【無料あり】おすすめのマネジメントツール｜種類や導入するメリットを解説

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マネジメントツールとは？

マネジメントツールとは、プロジェクトや人材の管理を目的としたITツールです。

一口にマネジメントツールといっても、プロジェクト管理や社内のナレッジ共有、従業員のスキル管理など、用途に応じてさまざまなツールがあります。搭載されている機能もツールによって大きく異なるため、自社の目的や課題に合わせて使い分けることが大切です。

マネジメントツールを活用することで、情報共有やコミュニケーションがスムーズになり、業務効率化や生産性向上などの効果が期待できます。

マネジメントツールの種類

マネジメントツールの種類は、主に5種類に分けられます。ここからは、それぞれの特徴を詳しく解説します。

ナレッジマネジメントツール

ナレッジマネジメントツールとは、従業員の持つノウハウや知識を組織内で蓄積・共有・管理するためのツールです。共有されたナレッジを活用し、属人化の防止や業務効率の向上、従業員のスキルアップを図ることを目的としています。

ナレッジマネジメントツールの主な機能としては、文書管理や社内Wiki、ヘルプデスク(FAQ)、検索・マイニング、マニュアル作成などが挙げられます。

テキストだけではなく画像や動画も活用できるため、機械の操作方法や商談の様子といった紙資料では伝わりにくい情報の共有も可能です。

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プロジェクトマネジメントツール

プロジェクトマネジメントツールとは、プロジェクトのスケジュールや進捗、工数、タスクなどを一元管理できるツールです。プロジェクト管理業務の効率化や作業効率の向上、情報共有の円滑化などを目的に導入します。

搭載されている機能はツールによって異なりますが、主にガントチャートなどの進捗管理機能や、WBS(作業分解構造図)などのタスク管理機能が挙げられます。

また、ファイル共有やWiki、メッセージ、チャットといった情報共有やコミュニケーション促進に役立つ機能が備わっているものも多く、プロジェクトを円滑に進めるうえで欠かせないツールといえるでしょう。

タレントマネジメントツール

タレントマネジメントツールとは、従業員の職務経歴や実績、保有資格、スキルなどに関する情報をまとめて管理できるツールです。

主に人事担当者の使用を想定しており、従業員一人ひとりの能力や適性を活かした人員配置や戦略的な育成によって、生産性向上や組織力強化を実現するのが目的です。

従業員のデータと顔写真を並べて表示されるツールも多く、名前と顔が一致しない事態を避けられます。また、組織図作成機能も搭載されており、システム上で人事異動のシミュレーションも行えます。

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ピープルマネジメントツール

ピープルマネジメントツールとは、現場でのマネジメントを最適化するためのツールです。マネージャーが従業員一人ひとりの可能性を引き出し、モチベーションやエンゲージメントを高めることで、組織力強化を図ることを目的としています。

目標管理・1on1ミーティング・フィードバックなどのイベントを効果的に行える機能が搭載されており、マネジメントに関するデータの可視化や集約・分析が可能です。

リアルタイムで目標や従業員のコンディションを把握できるほか、ChatworkやSlack、Gmailなどの外部ツールと連携できるものもあるため、マネージャー業務の効率化にも役立ちます。

▷ピープルマネジメントの意味とは？注目される背景やメリット・タスクマネジメントとの違い

スキルマネジメントツール

スキルマネジメントツールとは、従業員の持つスキルや保有資格、実務経験などを一元管理するシステムです。コミュニケーション能力やマネジメント能力など、数値化しづらい能力を可視化できる点が特徴です。

スキル分析によって算出した結果は、人材育成の計画や社内研修の企画、人員配置などに活用できます。ツールによっては、人材育成の進捗管理や研修の受講者選定など、工数のかかる業務を簡素化する機能も搭載されています。

おすすめのナレッジマネジメントツール

ここからは、おすすめのナレッジマネジメントツールを2つ紹介します。

NotePM

NotePMは、マニュアル作成や社内Wiki、ノウハウ共有などのシーンで活躍するナレッジマネジメントツールです。登録企業は7,000社を突破しており、多くの企業で利用されています。

マニュアル・ノウハウを簡単に作成して業務を標準化できるため、属人化を防止可能です。ファイルの中身を全文検索できる機能も備わっていて、知りたい情報をすぐに検索できます。

