オンライン商談に必要なものとは？機材の種類やおすすめツールを紹介

オンライン商談の準備に必要なものとは？

コロナ禍の影響によって、リモートワークが普及し、定着しつつある現代のビジネス環境において、Web会議ツールを活用したオンライン商談は、決して珍しい営業手段ではなくなっています。

そのため、オンライン商談に対応できる環境を用意しておくことは、ビジネスチャンスを逃さないためにも必要不可欠な準備と言えます。

基本的には、パソコンなどのデジタル端末と通信環境があれば、場所を選ばずオンライン商談が可能ですが、最低限の条件として、使用する端末にWebカメラやマイク機能が搭載されていることが前提となります。

また、環境によってはイヤホンなどの周辺機器も必要となるでしょう。

オンライン商談に必要な機材の種類や選び方については、次章で詳しく解説します。

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オンライン商談で必要になる機材の種類

オンライン商談をおこなうには、Web会議が問題なくおこなえる通信環境を整えたうえで、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデジタル端末のほか、状況に応じて、Webカメラ、マイク、イヤホンなどが必要となります。

ちなみに、Web会議に必要な通信速度は、一般的に上りが1Mbps以上、下りが10〜30Mbps以上であると言われています。自宅でオンライン商談をおこなう場合には、事前に回線速度を確認しておくと良いでしょう。

オンライン商談で必要になる機材の選び方

続いて、オンライン商談で必要な機材の選び方についてもご紹介します。

快適な環境作りにはある程度の導入コストが必要ですが、必ずしも高額な機材である必要はありません。オンライン商談の頻度などを踏まえながら、無理のない範囲で環境を整えましょう。

パソコン

スマートフォンやタブレットでもオンライン商談は可能ですが、効率性や資料共有などの操作性を考慮するのであれば、ノートパソコンをおすすめします。

オンライン商談で利用するパソコンを選ぶ際は、メモリ容量と画面サイズに気をつけましょう。一般的に5万円以下などの低価格帯のパソコンは、平均して4〜8GB程度のメモリ容量となっています。

ただし、商談に必要な資料の準備、オンライン商談ツールのスムーズな利用においては、8GB以上を選ぶのがベターです。

また、オンライン商談では、画面共有によって資料を確認するケースがほとんどです。13〜14インチ程度の画面サイズであれば、携帯性・視認性どちらも確保することが可能です。

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Webカメラ

基本的にWebカメラはパソコンに内蔵されていることがほとんどですが、搭載されていない場合には、Webカメラも準備しましょう。

また、よりクリアな映像を届けたい場合には、パソコンのWebカメラとは別に、外付けのWebカメラを準備すると良い画質で商談に望めます。

1台のパソコンから複数名でオンライン商談に参加する場合には、広い画角のWebカメラを活用するのも一つの手段です。

イヤホン・ヘッドホン

商談する際、パソコンのオーディオ機能を使用していると、相手の声が聞き取りにくいだけでなく、周囲のノイズを拾いやすくなってしまいます。

できれば、マイク機能付きのヘッドセット（イヤホンやヘッドホン）を用意しておきましょう。また、イヤホンやヘッドホンは、有線タイプのほか、Bluetoothで接続する無線タイプもあります。

安定した接続が可能な有線タイプ、スッキリした環境作りが可能な無線タイプなど、それぞれにメリット・デメリットがあるため、使用環境と照らし合わせながら検討しましょう。

マイク

大半のパソコンには、Webカメラやスピーカー同様にマイク機能も内蔵されています。

しかし、外付けのマイクは、周囲のノイズを極力排し、声の集音に最適化するなど、高性能な機能を搭載しています。

オンライン商談のほか、オンラインでのセミナーなどを開催する機会もあるのであれば、そのような外付けのマイクを接続することで、より快適な音質を確保できるでしょう。

インターネット環境

オンライン商談は、主にWeb会議ツールを使ったビデオミーティングでおこなうのが一般的なため、インターネット環境は必要不可欠となります。

前述の通り、Web会議に必要な通信速度は、一般的に上りが1Mbps以上、下りが10〜30Mbps以上であると言われています。

外出先の通信環境を利用してオンライン商談をおこなう際には、回線の実効速度を計測してくれる「スピードテスト」により回線速度をあらかじめ確認しておくと安心でしょう。

「スピードテスト」は、Webブラウザで検索することで、GoogleやUSENなどのスピードテストにより無料で測ることができます。

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オンライン商談をより快適にするための機材・ツール

さらに快適なオンライン商談を実現するには、下記の機材やツールも準備しておくと良いでしょう。

プリンター・スキャナー

商談資料におけるデータの裏付けなどにおいては、プリンターやスキャナーを活用して書籍などの記載事項を資料として共有するケースも考えられます。

また、資料を最終チェックする際に、印刷して確認することで、より正確なチェックができることもあります。いずれも必須の機材ではありませんが、資料の質や商談の成約率をさらに高めるためのツールとして検討してみるのも良いでしょう。

