組織課題とは？見つけ方や役立つフレームワーク・具体例を解説

組織課題とは？

組織課題とは、組織の目標達成を妨げる要因のことを指します。自社の組織課題を解決しなければ、理想の組織像に近づくことはできません。組織の発展を阻む組織課題を正確に把握し、解決する必要があります。

組織課題となり得る要素は、労働環境や人間関係などさまざまです。組織の成長フェーズによっても、組織課題は変化します。たとえば、「以前は人材不足が課題だったけれど、社員が増えきたらコミュニケーション面の課題が発生している」という場合もあるでしょう。

組織課題は一度解消して満足するのではなく、継続して発見・改善に取り組む必要があります。

組織課題の具体例

組織課題にはさまざまなものがありますが、代表的な課題として以下の6つが挙げられます。

1. 組織の目標・目指す方向性が共有されていない
2. 離職者が多く人手不足に陥っている
3. 社員間のコミュニケーションが不足している
4. 制度や仕組みが現場で活用されていない
5. 業務が煩雑化・属人化している
6. 生産性・革新性が低下している

それぞれ詳しく説明していきます。

組織の目標・目指す方向性が共有されていない

代表的な組織課題のひとつとして、組織の目標や目指す方向性が共有されていないことが挙げられます。組織におけるミッション・ビジョン・バリューを設定している企業は多いものの、社員が十分に内容を把握していないケースは珍しくありません。組織の目指すべき方向性が共有されていなければ、社員は何のために仕事をしているのかがわからずに、目標を見失ってしまいます。

組織としての目標を理解していないと、企業としての一体感も失われてしまうでしょう。そのため、組織を成長させるためには、社員全員が同じ理念や目標を共有し、組織の求心力を高めることが大切です。

ミッション・ビジョン・バリューを一度きりの説明で浸透させるのは困難であるため、社員に繰り返し粘り強く発信する必要があります。

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離職者が多く人手不足に陥っている

離職者が多いことによる人手不足も重大な課題です。人材の定着率が低いと起こる課題で、複数の要因が混在する場合もあります。

離職を生み出す要因には、以下の事柄が考えられます。

• 労働環境や待遇が悪い
• 人間関係が悪い
• 適切な評価がされない

人手不足になると労働力が足りず、生産性が低下します。労働力不足を補うために残された社員の負担が増え、長時間労働や休日出勤の増加など、労働環境の悪化も懸念されるのです。労働環境の悪化はさらなる離職を引き起こす要因ともなり、改善ができなければ離職の悪循環に陥ってしまうでしょう。

離職の根本的な要因を解決しなければ、たとえ採用してもすぐに離職してしまい、採用コストが無駄になってしまいます。

少子化や働き方の多様化により人手不足が加速しているため、人材確保は多くの企業の課題です。特に優秀な人材を確保するためには、社員がやりがいを持って働ける職場づくりが求められるでしょう。

残業時間や有給取得率の見直し、コミュニケーション施策の実施のほか、評価体制の構築や上司との1on1による適切なフォローなどが必要となります。

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社員間のコミュニケーションが不足している

社員間のコミュニケーション不足を課題とする企業も多い傾向にあります。人間関係の悪化や閉鎖的な社風は、コミュニケーション不足に陥る一因でありm社員間のコミュニケーションは、業務を円滑に進めるうえで必要不可欠となります。仕事はさまざまな部署やチームと連携しながら行うものですが、コミュニケーションが不足していると意思疎通がうまくできず、思うように業務が進みません。

良好なコミュニケーションがとれていなければ、社員が何か問題を抱えていても正確に理解することは困難です。全員が意見を対等に伝えられるコミュニケーション関係を構築し、チームとして円滑に活動できる環境を目指しましょう。

制度や仕組みが現場で活用されていない

設定した制度や仕組みが現場で活用されていないことも、組織課題に含まれます。たとえば、業務効率化ツールを導入したとしても、現場で十分に活用されていなければ業務効率は向上が見込めずに、導入にかかったコストが無駄になるのです。

