成功の道標！プロジェクト計画とは？目的や必要性・作成フローを解説

プロジェクト計画とは？

プロジェクト計画とは、プロジェクトの目標を達成するために必要なタスクやスケジュール、コスト、リスク管理などの詳細を策定した計画のことです。

いつ・誰が・何を・いつまでに・どのようにするのかを明確に示すことで、プロジェクトメンバーは迷わずに業務を遂行できるようになります。

プロジェクト計画は、プロジェクトの進行を適切に管理し、目標を必ず達成するための道標となる重要なツールといえるでしょう。

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プロジェクト憲章との違い

プロジェクト憲章とプロジェクト計画は、いずれもプロジェクトの初期段階で作成される文書ですが、目的と内容は異なります。

プロジェクト憲章は、プロジェクトの目的・目標・目指す成果物・目標達成に向けた大まかな道筋などを記載し、なぜそのプロジェクトを実行すべきなのか、実現可能なのか、実行することで何が得られるのかを記載するものです。

また、プロジェクト開始の承認をステークホルダーから得るために作成する文書であり、承認を得て初めてプロジェクトを具体的に進められるという流れになります。

一方のプロジェクト計画は、プロジェクト憲章の承認後に作成するもので、具体的な工程を示す文書のため、プロジェクト憲章とは作成タイミングや役割が異なります。

作業計画との違い

作業計画とは、納期やコストなどを守るために、作業内容や作業のスケジュールを立てることです。プロジェクト計画とは呼び名が異なりますが、内容や目的はほぼ同じだと思ってよいでしょう。作業計画にはプロジェクト計画と同様、目標達成に必要な作業内容やタスク、アクションステップなどが詳細に記載されています。

プロジェクトスコープとの違い

プロジェクトスコープとは、プロジェクトの成果物や目標、スケジュール、対応範囲などを明確に定義するものです。プロジェクト計画策定の前提となる情報であり、計画時に洗い出す各ステップの基礎情報として使われます。

そのため、プロジェクトスコープはプロジェクト計画の一部と考えられており、計画作成の初期段階で概要をまとめるのが通常です。プロジェクトスコープによって遂行すべきプロジェクト範囲を定めれば、必要のない作業を行ってしまうリスクを避けられます。

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プロジェクト計画の必要性とは？

プロジェクト計画の作成は、プロジェクトを成功させるうえで必要なステップです。プロジェクト計画には、明確なゴールと具体的な道筋が示されます。計画内容を確認すればプロジェクトメンバーの認識をすり合わせられるため、当初の目標から大きくずれるリスクを軽減することが可能です。

また、リソースが十分かを確認したり、リスクを事前に把握して対策を講じたりもできます。プロジェクト計画を確認しながら進捗度合いを確認し、必要に応じてスケジュールを修正・変更するのにも役立つでしょう。

反対にプロジェクト計画を作成しなければ、タスクの優先順位付けができなかったり、大幅にリソースが不足している作業が発生したりなど、業務の品質低下や遅延を招くような不測の事態が発生しやすくなります。メンバー間の認識にもズレが生じてしまい、同じ工程を繰り返したり、トラブルが起きる可能性も否定できません。

プロジェクト計画は、プロジェクトのゴールに向けた具体的な道筋を示し、適切に管理するための重要なツールといえるのです。

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プロジェクト計画の項目

プロジェクト計画を作成する際には、いくつか記載すべき項目があります。ここからは、プロジェクト計画の項目を簡単に説明します。

プロジェクトの概要

プロジェクト概要は、プロジェクトの趣旨を伝えるもののため、あくまで情報量を多くしすぎないように注意してください。具体的には、プロジェクトの目的や背景、ゴールを記載します。ゴールでは、プロジェクトの品質・費用・納期(QCD)を明確にすることが重要です。

品質

プロジェクトの目標達成と見なせる品質の基準、品質レベルを定義します。品質基準は、クライアントの要求を満たす最低限の品質水準を保証するほか、社内プロジェクトであっても、プロジェクトを評価する指標となるでしょう。

コスト

コストでは、利益や減価率の目標を記載します。適切な予算配分と管理は、資金不足に陥るリスク回避などの観点からも必須項目といえるでしょう。プロジェクト計画で管理するコストには、主に以下が挙げられます。

• 人件費
• 外注費
• 広告宣伝費
• ソフトウェア・ハードウェア費
• インフラ費
• ライセンス費
• 保守
• 備品費

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スケジュール・期限

プロジェクト全体のスケジュールや各タスクの期限も、円滑な進行管理に欠かせません。スケジュール項目に含めるべき内容は、以下のとおりです。

• マイルストーン
• クリティカルパス
• 管理指標

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作業範囲・成果物(スコープ)

次に、作業範囲や成果物などのスコープを設定します。

必要なタスクとリソース(ヒト・時間)、タスクの相関関係を明確にしておくと、プロジェクト計画に落とし込みやすくなるでしょう。この段階では、タスクを行うべき作業レベルまで細分化しておくことも重要です。細分化するとWBS(作業分解構成図)が出来上がるので、より具体的に必要なリソースやコスト、かかる時間などを把握できます。

