メール配信システムの自社構築は大変？利用するメリット・デメリットを解説

メール配信システムとは？

メール配信システムとは、ターゲットに対してメールを自動配信するシステムです。

アプローチしたい見込み客が多い場合、一人ひとりにメールを送るのは手間や時間がかかりますが、メール配信システムを活用し、自動でメールを配信すれば効率的にターゲットへのアプローチができます。

メール配信システムの仕組み

メール配信システムは、MTA(メール転送エージェント)と呼ばれるプログラムを活用し大量のメール配信をします。

MTAは、送信元より転送されたメールを正しい宛先に仕分ける機能を持っています。SMTPサーバー内にあるプログラムを使い、高性能なSMTPサーバーほど大量配信に対するサーバー負荷への耐性・処理速度が上がるのです。

ただし、迷惑メールとして認識されないためには、ISP(インターネットサービス事業者)からの信頼を得なくてはなりません。そのためには突然の大量配信の回避、複数のIPアドレス取得など、さまざまな手段をとり対応します。

▷【簡単】メール配信システムとは？仕組みやできること・導入メリットを解説

メール配信システムの機能や役割

メール配信システムには、以下のような機能があります。

• ステップメール配信機能
• HTMLメール作成機能
• メールアドレス管理機能
• セグメント配信機能
• 効果測定機能

メールは相手に確実に届けなくてはいけません。プロバイダーからブロックされたり迷惑メールに振り分けられたりすると、メールが届かない可能性が出てきます。

そこでメール配信システムを活用することで、大量のメールを効率的にターゲットへ送ることができます。

▷メール配信システムの選び方は？必要な機能やメリット・注意点を解説

メール配信システムの種類

メール配信システムには、オンプレミス型とクラウド型があります。ここでは、それぞれの特徴について見ていきましょう。

1.自社サーバーで構築するオンプレミス型

オンプレミス型とは、自社にサーバーを用意し、ネットワーク構築をする方法です。オンプレミス型には次のような特徴があります。

オンプレミス型のメリット

オンプレミス型は全て自社で用意するため、カスタマイズの自由度が高いです。自社の目的や要望に合わせて機能を追加できることや、セキュリティ面で安心して利用できることがメリットです。

オンプレミス型のデメリット

カスタマイズの自由度が高い反面、全て自社で準備するので初期コストがかかります。そのため、導入のハードルが少し高くなるのがデメリットです。

▷オンプレミス型のメール配信システムとは？クラウド型との違いを徹底解説

2.ネット接続のみのクラウド型

クラウド型とは、サービス業者がインターネット上で提供しているシステムにアクセスし、機能を利用する方法です。クラウド型には、次のような特徴があります。

クラウド型のメリット

クラウド型は自社サーバーを用意する必要がありません。サービスのアカウントを作るだけなので、導入するにあたって時間や費用などのコストが比較的少なくできます。

クラウド型のデメリット

クラウド型の場合、サービス提供業者が用意したサーバーを利用するため、カスタマイズしにくく自由度が低いです。オプションなどを付けることで機能を充実できますが、その分コストがかかります。

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メール配信システムを自社構築するメリット

ここからは、メール配信システムを自社構築するメリットについて解説します。

システムの導入方法には、オンプレミス型とクラウド型の2種類がありますが、オンプレミス型は社内での管理や工数の面で、運用に多くのリソースが必要です。

オンプレミス型メール配信システムの場合

オンプレミス型のメリットには次のようなものがあります。

• カスタマイズ性が高い
• 社内で顧客データを管理できる
• システム連携がしやすい

1.カスタマイズ性が高い

オンプレミス型でシステムを導入するメリットは、なんといってもカスタマイズ性が高いことです。

現場の意見や要望を汲み取り、企業に合った理想的なシステムの構築が充分できます。

カスタマイズには相応のコストがかかりますが、資金や人員の確保ができれば、企業にとってのメリットが大きいです。

2.社内で顧客データを管理できる

社内で顧客データを管理できる点も、オンプレミス型のメリットと言えるでしょう。

クラウド型を導入する場合、外部のサービス業者が用意したサーバーにアクセスし個人情報を管理しなければいけません。

数年前までは、クラウド型のセキュリティ面について問題視する声もありましたが、技術の進歩でほとんどなくなっています。しかし、自社でやり取りを完結できるオンプレミス型に安心感を抱く方も少なくありません。