制度や仕組みが現場で活用されない原因としては、会社側が現場の状況を正しく認識していないことが考えられます。現場のニーズに合わず、社員の負担が増えてしまっているケースも少なくありません。現場にとって本当に必要としていることは何かをしっかり検討する必要があります。

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業務が煩雑化・属人化している

業務の煩雑化・属人化も生産性や働き方に関わる重要な課題です。組織の成長と事業拡大にともない、管理工数は複雑化していきます。業務の見直しを行わないままにしていると、不必要な業務負担がどんどん増えてしまうのです。作業の非効率化につながり、生産性が低下してしまいます。

さらに業務の属人化も生産性の低下を招きます。属人化とは、特定の人しか業務がわからない状況のことです。担当者が不在のときに誰もカバーできず、業務が停止してしまいます。ナレッジが継承されなかったり、ミスが不透明になりやすかったりするのもデメリットでしょう。

業務の煩雑化や属人化を解消するためには、業務効率化ツールの導入が有効です。事務的なタスク作業はシステムに任せることで、業務の効率化や属人化予防につながるでしょう。

生産性・革新性が低下している

生産性や革新性の低下は、組織の成長に直結する課題です。経営に影響する課題でもあり、早期に解決しなければ組織の存続が難しくなります。

生産性や革新性が低下している要因には、以下があげられるでしょう。

• 労働環境の悪化
• 社員のモチベーションやエンゲージメントの低下
• 風通しの悪い社風

労働環境が悪ければ、社員は仕事に集中できません。仕事に対するモチベーションやエンゲージメントが低いと、高いパフォーマンスは発揮できないでしょう。社内の風通しが悪いと新たなアイデアを提案しづらく、革新性を損ねます。

「適切な評価がされない」「会社の方針がわからない」といった要素は、社員のやる気が失われる原因です。

労働環境を改善し、評価制度の見直しや理念の共有を行う必要があるでしょう。社員が自発的にチャレンジできるよう、企業風土を改めることも大切です。

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組織課題の見つけ方

組織課題の見つけ方は、課題の種類によって異なります。組織課題を大きく分けると、以下の2種類です。

• 顕在化課題
• 潜在化課題

それぞれの課題の違いと見つけ方について解説します。

顕在化している課題の見つけ方

顕在化している課題とは、社員すべて、または一部がすでに把握している組織課題です。たとえば、明らかに残業時間や離職者が多いなど、目で見てわかる課題を指します。

顕在化課題を見つける方法には以下の手段があります。

• アンケートの実施
• 1on1面談
• ブレインスト―ミング

顕在化課題は社員がすでに自覚しているため、直接ヒアリングすることによって把握できます。意見を気軽に出せるよう、自社の雰囲気に合った方法を採用しましょう。アンケートは匿名を許可するほか、人事評価とは切り離して意見を聞くことも大切です。

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潜在化している課題の見つけ方

まだ課題として認識されていない、潜在化している組織課題もあります。組織課題の解決を図っているのにもかかわらず改善しない場合には、潜在的な課題が隠れているかもしれません。たとえば「生産性が上がらない原因は人手不足だと思っていたけれど、実はエンゲージメントの低さが課題だった」というケースです。

潜在化課題を見つける方法には以下の手段があります。

• 自社や他社のデータを分析する
• ITツールで課題を可視化する
• マインドアップで課題を明るみにする

潜在的な課題を見つけるためには、データ分析などで課題内容を可視化するのが有効です。ITツールを使うことで、客観的かつ効率的に課題を見つけられます。マインドアップとは、ひとつのテーマに関連する複数の情報をつなげて整理する手法です。人材不足というテーマであれば、育成プロセスや採用方法などを線でつなげて課題を見える化します。