なお、WBSはプロジェクト計画に添付しておくのがおすすめです。プロジェクト計画書には、誰がどの作業を担当するのか書き記しておくと、役割を把握しやすくなります。

プロジェクトの体制

プロジェクト計画作成時には、プロジェクトメンバー、メンバーの役割、責任者の所在などを明らかにしたプロジェクトの体制も定めます。

共有に備えて、体制図も併せて作成しましょう。プロジェクト体制図によって、各メンバーの役割と責任が明確になり、誤解や混乱を防ぐほか、責任者が把握できるため、指示や問い合わせなどのコミュニケーションも効率化できます。

コミュニケーションのルール

連絡方法、連絡先などの連絡体系、連絡の頻度やタイミング、報告内容などを定めたコミュニケーションルールも策定しておきましょう。このようなルールが統一されていないと、メンバー間の意思疎通がうまくいかず、迅速な対応ができなかったり、進捗に影響を及ぼしたりする可能性があります。

具体的には、いつ・誰に・どのような手段で・何を報告するのかを定め、また、トラブル発生時は、一番に誰に報告し、指示を仰ぐべきなのかなどを策定します。なお、計画書などにルールを定めた理由まで記載しておくと、メンバー間の認識の齟齬が起こりづらくなるので記載しておくと良いでしょう。

リスクと対応策

いくら綿密なプロジェクト計画を立てていても、進捗の遅延やリソース不足といったトラブルは起こり得ます。

想定されるリスク内容を洗い出し、発生確率や全体スケジュールへの影響度などから対応の優先度を決めておきましょう。また、対応策を決めておくと、トラブル発生時にもすばやく対応できます。

プロジェクト計画の作成フロー

実際にプロジェクト計画を作成する際には、以下のフローで行うのが一般的です。

1. スコープを定義する
2. 人的リソースを見積もる
3. 作業スケジュールを立てる
4. コストを洗い出す
5. リスクアセスメントを実施する

それぞれのフローを具体的にみていきましょう。

スコープを定義する

プロジェクト計画を作成する際には、最初に目的やゴール、具体的な活動の範囲などのスコープを定義し、プロジェクトの方向性を明確にします。

スコープを定義せずにプロジェクトを進めると、活動の範囲が広がっていき、コストの増加やスケジュールの遅延が発生するリスクがあるでしょう。活動の範囲を明確にすることで、プロジェクトをよりスムーズに進められます。

人的リソースを見積もる

スコープが明確になると、必要な工程や作業量が見えてきます。各工程の作業量にあわせて、人的リソースを見積もってください。誰を割り当てるのかを考え、場合によっては外注を検討します。なお、人的リソースを見積もる際には、併せてプロジェクト体制図を作成するとよいでしょう。

作業スケジュールを立てる

次に、作業スケジュールを立てます。プロジェクトメンバーや経営層が全体の工程をイメージできるよう、大まかなスケジュールを設定しましょう。具体的には全体の工期やプロジェクトの着手時期、ローンチの日程などです。詳細な日程は、別途WBS(作業分解展開図)を作成して共有し、管理するとよいでしょう。

コストを洗い出す

必要なリソースやスケジュールが決定したら、かかるコストを洗い出して見積もります。

コストの見積もりは、プロジェクトをスムーズに進行するための重要なプロセスです。プロジェクトの途中で、資金がショートしたりすることのないよう入念におこなってください。

コストが算出されることで、利益目標の達成に必要な売上高も見えてくるでしょう。

リスクアセスメントを実施する

リスクアセスメントとは、発生しうるリスクを特定し、想定外の事態や困難に備えるための対策をとることを指します。

プロジェクトにトラブルはつきものですが、そのトラブルに対処できないような事態は避けなければなりません。万が一大きなリスクが考えられる場合は、プロジェクト自体が見直しや中止になる場合もあります。

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プロジェクト計画を作成する際の注意点

最後に、プロジェクト計画を作成する際の2つの注意点についても確認しておきましょう。

フォーマットを決める

プロジェクト計画を作成する際には、事前にフォーマットを決めておきましょう。フォーマットを決定し統一しておくと、プロジェクト修正時の手間や時間が軽減されます。

また、「見慣れたフォーマット」は、メンバーへの共有時の理解促進にも役立つでしょう。混乱を招いたり認識のズレが生じたりするリスクを避けることにつながります。

情報共有を徹底する

プロジェクト計画を作成後は、情報共有を徹底してください。情報共有による状況の的確な把握は、業務品質を高めるとともに、トラブル発生時のスピーディな対応にも有効です。スケジュールの変更や修正などがあった場合も、すみやかにステークホルダー全員に情報共有ができるよう体制を整えましょう。

なお、情報共有をする際には、相手に内容をわかりやすく伝えることが重要です。図やグラフを取り入れて視覚的にみやすく、わかりやすくすれば、認識のずれが生まれにくくなります。誰がみても理解できるプロジェクト計画書を作成するよう意識してください。

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作成フロー・注意点をおさえプロジェクト計画を策定しよう

プロジェクトの成功には、綿密なプロジェクト計画の作成が必須です。プロジェクト計画は、プロジェクトの明確なゴールや道筋を示すものであり、方向性やメンバー間の認識の統一、進捗管理などに欠かせません。計画書に記載すべき項目は多くあるため、よく検討しながらプロジェクト計画を作成しましょう。

本記事でご紹介したプロジェクト計画の作成フローや、意識すべき注意点を参考に、ぜひプロジェクトの成功につながる計画書の作成を進めてください。