【事例あり】社内の情報共有を効率化する方法は?ポイントや便利ツールを解説

最終更新日時:2023/03/15

ナレッジマネジメントツール

社内の情報共有効率化

社内で情報が上手く共有されていないと、業務に支障をきたす恐れがあります。どうすれば効率よく情報を共有できるのでしょうか。本記事では、社内の情報共有を効率化する方法やポイントについて解説します。あわせて便利ツールも紹介しているので、導入時の参考にしてください。

社内の情報共有が重要である理由

社内の情報共有はなぜ重要視されるのでしょうか。ここでは、社内の情報共有が重要な理由を解説します。

企業の業績に影響するため

個人が取得した情報や知識を他の社員にも共有することで、組織全体のレベルアップが期待できます。また全体的な業務の進捗状況も社員一人ひとりが把握できるため、作業の優先順位を付けやすく無駄な工数の削減も可能です。その結果、生産性の向上し業績を上げることができるでしょう。

さらに情報共有が徹底されていれば、顧客対応もスムーズに行えます。問い合わせに迅速な対応をすることで、顧客からの信頼を獲得し新たな商機が生み出せるでしょう。

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知識の属人化を防ぐため

知識の属人化が起こると、特定の社員しか処理できない業務が増えてしまいます。その結果、担当者が不在の時に急な業務に対応できなかったり、担当者が交代する際に伝達ミスが起こりやすくなったりするでしょう。

普段から情報共有を適切に行っていれば、業務担当者が退職・休職・異動しても問題なく業務を進められます。さらに社員一人ひとりに同じ知識を共有できるので、業務レベルの底上げにもつながるでしょう。

業務を円滑に進めるため

普段から情報共有を徹底することで、業務を円滑に進められます。必要な情報がどこにあるか共有されていれば、確認する時間が削減でき担当者の負担も減るでしょう。また担当者が不在でも、問題なく円滑に業務を進められます。

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社内の情報共有を効率化する方法

社内の情報共有を効率化するには、意識改革やシステムの整備・ツールの導入など社員一人ひとりが情報共有しやすい環境を整えることが大切です。ここでは、社内の情報共有を効率化する方法を解説します。

社員の意識を変える

社員に情報共有の大切さを説明し、意識改革を行いましょう。情報共有は個人の持つ重要な情報を蓄積して全体で活用することで初めて効果があるため、社員が自発的に情報共有をすることが必要です。

研修や全社ミーティング・部署ごとの定例ミーティングなどで、情報共有の重要性を周知しましょう。また、情報共有を積極的に行う社員を評価する仕組みづくりも大切です。

オンラインミーティングを行う

部署ごとの定例ミーティングで、情報共有の場を設けることも効果的です。ツールを活用してオンラインでミーティングを行えば、テレワークでも参加しやすくコミュニケーションの活性化にも役立ちます。

ミーティングの場では、事例や案件・プロジェクトの進捗状況・経験に基づくナレッジなどを共有しましょう。さらに、ディスカッションや意思決定の場としても活用できます。

ツールを取り入れる

情報共有を円滑に進めるためには、ツールを取り入れることも大切です。情報共有ツールは、社内Wikiの作成やチャット機能・ファイル共有機能など、社内の情報共有を円滑にできる機能が備わっています。

ツールを活用しオンラインで情報共有できる環境を整えれば、多様な働き方にも柔軟に対応できるでしょう。

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社内の情報共有の効率化によるメリット

社内の情報共有を効率化すると、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、社内の情報共有の効率化によるメリットを解説します。

社内状況の可視化ができる

情報共有を行うと、社内状況の可視化ができます。誰が何をしているのか・どこにどのような情報があるのかが明確になり、確認の時間やコミュニケーションコストの削減が可能です。