組織課題の解決方法

組織課題を解決するにはどうすればよいのでしょうか。組織課題の解決は、以下の手順で行います。

1. 解決すべき課題を特定し共有する
2. 課題の原因を特定する
3. 中長期的な目標を設定する
4. 課題解決の効果検証・振り返りをする

それぞれ詳しく説明します。

解決すべき課題を特定し共有する

解決すべき課題を特定し、共有します。課題が不明なままだと、とるべき対策もわかりません。顕在化課題であれば、社員への聞き取りで具体的な内容を追求しましょう。潜在的な課題の場合、適切な方法で解決の必要性が高いものを突き止めます。

課題を特定したら、社内に共有しましょう。同じ課題を見据えることで連帯感を強め、チームの方向性を統一するのにも効果的です。施策によっては一時的に社員の負担が増える場合もあります。協力を促すために、課題解決の必要性を十分に理解してもらわなければなりません。「なぜ課題解決に向けた取り組みが必要なのか」「課題解決によってどのようなメリットが得られるか」などを説明し、社員の理解を得ることが必要です。

解決すべき組織課題を正しく特定し、共有することで社員間での共通認識を構築できます。社員の足並みが揃い、一体感を持って施策に取り組めるでしょう。

課題の原因を特定する

解決すべき課題がわかったら、課題の原因を特定します。課題がわかっても、原因を究明しなければ意味がありません。原因を理解し的確な施策をうたなければ、的外れな対処になる恐れがあるのです。たとえば離職者の多さが課題である場合、根底には長時間労働や人間関係の悪さなどの原因があります。

課題に対する原因は組織によって異なるでしょう。さまざまな角度から課題を分析し、正確に原因を把握する必要があります。しっかりと原因を特定したうえで、それに応じた解決策を考案しましょう。

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中長期的な目標を設定する

組織課題を解消するために、中長期的な目標を設定します。効果を測定しやすいよう、可能であれば数値化できる目標を設定するとよいでしょう。目標設定を行うことで、何を達成すれば課題を解決できるのかが理解しやすく、モチベーションの維持にもつながります。

解決に時間がかかる課題であれば、長期的な目標のなかに中長期的な目標も設定するのがポイントです。組織が変化し、完全に課題が解決するまでには時間を要します。長期的な目標だけでは効果がわかるまで時間がかかりすぎてしまい、モチベーションを維持しづらくなるのです。

組織課題の解消に長期間が必要な場合でも、段階を踏んで中長期的な目標からクリアしていきましょう。細やかな目標設定をすることで、社員のモチベーションを維持しながら着実に課題解決に向かえます。

課題解決の効果検証・振り返りをする

施策を実行したら、効果検証や振り返りを行うことが大切です。実践した対策が本当に有効なのかを知り、必要であれば改善や追加を行わなくてはなりません。最初の施策がうまくいくとも限らないため、検証や振り返りは不可欠です。

効果検証の方法としては、データ分析や社員へのヒアリングなどがあります。施策の効果があらわれず、新たな課題が発生することもあるでしょう。実行、振り返り、改善のPDCAサイクルを回し、柔軟に対応する必要があります。

検証結果や改善策を社員へ周知するのも大切です。良い結果は社員のモチベーションとなります。定期的に振り返りを行っていれば、早い段階で施策の改善に取り掛かってもらうこともできるでしょう。

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組織課題解決に役立つフレームワーク

ここからは組織課題の解決に役立つフレームワークを5つ紹介します。

1. マッキンゼーの「7S」
2. KPI
3. Will・Can・Must
4. Will Skill マトリクス
5. GROWモデル

各フレームワークの特徴や、組織課題においてどのようなメリットを発揮するのかをまとめました。ぜひ参考にしてみてください。

1.マッキンゼーの「7S」

マッキンゼーの「7S」とは、組織課題の洗い出しに役立つフレームワークです。アメリカに本社を置くコンサルティングファームである、マッキンゼー・アンド・カンパニーが考案しました。

「7S」とは、「S」から始まる組織の構成要素を指します。

• Strategy(戦略)
• Structure(組織)
• System(システム)
• Skill(能力)
• Staff(人材)
• Style(社風)
• Shared Value(価値観)