3.システム連携がしやすい

システム連携がしやすいこともオンプレミス型のメリットです。自社で自由にカスタマイズできるので、既存の社内システムとの連携も柔軟に対応することができます。

メール配信サービスも同様で、既に自社で利用しているシステムに合わせたカスタマイズをすればシステム連携も容易です。

連携が可能になれば、データ管理を一元化や、部署間で都度データ共有しなくてよいメリットがあり工数削減にもつながりします。

基幹システムをはじめとして、既に利用しているシステムを活かしつつメール配信システムを導入したい場合は、カスタム性が高いオンプレミス型が適しています。

ただし、自社のシステムに合わせてカスタマイズすると相応の費用がかかる場合があるので注意してください。

クラウド型メール配信システムの場合

クラウド型のメール配信システムのメリットには、次のようなものがあります。

• コストを抑えながら運用できる
• 短期間で導入できる
• サーバー保守管理の負担が少ない

1.コストを抑えながら運用できる

クラウド型を利用することで、コストを抑えながら運用できます。クラウド型はインターネット上に既に構築されているシステムを利用するため、初期費用が少なくすむ場合が多いです。

社内に人員を確保する必要もなく、運営におけるハードルは低いでしょう。

クラウド型の料金は、月額制や年額制で支払うサブスクリプション形式が一般的で、充実した機能を低料金で利用できます。コストをなるべく抑えたい企業には、クラウド型が適しています。

▷メール配信システムの平均費用は？料金の相場や機能について解説

2.短期間で導入できる

クラウド型のメール配信システムは導入にあたり、サーバーをはじめとするハードウェアを用意する必要がないため、短期間で導入できます。また、運営や管理に携わる人員の雇用・育成も不要なので早期導入が可能です。

クラウド型は標準機能がパッケージで用意されています。システムの構築に時間がかからず、オンプレミス型よりも短期間で導入できます。

3.サーバー保守管理の負担が少ない

サーバーの保守管理の負担が少ないことも、クラウド型導入の大きなメリットです。

クラウド型の場合、必要なメールサーバーを管理するのはサービス提供側なので、自社でサーバー環境を用意する必要がありません。

そのため、サーバー運用・保守にかかる人件費や業務負担も発生しません。

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メール配信システムを自社構築するデメリット

ここからは、メール配信システムを自社構築する際の、オンプレミス型とクラウド型それぞれのデメリットについて解説します。

オンプレミス型メール配信システムの場合

オンプレミス型のデメリットには次のようなものがあります。

• コストが高い
• 運用まで時間がかかる
• 保守や管理が大変

1.コストが高い

クラウド型と比べると、コストが高いことがデメリットです。

オンプレミス型の導入は、自社のシステムを1から作るためサーバー費用・サーバー運用・保守管理・ハードディスク管理・人件費などのコストがかかってしまいます。

もちろん現場の声・要望に合わせて自由にシステムを構築できる点は、非常に魅力的なのですが、自社に合わせてカスタマイズするとそれだけコストがかかってしまいます。

2.運用まで時間がかかる

オンプレミス型は全て自社で行うため、サーバー環境の構築や、人員の確保などの準備を経て運用がスタートします。

オンプレミス型でも、システム構築から運用保守までを外注できますが、システムの要件定義や仕様設計など、実施しなくてはならないことがたくさんあります。

早期の導入を考えている企業にとって、オンプレミス型の導入は難しい可能性が高いです。

3.保守や管理が大変

オンプレミス型のデメリットとしては、保守や管理が大変なことも挙げられます。オンプレミス型は自社でシステムを構築するため、さらに社内のシステムも連携させると管理が大変になります。