リングライト

リングライトとは、自撮りや動画撮影などで使用される円形の照明器具のことです。

顔まわりを明るくしてくれるため、ビジネスシーンにおいても、相手に好印象を与えやすくなる効果が期待できます。

リングライトには、クリップタイプとスタンドタイプの2種類があり、どちらも場所を取らず、かつ、価格帯も手頃なものから本格的なものまでさまざまです。

映り方への満足度は、商談の自信につながることもあるため、まずは手頃な照明を購入してみるのもおすすめです。

オンライン商談ツール

オンライン商談は、一般的にGoogle MeetやZoomなどのビデオミーティングツールなどが活用されていますが、さらなる効率化を目指すのであれば、オンライン商談ツールを導入するのも一つの手です。

オンライン商談ツールには、資料共有やチャットでのやり取り、画面機能や録画機能など、オンライン商談に必要な機能のほか、名刺交換、ステータス管理、担当者の自動割り振りなど、商談管理に特化した便利な機能を搭載しています。

このような機能により、属人化しがちな営業活動を見える化して情報共有をスムーズにすることで、チーム全体の生産性を上げることも可能になるでしょう。

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オンライン商談ツールのおすすめ4選

ここからは営業活動の効率化が実現可能な、おすすめのオンライン商談ツールを4つご紹介します。

1.ミーテル

ミーテルはAIを搭載したIP電話であり、自動録音や文字起こしなどを自動で行なってくれるオンライン商談ツールです。

面倒な文字起こしをする手間が省けるのはもちろん、情報共有もカンタンにできるため、ナレッジの蓄積にも役立ちます。

また、通話数や商談数の可視化にもつながるため、商談数や売上の向上も見込めます。

2.B-Room

B-Roomは、アプリやソフトをインストールすることなく使用でき、商談履歴管理やスケジュールの連携などのマネジメント機能も充実したオンライン商談ツールです。

特徴としては、進行役のみに「台本」が表示されるトークスプリクト、必要なメンバーのみで商談中の「メモ」が共有されるステルスメモなど、実践的な機能を搭載している点が挙げられるでしょう。

さらに、オンラインミーティングルームへの接続は、招待メールを送る「URL接続」と、8桁のルームキーを伝える「ワンタイムパスワード接続」の2種類から選べるなど、多様な機能でSoftBankや電通など大手企業での導入実績も豊富です。

3.ベルフェイス

ベルフェイスは、オンラインミーティングに必要な機能が網羅された、3,000社以上の企業導入実績のあるオンライン商談ツールです。

CRM連携ができるだけでなく、電子契約サービスの「クラウドサイン」と連携しており、商談後の契約をベルフェイス上で完結できるなど、商談だけでなく、顧客管理から契約まで、一連の業務を一元的に管理することで、大幅な業務効率化が実現できます。

4.VCRM(旧Mee2box)

VCRMは、使用時にアプリやソフトをインストールすることなく、10人同時接続でのオンライン商談がおこなえるオンライン商談ツールです。

月額5,500円(税込)〜と低価格設定ながら、ユーザー数ではなく1ルームあたりの料金プランのため、オンライン商談の頻度は少ないけれど、関係者全員にアカウントは発行しておきたいという使用目的において、コストを抑えながらの導入が可能です。

また、ツール導入から運用、定着までのコンサルティングを受けられる点は、ツール利用に不慣れな企業においても安心して導入に踏み切れる特徴と言えるでしょう。

万全な環境で成約率の高いオンライン商談を実行しよう

オンライン商談に必要な機材やツールの種類、選び方などを詳しく解説しました。

オンライン商談は、デジタル端末とインターネット環境さえあれば簡単に始められ、移動時間やコストなどの削減が実現できる効率的な営業手段ですが、「成果」をあげるためには、相応しい環境を整える必要もあります。

特に、相手が快適に話を聞き、取引の内容に集中できる環境づくりは気を使うべきポイントであり、成約率にも影響する重要なポイントです。

ぜひここでご紹介した機材や便利なツールを取り入れ、環境を整えるとともにクロージング確度の高い商談を目指してください。

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