上記の要素は、3つのハード面(戦略・組織・システム)と4つのソフト面(能力・人材・社風・価値観)に分けられます。

組織は7つのSが互いに影響し合って成り立っているため、分解して見直すことで課題の内容や原因の発見に役立つのです。組織課題に漠然と向き合うよりも効率的であり、各関係性の分析も進めることで総合的に課題を解決できるでしょう。

2.KPI

KPI(Key Performance Indicator)は「重要業績評価指標」を意味し、目標の達成状況を定量的に評価するための指標です。KPIは中間的な目標設定としての役割があります。最終目標はKGI(Key Goal Indicator)と表現され、KGIを達成するための行動指標をKPIとして設定します。

組織課題の解決に役立てるには、組織や業種に適したKPIを設定しましょう。営業職の課題であれば「成約率〇％アップ」や「営業案件数〇件達成」などを目標にするのが例です。

KPIのメリットは目標が数値化されているため達成状況がわかりやすく、モチベーションを維持しやすいことにあります。KPIには期限を設定したうえで、実現可能な内容や数にするのがポイントです。随時KPIを意識して行動すると、KGIに近づくことができます。

3.Will・Can・Must

Will・Can・Mustとは、モチベーションを維持しながら目標を達成するのに効果的なフレームワークです。Will・Can・Mustには、それぞれ次の意味が込められています。

• Will:実現したいこと
• Can:自分にできること、自分の強み
• Must:自分がやるべきこと

Will・Can・Mustの要素を書き出し、目標を決めます。3つの要素には共通する部分もあり、共通点が多いほどやりがいやモチベーションが高くなるといわれています。

Will・Can・Mustは組織課題への継続的な取り組みを促すほか、自分自身の内省にも役立つフレームワークです。課題解決には振り返りや検証が欠かせないため、自省しながら目標に向かっていくことは効果的でしょう。解決に時間がかかる課題に対しても、Will・Can・Mustのモチベーション維持作用が寄与すると考えられます。

4.Will Skill マトリクス

Will Skill マトリクスとは、Will(やる気)とSkill(能力)を掛け合わせて個人の課題を整理するフレームワークです。縦軸にWill、横軸にSkillを設定し、以下の表のように社員を4つのタイプに分類します。

4つのタイプに分類したら、それぞれに対する教育方針を考えます。以下のように、タイプごとに適する教育は異なります。

1. スキル指導をする
2. 業務を委任する
3. 指示を出す
4. 動機付けをする

Will Skill マトリクスを活用すると、人材教育の課題を可視化できます。一人ひとりに合った教育を行うことで、より高いパフォーマンスを引き出せるでしょう。社員個々人のレベルアップは、組織課題の解決にも貢献するのです。

5.GROWモデル

コーチングの手法としても用いられるフレームワークに、GROWモデルがあります。目標達成をサポートするためのフレームワークで、「GROW」はそれぞれ以下の頭文字からとったものです。

• Goal(目標)
• Reality(現状)、Resource(資源)
• Option(選択肢)
• Will(意思)

GROWモデルは、上司対部下などの対話によって目標達成に向けた行動を模索していきます。各要素について質問をし、相手の意見を尊重しながら目標を立てるのです。

• G:理想の姿はどういう状態か
• R:現状の課題は何か
• R:目標達成に役立つスキルや人脈はあるか
• O:目標達成のためにどのような行動がとれそうか
• W:いつまでに行動し、達成するか

GROWモデルは、主体的な行動を促すのに効果的なフレームワークです。社員の自主的な決断を促すことで、課題解決に向けて積極的に動いてもらいやすくなります。それぞれが適切に考えて行動できれば、組織課題の素早い解決が実現するでしょう。

組織課題を見つけ確実に解決していこう

組織課題とは何か、見つけ方や具体的な解決方法について説明しました。組織を成長させるためには、組織課題の解決が不可欠です。

組織課題の発見に役立つフレームワークなどを参考に、早期解決に役立ててください。自社に合った方法を取り入れて、組織課題の発見と改善を行いましょう。