自社で全てをまかなうためには、保守や管理を行う人員が必要です。外部の企業に依頼する方法もありますが、別途費用がかかってしまいます。

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クラウド型メール配信システムの場合

クラウド型のシステム導入におけるデメリットは次のようなものがあります。

• カスタマイズが難しい
• オプション機能を導入するとコストが高くなる

1.カスタマイズが難しい

クラウド型の導入において気を付けるべきことは、カスタマイズが難しい点です。

外部のサービス業者が提供するシステムを利用するため、自社の要望通りにカスタマイズできない可能性が高いです。つまり外部のサービス業者が構築した画一的な仕様を活用することになります。

カスタマイズが難しいため、サービスの仕様に合わせて運用方針を変えていく必要も出てきます。

2.オプション機能を導入するとコストが高くなる

オプション機能を取り入れると、クラウド型でもコストが高くなってしまう可能性があります。

クラウド型でのオプション機能を利用することで、ある程度のカスタマイズは可能です。しかし、オプション機能を付けすぎると、運用コストが高くなってしまい、扱いづらくなる場合もあります。

予算と利用のしやすさを踏まえて導入を検討しましょう。

メール配信システムを導入するメリット

ここからは、メール配信システムを導入するメリットについて解説します。

1.業務効率化

メール配信システムを導入するメリットとしてまず挙げられるのは、業務効率化につながることです。

メールの配信を全て手作業で行う場合、配信作業だけでなく問い合わせへの対応や二重送付しないためのデータ管理など、やるべきことがたくさんあります。

しかし、メール配信システムを利用すれば、基本的な手続きは自動で進めてくれます。一定期間触らなくても作業してくれるため、作業効率が大幅に改善するのです。

2.構築ノウハウの入手

メール配信システムを利用することで、構築ノウハウをすぐに入手可能です。

全てを自社で行おうとすれば、専門知識を持った人員を確保しなければならず、一から教育するにも時間やコストがかかり、新しく雇う場合には費用がかかります。

構築ノウハウをすぐに入手できる点は、社内のリソースを割く必要がないので大きなメリットです。

3.人的ミスの防止

システムを導入すれば、人的ミスを減らすこともできます。人的ミスを全て防ぐことは難しく、作業数が増えればミスも出やすくなります。

また、メールの配信業務では、個人情報を取り扱います。もし送信先を間違えるなどのミスがあると、情報漏洩で会社の信用問題に関わります。

システムが作業を行うことで、人的ミスの削減やミスによるトラブルを防ぐことが可能です。

メール配信システム導入の注意点

オンプレミス型はカスタマイズしやすいですが、コストが高くなる場合があります。

一方、クラウド型はコストを比較的安く抑えることができますが、自社の要望を満たすことは難しいケースもあるでしょう。

メール配信システムを検討する際には、事前に注意点を整理し、どちらが自社にとってメリットが大きいかを考える必要があります。

目的と使用用途をしっかり明確にしよう

導入にあたって、目的と使用用途を明確にすることが大切です。自社のシステムを構築する必要がある場合は、オンプレミス型が適しているでしょう。逆にコストをなるべく抑えて導入したいのであれば、クラウド型がおすすめです。

ただし、近年ではクラウド型システムの機能やオプションも充実しています。セキュリティ面でも向上しているので、特にこだわりがなければクラウド型をおすすめします。

ランニングコストをきちんと計測しよう

費用対効果を考え、コストに見合った成果が得られるか検討しましょう。

メール配信システムに使える年間予算を把握し、予算内で最大限の費用対効果が期待できるシステムを選ぶことが大切です。

メール配信システムの導入はクラウド型がおすすめ

メール配信システムは、多くのターゲットに一斉メールを配信できるシステムです。メール配信システムを利用することで、業務効率が劇的に改善する可能性があります。

メール配信システムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。

それぞれに長所・短所がありますが、特にこだわりがなければコストを抑えつつさまざまな機能を利用できるクラウド型がおすすめです。

自社のニーズやリソースに合わせたメール配信システムを選んで、業務効率化を図ってみてはいかがでしょうか。