PMOとは？役割やPMとの違い、メリットとデメリット、具体的な業務を解説

PMOとは？

PMO(Project Management Office)とは、プロジェクトマネジメントを専門とする組織や部署を指します。また、PMOの現場で実務を行うコンサルト人材をPMOやPMOコンサルタントと呼ぶこともあります。

PMOはプロジェクトを円滑に進行するために重要なポジションで、業務内容は多岐にわたります。例えば、プロジェクトの進捗やリソース、コストの管理といった内部の業務から、関係先とのパイプ役といった対外的な窓口もPMOの業務の一環です。プロジェクトの品質や効率を向上させるための調整役として、PMOは近年特に注目を集めています。

PMOの役割について

PMOの主要な役割は、プロジェクトの品質と効率を向上させることです。

そのためにプロジェクトの進捗の管理・共有、リスクの早期特定、適切な対策の実行といった業務を行います。また、プロジェクトが効率的に進行するよう、リソース配分やリスク管理をすることも業務に含まれます。

さらに、PMOは会議のファシリテーションや資料作成も行い、調整のために外部とのやり取りを担うこともあります。必要であれば教育やトレーニングを提供することもあり、プロジェクトの成功のために非常に重要なポジションであるといえるでしょう。

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PMOとPM(プロジェクトマネージャー)の違いとは？

PMOとPMはどちらもプロジェクトマネジメントに関連するポジションですが、その役割と範囲は大きく異なります。

PMはプロジェクトを成功させるための意思決定を行うことが最も重要な役割です。そのうえで、全体の管理を行いながら計画を実行し、プロジェクトを完了まで導きます。

一方のPMOは、PMによって意思決定された方向にプロジェクトが進むよう、サポート業務を行います。場合によっては、PMが意思決定を行う前段階で、その助けとなる資料作成を行うなど、バックアップ業務を担うこともあるでしょう。

簡単にいえば、PMは舵取りを行ってプロジェクトを進行させ、PMOはプロジェクトの進捗管理や品質管理といった業務によって現場の状況を可視化し、PMがプロジェクトを成功に導けるようサポートする黒子役です。

両者が密接に連携することで業務の効率性を高め、プロジェクトの成功率を上げることができます。

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PMOの種類・具体的な業務

PMOにはさまざまなタイプがあり、それぞれが異なる業務内容を担当します。ここでは、3種類のPMOとその主要な業務について詳しく解説します。

PMOアドミニストレーター

PMOアドミニストレーターは、PMのサポート役として事務的な作業をを担当するポジションです。具体的な業務としては、文書や報告書の作成、スケジュールの管理、プロジェクトに関するデータの収集や保管、会議の調整や準備などが挙げられます。チームメンバーの勤怠や稼働管理なども行うため、プロジェクトチーム全体が滞りなく計画を進めるために重要な存在だといえます。

また、PMOアドミニストレーターは関係するさまざまな部署やチームと連携し、円滑なプロジェクト進行のための補助的な役割を果たします。特に大きなプロジェクトの場合、複数のチームを1人のPMがすべてマネジメントするのは困難です。そのような場合に、各チーム間の調整役を担うPMOアドミニストレーターが真価を発揮します。

PMOエキスパート

PMOエキスパートは、データ分析に基づいてプロジェクトにおけるルールの策定や環境の整備を行います。これにより、複数のプロジェクトが同時進行で進むケースにおいても、作業が標準化されるようになるのです。プロジェクトの仕組み作りを担うと考えるとわかりやすいでしょう。

また、プロジェクトのプロセスや関連情報を分析した結果を文書化することで、ノウハウとして社内に定着させることもできます。さらに、プロジェクトツールの開発や改善を行うなど、技術的な面からもチームメンバーをサポートすることができます。

利害関係者と調整を行い、要求やニーズを取り入れて良好な関係を維持することや、プロジェクトマネジメント教育、チームメンバーのメンタリングといった人材開発を担うなど、対人的な事柄においても改善や育成を行います。

PMOマネージャー

PMOマネージャーは、PMOの全体的な運営と統括を担当する重要な役割を持ちます。主な業務としては、PMO組織の戦略策定や予算管理、PMOメンバーのマネジメントや教育などが挙げられます。

