステムがあります。

効率化したい業務や現場の課題を洗い出し、導入目的を明確にした上でのシステム選定が大切です。

▷人事管理システムの選び方とは？目的別タイプや選定ポイントを解説

(2)クラウド型かオンプレミス型か

人事管理システムには、大きく分けてクラウド型とオンプレミス型があります。

クラウド型は、インターネットに接続することで使えるシステムです。社内にサーバーなどを設置する必要がないため、費用を安く抑えられ短期間で導入できます。またデータ管理も提供会社が行うため、運用や保守にかかるコストの削減も可能です。

オンプレミス型は、自社にサーバーを設置して使用するシステムです。クラウド型と比較すると初期費用や設置工事に時間がかかるものの、自社の使いやすいようカスタマイズができます。また社内にサーバがあるため、セキュリティレベルも高いのが特徴です。

自社の事業規模や予算、重視したいポイントに沿って導入形態を選択しましょう。

▷人事管理システム導入のメリット・デメリットとは？わかりやすく解説！

(3)サポート体制は充実しているか

サポート体制が充実しているかも重要なポイントです。システム導入時や運用時の不明点に対するサポートはあるのか、問い合わせ方法や対応可能な時間なども確認しておきましょう。

効率的な人事管理システムの活用方法の教育や、機能に精通している担当者がいるシステムを導入すると万が一の時にも安心です。

(4)使いやすいUI・UXであるか

システムを使用する社員が使いやすいかも、選ぶ上で大切なポイントです。社内ルールに沿っていなかったり操作が複雑だったりすると、システムを導入しても定着せず導入コストが無駄になります。

システム導入の際は、操作性も確認しましょう。無料トライアルを行っている提供会社もあるため、実際の操作感を試してから本格導入するのもおすすめです。

(5)連携したいツールと互換性があるか

連携したい既存のシステムと互換性があるかも重要なポイントです。人事管理システムは勤怠管理システムや給与管理システムなどと連携することで、さらに業務を効率化できます。

製品によっては、人事管理システムだけではなく複数の業務効率化システムを提供しています。同じ提供会社のシステムを使うことで、費用が安くなったり連携が円滑に行えたりもできるでしょう。

(6)料金設定

導入や運用にかかるコストも確認しましょう。多くのシステムは従量課金制になっており、従業員数や必要な機能などに応じて料金が変動します。またクラウド型は月額制の製品が多く、オンプレミス型は買い切りの製品が多いです。

金額が安いという理由だけで人事管理システムを選んでしまうと、必要な機能が未搭載だったりオプション料金がかかったりする場合があります。自社に必要な機能は何かを十分検討し、料金設定の確認を行ってください。

(7)セキュリティ対策は充実しているか

セキュリティ対策が充実しているかも重要です。人事管理システムでは従業員の個人情報を多く取り扱うため、情報漏洩が発生すると企業のイメージダウンにつながります。またテレワークの影響で、従業員は人事管理システムに外部からアクセスすることも増えたため重要な情報の保護が大切です。

セキュリティ対策がしっかりしている提供会社を選ぶ方法はいくつかあります。たとえば通信の暗号化や閲覧権限の制限、デバイス紛失の際のアカウント停止などがある提供会社はおすすめです。また国際規格のISO27001(ISMS)を取得している提供会社だとより安全性が高まります。

もちろん内部から情報漏洩する可能性もあるため、従業員の教育も合わせて行っていきましょう。

業務効率化に役立つ人事管理システム8選【機能・料金付き】

人事管理業務を効率化するには、やはり人事管理システムの導入がおすすめです。ここでは、業務の効率化に役立つ人事管理システムを8つ紹介します。

(1)HRBrain

HRBrainは人材データの管理・分析・活用ができ、社員一人ひとりが活躍できる環境を整えられる人事管理システムです。シリーズは6つあり、タレントマネジメント・人事評価・組織診断サーベイ・労務管理・AIチャットボット・360度評価で構成されています。

