オンライン商談はスマホで実施してOK？注意すべきマナーや対策について

オンライン商談とは

オンライン商談とは、ICTツール（コミュニケーションツール）を介して、顧客と直接顔を合わせることなく営業をおこなう手法のことです。WEB商談と呼ばれることもあるでしょう。

オンライン商談では、主に、パソコンやスマートフォンなどから、WEB会議システムといったビデオ通話機能やオンライン商談ツールを利用しておこないます。これらのツールは、録画機能を始めとした様々な機能が付いているものもあり、活用することで効率的に商談を進めることが可能です。

また、顧客先への交通費が発生しないことや資料のペーパーレス化によるコスト削減、さらには場所を問わない営業活動によりビジネスチャンスが拡大するといった、様々なメリットが得られるのも特徴です。

このようなメリットから、オンライン商談は、今後も導入する企業が増加していくと予測されています。

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オンライン商談はスマホで実施できる？

場所の制約を受けずに商談が可能になるオンライン商談ですが、その特性から「スマートフォンでも商談可能？」と思う方も多いのではないでしょうか。

結論としては「可能」です。現在、使用されているオンライン商談ツールのほとんどは、パソコンだけではなく、タブレットやスマートフォンなどのモバイル端末に対応しています。そのため、パソコンがなくてもツールをインストールすることで、スマートフォンからのオンライン商談も可能になります。

コストの削減や営業エリアの拡大などメリットの多いオンライン商談ですが、その一方で、対面での商談とは違って相手との距離感が掴みにくい、資料の共有がしづらい、通信環境やカメラ・スピーカーなどが整っていないとスムーズに進行できないといったデメリットがあることも事実です。

次章では、オンライン商談、特にスマートフォンを使用した場合の商談において、メリット・デメリットを詳しく解説します。

オンライン商談をスマホでするメリット

オンライン商談は自宅やオフィス、外出先など、どこにいてもネット環境さえあればいつでも商談ができる営業手法として注目を集めています。

一般的にはノートパソコンを使用してのオンライン商談が主流ですが、最近ではスマートフォンにオンライン商談ツールをインストールしておこなうケースも増えてきました。

ここでは、スマートフォンでのオンライン商談を検討されている方に向けて以下2つのメリットを詳しく解説します。

1. どこでも商談ができる
2. 別のデバイスで資料を見ながら進められる

1.どこでも商談ができる

スマートフォンを使ったオンライン商談ではオフィスはもちろん、自宅や外出先においてもネット環境さえあれば商談できるのが最大のメリットです。

商談のための移動時間や移動費が発生することがなくなるため、コストを抑えつつ、ビジネスの機会を拡げることができるでしょう。

また、移動時間の削減により、1日の商談数を増やしたり、空いた時間を重要なタスクの処理に費やしたりできることから、営業効率のアップも期待できます。

2.別のデバイスで資料を見ながら進められる

ノートパソコンを使ったオンライン商談では、営業したい自社商品やサービスについての資料をあらかじめ作成し、その資料を相手に共有しながら商談を進めていきます。

商材によっては、手元にある資料を参照しながら説明したい場合や、別のシステムを操作しながら詳しく解説をしたいケースも方もあるかもしれません。

そのような場合、スマートフォンをビデオ通話機能などのツールに接続しつつ、ノートパソコンやタブレットで資料やシステムを確認しながら商談をする方法もあります。

また、スマートフォンのマイク性能は、パソコンよりもノイズ除去や集音機能が優れていることも多く、クリアな音質で会話できる点もメリットです。

オンライン商談をスマホでするデメリット

スマートフォンでのオンライン商談は、ネット環境さえ整っていれば、場所を選ばずに商談できるのがメリットですが、スマートフォンならではのデメリットもあります。

ここでは、スマートフォンでオンライン商談をおこなう場合の2つのデメリットを解説しますので、ぜひ参考にしてください。

1. 画面が小さい
2. 操作に不便がある

1.画面が小さい

近年はスマートフォンで動画や映画を見る人が増え、それに伴い各メーカーも大画面、高解像度のスマートフォン開発に力を注いでいます。

以前のスマートフォンに比べるとオンライン商談をしやすくなってきています。とはいっても、スマートフォン平均的な画面サイズ7インチと、持ち運びに便利なノートパソコンの画面サイズである11〜15インチの大きさを比べた場合は、やはり小ささに不便を感じることもあります。

具体的には、商談相手の様子がわかりづらいことが挙げられます。オンライン商談自体のデメリットとして、相手の表情や反応が読み取りにくい点がよく挙げられますが、スマートフォンを介した商談の場合、そのデメリットがさらに際立つ傾向にあるのです。

