プロセスマネジメントとは？考え方や必要性・手法について解説

プロセスマネジメントとは？

プロセスマネジメントとは、特定の業務のプロセスを管理・改善するマネジメント手法のことです。主に業務の効率化や生産性の向上を目的として行われます。

作業工程を細かく分解・分析することで、現状の課題を把握することが可能です。改善すべきポイントも明らかとなり、成果を高められます。

プロセスマネジメントの対象業務

プロセスマネジメントは、主に定型業務やルーティン業務に用いられます。たとえば、以下のような条件に当てはまる業務が挙げられるでしょう。

• 発生頻度の高い業務
• 作業手順が明確に決まっている業務
• 作業完了までに時間がかかる定型業務
• 複数の人や部署が連携している業務

上記に該当する業務は、多くの工数を必要とする定型業務です。プロセスマネジメントは、対象の工数が多いほど高い改善効果が見込めます。そのため、プロジェクトなどの非定形業務には向きません。

プロセスマネジメントの必要性

プロセスマネジメントを行うことで業務の標準化ができるため、能力やスキルを持った人に依存せずに成果を出せるようになります。また、引き継ぎや社員の教育もスムーズに行えるようになり、業務の品質も安定するでしょう。

プロセスマネジメントは、過程を管理するマネジメント手法のため、業務における根本的な課題を解決できます。ブラックボックス化していた業務内容を整理して可視化することで、進捗状況も把握できるようになるでしょう。

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プロセスマネジメントを導入する際の流れ

プロセスマネジメントを導入するには、どのような手順を踏めばよいのでしょうか。ここでは、プロセスマネジメントを導入する際の流れについて解説します。

業務プロセスを細分化する

まず、業務プロセスを細分化し、どのような手順を踏んでいるか明らかにしましょう。現場担当者にヒアリングを行いながら、業務の初めから終わりまで具体的に洗い出すことが大切です。

たとえば中途採用の業務プロセスであれば、以下のように細分化できます。

• 採用計画の策定
• ターゲットとなる人物像の明確化
• 募集要項の作成
• 求人募集
• 書類審査
• 一次面接
• 二次(最終)面接
• 内定通知
• 入社案内・入社後フォロー

具体的な目標を設定する

業務プロセスを細分化したら、最終的な目標と最終目標から逆算したプロセスごとの目標を具体的に設定しましょう。各プロセスごとに目標を設定することで、結果だけではなく過程も評価できるようになります。

中途採用の業務プロセスにおける目標設定の場合、以下のようになるでしょう。

• 最終目標:中途入社社員数3人
• 求人募集:目標受付数80人
• 書類審査:目標通過数30人
• 一次面接:目標通過数10人
• 二次(最終)面接:目標通過数4人
• 内定通知:最終承諾者数3人

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実際にプロセスを進行する

目標設定を追えたら、実際にプロセスを進行します。プロセスごとの目標を意識しながら業務を進めることで、現状とのギャップも明らかになるでしょう。

また、業務内容を評価するために、各プロセスごとの結果を記録することも大切です。

必要に応じて改善する

業務を進める上で課題や問題点が浮上した場合は、必要に応じて改善しましょう。例えば、必要のないプロセスを排除したり、プロセス同士を統合したりするなど、さまざまな工夫が挙げられます。

また、目標設定が適切であったかどうかも確認しましょう。これらの振り返りを元に、よりよい業務フローや目標に向けて改善していくことが大切です。

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プロセスマネジメントを成功に導く考え方

プロセスマネジメントを成功させるには、以下3つのポイントを意識しましょう。

• 取り組みは組織の理解を得てから
• 業務の標準化を意識する
• 完璧な状態を目指さない

ここでは、プロセスマネジメントを成功に導く考え方について解説します。

取り組みは組織の理解を得てから

プロセスマネジメントは現場の業務プロセスに影響を与えます。担当者や組織の理解を得られないまま進めてしまうと、現場の混乱を招きかねません。場合によっては、社員が不信感を募らせてしまったり、途中で頓挫してしまうこともあるでしょう。

そのため、組織の理解を得てからプロセスマネジメントを推進することが大切です。取り組む目的や期待できる効果、重要性などを説明し、組織で一体となって進めるようにしましょう。

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業務の標準化を意識する

プロセスマネジメントを行う際は、業務の標準化を意識することが重要です。プロセスマネジメントでは、基準となる工程がなければ評価・改善はできません。具体的に、現状の業務がどのような手順で進められているのか明確にしましょう。

完璧な状態を目指さない

プロセスマネジメントを実施するにあたって、最初から完璧な状態を目指す必要はありません。初めから完璧な状態を目指してしまうと、プロセスの標準化に時間がかかり、現場の負担にもなります。

プロセスマネジメントは、繰り返し改善のプロセスを回すことで業務効率を向上させる手法です。最初から完璧を目指すよりもトライ&エラーを繰り返しながら徐々にプロセスを完成させるようにしましょう。