社内状況が可視化されると、トラブル発生時の対応や原因の分析もスムーズに行えます。また、トラブルに発展する前に危険な状況の発見もできるでしょう。

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社員の能力が向上する

情報共有で、他の社員が持つ知識や経験を活用できます。その結果、個人の持つ武器が増えチーム全体の能力の底上げになるので、さまざまな状況への対応が可能になります。

また、新入社員や中途採用の社員などに対する研修もスムーズに行えるようになるでしょう。業務マニュアルや事例集・ナレッジをまとめておけば、教育コストを減らしつつ即戦力の育成が可能です。

迅速な意思決定ができる

市場の動向が変化しやすい現代において、ビジネスチャンスを逃さないことが重要です。現場の状況や必要なデータをリアルタイムで共有できる環境を整えれば、迅速な意思決定ができます。迅速な意思決定ができると、状況に応じて現場もすぐに動けるようになるでしょう。

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生産性を高める

情報共有を行うことで、必要な情報がどこに保管されているかや他の社員がどのような業務を行っているかが可視化されます。結果として、自分で必要な情報を検索できるので、情報を探す手間や時間の削減が可能です。さらに、削減した時間を他の業務にあてることもできます。

また社員の能力が向上すると、対応できる業務が増えたり作業時間が短縮できたりするでしょう。

社内コミュニケーションが活性化する

情報共有を行うと社内コミュニケーションの活性化につながり、社員の状況把握や部署を横断した連携も取りやすくなるでしょう。

さらに小さなことでも報告しやすくなり、細かい認識のすりあわせもできるので認識のズレによるミスも減らせます。

社内の情報共有不足によるデメリット

社内の情報共有がおろそかになると、業務の進行でさまざまな問題が発生します。ここでは、社内の情報共有不足によるデメリットを解説します。

業務の属人化が起こる

情報共有が不足すると、必要な情報を持つ社員しか業務を進められないので業務の属人化が起こります。業務の属人化が起こると、担当者が不在の時に業務が進まなかったり引継ぎがスムーズにいかなくなったりするでしょう。

業務の属人化は、専門知識が必要な職種や勤続年数の長い社員が担当している業務で起こりやすいです。また、担当者が独自の判断で行った対応がトラブルになることもあります。

社員育成に時間がかかる

情報共有が適切に行われないと、社員の育成にも時間がかかります。せっかく新入社員・中途採用の社員向けの研修や担当者変更の引継ぎを行っても、時間やコストが無駄になってしまう可能性があります。

また他の社員の知識や経験の共有がないため、自身の経験でしか成長が見込めません。結果的に、社員によって能力に差が開いてしまうでしょう。

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意思決定が遅くなる

情報共有がされないと、現場の状況を適切に把握できません。さらに必要な判断材料がなければ、意思決定も不可能です。その結果、情報共有の遅れは意思決定の遅れを招きます。

さらに情報伝達のシステムが整っていないと、トラブルやミスの発覚が遅れてしまう可能性があります。そのため、迅速な対応ができず、社の信用に関わる問題に発展する可能性も否めません。

生産性が低くなる

情報共有の環境がないと、必要な情報を取得するために時間がかかります。たとえば、誰が情報を持っているのか確認したり時間をかけて情報を探したりするなど、手間とコミュニケーションコストがかかってしまいます。

スムーズに業務を進められないので、生産性も下がってしまうでしょう。

社員の信頼低下を招く

情報共有が不十分だと、社員が持つ情報量に差が生まれます。その結果、不公平感や疎外感・孤独感を抱える社員が出る可能性があります。

また、他のメンバーの状況が分からなくなるので、チームでの連携が取りにくくなるでしょう。さらにコミュニケーション不足で、伝達ミスや認識のズレでトラブルが発生するかもしれません。

社員が会社に不満や不信感を抱くと、離職につながる恐れもあります。

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社内の情報共有を効率化するポイント

社内の情報共有を効率的に行うには、どのようにすればよいのでしょうか。詳しく解説します。

情報共有の環境を整える

情報共有が適切におこなえる環境を整備しましょう。社内で情報共有をおこなうことは、社員にとって自分だけのノウハウを誰でも使えるようにすることです。そのため、不信感を持ったりノウハウを共有したくなかったりと考える社員もいます。不安を払拭することは、情報共有をおこなううえで非常に大切です。