Qast

Qastは、any株式会社が提供するナレッジマネジメントツールです。個人が持つ知識やノウハウを組織のナレッジとして蓄積し、企業全体の生産性を高める「ナレッジ経営」の効率化に重点を置いています。

業種・職種を問わず、直感的に操作できるシンプルなUIで、誰でも簡単にナレッジを投稿・閲覧できます。疑問は「Q&A」に、自ら発信するナレッジは「社内版Wikipedia」に投稿でき、豊富なテンプレートからの投稿やAI解析による自動タグ付けも可能です。

おすすめのプロジェクトマネジメントツール

ここからは、おすすめのプロジェクトマネジメントツールを2つ紹介します。

Backlog

Backlogはプロジェクト管理やタスク管理の課題解決に特化したツールです。

プロジェクトにおける全タスクや担当者が瞬時に把握でき、どのタスクを誰が進めているかを可視化できます。また、期日も明確になるためタスク漏れや遅れも防止可能です。プロジェクト全体の進捗も一目で把握可能で、必要に応じて計画の変更や調整も行いやすい点がメリットです。

asana

Asanaは、Asana, Inc.が提供するプロジェクトマネジメントツールです。

かんばんボードの作成によって、作業の進捗状況をリアルタイムで把握できます。かんばんカードにはタスク内容や担当者、期日などを記載し、ステータスに応じて移動します。

ドラッグ＆ドロップでカードを移動できるため、大きな負担はかかりません。オートメーションを活用すれば、タスクの割り当てを自動化できます。事前にルールを設定しておけば、GmailやOutlookなどで作成したタスクの割り当ても可能です。

おすすめのタレントマネジメントツール

ここからは、おすすめのタレントマネジメントツールを2つ紹介します。

HRBrain

HRBrainは、2,500社以上で導入されているタレントマネジメントツールです。

チームメンバーのデータを可視化し、集約・一元管理が可能です。一元管理によって人事評価を効率化できるほか、データを分析して人材配置を最適化したり、個々にあった人材育成の方法を考案したりと幅広く活用できます。

カオナビ

カオナビは、人材情報を可視化して従業員の個性・才能を発掘できるタレントマネジメントツールです。

3,600社以上から蓄積された人事ノウハウをもとに、人材配置や人材育成、人材評価などを最適化できます。ユーザー同士でコミュニケーションが取れる「カオナビキャンパス」では、他社との交流を通してタレントマネジメントの事例を学び合うことも可能です。

おすすめのピープルマネジメントツール

ここからは、​おすすめのピープルマネジメントツール​を2つ紹介します。

Co:TEAM

Co:TEAMは、従業員一人ひとりの目標設定・管理が効率的に行えるピープルマネジメントツールです。

スケジュール管理やアジェンダ設定を効率化することで1on1の定着を促進し、人事評価・目標管理の改善を実現できます。外部のカレンダーにも連携できるため、既存のカレンダーを使って柔軟にスケジュール設定が可能です。

Wistant

Wistantは、1on1や目標管理、フィードバック機能などが備わったピープルマネジメントツールです。

従業員のマネジメント状態を6項目で可視化でき、改善ポイントを把握しながらPDCAを素早く回せます。マネージャーには、従業員一人ひとりの状態や実行すべきアクションが一目で把握できる「メンバーボード」が発行され、最適なサポートが行えます。

おすすめのスキルマネジメントツール

ここでは、おすすめのスキルマネジメントツールを2つ紹介します。

スキルノート

スキルノートは、株式会社Skillnoteが提供するスキルマネジメントツールです。製造業に特化したスキル管理ノウハウをベースに、現場の運用に合わせたサービス設計がなされている点が特徴です。

従業員のスキルや資格、教育訓練記録などを一元管理し、人材育成や配置、技術力強化に活用できます。また、研修企画の立案や対象者選定、受講者リストの作成などの業務を一括管理できるため、教育・研修運営の効率化にも役立ちます。

スキルナビ

スキルナビは、株式会社ワン・オー・ワンが提供するスキルマネジメントツールです。

従業員一人ひとりのスキルや保有資格、職務経歴などのさまざまなデータを分析し、人事評価や人員配置に活用できます。

人事評価は360°評価をはじめ、さまざまな評価手法に対応可能です。スキルアップを目指す従業員に対しては、研修の受講状況や試験の結果などをあわせて管理できます。

マネジメントツールを選ぶポイント

はじめてマネジメントツールを導入する場合、どのような点に注意して選べばよいかわからない方も多いのではないでしょうか。

ここからは、マネジメントツールを選ぶポイントを3つ紹介します。

自社の導入目的や環境に適しているか

マネジメントツールには大きく分けて5つの種類があり、目的や求めている機能によって選ぶべきツールは変わってきます。そのため、マネジメントツールを導入する際は、事前に導入目的や期待するメリットを明確にしなければなりません。