組織のビジネス目標や戦略、各プロジェクトに合わせてPMOの方針や取り組みを調整し、その実行を監督するほか、組織内の他の部門や上層部との連携における橋渡し役としての機能も果たします。PMOマネージャーの働きによって、プロジェクト環境やパフォーマンスを安定させることができるのです。

PMOマネージャーは、プロジェクトマネジメントに対する深い知識はもちろん、リーダーシップや組織運営に関するスキルも求められるため、経験と専門性を兼ね備えた人材が担うことが多いといえるでしょう。

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PMO導入のメリット

PMOの導入には多くのメリットがあるため、多くの組織から注目を集めています。ここでは、その主要なメリットを詳しく解説します。

PMの負担を軽減できる

プロジェクトチームにPMOを配置すると、PMの業務負担を大きく軽減することができます。PMOがプロジェクトの進め方や手法、ツール、プロセスを標準化することで、PMはそのフレームワーク内で効率的に作業を進めることができるのです。

また、PMOはプロジェクトに関するデータ収集や分析、リスクの早期発見、進捗管理などのサポートを行うため、PMがこれらの作業に時間を割く必要がなくなります。その結果、PMはより戦略的な視点での業務や、プロジェクトの目標達成に集中することができるのです。

このように、PMOは、PMの日常業務の効率化と、その質の向上を実現する重要な役割を果たします。

意思決定の質・スピードを向上できる

PMOを置くことで、組織内の意思決定の質とスピードを向上させることができます。PMOがプロジェクトの進捗、リスク、リソース状況など、重要なデータを一元的に管理・分析することで、意思決定者であるPMには、常にリアルタイムで正確な情報が提供されます。PMは、具体的な事実に基づく迅速な判断が可能となり、現在の状況に応じた最適なアクションを選択できます

また、PMOが持つ過去のベストプラクティスや経験に基づく知識は、より質の高い意思決定を行う参考となるため、失敗のリスクを軽減します。このように、PMOのサポートは、タイムリーかつ効果的な意思決定を促進し、プロジェクトの成功率を高める助けとなるのです。

社内事情に左右されない

PMOの導入には、プロジェクトの遂行が社内の事情や個別の意向に左右されるリスクを低減するというメリットもあります。

PMOは、組織の戦略や目標に基づき、客観的な基準やプロセスを標準化してプロジェクトを支援します。つまり、特定の部署や個人の利益に偏った意思決定やアクションを行うことはないのです。また、中立の立場でプロジェクトの管理やサポートを行うため、内部の政治的な摩擦や競合によるプロジェクトの頓挫を防ぐ効果も期待できます。この効果は、PMOを外部から招く場合により強く発揮されます。

PMOの役割と機能は、プロジェクトが客観的かつ効率的に遂行されるためのガードレールとなり、社内事情による不都合や混乱を最小限に抑える役割を果たします。

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PMO導入のデメリット

PMOの導入には多くのメリットがありますが、その一方で考慮すべきデメリットもあるのが事実です。

特に、初期段階では大きなコストがかかります。組織内にPMOを設立し、適切なリソースやツールを配置するための初期投資が必要です。また、PMOの運営方針やプロセスが既存の組織文化や業務フローと合致しない場合、プロジェクトのチームメンバーとの間に摩擦が生じる可能性もあるでしょう。

さらに、PMOルールやプロセスを過度に強化してしまうと、柔軟性を失い、新しいアイデアやアプローチが採用されにくくなる恐れもあります。このようなデメリットを避けるためには、導入の前に十分な計画とコミュニケーションを行い、評価と調整を継続していく必要があります。

PMOに役立つ資格

PMOの役割を効果的に果たすためには、特定の資格が大いに役立ちます。また、PMOのポジションを目指す場合も、資格を取得しておくことで自らの知見を証明することができます。ここでは、PMOの業務遂行に有益な資格を4つ紹介します。

PMOスペシャリスト認定資格

PMOスペシャリスト認定資格は、PMOの専門家としての知識とスキルを証明する一般社団法人日本PMO協会による資格です。

この資格を取得することで、プロジェクトマネジメントの基礎からPMOの設立、運営、改善に関する高度な知識と技術を持っていることが認められます。なお、この資格にはシングルスターとダブルスターの2種類があり、ダブルスターはPMOマネージャーレベルを対象としており、さらに高い専門性と実践スキルが重視されます。