たとえば定例ミーティングで情報共有の場を作ったり、チャットツールでチャンネルを作ったりすると効果的です。また提供された情報を否定したり、情報の内容を比較したりしないようにしましょう。

共有する情報のルールを決める

情報共有を適切に行うためには、ルール決めも重要です。データの形式や命名ルールなどを決めておくと、情報管理がしやすく見つけるのも簡単になります。また社員によって閲覧権限を設定することで、どの情報を活用すべきかが分かりやすくなるでしょう。

さらに、共有する情報の取捨選択も重要です。どのような情報を残すかもルールを定めて、情報管理リーダーの選定もよい方法です。

情報共有しやすい仕組みを作る

社員が情報共有しやすい仕組み作りも大切です。たとえば情報を積極的に発信する社員を評価する社内制度などが効果的です。社員は評価されることで、モチベーションアップにつながります。

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社内の情報共有に役立つ便利ツール

社内の情報共有を円滑に進めるには、ツールの活用がおすすめです。ここでは、社内の情報共有に役立つ便利なツールを5つ紹介します。

Chatwork

Chatworkは、ビジネスコミュニケーションを円滑にするチャットツールです。直感的に使えるシンプルな機能で、誰でも簡単に利用できます。

グループチャット機能やタスク管理、ビデオ・音声通話機能などで、社内の情報共有が可能です。また外部API連携でメールやスケジュールの通知も受け取れるので、業務の効率化にも役立ちます。

提供元Chatwork株式会社
初期費用無料
料金プラン
  • フリー:無料
  • ビジネス:550円(税込)/月、1ユーザーあたり(※年間契約)
  • エンタープライズ:880円(税込)/月、1ユーザーあたり(※年間契約)
導入実績386,000社以上(※2023年2月時点)
機能・特徴グループチャット、タスク管理、ファイル管理、ビデオ・音声通話、モバイルアプリ対応、外部API連携など
URL公式サイト

Stock

Stockは、チームの情報をストックするためのツールです。必要な時にすぐにアクセスできる点が特徴で、タスク管理も可能です。オフラインでもノートやタスク機能は使えます。

ノートに記載された内容は自動でバックアップに残るので、過去の記載内容を簡単に検索できるのも嬉しいポイントです。さらに取引先やパートナー企業との連携も、完全無料・人数無制限でできます。

提供元株式会社Stock
初期費用無料
料金プラン
  • フリープラン:無料
  • ビジネス5:2,178円(税込)/月、5人まで
  • ビジネス10:3,828円(税込)/月、10人まで
  • ビジネス20:7,128円(税込)/月、20人まで

※以降メンバー数10名ごとに料金プランあり
(301名以上は要問い合わせ)

導入実績登録チーム120,000以上(※2022年10月時点)
機能・特徴チームの情報ストック、タスク管理、メッセージ、データの自動バックアップ、社外メンバーとの連携、外部ツール連携など
URL公式サイト

DocBase

DocBaseは、情報共有を安全で簡単に行うツールです。文章の見栄えを整えられるMarkdown記法に対応しており、読みやすくキレイな文書を共有できます。さらに日報や議事録などのフォーマットをテンプレートで登録でき、形式を揃えて管理することも可能です。

特定のメモだけを外部に公開できるので、社外との情報共有にも活用できます。国際標準規格「ISO 27001」の認証とISMS認定を取得しているので、セキュリティ面も安心です。

提供元株式会社クレイ
初期費用無料
料金プラン
  • スターター:990円(税込)/月、3ユーザーまで
  • ベーシック:4,950円(税込)/月、10ユーザーまで
  • レギュラー:9,900円(税込)/月、30ユーザーまで
  • ビジネス100:21,450円(税込)/月、100ユーザーまで

※以降メユーザー数100名ごとに料金プランあり

導入実績登録実績10,000社(※2023年2月時点)
機能・特徴Markdown記法に対応、テンプレート機能、記事の外部公開が可能、スマートフォン対応、国際標準規格のセキュリティなど
URL公式サイト