例えば、ナレッジの共有に課題がある場合は、ナレッジマネジメントツールを導入することで業務の属人化防止や従業員のスキルアップなどの効果が期待できます。また、現場のマネジメントを改善したい場合は、ピープルマネジメントツールを導入することで、目標管理・1on1ミーティング・フィードバックなどのイベントを効果的に行えます。

また、自社の環境に適しているかも重要なポイントです。例えばテレワークが中心となっている企業では、チャットやメッセージ、オンラインミーティングなどのコミュニケーションツールとの連携が可能なツールが向いているでしょう。

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直感で操作しやすいデザインか

マネジメントツールを選ぶ際は、直感的に操作できるデザインのものを選びましょう。複雑なツールだと慣れるまでに時間がかかってしまい、かえって作業効率が低下したり、導入時の教育コストがかさんだりする恐れがあります。

また、せっかくマネジメントツールを導入してもメンバー全員が使いこなせなければ、正しく活用されず、期待した効果やメリットが得られません。したがって、ITツールに苦手意識のある従業員でもスムーズに使えるような、シンプルなツールを選ぶのが望ましいといえます。

費用とパフォーマンスが見合っているか

費用とパフォーマンスが見合っているかも、マネジメントツールを選ぶうえで重要なポイントです。

マネジメントツールはあくまで管理業務をサポートするものであり、すぐに売上アップや利益率改善といった効果が得られるものではありません。そのため、あまり高コストなツールを導入すると、収益悪化の要因となる恐れがあります。

マネジメントツールは多機能であるほど費用が高くなる傾向があるため、予算と必要な機能を照らし合わせたうえで、自社に合ったツールを選ぶことが大切です。さらに、長期的に利用することを踏まえ、事業の拡大や従業員数の増加も見越してコストを試算しておくとよいでしょう。

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マネジメントツールの導入により得られるメリット

マネジメントツールの導入によって得られるメリットは2点あります。

業務の可視化により情報共有がしやすい

マネジメントツールを導入することで、組織全体の業務や従業員に関する情報を可視化できます。

例えば、プロジェクト管理ツールを導入すれば、各メンバーのタスクの内容や進捗をリアルタイムで確認できます。また、タレントマネジメントツールを導入すれば、従業員の実績やスキル、保有資格などを一元管理することが可能です。

これらの業務状況や従業員の特性を可視化することで、チーム内や組織での情報共有がしやすい環境が構築されます。これにより、業務の効率化や適切な人員配置・育成、マネジメントが可能となり、企業全体の生産性向上にもつながるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化につながる

マネジメントツールを導入することで、タスクの進捗状況やナレッジ、ほかの従業員の情報などが確認・共有できるため、社内のコミュニケーションが活性化します。

従業員同士が頻繁に声をかけあうようになることで、対応漏れや認識のズレに伴うトラブルの防止につながります。また、マネジメントツールの中にはタスクの追加やナレッジの更新をメンバーに通知できたり、チャットやオンラインミーティングなどのツールと連携できたりするものもあるため、コミュニケーションの円滑化にも役立つでしょう。

特に近年はテレワークの普及や働き方の多様化により、対面でやりとりする機会が減っていることから、コミュニケーションに課題を感じている企業も少なくありません。マネジメントツールの導入により従業員の相互理解が深まり、協力しあえる体制ができることで、組織へのエンゲージメント向上やモチベーション向上などの効果も期待できます。

▷マネジメントの種類一覧｜必要なスキルや役割・ポイントを解説！

自社の目的や課題に適したマネジメントツールを導入しよう

マネジメントツールにはさまざまな種類があり、用途によって適したツールは異なります。また、搭載されている機能や得られる効果もさまざまであるため、導入する際は自社の目的や課題を洗い出したうえで選定することが大切です。

本記事で紹介したおすすめのマネジメントツールや選び方のポイントなどを参考に、自社に合ったツールを導入し、企業全体の生産性を高めていきましょう。