資格取得後も、定期的な更新や継続的な学習が求められるため、資格の取得者はPMOの最新トレンドやベストプラクティスに常に精通していることが保証されます。組織においてPMOの設立や強化を検討する際、この資格を持つ人材は心強い存在となるでしょう。

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格

プロジェクトマネジメント・アソシエイト認定資格は、プロジェクトマネジメントの基本的な知識と技能を保有していることを証明する資格で、こちらも一般社団法人日本PMO協会によって認定されます。

受験者は、プロジェクトの現場作業において基本となる、プロジェクトマネジメントに関する知識と技術を習得する必要があります。これには、プロジェクトの基本概念の理解から、プロジェクトマネジメントツールに関する知識と技術まで、幅広い内容が含まれます。

この資格を取得することで、プロジェクトマネジメントの重要性を理解し、各種ツールを用いた効果的なプロジェクト遂行ができる人材であると示すことができます。

PMOの運営においても、この資格を持つメンバーの働きによって、組織のプロジェクトマネジメント能力が向上されるでしょう。

プロジェクトマネージャ試験

プロジェクトマネージャ試験は、プロジェクトマネジメントの専門家としての高度な知識と経験を評価・認定するための試験です。独立行政法人情報処理推進機構が運営する情報技術者試験の区分の1つであり、国家試験に該当します。

受験者は、プロジェクトの計画、実施、監督、評価に関する幅広いトピックに精通している必要があります。難関資格といわれているため、この試験に合格すると、プロジェクトマネジメントにおける専門性と経験が業界内で高く評価されるようになります。

多くの組織や企業は、プロジェクトのリーダーやマネージャーを選定する際に、この資格の取得を1つの基準として考慮します。誰でも受験することができますが、実務経験を伴わない取得者の場合は転職において有利にならない点に注意が必要です。

PMP

PMP(Project Management Professional)は、世界的にも認知度が高く、権威のあるプロジェクトマネジメントの資格の1つです。この資格は、プロジェクトマネジメントの経験と知識を持つプロフェッショナルを認定するもので、米国のProject Management Institute(PMI)によって提供されています。

受験者は公式な研修への参加が必須であり、広範なカリキュラムに基づく厳しい試験をクリアしなければなりません。その代わり、PMP資格取得者は、国際的なプロジェクトマネジメントのスタンダードに準拠した方法で、効果的にプロジェクトを遂行する能力を持っていると認められます。

P2M

P2M(Project & Program Management)資格は、NPO法人日本プロジェクトマネジメント協会が認定する資格です。

そもそもP2Mとは、プロジェクトやプログラムを「価値創造のプロセス」と捉え、それらを効果的に遂行するための助けとなる枠組みを提供するマネジメント手法の一種です。特に、複雑なビジネス環境や多様なステークホルダーとの関係性を考慮したアプローチが特徴で、日本の組織や文化に適合したプロジェクトマネジメントの方法論として広く受け入れられていました。

P2M資格では、主に思考能力・体系的知識・マネジメントスキル・基本姿勢といった要素をプロジェクト管理に必要な能力と定義し、PMに必要なスキルや知識を備えているかを評価・認定します。

幅広い知識が求められる資格のため、自身のスキルの証明となるのはもちろん、自己成長を実感できるきっかけにもなるでしょう。

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PMOを導入しプロジェクト運営を円滑にしよう

PMOの導入は、組織のプロジェクト運営を大きく効果化させるために非常に有用です。PMOは、進捗管理やルールの策定・標準化、品質の確保を行うことでプロジェクトの効率化をサポートし、プロジェクト関連のリスクを最小限に抑える役割を果たします。

関連資格を取得し、プロジェクトマネジメントの知識やスキルを認められたPMOは、組織のプロジェクトマネジメント文化を醸成し、質の高いプロジェクト遂行する人材として重宝されます。

一方で、PMOの導入には適切な計画と継続的な評価・調整が不可欠です。組織の目標や文化、そして環境に適したPMOの運営を追求し、その価値を最大化するための絶え間ない努力が求められます。PMを支える縁の下の力持ちとしてPMOがその力を最大限に活用することで、プロジェクト成功への道が確かなものになるでしょう。