HRBrainの特徴は、誰でも直感で使える高い操作性です。またスマートフォン・タブレット向けに最適化もされているため、外出先やリモートワークにも活用できます。さらに初期設定や導入支援・ノウハウの共有など、サポート体制が充実している点もポイントです。

(2)jinjer人事労務

jinjer人事労務は人事・労務業務のペーパーレス化を実現し、業務を効率化できる人事管理システムです。人事情報を集約できるため、人員配置のシミュレーションや従業員のモチベーション管理などが行えます。

レポートやダッシュボードで、人事データの可視化ができます。また、他のjinjerと連携すれば、勤怠・給与計算システムなど従業員の情報も一元管理が可能です。

(3)SmartHR

SmartHRは人事や労務の業務効率を上げ、人材マネジメントまでをオールインワンで対応する人事管理システムです。必要な情報は従業員が直接入力し、すべて電子申請で進められるので人事担当者の業務を軽減できます。

SmartHRの特徴は、溜まったデータを活かすことで、タレントマネジメントや組織のパフォーマンスが向上できる点です。また分析レポートも充実しており、配置シミュレーションでデータに基づいた効果的な人員配置ができます。

(4)カオナビ

カオナビは、タレントマネジメントができる人事管理システムです。人材データベースで顔写真と社員一覧が確認でき、カスタマイズも自由に行えます。また業界別の人材管理テンプレートがあるため、一から作成する必要がなく簡単に運用開始できる点もメリットです。

カオナビの特徴は、機能の豊富さです。たとえば社員アンケート機能を活用すると、社員の声を元にした組織運用を実現します。さらに評価ワークフロー機能で、評価制度の運営効率を上げられます。

(5)HRMOS採用

HRMOSは、株式会社ビズリーチの知見とノウハウが詰まった人事管理システムです。求人ページの作成・公開から、選考状況の管理まで一貫して行えます。

外部のカレンダーツールやチャットツール・ビデオ会議システムと連携すれば、作業の負担が軽減されるためおすすめです。また人材管理ができるHRMOSタレントマネジメントと連携すれば、採用から入社後の管理を一貫して行えます。

(6)人事労務freee

人事労務freeeは、人事・労務に関する業務を効率化できる人事管理システムです。ステップに沿って入力するだけで、人事情報を簡単に収集できます。また社会保険や雇用保険の加入に必要な書類は、自動で作成可能です。

外部ツールと連携することで、集計した勤怠データや従業員情報の同期もできます。また情報や通信はすべて暗号化されているため、セキュリティの高さも特徴です。

(7)マネーフォワード クラウド人事管理

マネーフォワード クラウド人事管理は、従業員や組織の情報を一元管理し労務に関する業務を効率化できる人事管理システムです。入力フォームを作成すれば、従業員から必要な情報を収集できるため手間が省けます。

また株式会社マネーフォワードが提供している、マネーフォワードクラウド給与やマネーフォワードクラウドクラウド勤怠などと連携すれば、より業務の効率化が実現できます。

(8)HRMOSタレントマネジメント

HRMOSタレントマネジメントは、効果的な組織運営が可能な人事管理システムです。従業員データベースで、組織全体の情報を一元管理できます。

HRMOSタレントマネジメントの特徴は、目標や評価管理の機能が豊富な点です。また1on1支援の機能も備わっており、上司とメンバーのコミュニケーションを円滑にすることで業務効率の改善にもつながります。さらにHRMOS採用と連携することで、採用から入社後の管理までを一貫して行えます。

人事管理業務を効率化する方法を理解しよう

人事管理業務を効率化すると、さまざまなメリットがあります。これまで時間がなくできなかった業務や経営判断を迅速に行うことで、より企業の成長に繋がる機会が増えます。

エクセルやAccessなどでも人事管理業務は行えますが、より効率化したい企業には人事管理システムがおすすめです。人事管理業務を効率化したいと考えている方は、本記事を参考にして自社に必要な機能を洗い出して人事管理システムの比較検討を行ってください。