メール配信で添付ファイルを送る方法を紹介！送れない場合の対処法も解説

メール配信システムで添付ファイルの送信は可能

メール配信システムを利用すれば、PDFをはじめとしたファイルデータをメルマガなどに添付して送信が可能です。

配信システムごとにファイルを送る際の手順は異なるという点は注意しておく必要があります。

HTMLメールにはファイルを添付できない

一般的に、HTMLメールにはファイルを添付することができません。クリック率増加のためにHTMLメールを利用している場合、ファイルの添付は難しくなります。どうしても添付したいファイルがある場合は、テキストメールの形式を選びましょう。

「ファイルの添付機能」は追加オプションの場合もあり

メール配信システムに搭載された「ファイルの添付機能」を利用すれば、メールにファイルをスムーズに添付することができます。しかし、添付機能は追加オプションで別料金になる場合が多いです。ファイルの添付を考えている企業は、システム導入前にプランの内容をよく確認しておきましょう。

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メール配信システムの添付ファイルの容量

メール配信システムを利用してファイルを添付する場合、大容量のデータを送ることは避けましょう。なぜなら、データを受信するにあたって相手のサーバーを圧迫してしまう可能性があるからです。

この観点から、1MB以下から5MBとデータ容量が決められているメール配信システムも目立ちます。相手に配慮するためにも、添付するファイルのデータ容量は抑えるようにしましょう。

メール配信システムで添付ファイルを送る方法

メール配信システムを使って添付ファイルを送る方法について解説していきます。

ファイルをURL化して送る方法は以下の3つです。

• Googleドライブにアップロードする方法
• サーバーにアップロードする方法
• WordPressにアップロードする方法

もっとも実施しやすい方法を見つけてみてください。

Googleドライブにアップロードする方法

まずは、Googleドライブにアップロードする方法です。Googleアカウントにログインしたあと、「新規」→「ファイルのアップロード」をクリックします。

任意のファイルをアップロード後「リンクを取得」を選択しましょう。このリンクをメール内に記載すれば、Googleドライブを経由してファイルの共有が可能です。ただし、Googleドライブは容量に制限があるため、メルマガの利用には適していません。

サーバーにアップロードする方法

次にサーバーへアップロードする方法です。今回は、「Xserver」というレンタルサーバーを例に挙げます。サーバーにログイン後、任意のサーバーとドメイン内の階層を指定してください。その後、ファイルをアップロードすれば完了です。

WordPressにアップロードする方法

最後は、WordPressにアップロードする方法です。WordPressにログイン後、「メディア」→「新規追加」をクリックします。次に「ファイルを選択」を選び、任意のファイルをアップロードしてください。該当ファイルをクリックすると、リンクが表示されます。

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メール配信システムで添付ファイルが送れない場合の対応法

メール配信システムのファイル添付機能を使用中に、ファイルを思ったように添付できないことがあります。ここではファイルを添付できない場合の対処法を4つ紹介します。

1.ファイルの圧縮

まず、添付ファイルを圧縮してみましょう。ファイルをzip化して圧縮するとデータサイズを小さくできます。なお、圧縮率は該当ファイルの種類や圧縮方法によって変わります。場合によっては約80%程度の圧縮率にならないこともあるので、注意が必要です。

2.GigaFile便

次に、GigaFile便の利用をおすすめします。GigaFile便とは、1ファイル300GBまでのデータを送信できるファイル転送サービスです。個数が無制限でユーザー登録も不要なので、気軽に利用できます。アップロード後、最大100日まで保存できるところもポイントです。

また、データをアップロードして変換するまでにかかる時間も少なく、手順も非常にシンプルなので初めて利用する人でも簡単に利用できるという点もメリットと言えます。

3.YouTube

動画ファイルを送付したい場合は、YouTubeを利用する方法もあります。動画を限定公開に設定して、共有リンクを相手に伝えるだけで動画が視聴できるようになります。

YouTube上に動画をアップするにはGoogleアカウントが必要となるので、アカウントを持っていない場合には作成しておきましょう。アカウントの作成は数分あればできるので非常に簡単です。

なお、YouTubeの動画ファイルはデータ容量が特に大きいので、相手が負担にならない方法を考えなければなりません。

4.オンラインストレージサービス

重要度が高いデータを送信したい場合は、法人向けに提供されているオンラインストレージサービスを利用してみましょう。セキュリティ対策が厳重に行われているため、情報漏洩のリスクが抑えられてリスクヘッジにもつながります。

オンラインストレージサービスは非常に数多くあるので、どれを利用すれば良いのかわからないと悩んでいる人は下記の記事も合わせて読んでみてください。

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メール配信システムにおける添付ファイル活用例

メール配信システムを導入すると、さまざまな活用ができます。ここでは代表的な使い方を2つ解説します。

個別にメルマガ会員限定資料を送る

1つ目は、メルマガ会員用の限定資料(会員限定クーポンなど)を送信する方法です。webブラウザを経由してマイページなどにログインする必要がないので、ユーザーの利便性が高まります。全ユーザーが閲覧できるSNSなどでは実現できない、特別な限定情報を届けられるでしょう。

資料のレイアウトを保持したまま情報を送る

2つ目の方法は、資料のレイアウトを保持したまま情報を送ることです。添付ファイルを利用しないでデータを送付すると、レイアウトの崩れや文字化けが発生する恐れがあります。添付ファイル機能を使えば、レイアウトの問題なくデータを確認できたかどうかの心配は不要です。

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ファイル添付の作成が可能なメール配信システム

ここではファイル添付可能なメール配信システムを3つ紹介します。

1.blastmail

blastmailは11年連続で顧客導入数シェアNo.1のメール配信システムです。効果測定ツールも備えているので、より効果のあるメルマガを配信するために内容をブラッシュアップすることができます。API連携機能も使えば、自社システムとの連携もスムーズです。

2.MailChimp

MailChimpは、世界中で利用されているメール配信システムです。画面表示やサポートデスクは日本語に対応していませんが、見やすいシンプルなUIが高く評価されています。Freeプランでも機能が充実しているため、小規模な企業はコストを大幅に削減できます。

3.配配メール

配配メールの特徴は、専属のコンサルタントが運用方法を提案してくれるところです。単発ではなく定期的に経過を見てくれるので、安心してサービスを利用できます。顧客分析などの営業活動サポートを使えるところもポイントです。

メール配信システムを使って安全に添付ファイルを送ろう！

メール配信システムをうまく活用すれば、セキュリティに気をつけながら安全に添付ファイルを送ることができます。

本記事で紹介した内容を参考にしながら、自社にマッチしたシステムを選んでください。結果的に、顧客に適したアプローチができるようになるはずです。