セキュアSAMBA

セキュアSAMBAは、法人向けのオンラインストレージです。デスクトップアプリ・ブラウザ・スマートデバイスアプリから利用ができます。操作が簡単で使いやすく、ファイルのアップロードや編集・ユーザーIDを持っていない社外へのデータ送付も可能です。

AI-OCR「DX Suite」と連携でき、保存したPDFファイルはAI-OCR処理にかけられます。さらに処理後のCSVファイルは直接保存ができるので、文字のデータ化と共有の効率化が可能です。

提供元Chatworkストレージテクノロジーズ株式会社
初期費用無料
料金プラン
  • フリー:無料
  • スモール:16,500円(税込)/月
  • スタンダード:27,500円(税込)/月
  • ビジネス:38,500円(税込)/月
導入実績4,000社以上(※2023年2月時点)
機能・特徴ドラッグ&ドロップによる簡単操作、ユーザー数無制限で利用可能、非同期型のクラウドストレージ、AI-OCR「DX Suite」連携

、充実のサポート体制など

URL公式サイト

社内の情報共有の効率化に成功した事例

ツールを活用することで、社内の情報共有が効率化できた企業も多数あります。ここでは、社内の情報共有の効率化に成功した企業の事例を紹介します。

シチズン時計株式会社の事例

シチズン時計株式会社は、議事録やデータの共有などの必要な連絡をすべてメールで行っていました。そのため、必要な情報が埋もれてしまい探すために時間がかかり、業務効率に課題を感じていました。

そこで社内SNSツールの「SKIP」を導入しました。SKIPは、業務関連の書類や成果物・ルールができるまでのプロセス、議事録、誰が情報を持っているかなどを整理・管理できるツールです。

SKIPを導入することで確認すべきメールを7割減少し、業務の効率化を実現しています。また動画の活用で、文章では説明しにくい技術やノウハウも共有できるようになりました。

NTT東日本関東病院の事例

NTT東日本関東病院では、患者・家族・医師の間で同意を行い離院対策のためにRFIDで入院患者の見守りを行っていました。しかし患者が病衣からタグを剥がしてしまったり、離院したことしか分からず捜索の手がかりになる情報が取得できなかったりすることが課題でした。そのため、スタッフの心理的・身体的な負担が大きくかかっていたのです。

そこで、顔認証システムとナースコールシステムを組み合わせたソリューションを導入しました。離院した患者がいた場合は、院内に設置したセキュリティカメラが察知し医療スタッフのPHSにいつ・誰が・どこで離院したかを自動で通知します。

導入の結果、警備室との連携も取りやすくなり患者の捜索にかかる時間が短縮を実現しています。また、医療スタッフの心理的・身体的な負担も軽減できました。

株式会社フューチャーゲートの事例

株式会社フューチャーゲートでは、運営するECサイトで行う施策をメールで情報共有していました。しかしメールの場合、施策内容や結果を見返しづらく結果の分析や施策の改善があまり進まないという課題を抱えていました。

そこで、情報共有ツール「Stock」を導入しています。Stockは必要な情報が流れないように蓄積・管理でき、タスク管理もできるツールです。

Stockを導入したところ、施策内容や施策の結果、会議や打ち合わせの議事録といった必要な情報を整理して管理できるようになりました。また必要な情報もすぐ見つけられるので、施策の分析や改善も行いやすくなったのです。

株式会社ぐぃっとの事例

株式会社ぐぃっとでは、社内の情報共有にチャットツールを使っていました。しかし情報が流れてしまい、必要な情報を探す手間がかかっていたのです。また更新履歴も残らないので、過去の資料を確認することが困難でした。

そこで、株式会社ぐぃっとでは、社内Wikiツールの「NotePM」を導入しました。NotePMは、マニュアル作成やナレッジ管理など社内のさまざまな情報を蓄積し、必要な情報にアクセスしやすくするツールです。

NotePMを導入したところ、社員が必要な情報をすぐに見つけ出せるようになりコミュニケーションコストの削減に成功しました。また情報の蓄積ができるので、業務が抜けたり漏れたりするリスクも大幅に減らせたのです。