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プロセスマネジメントのメリット

ここでは、プロセスマネジメントに取り組むメリットについて解説します。

進捗状況が把握しやすい

プロセスマネジメントを行うことで、進捗状況が把握しやすくなります。リアルタイムで現状を把握できるため、課題や目標とのギャップに早めに気付けるでしょう。

また、プロセスごとの進捗状況から全体の進捗管理もできます。進行に遅れや問題が発生しても早期の対応が可能になり、安定した結果につなげられます。

業務の属人化を防ぐ

プロセスマネジメントを行うことで、業務の属人化も防げます。業務プロセスを作業手順書やフローチャートなどにまとめることで、業務の標準化が可能です。

誰が行っても同じ結果につながるようになり、担当者の移動・退職などによる引継ぎもスムーズに行えます。

課題を可視化できる

プロセスマネジメントで業務を可視化することで、課題を見つけやすくなります。既存の業務プロセスのなかで、どの部分が問題か明らかになると、改善もしやすくなるでしょう。

また、業務が可視化されることで組織内の共通認識が得られるのもメリットです。進捗状況や課題などについての情報共有がスムーズにでき、メンバー間の連携も取りやすくなります。

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プロセスマネジメントの注意点

プロセスマネジメントには、いくつか注意すべきポイントがあります。ここでは、プロセスマネジメントの注意点についてみていきましょう。

実行までに期間が必要になる

プロセスマネジメントを実行するには、業務プロセスの細分化や目標設定などを行わなければなりません。また、チームメンバーとの連携を取りながら進めていくため、実行までにはある程度の期間と工数が必要です。

業務の向き・不向きを考慮する

プロセスマネジメントは、定型業務やルーティン業務に向いている施策です。そのため、問い合わせ対応や新規事業のプロジェクト業務などの非定型業務には向いていません。

対象となる業務がプロセスマネジメントに適しているかどうか、検討してから導入しましょう。

ツールや外注の手段も検討する

プロセスマネジメントは業務の効率化や生産性の向上を目的として行われます。しかし、プロセスマネジメントを実施するにあたって担当者の負担も増えるため、かえって業務の効率が落ちてしまうことも考えられます。

必要に応じて管理ツールや外注などを活用することも大切です。社員がノンコア業務に取り組む時間を減らすことで、コア業務にかけられる時間が増え、より高い成果が上げられるようになるでしょう。

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プロセスマネジメント(BPM)に役立つツール

最後に、プロセスマネジメントに役立つツールを紹介します。

octpath

octpathは、さまざまな業務プロセスを管理できるプロセスマネジメントツールです。スケジューリング機能を活用すれば、繰り返し業務を自動で開始し、関係者に通知できます。さらに、メンバーの忙しさも可視化できるので、手が空いているメンバーをスムーズに見つけられるでしょう。

各プロセスの期限を自動で設定できるため、期限管理の手間を省けるのも特徴です。また、作業結果やデータは自動で後続の手順に表示できるので、引き継ぎがスムーズに行えます。

BP Director

BP Directorは、ガントチャート形式で業務を管理できるプロセスマネジメントシステムです。ワークフローや業務情報を登録する電子フォームの作成も、ドラッグ&ドロップで簡単に行えます。

業務状況はグラフなどを用いたレポート形式で可視化されるため、課題や問題点に素早く気付けるでしょう。外部システムとの連携も可能なので、業務の効率化を実現できます。

Questetra BPM Suite

Questetra BPM Suiteは、クラウド型の業務プロセス管理システムです。ドラッグ&ドロップで簡単にワークフローの構築が行えます。

マイタスク一覧で担当業務を常に確認できるため、作業漏れや遅れを防止できるのもポイントです。また、チャット機能により社内コミュニケーションや情報共有を円滑に行えます。

intra-mart BPM

intra-mart BPMは、継続的な業務プロセスの改善を可能にするプロセスマネジメントシステムです。プロセス状況の分析もするので、より成果を出すための改善が行えます。

ソースコードが公開されているため、自社の業務に合わせた柔軟なカスタマイズも可能です。また、ローコード開発機能も搭載していて、プログラミング知識がなくても簡単にシステムを構築できます。

Ranabase

Ranabaseは、業務改善コンサルティングのノウハウから生まれたプロセスマネジメントシステムです。ドローイング機能で簡単にフローチャートを作成して業務プロセスを整理でき、業務用語の一元管理機能が搭載されているため、業務用語の統一も可能です。

また、メンバー同士のコミュニケーションを円滑にするコメント機能も搭載されていて、効率的に業務フローの評価やディスカッションが行えます。

プロセスマネジメントとは何かを理解して業務成果を上げよう

プロセスマネジメントは、業務の効率化や生産性の向上に効果的なマネジメント手法です。正しく運用することで、現状の課題が明確になり、より高い成果を上げられるようになります。

今回紹介したツールなども積極的に活用しながら、プロセスマネジメントを運用していきましょう。