特に、複数人での商談の場合は同時にすべての人の様子を確認するのは、かなり難しくなってしまうでしょう。

2.操作に不便がある

もう1つのデメリットは、オンライン商談をしながら画面を操作するのに手間がかかってしまうことです。ノートパソコンであれば開けたいファイルを見つけて開くことも簡単ですが、スマートフォンの場合は画面が小さいぶんファイルを探したり、画面を切り替えたりする操作に手間取ってしまうことが少なくありません。

そのため、操作の利便性や画面の見やすさの点においては、パソコンに軍配が上がるといえるでしょう。スマートフォンでオンライン商談をおこなうなら、画面が小さいことや、操作に不便があることなどのデメリットを考慮して利用することをおすすめします。

オンライン商談をスマホで実施する際の注意点と対策

スマートフォンでのオンライン商談はどんな場所でもできることや、他のデバイスとも共有できるなどのメリットがある反面、パソコンに比べると画面が小さいため、商談相手の様子がわかりづらいことや、操作が不便なことが挙げられます。

そのため、スマートフォンでオンライン商談をおこなうのであれば、メリット・デメリットを理解して、効率よく使用することをおすすめします。ここからは、スマートフォンでオンライン商談をする際の注意点や対策を見ていきましょう。

1.最低限のマナーを守る

オンライン商談では従来の対面式の商談のように直接的なやり取りができません。以下のように、商談相手との信頼関係を築くために最低限のビジネスマナーを守るように心掛けてください。

・事前にリマインドメールを入れておく

オンライン商談は移動しないため、アポイントを商談相手が忘れてしまう可能性が否定できません。そうならないためにも事前にリマインドメールによる予定の再通知を習慣づけるようにしましょう。このときに、商談で共有する資料を一緒に送るのもおすすめです。

・話をしているとき以外はミュートにする

最近のマイクは性能が良いため、声の他に息遣いやメモを書く際のペンの音、タイピングの音など、会話以外の音もマイクが拾ってしまいます。

特に複数人で商談をする場合は、マイクをオンにしていると雑音により聞こえて、会話の内容が伝わりにくくなりかねません。そのため、話をしないときにはミュートにしておくようにしましょう。

・会話が一方的にならないように注意する

オンライン商談では空気感が伝わりにくく、特にスマートフォンであれば相手の様子がわかりづらいこともあるため、沈黙を避けようと一方的に話してしまいがちです。話をしている途中に「何か質問はございませんか」と相手に尋ねて双方が会話できる環境を作る必要があります。

・相手よりも先に入室し、後から退出する

ご自身がホスト側にあたる場合は、先にオンライン上に入室して商談相手を待ち、商談終了後は相手が退出してから終了するようにしてください。商談後はお礼のメールを送ることも大切です。

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2.インターネット環境が安定している場所で実施する

インターネットの接続増強が不安な環境においてオンライン商談を行った場合、途中で接続が切れてしまったり、映像や音声が断続的になってしまったりして、大事な内容が伝わらない場合もあります。

このような不安定な環境下での商談は、相手先にもストレスを与えてしまい、ポジティブな反応を獲得しにくくなってしまうでしょう。ネット環境は、必ず事前にチェックをし、商談相手にもリマインドメールを送る際に、ネット環境を確認してもらうよう一言添えるようにしてください。

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3.カメラをオンにできる環境にする

いつでもどこでも商談ができるとはいえ、あくまでビジネスの場であることを考慮しなければなりません。

そのため、関係者以外の人の往来が多くカメラに映り込んでしまう、あるいは周りが騒がしい、といった環境からオンラン商談をおこなうのは、相手への失礼にもあたるような行為です。常にカメラをオンしていても支障のない、かつ静かな環境から臨むようにしてください。

また、在宅ワークなどの場合は、身なりへの配慮にも欠けてしまいがちです。必ずビジネスシーンに相応しい格好をするようにしましょう。

4.スマホのセキュリティレベルを確認する

スマートフォンでオンライン商談をおこなうのであればセキュリティリスクを考慮しなくてはいけません。

インターネットを使用するスマートフォンもまた、サイバー攻撃やウイルス感染のリスクにおける例外とはならず、取り扱いには最新の注意を払う必要があるのです。

スマートフォンをオンライン商談に使用する場合、注意しなければいけない点は以下の通りです。

• OSは常に新しいバージョンにする
• 公衆無線LANは使用しない
• パスワードは定期的に変更する
• 最新のブラウザを使用する
• 画面は必ずロックする
• 二段階認証を利用する
• 出先などでテーブルに置いたまま離席しない

できる限りの対策をおこない、リスクを減らしておくことが大切です。

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オンライン商談をスマホでするときは対策を入念に

スマートフォンでのオンライン商談は、パソコンに比べ、より手軽におこなえるメリットがあります。一方、「画面が小さい」「操作がしにくい」などのデメリットもあるので、メリット・デメリットをよく理解した上で実施することが大切です。

スマートフォンならではのマナーやセキュリティ面の対策を入念におこない、オンライン商談の機会を増やしてみてはいかがでしょうか。

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