橋本総業株式会社の事例

橋本総業株式会社は、営業と事務がペアで仕事をするアシスタント制を採用し、情報共有はメールで行っていました。しかしメールだと気軽にコミュニケーションが取りにくく、情報共有に時間がかかってしまうという課題がありました。

そこで、ビジネスチャットツールの「Chatwork」を導入しました。Chatworkはグループチャットやタスク管理・ファイル管理・ビデオ・音声通話など、情報共有を円滑にする機能が豊富に備わっています。

Chatworkを導入した結果、営業と事務がお互いの時間を合わせて情報共有をおこなう必要がなくなりました。またチャットで気軽に連絡しやすくなったため、社内コミュニケーションが増え社内の連携強化にも役立ったのです。

株式会社エースの事例

株式会社エースは、顧客管理システムを導入していたものの社内であまり浸透しておらず、プライベート用のチャットツールで情報共有を行っており、案件情報がクローズドになることで適切な管理ができていませんでした。

そこで株式会社エースでは、コミュニケーションツール「SONR」を導入しました。SONRは業務に関する情報が可視化でき、社内コミュニケーションを活性化するための機能が備わっています。

SONRを導入した結果、案件ごとに分類して業務フローや顧客情報の一元管理ができるようになりました。また、社内のコミュニケーションも円滑になったのです。

メディカルローグ株式会社の事例

メディカルローグ株式会社では、社内の情報共有をチャットツールで行っていました。しかしさまざまな連絡が飛び交うチャットツールでは、情報が流れてしまいやすく必要な情報を探す手間がかかってしまうことが課題でした。

そこで情報共有を円滑に進めるために、「Stock」を導入しています。Stockは、必要な情報が流れないように蓄積・管理できます。また、タスク管理やメンバー間でのメッセージもできるツールです。

Stockを導入した結果、社内の情報共有がスムーズになりました。また、情報を探すための時間を削減でき、業務の効率化につながったのです。

東京地下鉄株式会社の事例

東京地下鉄株式会社では、社内コミュニケーションの円滑化が課題でした。現場の管理担当や専門職員などの在席状況が分からず、電話の掛け直しや伝達漏れといった問題も起こっていたのです。

そこで、社内コミュニケーションツールの「Skype for Business」を導入しました。Skype for Businessはインスタントメッセージや通話などで、コミュニケーションを円滑にできるツールです。現在ではサービスを終了し、「Microsoft Teams」に移行しています。

ツールを導入した結果、インスタントメッセージやWeb会議など、さまざまな方法で情報共有ができるようになりました。また個人の在席状況も把握できるようになり、社内コミュニケーションの効率化も実現したのです。

株式会社ネクシィーズグループの事例

株式会社ネクシィーズグループでは、情報共有にプライベート用のチャットツールを使用していました。しかし情報が流れやすく伝わるのも遅いため、業務効率の低下が課題でした。またプライベート用チャットツールのため、機密情報の漏洩リスクもあったのです。

そこで、情報共有プラットフォーム「Talknote」を導入しました。Talknoteはリアルタイムで情報共有ができ、コミュニケーションをデータ化することでチームのコンディションが可視化できるツールです。

株式会社ネクシィーズグループがTalknoteを導入した結果、社内コミュニケーションの効率化が実現できました。また新入社員や中途採用の社員など新たに入社したメンバーが、社風や業務内容を理解しやすくなりました。さらにセキュリティ面も強化され、重要情報のやりとりも安心してできるようになったのです。

情報共有の効率化は企業にとって利点が多い

情報共有を効率化することで、企業にはさまざまなメリットがあります。知識の属人化を防ぎ業務を円滑に進められるので、生産性の向上や企業の業績アップにもつながるでしょう。

情報共有を効率化するには、環境や仕組みの整備・システムの導入が必要です。本記事で紹介したツールや導入事例を参考にして、社内の情報共有を効率化していきましょう。

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ビズクロ編集部
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